保障數(shù)字化檔案信息安全的措施研究

李月惠

摘 要：科學(xué)技術(shù)在快速向前發(fā)展，檔案管理工作也逐漸向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。數(shù)字化檔案信息在管理的過程中，存在許多安全方面的問題，如何解決這些問題，保障檔案信息工作更好的開展是目前急需去解決的問題。本篇文章針對(duì)數(shù)字化檔案信息管理工作存在的安全問題進(jìn)行了分析和研究，制定具有針對(duì)性的解決措施，希望可以有效提高檔案信息管理工作的安全性。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案信息安全;措施

為了進(jìn)一步提高檔案信息管理工作的安全水平，需要站在技術(shù)的角度分析管理程序，開展科學(xué)有效的管理措施，站在法律層面上保障檔案信息工作的安全。通過對(duì)檔案信息工作進(jìn)行全面優(yōu)化和調(diào)整，希望可以進(jìn)一步提高檔案信息工作的安全水平。

一、數(shù)字化檔案信息管理存在的問題

1.缺少規(guī)范的數(shù)字化技術(shù)依據(jù)

檔案數(shù)字化管理工作比較復(fù)雜，涉及到的領(lǐng)域知識(shí)比較多，通過應(yīng)用現(xiàn)代化的管理理論，可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作穩(wěn)定可持續(xù)的發(fā)展。檔案信息化工作在整體開展的過程中，需要購(gòu)買數(shù)字化設(shè)備、現(xiàn)代化自動(dòng)管理系統(tǒng)，除此之外，還需要建立與之相匹配的檔案管理體系。檔案信息化管理工作每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要進(jìn)行精準(zhǔn)的監(jiān)管，否則將會(huì)影響到整個(gè)運(yùn)行系統(tǒng)的檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化管理工作在開展時(shí)，需要了解管理部門的實(shí)際工作情況，以便于可以對(duì)檔案整個(gè)工序進(jìn)行有效的了解。

2.數(shù)字化質(zhì)量不高

為了進(jìn)一步對(duì)檔案信息工作進(jìn)行有效管理，需要應(yīng)用數(shù)字化設(shè)備，除此之外，還需要注重對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行整體優(yōu)化升級(jí)。工作人員在開展相應(yīng)工作時(shí)，如果只注重檔案管理的數(shù)量，就會(huì)忽略檔案管理工作中的質(zhì)量問題，這對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)具有一定的影響?，F(xiàn)階段，檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，許多部門并不缺乏硬件和軟件方面的設(shè)施，但是工作人員的專業(yè)水平卻得不到有效的提升，這在一定程度上影響了檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)展。

3.數(shù)字化檔案漏洞問題

數(shù)字化檔案管理工作在開展時(shí)，通過引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，這些技術(shù)在現(xiàn)實(shí)生活中仍然處于不斷的更新和優(yōu)化的狀態(tài)，以至于之前的系統(tǒng)會(huì)存在一定的漏洞。檔案管理工作在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，需要及時(shí)引進(jìn)新一代的工作系統(tǒng)和模式，以便于可以彌補(bǔ)之前系統(tǒng)當(dāng)中所存在的漏洞。數(shù)字化檔案管理工作系統(tǒng)如果存在漏洞，很容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，這將不利于檔案信息資源的安全性。

二、數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案工作人員觀念和素質(zhì)的影響

1.對(duì)檔案工作人員觀念的影響

現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)在快速向前發(fā)展，工作人員的管理模式需要進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，在技術(shù)革命快速發(fā)展的背景之下，檔案工作人員的觀念需要進(jìn)行及時(shí)地更新。檔案館并不是一個(gè)實(shí)體機(jī)構(gòu)，檔案信息的存在也不是一個(gè)虛擬的數(shù)據(jù)，我國(guó)在長(zhǎng)期實(shí)踐的過程中，形成了較為完整的檔案管理體系，但是隨著社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代檔案信息工作的需求。在傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，最重要的原則之一就是集中原則，這對(duì)于保證檔案信息管理工作的安全性具有重要的意義。檔案信息的集中性不容挑戰(zhàn)，這也對(duì)檔案管理工作者提出了更高的要求，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，現(xiàn)代化檔案資源管理工作應(yīng)該向動(dòng)態(tài)化、智能化、全面化的方向發(fā)展。

