大數(shù)據(jù)視域下高校人事檔案信息化建設研究

張紅 龐波

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景下，信息技術的迅猛發(fā)展對高校人事檔案檔案管理提出了更高的要求，高校人事檔案信息化管理工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式正在向數(shù)字化信息化管理模式過渡，新型管理模式正在構建、發(fā)展與完善中。本文就“大數(shù)據(jù)視域下高校人事檔案信息化建設研究”這一話題展開深刻的論述，分析大數(shù)據(jù)化時代背景下我國高校人事檔案管理部門在開展信息化工作進程中所面臨的問題以及挑戰(zhàn)，并提出有針對性的解決措施。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代、高校人事檔案管理、信息化建設

一、引言

大數(shù)據(jù)時代的來臨，高校人事檔案數(shù)量呈直線上升趨勢，人事檔案逐漸趨于多元化方向發(fā)展，從當前我國高校人事檔案信息化管理建設來看，數(shù)據(jù)信息化的技術并未及時應用于此。目前，高校的人事檔案有很多院校至今還延用紙質(zhì)檔案管理，工作效率低，因此人事檔案信息化建設是勢在必行的。

二、大數(shù)據(jù)時代下高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)時代研究背景下，高校的人事檔案的信息化建設工作已提上議事日程。新版《中華人民共和國檔案法》主要內(nèi)容增加了檔案的信息化建設方面，強調(diào)了信息化建設工作的重要性，為了使得信息化建設的工作能夠順利開展，本文以高校人事檔案管理過程中所存在的一些問題進行探討，亟待突破傳統(tǒng)管理模式，加快檔案管理信息化建設步伐。

1.人事檔案信息更新不及時

高層領導的大學通常側重于征聘和職位，師資的培訓，建立教師（尤其是引進和培訓工作人員和高層團隊）、科學研究和學科建設方面密切相關的機構生存和發(fā)展，人事檔案管理意識淡薄，加之各職能部門的不重視，常常使得材料的收集難以在規(guī)定的時間內(nèi)及時歸檔，不能夠及時更新信息。高等教育機構的工作人員檔案很重要，而且數(shù)量眾多，內(nèi)容復雜，大學的人事的檔案管理方面依然處在文件管理工作的傳統(tǒng)階段，過時的檔案管理方法和設備遠遠不能滿足學校檔案信息的增加和新媒體應用的增加。人事檔案管理工作重視材料收集整理，檔案材料的收集范圍限定在十大類。檔案管理方式方法陳舊落后，工作人員檔案管理員的工作方式仍然以手工輸入為主，工作繁瑣、重復性高。

人事檔案是非常機密的，學校管理起來也一直很封閉保守，很大部分內(nèi)容僅僅限于組織掌握，不公開，不擴散，而且一般“檔隨人走”，即本人進入用人單位后，個人檔案也隨之調(diào)動到用人單位，調(diào)至后，因為用人單位是“被動”接收檔案信息，因管理者對所接收的檔案的查驗以及審核和整改等工作不及時變更，原來檔案有錯漏的也沒有更正和補充，再被長時間封存，因此后續(xù)的檔案信息也不能實現(xiàn)動態(tài)更新。因此，時間一長，不可避免地會導致對人員檔案的管理混亂，甚至不完整等等。人事檔案紙質(zhì)材料的收集整理，信息搜集的渠道比較單一，造成人事檔案信息更新不及時，導致個人評價體系不完整。

2.人事檔案信息化管理平臺建設不到位

人事檔案和信息管理平臺的建設是高等教育機構人員檔案管理系統(tǒng)正常運作的一個重要因素。高校人事檔案管理部門作為高校內(nèi)的一個重要部門，主要負責管理高校干部工作、重要人才等的重要信息，將這些干部、職工在職期間的具體表現(xiàn)情況、所獲得的榮譽稱號等記錄在他們各自的人事檔案中是高校檔案管理部門工作人員所重點進行的工作?；谶@些檔案信息是高校每年年度、半年度評選高校優(yōu)秀干部或職工的重要依據(jù)，人事檔案管理部門必須及時做好相關的檔案記錄工作，在檔案管理工作中投入更大的關注力度以及人力、物力、財力等，以此來支持高校人事檔案管理工作的正常開展。但研究發(fā)現(xiàn)，就目前而言，我國高校人事檔案管理部門并沒有建立起一套較為完善的管理制度，也沒有建立起信息化管理平臺，更重要的是高校的管理層并沒有意識到人事檔案管理的重要性。沒有了高層領導人員的支持，長期以來在高校人事檔案管理部門長期存在的問題將無法在較短的時間內(nèi)被解決，進而阻礙了我國高校人事檔案信息化管理平臺的建設。

