高校圖書館關(guān)于圖書剔舊服務(wù)外包需注意的若干問題

徐茵茵 彭絮 齊曉航

摘 要：在總結(jié)對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館近年圖書剔舊服務(wù)外包工作過程中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，詳細(xì)介紹了在本館圖書剔舊工作中所采用的宏觀性和微觀性原則及圖書剔舊服務(wù)外包的前期準(zhǔn)備工作步驟，具體分析了在服務(wù)外包的前期準(zhǔn)備工作和外聘人員工作安排中需要引起重視的若干問題，并提出了行之有效的解決方案。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;圖書剔舊;服務(wù)外包

近年來，隨著全國(guó)各高校圖書館文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)的不斷增加，大部分圖書館在紙質(zhì)圖書的采購(gòu)量上逐年增加。大量新書的“涌入”不僅使得圖書館日常上架、倒架壓力過大，甚至導(dǎo)致部分新書由于沒有空位上架，被直接安置在館內(nèi)密集書庫(kù)中。館藏空間的有限性和舊書新書累積的無限性之間的矛盾使得紙質(zhì)圖書剔舊工作越來越成為各高校圖書館關(guān)注的議題。

集中調(diào)查關(guān)于剔舊服務(wù)外包相關(guān)文獻(xiàn)信息時(shí)，在包括萬(wàn)方數(shù)據(jù)知識(shí)服務(wù)平臺(tái)、中國(guó)知網(wǎng)等多個(gè)國(guó)內(nèi)權(quán)威學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，無論以“剔舊”和“外包”或“圖書剔舊”和“服務(wù)外包”作為關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，均無任何檢索結(jié)果。由此可以說明目前國(guó)內(nèi)圖書館學(xué)界關(guān)于此項(xiàng)內(nèi)容的研究開展較少，圖書剔舊服務(wù)外包工作的實(shí)踐和相關(guān)研究工作亟待開發(fā)。

一、圖書剔舊的原則

1.制定符合本館館藏文獻(xiàn)體系的剔舊原則

雖然國(guó)內(nèi)外圖書館學(xué)界的前輩學(xué)者們關(guān)于圖書剔舊的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法做出過較多總結(jié)陳述，但總結(jié)來看由于各圖書館的館藏文獻(xiàn)建設(shè)體系的不同和時(shí)間、空間、人力資源等諸多主客觀因素的限制，關(guān)于圖書剔舊，至今依舊沒有統(tǒng)一的國(guó)家規(guī)范或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可參照。因此，各高校圖書館須按照各自的典藏特色和文獻(xiàn)需求制定出符合本館實(shí)際情況、切實(shí)可行的圖書剔舊的宏觀性和微觀性原則，并在實(shí)際工作中以宏觀性原則為指導(dǎo)，以微觀性原則為方法進(jìn)行圖書剔舊。

2.我館圖書剔舊的宏觀性原則

對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館（以下簡(jiǎn)稱為“我館”）是以收集經(jīng)濟(jì)類（F）、政治法律類（D）和外國(guó)語(yǔ)言（H）為重點(diǎn)收藏，以哲學(xué)（B）、社會(huì)科學(xué)（C）、數(shù)學(xué)（O）、計(jì)算機(jī)（TP）為輔的館藏文獻(xiàn)建設(shè)體系。故我館在擬定圖書剔舊原則時(shí)，對(duì)重點(diǎn)收藏類別圖書要求不僅保證品種，還應(yīng)保證復(fù)本;而對(duì)輔助收藏類的圖書，則以保留品種為原則。

3.我館圖書剔舊的微觀性原則

（1）時(shí)效性原則

時(shí)效性原則即人為劃定某一出版年，在此之前出版的圖書理論上可做剔舊處理。

（2）使用效率原則

比對(duì)全館圖書流通率或類別圖書流通率，確定某冊(cè)圖書是否可以被做剔舊處理。

（3）收藏范圍原則

依照我館重點(diǎn)收藏和輔助收藏文獻(xiàn)的類別及服務(wù)讀者的層次確定某冊(cè)圖書是否可以被做剔舊處理。

（4）有否特殊收藏價(jià)值

根據(jù)我館擬定的藏書建設(shè)體系要求，制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，將符合本館“有特殊收藏價(jià)值”的各類情況盡可能窮盡的描述，如知名校友題贈(zèng)的著作等。