2.對(duì)檔案工作人員素質(zhì)的影響

檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展，意味著需要積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)，綜合考慮各方面先進(jìn)的信息技術(shù)之后，再開展檔案信息管理工作，有效保障檔案信息工作的安全性和穩(wěn)定性。檔案信息資源在形成的過程中會(huì)經(jīng)過許多工序，比如說信息的收集、信息匯總、存儲(chǔ)、檢索、信息傳遞、后期保護(hù)定期銷毀，每一道工序都需要融入數(shù)字化技術(shù)，從而才能推動(dòng)檔案信息化管理的發(fā)展。檔案工作人員所承擔(dān)的責(zé)任和擔(dān)當(dāng)?shù)纳鐣?huì)角色發(fā)生了變化，工作人員不在是檔案的保管者，他們成為了檔案資源的管理者，在開展工作時(shí)會(huì)涉及到資源的分析和信息的匯總，在原有的職責(zé)之上，為他們?cè)鎏砹嗽S多工作內(nèi)容，這也要求他們需要不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)。

三、數(shù)字化檔案工作安全建設(shè)的相關(guān)保障

1.技術(shù)性保障

數(shù)字化檔案管理工作在開展時(shí)，通過解決其中存在的技術(shù)性問題，可以大幅度提高數(shù)字化檔案管理工作的效率和質(zhì)量，除此之外，可以采用加密、防火墻、生物識(shí)別等等較為先進(jìn)的技術(shù)，可以有效提高工作的整體安全性。我國(guó)的信息技術(shù)在國(guó)際上和發(fā)達(dá)國(guó)家還存在著一定的差距，現(xiàn)階段，國(guó)內(nèi)并不能生產(chǎn)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的CPU芯片，如果想應(yīng)用該芯片，只能通過國(guó)外進(jìn)口的渠道獲取，或者是獲取代加工的工作權(quán)限，技術(shù)上的發(fā)展限制也為檔案信息管理工作帶來了一定的影響。我國(guó)在許多核心技術(shù)方面仍然受制于外國(guó)，在未來信息技術(shù)研發(fā)工作的過程中，我國(guó)需要提升自身的技術(shù)綜合水平，研發(fā)出可以替代國(guó)外產(chǎn)品的優(yōu)秀產(chǎn)品。檔案管理工作具有一定的特殊性和保密性，針對(duì)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的技術(shù)要求比較高，只有通過解決技術(shù)上存在的問題，才能從根本上解決檔案數(shù)字化管理工作的安全問題。

2.管理保障

數(shù)字信息安全的整體保障需要有先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)作為支持，除此之外，還需要對(duì)檔案信息管理制度進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)。通過完善信息檔案管理工作的相關(guān)措施，以便于可以對(duì)工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范，設(shè)定清晰的工作標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案信息化管理工作的具體操作內(nèi)容，有效提高檔案信息工作的安全性、完整性、科學(xué)性。

四、保障數(shù)字化檔案信息安全的相關(guān)措施

1.加強(qiáng)宏觀管理

檔案數(shù)字化管理工作對(duì)于專業(yè)的要求比較高，是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的管理工作。為了確保檔案數(shù)據(jù)化管理工作可以得到穩(wěn)定可持續(xù)地開展，需要加強(qiáng)對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的領(lǐng)導(dǎo)管理，規(guī)范系統(tǒng)當(dāng)中的工作流程，樹立正確的工作思想，以便于可以對(duì)檔案管理工作的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。建立專門負(fù)責(zé)信息數(shù)字化建設(shè)的組織部門，指派專業(yè)的工作人員對(duì)工序進(jìn)行協(xié)調(diào)，確保檔案工作在開展時(shí)，可以向數(shù)字化、全面化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向發(fā)展。