3.數(shù)字化、信息化程度低

隨著信息化技術的不斷普及，加快推進高校人事檔案管理信息化建設進程已提上日程。但當前，很少有高校能夠真正落實這一政策，高校高層管理人員不能及時意識到人事檔案信息化管理的重要性，進而使得高校人事檔案管理部門現(xiàn)有的人事檔案管理制度普遍存在著數(shù)字化、信息化程度較低的現(xiàn)象，嚴重阻礙了高校人事檔案管理部門相關工作的順利開展。高校實體人事檔案龐大，內(nèi)容復雜，為檔案信息數(shù)字化建立，人事的工作人員需要大量的人力、物質(zhì)和財政努力。但在高校的數(shù)字人事檔案記錄的發(fā)展水平上，他們的大部分人力資源記錄的建立和投資是不夠的，人事檔案缺乏人力、資源、財務輸入、軟硬體和硬件設施，數(shù)據(jù)和信息水平非常低，導致人事檔桿管理工作中出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫不完整、基礎性設施缺失、系統(tǒng)功能不完善等諸多現(xiàn)象，使得檔案管理部門檔案利用率長期處于一個低下的水平，人事部門的生產(chǎn)力也大幅下降。

4.管理人員綜合素質(zhì)不高

大數(shù)據(jù)時代要求更高的人事檔案管理的質(zhì)量，為了適應時代的發(fā)展，高校的檔案管理人員應當不斷提升自身的管理水平，掌握計算機技術、現(xiàn)代信息技術，熟練管理電子檔案，熟練操作和維護硬件設備和軟件系統(tǒng)，從而使檔案管理人員能夠更加熟練地對高校的檔案資源進行有效的管理和整合，形成清晰的管理體系?；诂F(xiàn)階段，我國高校人事檔案管理部門對信息化技術的認知還不夠明確，檔案管理人員的招聘門檻也較低，普遍存在知識儲備低下，管理水平較弱的現(xiàn)象。由于管理人員能力的限制，檔案管理人員大多專業(yè)知識不足，在面對一些技術性的問題時很難有針對性地做出相應的技術維護，因此，大學的記錄管理無法完成。這將不利于檔案管理信息化進程的推進，從而影響了高校檔案管理的信息化和專業(yè)化的開展。

三、大數(shù)據(jù)時代下推進高校人事檔案管理信息化建設的措施

作為高校組織、人事工作順利開展的重要參考依據(jù)，人事檔案信息關系到高校組織自身的管理與發(fā)展和學校教職員工們的切身利益。高校組織或人事部門選人、進人、用人等都依賴于人事檔案數(shù)據(jù)信息，科學、高效便捷的人事檔案數(shù)據(jù)信息能夠有效地避免出現(xiàn)人事方面的決策失誤及用人不當。因此，大數(shù)據(jù)時代將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、計算機還有云計算等現(xiàn)代技術均融入到高校人事檔案管理之中，來加快人事檔案管理創(chuàng)新的探索，從而適應時代發(fā)展的現(xiàn)實需要。

1.加大人事檔案的收集、審核整合力度

以大數(shù)據(jù)時代為研究背景，要想進一步推進高校人事檔案管理信息化建設的發(fā)展，就必須從檔案管理部門的基礎工作做起。

首先，負責大學人事檔案的管理，系統(tǒng)地完成相關人事檔案的編制，定期編制人事檔案，編制單位按照《人事檔案管理條例》的規(guī)定編制人事檔案，并自編制人事檔案之日起一個月內(nèi)辦理。

其次，高校要按照國家相關人事管理政策文件的規(guī)定，打破“行政化思維”，實現(xiàn)干部人事檔案的專項審核與整改全覆蓋。檔案管理部門需要做好相關檔案的信息審核工作，避免一些非法人員提供虛假的檔案信息，確保所接收到的人事檔案信息的真實、準確、規(guī)范性。干部人事檔案審核應當在全面審核檔案內(nèi)容的基礎上，堅持干部人事檔案“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”，審核檔案內(nèi)容是否真實、檔案材料是否齊全、檔案材料記載內(nèi)容之間的關聯(lián)性是否合理以及是否有影響干部使用的情形等。

2.推進人事檔案管理信息化、數(shù)字化管理

解決的措施主要有：

一是定位問題，高校領導層要充分認識到人事檔案管理信息化建設的重要性，加強頂層設計。

二是加大經(jīng)費的投入。人事檔案信息化必須有足夠的經(jīng)費支撐，完善先進的硬件設備和軟件系統(tǒng)，定期更新計算機設備，更新優(yōu)化檔案管理信息設備，定期對檔案管理信息化軟件進行升級，構建符合數(shù)字化信息化時代要求的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)。

三是必須具備先進的科學技術，依托計算機技術、數(shù)字技術、現(xiàn)代通信技術等， 構建一個多元信息傳播、存儲系統(tǒng)設備，為檔案管理信息化工作的有效進行提供保障。