（5）綜合運(yùn)用上述4項(xiàng)原則

在圖書剔舊工作中，要堅(jiān)決避免盲目片面的“一刀切”現(xiàn)象，切不可依據(jù)上述單一原則就決定某冊(cè)圖書的去留，否則極易造成“誤傷”，故應(yīng)綜合運(yùn)用上述4項(xiàng)原則進(jìn)行分析后再做出判斷。

二、圖書剔舊服務(wù)外包

目前，觀各高校圖書館之現(xiàn)狀，館員編制不斷收緊，然而工作量卻不斷增加，各部門、各崗位所對(duì)應(yīng)的人員又相對(duì)固定?；谝陨锨闆r在短時(shí)間內(nèi)集中抽調(diào)本館館員自行進(jìn)行圖書剔舊工作難度較大，因此將該項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)外包是各館的較優(yōu)解。采取服務(wù)外包符合高校圖書館普遍的發(fā)展戰(zhàn)略。首先，保證了有充足的人力資源來確保圖書館核心工作的正常開展;其次，相較正式在編人員，雇傭合同外包人員，可以有效降低整個(gè)項(xiàng)目的人力資金成本，也將項(xiàng)目中一些潛在的人員、業(yè)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移部分至外包公司。

1.服務(wù)外包的前期準(zhǔn)備工作

將該項(xiàng)看似簡(jiǎn)單機(jī)械，實(shí)則耗時(shí)長(zhǎng)，工作量巨大的圖書剔舊工作做到保質(zhì)保量（無投訴、禁受得住各種考核、檢查、審計(jì)）和按進(jìn)度完成，勢(shì)必要做好前期的必要準(zhǔn)備工作。

（1）制定完整詳細(xì)的圖書剔舊規(guī)則

根據(jù)我館圖書剔舊的宏觀和微觀性原則，召集館內(nèi)采編部、流通閱覽部、信息咨詢部等部門負(fù)責(zé)人，針對(duì)圖書剔舊規(guī)則充分聽取各部門負(fù)責(zé)人的意見建議后，對(duì)已擬定的規(guī)則內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步的加工完善，力求集思廣益后制定出符合本館現(xiàn)階段情況的完整詳細(xì)的圖書剔舊操作細(xì)則。

（2）制定具體的圖書剔舊流程

按照批處理或逐冊(cè)審核的整體辦法，制定出圖書剔舊的具體業(yè)務(wù)流程，其中可包括密集書庫(kù)中基于4項(xiàng)微觀性原則進(jìn)行的存剔初步篩選;搬運(yùn)書車定量統(tǒng)計(jì);剔舊圖書的后續(xù)處理操作，留存圖書的后續(xù)處理操作等。在制定具體的剔舊流程的同時(shí)還要注意保證各個(gè)環(huán)節(jié)都是可查、可控的。

（3）聘請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家鑒定實(shí)施方案

將在本館范圍內(nèi)討論通過了的，包括圖書剔舊細(xì)則、操作流程、工作計(jì)劃等在內(nèi)的“實(shí)施方案”呈請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家鑒定并提出修改意見。如此，不僅可以借助專家的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)水平修正實(shí)施方案中各部分內(nèi)容可能存在的疏漏，也可作為日后免責(zé)的依據(jù)。

2. 招標(biāo)方式和招標(biāo)文件

（1）采用競(jìng)爭(zhēng)性磋商方式招標(biāo)

由于圖書剔舊的工作程序復(fù)雜、對(duì)專業(yè)水平要求高，且操作時(shí)自由裁量權(quán)相對(duì)較大，如出現(xiàn)剔舊結(jié)果錯(cuò)誤則是無法改正或追償?shù)?。服?wù)外包公司質(zhì)量的好壞與其員工能力素質(zhì)的高低會(huì)直接關(guān)系到外包目標(biāo)工作的結(jié)果。單一性的以價(jià)格高低作為判斷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行招標(biāo)，難以保證服務(wù)質(zhì)量和人員能力可以滿足工作需求。故建議與學(xué)校相關(guān)單位或招標(biāo)公司協(xié)商，以競(jìng)爭(zhēng)性磋商方式招標(biāo)，勿用比價(jià)方式采購(gòu)。