2.完善管理制度

為了進(jìn)一步保障檔案信息工作的安全性，需要貫徹落實(shí)管理制度，從根源上為檔案數(shù)字化建設(shè)明確方向。數(shù)字信息的安全需要依靠全面的制度進(jìn)行有力的保障，通過引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，可以充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。除此之外，需要對(duì)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，制定嚴(yán)密的管理措施規(guī)范工作人員的行為，有效保障檔案信息資源的安全。結(jié)合系統(tǒng)的運(yùn)行情況制定安全管理制度，如人員安全審查、崗位內(nèi)容考核、安全知識(shí)培訓(xùn)等等相關(guān)內(nèi)容。優(yōu)化文檔管理制度的具體內(nèi)容，結(jié)合數(shù)字信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行加密，根據(jù)信息的保密程度進(jìn)行安全劃分。針對(duì)資源管理當(dāng)中比較敏感的信息或者是涉及到機(jī)密的信息，需要應(yīng)用加密以及脫機(jī)保存的方式，確保信息可以處于相對(duì)安全的環(huán)境下，避免外來因素以及人為因素對(duì)檔案信息進(jìn)行破壞和篡改。嚴(yán)格控制檔案室人員的出入，工作人員的每一次進(jìn)入和離開都需要進(jìn)行精準(zhǔn)的技術(shù)。除此之外，還需要建立自然災(zāi)害防護(hù)措施，考慮到電磁波和磁場(chǎng)相應(yīng)的問題。從科學(xué)技術(shù)入手，保證檔案信息資源的安全性，有效提高子文件的可靠性，建立健全的管理機(jī)制，保障檔案信息的整體完整性。貫徹落實(shí)法律法規(guī)，保障檔案信息數(shù)字化現(xiàn)實(shí)的安全性，結(jié)合系統(tǒng)的實(shí)際情況建立與工作實(shí)際相符的管理制度。檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況和法律法規(guī)的貫徹狀態(tài)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，管理制度的內(nèi)容要廣泛全面，其中要包括人員安全審查、崗位考核、安全知識(shí)培訓(xùn)、評(píng)價(jià)體系。通過對(duì)內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，從根源上保障員工的權(quán)利，有效提高檔案數(shù)字化建設(shè)的工作效率和水平。建立檔案管理制度，針對(duì)于數(shù)字信息進(jìn)行保密等級(jí)分類，注重對(duì)信息進(jìn)行分類和匯總，對(duì)于信息中涉及到敏感或者是絕密的內(nèi)容，需要展開全面的安全保護(hù)措施，防止在檔案信息存儲(chǔ)的過程中出現(xiàn)人為竊聽、信息盜用、資源篡改的問題。為了有效保障檔案信息數(shù)字化建設(shè)的安全性，管理人員需要重視系統(tǒng)運(yùn)行的具體情況，控制機(jī)房工作人員的出入，預(yù)先制定自然災(zāi)害保護(hù)措施，保障檔案信息的存儲(chǔ)環(huán)境處于相對(duì)的安全狀態(tài)。

3.安全性的法律保障

加大力度對(duì)檔案資源信息管理進(jìn)行制度建設(shè)，提高工作人員執(zhí)法的權(quán)利，從根本上保障數(shù)字化建設(shè)的安全性。檔案信息資源在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，工作人員需要對(duì)技術(shù)進(jìn)行充分管理，貫徹落實(shí)相關(guān)法律政策，通過應(yīng)用法律政策強(qiáng)硬的對(duì)工作行為進(jìn)行監(jiān)管。在有關(guān)法律條文中，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問題有明確的規(guī)定，可以幫助工作人員打擊數(shù)字化犯罪行為。通過建立健全的法律體系，可以使得檔案信息管理工作有法可依，檔案信息化工作在開展時(shí)需要做到執(zhí)法必嚴(yán)，針對(duì)不法行為要進(jìn)行嚴(yán)厲地打擊。加大力度對(duì)檔案管理信息化工作進(jìn)行法制宣傳，現(xiàn)階段我國(guó)檔案法制水平還比較低，人們對(duì)于檔案的保護(hù)意識(shí)比較薄弱，需要通過多種形式對(duì)法制宣傳教育進(jìn)行提升，將法律制度保護(hù)意識(shí)融入到檔案數(shù)字化建設(shè)。檔案信息管理工作向數(shù)字化方向發(fā)展的過程中，許多安全問題逐漸冒出水面，為了解決信息管理的安全問題，需要注重信息技術(shù)方面的研發(fā)，從技術(shù)層面解決檔案信息管理工作的安全問題。站在管理的角度對(duì)工作人員的行為進(jìn)行約束，健全相關(guān)的法律法規(guī)，保障法律的嚴(yán)肅性。數(shù)字化檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的內(nèi)容，應(yīng)該將數(shù)字化技術(shù)和數(shù)字化管理進(jìn)行充分地結(jié)合，貫徹落實(shí)法律法規(guī)的內(nèi)容，有效保障法律行為的實(shí)施。相關(guān)管理部門應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，加大力度對(duì)網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)狀進(jìn)行整治，強(qiáng)化工作人員的網(wǎng)絡(luò)管理意識(shí)，針對(duì)犯罪分子的犯罪行為進(jìn)行立法，工作人員也需要加大執(zhí)法力度，確保數(shù)字化管理工作的安全性。檔案管理部門應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，加大力度對(duì)檔案的法律進(jìn)行宣傳，可以展開多種形式的宣傳工作。比如，報(bào)刊、微博、微信公眾號(hào)等形式，保障檔案數(shù)字化建設(shè)工作有法可依，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作穩(wěn)定可持續(xù)地開展。