四是網(wǎng)絡建設，現(xiàn)代的檔案形式多以電子檔案為主，要想對其充分利用就必須統(tǒng)一高校各個部門之間的檔案存儲模式，進行各部門的對接。最后，建立符合高校規(guī)劃檔案管理需要的數(shù)據(jù)庫，與其它部門數(shù)據(jù)庫進行對接，通過大數(shù)據(jù)技術的有效應用使檔案管理工作便捷有效，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。

基于人事檔案管理工作的特殊性，對保密性、安全性有著極高的要求標準，高校在開展信息化人事檔案管理制度時，一定要保證單位內(nèi)部的電子檔案管理系統(tǒng)設有相應的防火墻和安全系統(tǒng)，以此來保護電子人事檔案管理的安全，避免一些不法分子利用網(wǎng)絡的漏洞，竊取、篡改檔案管理室的人事檔案。對于一些已經(jīng)辦理歸檔手續(xù)的人事檔案，技術人員可以設置自動上鎖狀態(tài)，即一旦進行歸檔，其他人員將無法對檔案進行編輯和修改，同時也無法實現(xiàn)刪除的功能，這將在很大程度上確保人事檔案信息的真實、安全性，避免在保管的過程中出現(xiàn)一些意外情況。

3.加快信息化平臺的建設

在高校人事檔案管理部門建立起信息化平臺，將有助于信息化管理工作的開展，進一步加快信息化人事檔案管理平臺建設的步伐。需要注意的是在加快信息化檔案管理平臺建設的過程中，人事檔案管理部門會較多地使用校園網(wǎng)，利用校園網(wǎng)絡的共享特性，可以實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)與校園OA辦公系統(tǒng)的一個無縫隙連接。利用校園網(wǎng)絡系統(tǒng)實現(xiàn)的網(wǎng)絡共享性，將在極大程度上幫助檔案管理部門實現(xiàn)對人事檔案的遠程登錄、管理、查詢、利用，這將大大方便檔案管理部門的工作人員的工作，從根本上提高人事檔案管理的利用效率，減免了人力資源的浪費。

此外，在信息化平臺下要想更好地確保人事檔案管理部門相關工作的順利開展，就必須不斷提高信息化平臺的平臺技術，給以人事檔案管理部門開展相關信息化工作創(chuàng)建一個更好的技術環(huán)境。一旦在高校內(nèi)實現(xiàn)信息化平臺的建設，并加以改進，依托于校園信息化平臺技術的人事檔案管理部門的信息化水平將會大幅提升，這將大大有利于檔案部門電子數(shù)據(jù)庫的形成，進而達到推動人事檔案信息化的發(fā)展的目的。

4.加強信息化檔案干部隊伍建設

技術短板和人才匱乏是大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設出現(xiàn)的問題。為提升高校人事檔案管理信息化管理水平，必須培養(yǎng)一支信息化檔案干部隊伍。

首先定期定向開展專業(yè)技術培訓，加強學習網(wǎng)絡技術、計算機技術、大數(shù)據(jù)技術等方面的知識，提高管理人員的專業(yè)技術，譬如定期維護計算機信息系統(tǒng)，對檔案信息系統(tǒng)中的各項數(shù)據(jù)進行有效處理和分析等，培養(yǎng)出能夠適應崗位需求的實踐性人才;

其次，定期開展理論學習培訓，培養(yǎng)檔案管理人員先進的檔案管理理念與科學的管理方法;

再次，定期開展職業(yè)素養(yǎng)、道德法規(guī)等方面的培訓，加強人事檔案管理，嚴守保密規(guī)定，對涉及人員的重要資料，將作為公司機密，不外傳不外發(fā)。培養(yǎng)高效服務意識，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì);

第四，通過開展專題展覽和宣傳教育，增強對檔案管理重要性和責任性的認識，擴大檔案在高校的影響力。加強高校檔案管理信息化建設，打造一支數(shù)字信息化檔案管理人才隊伍，使檔案管理工作更好的為學生以及為社會服務。

四、結束語

綜上，高校人事檔案管理信息化建設是時代發(fā)展的必然趨勢，也是一個長期而復雜的動態(tài)過程。高校開展關于人事檔案信息化的建設項目并不是毫無依據(jù)的，而是有針對性的，是一個較為緩慢的發(fā)展過程，且當前大數(shù)據(jù)技術已經(jīng)逐漸被社會所接受和認可，被廣泛應用在人們的日常生活中，成為新時代的象征。高校人事檔案管理要加快信息化建設項目，要充分認識到大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理信息項目過程中所存在的機遇和挑戰(zhàn)，并采取有效應對舉措，從管理層抓起，引領人事檔案信息化管理走向科學管理，利用信息化建設推進高校人事檔案的創(chuàng)新管理。

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（作者單位：西安建筑科技大學檔案館;

陜西師范大學圖書館）