（2）招標(biāo)文件中的技術(shù)（業(yè)務(wù)）部份

在撰寫招標(biāo)文件中的技術(shù)（業(yè)務(wù)）部份時(shí)，要將本項(xiàng)目實(shí)施的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)則、操作流程等內(nèi)容描述清楚。讓服務(wù)外包提供商通過技術(shù)（業(yè)務(wù)）部分的描述，對(duì)此項(xiàng)目所需的人員數(shù)量、知識(shí)技能、從業(yè)經(jīng)歷等先進(jìn)行內(nèi)部篩選，優(yōu)化其競(jìng)標(biāo)團(tuán)隊(duì)。相較盲目參與競(jìng)標(biāo)，“量體裁衣”后的競(jìng)標(biāo)團(tuán)隊(duì)有助于提高甲方（圖書館）在招標(biāo)過程中的篩選效率。

（3）在招標(biāo)文件中重點(diǎn)把控評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

在上文中強(qiáng)調(diào)采用“競(jìng)爭(zhēng)性磋商”方式招標(biāo)的另一理由是在該種招標(biāo)過程中的“評(píng)分”環(huán)節(jié)，通?？捎杉追皆O(shè)計(jì)評(píng)分比重。把握住此關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是在招標(biāo)過程中掌握主動(dòng)權(quán)，可有效評(píng)判出最符合甲方標(biāo)準(zhǔn)要求的服務(wù)外包提供商。

下表是我館設(shè)計(jì)的圖書剔舊項(xiàng)目的招標(biāo)評(píng)分表，其中“價(jià)格部分”的10分，甲方是不可以調(diào)整的。

1 價(jià)格部分（滿分10分） 價(jià)格部分 價(jià)格分統(tǒng)一采用低價(jià)優(yōu)先法計(jì)算即滿足磋商文件要求且響應(yīng)價(jià)格最低的有效響應(yīng)報(bào)價(jià)（即除低于成本報(bào)價(jià)以外的所有報(bào)價(jià)）為評(píng)標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)，其價(jià)格分為滿分。有效響應(yīng)報(bào)價(jià)必須不高于本采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算價(jià)，否則為無效報(bào)價(jià)。

其他服務(wù)商的價(jià)格分統(tǒng)一按照以下公式計(jì)算：

響應(yīng)報(bào)價(jià)得分=（評(píng)標(biāo)基準(zhǔn)價(jià)/響應(yīng)報(bào)價(jià)）×10。 10分

2 商務(wù)部分（滿分20分） 服務(wù)商服務(wù)能力 綜合比較磋商人的履約能力、綜合實(shí)力第一名得5分、第二名3分、第三名1分、第四名及以后得0分。 5分

3 同類業(yè)績(jī) 磋商人近三年（2016年1月1日起至遞交首次磋商響應(yīng)文件日止，以合同簽訂日期為準(zhǔn)）所承擔(dān)的類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)（需同時(shí)提供合同主要內(nèi)容復(fù)印件算1個(gè)有效業(yè)績(jī)。如被核實(shí)為提供虛假合同，將直接取消報(bào)價(jià)資格）。每提供一個(gè)有效業(yè)績(jī)得3分，滿分15分。 15分

4 技術(shù)及服務(wù)部分（滿分70分） 服務(wù)響應(yīng)? 滿足磋商文件中詳細(xì)服務(wù)要求、針對(duì)本項(xiàng)目有非常詳細(xì)的服務(wù)方案、合理且清晰的得15-20分;

針對(duì)本項(xiàng)目有基本的服務(wù)方案、基本合理且基本清晰的得8-14分針對(duì)本項(xiàng)目的服務(wù)方案不夠詳細(xì)、不夠合理或不夠清晰的得1-7分;未應(yīng)答的得0分。 20分