4.運(yùn)用現(xiàn)代的數(shù)字化技術(shù)

時(shí)代在快速的向前發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到每一個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，現(xiàn)階段，將信息數(shù)字技術(shù)引入到檔案資源管理工作中，可以有效提高檔案資源管理工作的安全性和穩(wěn)定性。數(shù)字化技術(shù)在具體應(yīng)用的過程中還存在一定的問題，為了避免檔案管理工作所存在的問題，需要加大力度將信息化技術(shù)應(yīng)用在其中。檔案資源在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)該應(yīng)用信息加密技術(shù)，從而可以對(duì)保護(hù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)、口令、文件進(jìn)行有效的監(jiān)管，保障輸入體系和輸出體系的安全和穩(wěn)定。加密技術(shù)在具體應(yīng)用的過程中會(huì)涉及到許多亂碼信息，這些亂碼信息比較復(fù)雜和難懂，在一定程度上可以有效保證檔案資源的安全性。除此之外，也可以應(yīng)用入侵檢測(cè)技術(shù)，當(dāng)下入侵檢測(cè)技術(shù)比較流行，能夠?qū)阂獾墓暨M(jìn)行有效的識(shí)別，經(jīng)過復(fù)雜的處理之后，使得信息系統(tǒng)具備抵抗外來網(wǎng)絡(luò)侵略的能力，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全。檔案資源在進(jìn)行管理時(shí)，可以應(yīng)用長(zhǎng)期存取技術(shù)，能夠進(jìn)一步提高檔案信息的完整度，實(shí)現(xiàn)檔案信息長(zhǎng)久穩(wěn)定的存儲(chǔ)。仿真技術(shù)、載體轉(zhuǎn)換技術(shù)、遷移技術(shù)都可以應(yīng)用于檔案信息資源保護(hù)工作，通過模擬硬件和軟件，可以降低檔案信息流失的幾率。遷移技術(shù)就是將檔案信息從一個(gè)環(huán)境轉(zhuǎn)移到另一個(gè)環(huán)境，通過進(jìn)行數(shù)字信息的更換，使得外來網(wǎng)絡(luò)很難識(shí)別具體的信息存在位置。載體轉(zhuǎn)換保護(hù)技術(shù)，通過將數(shù)字化的信息資源進(jìn)行轉(zhuǎn)移，可以迷惑外來不法分子侵入的方向，有效保障檔案信息資源的安全。

五、結(jié)束語

檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)是未來檔案工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理工作仍然存在許多不規(guī)范的地方，由于部門之間投入力度不足、管理體系不完善、工作人員專業(yè)水平低等問題，使得檔案數(shù)字化管理工作無法得到穩(wěn)定可持續(xù)的開展。針對(duì)此類問題，需要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，制定具有針對(duì)性的解決措施，推動(dòng)檔案資源管理工作數(shù)字化建設(shè)，保障檔案資源數(shù)字化工作穩(wěn)定可持續(xù)地開展。

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（作者單位：沈陽市紀(jì)委監(jiān)委）