現(xiàn)場(chǎng)述標(biāo) 應(yīng)標(biāo)單位項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)場(chǎng)述標(biāo)時(shí)間不超過5分鐘，并接受采購(gòu)人對(duì)應(yīng)標(biāo)單位派出的技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)問答，將涉及圖書典藏、分類、編目等專業(yè)范圍，測(cè)試應(yīng)標(biāo)單位人員的業(yè)務(wù)水平和能力。優(yōu)秀者15-20分，一般者8-14分，較差者1-7分，極差者0分。 20分

5 人員配備 本項(xiàng)目配備的總負(fù)責(zé)人需提供完整的簡(jiǎn)歷、勞務(wù)合同及所具有書證（上述要求均需要提供復(fù)印件）進(jìn)行綜合對(duì)比，較好的7-10分、一般的4-6分、較差的0-3分。 10分

6 應(yīng)急處理預(yù)案

7 有利于本項(xiàng)目的實(shí)施條件 磋商人針對(duì)本項(xiàng)目提供有利于本項(xiàng)目實(shí)施的條件的，每提供一項(xiàng)加2分，滿分10分。 10分

我們特意將“服務(wù)響應(yīng)”和“現(xiàn)場(chǎng)述標(biāo)”兩項(xiàng)設(shè)為占比較高的各20分，其目的在于：從各應(yīng)標(biāo)商家標(biāo)書中的“服務(wù)響應(yīng)”可以看出其對(duì)本項(xiàng)目的理解程度和專業(yè)水平;而在“現(xiàn)場(chǎng)述標(biāo)”過程中，甲方代表可以向應(yīng)標(biāo)商家的項(xiàng)目經(jīng)理直接提問有關(guān)專業(yè)方面的問題，以判斷其是否具有圖書館學(xué)專業(yè)背景和相關(guān)行業(yè)從業(yè)經(jīng)歷。此兩項(xiàng)考察可以使甲方較為客觀具體地評(píng)判出服務(wù)商團(tuán)隊(duì)在圖書剔舊項(xiàng)目上所能發(fā)揮的作用，由此選擇實(shí)力更加突出的一方。

3.對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理任職的要求

（1）對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理專業(yè)水平和工作經(jīng)驗(yàn)的要求

我館在該項(xiàng)目標(biāo)書中關(guān)于項(xiàng)目經(jīng)理專業(yè)水平和能力的要求方面寫明：“具有圖書館學(xué)專業(yè)知識(shí)和相關(guān)行業(yè)從業(yè)經(jīng)歷。熟練掌握中文圖書分類、編目（機(jī)讀格式、CALIS標(biāo)準(zhǔn)）、典藏（剔舊）的基礎(chǔ)知識(shí)和專業(yè)技能”。這里我們沒有強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目經(jīng)理必須具有碩士、博士學(xué)歷或高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱，主要原因：一是承擔(dān)這類服務(wù)的外包公司一般沒有具有這類資質(zhì)的員工。為應(yīng)對(duì)本項(xiàng)目述標(biāo)的環(huán)節(jié)，外包公司或臨時(shí)聘用具有上述高學(xué)歷、高職稱的外部人員，但項(xiàng)目中標(biāo)后，此臨時(shí)聘用的“高級(jí)人員”就會(huì)以各種理由脫離本項(xiàng)目。二是上述高學(xué)歷、高職稱人員一般在各單位并不是長(zhǎng)期從事一線（圖書分編、圖書典藏等）工作的，即便專業(yè)水平較高，但實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)卻未必豐富。此項(xiàng)目經(jīng)理不僅需要專業(yè)知識(shí)，更需具備豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)。

（2）對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理任職的要求

為避免應(yīng)標(biāo)公司臨時(shí)聘用高學(xué)歷、高職稱人員以應(yīng)付述標(biāo)環(huán)節(jié)，我館在該項(xiàng)目標(biāo)書中寫明：“中標(biāo)單位的項(xiàng)目經(jīng)理務(wù)必是參與項(xiàng)目實(shí)施的負(fù)責(zé)人”，要求中標(biāo)單位簽訂承諾書，如違約將處以高額罰款。以此方法確保在競(jìng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)所考察的項(xiàng)目經(jīng)理與日后圖書剔舊工作中的實(shí)際負(fù)責(zé)人為同一人。

（3）確認(rèn)項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人信息

我館要求應(yīng)標(biāo)單位在表述中出具項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人信息，包括其身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、個(gè)人簡(jiǎn)歷等。待現(xiàn)場(chǎng)開標(biāo)時(shí)，核驗(yàn)身份證信息并對(duì)應(yīng)標(biāo)單位項(xiàng)目經(jīng)理現(xiàn)場(chǎng)拍照，留存以備日后核查。

4.對(duì)乙方項(xiàng)目組人員的培訓(xùn)

在招標(biāo)環(huán)節(jié)中主要考察的是外包公司的資質(zhì)和其項(xiàng)目經(jīng)理的從業(yè)經(jīng)歷。而乙方項(xiàng)目組其他工作人員作為日后服務(wù)外包的重要組成部分，實(shí)際承擔(dān)著剔舊圖書工作中最日?；A(chǔ)的工作。在開始正式的剔舊圖書服務(wù)外包工作前，應(yīng)通過以下方式使乙方項(xiàng)目組人員明確工作目標(biāo)、內(nèi)容和方法等重要信息。

（1）講座式培訓(xùn)

甲方項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人，將事先編輯打印好的相關(guān)培訓(xùn)講義發(fā)放給乙方項(xiàng)目組人員，并對(duì)講義中的各個(gè)文件進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)講座式的培訓(xùn)和答疑。

（2）現(xiàn)場(chǎng)演示

盡管通過講座式培訓(xùn)，乙方項(xiàng)目組人員已經(jīng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的目的、流程、標(biāo)準(zhǔn)等有了初步了解，但甲方負(fù)責(zé)人還應(yīng)到實(shí)際工作現(xiàn)場(chǎng)向乙方項(xiàng)目組人員逐一演示每一個(gè)操作步驟，以確保乙方項(xiàng)目組人員能確知如何規(guī)范的進(jìn)行每一步的操作。

三、結(jié)束語(yǔ)

圖書剔舊是一項(xiàng)程序復(fù)雜、標(biāo)準(zhǔn)靈活的工作，但該項(xiàng)工作卻又是涉及國(guó)定資產(chǎn)報(bào)廢、館藏?cái)?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)優(yōu)化等的重大責(zé)任事項(xiàng)。如在設(shè)計(jì)、實(shí)施過程中出現(xiàn)重大疏漏，后果難以挽回。在制定符合本館館藏文獻(xiàn)體系的剔舊原則的同時(shí)還需要綜合運(yùn)用多項(xiàng)原則開展剔舊工作。在圖書剔舊服務(wù)外包工作上，務(wù)必做好前期準(zhǔn)備工作，其中包括制定詳盡的圖書剔舊規(guī)則和流程，請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家?guī)椭纳茖?shí)施方案。在招標(biāo)環(huán)節(jié)建議采用競(jìng)爭(zhēng)性磋商方式，并在招標(biāo)文件中重點(diǎn)把控評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。相較項(xiàng)目經(jīng)理的學(xué)歷和專業(yè)職稱，更應(yīng)重視其過往的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，并且要確保其為實(shí)際參與項(xiàng)目實(shí)施的負(fù)責(zé)人，認(rèn)真核驗(yàn)個(gè)人信息。確定中標(biāo)單位后，可通過講座式培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)演示的方式向乙方項(xiàng)目組人員明確剔舊圖書工作的相關(guān)重要信息。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉春鴻.高校圖書館業(yè)務(wù)外包生存機(jī)制探源[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2014

[2]羅文英.生命周期理論視野中的圖書館業(yè)務(wù)外包服務(wù)質(zhì)量提升研究[J].國(guó)家圖書館學(xué)刊，2014

[3]張玉娥.圖書館業(yè)務(wù)外包決策分析[J].高校圖書館工作，2015

[4]石繼平.圖書館實(shí)施業(yè)務(wù)外包及其策略[J].圖書館雜志，2004

（作者單位：對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)圖書館）