網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享探析

徐正輝

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都得到有效應(yīng)用，高校檔案資源從傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔開始向信息數(shù)字化、現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變，高校檔案信息資源共享也得到了一定的重視和發(fā)展。本文從高校檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，從多個(gè)角度探討了檔案信息資源共享的問題，就檔案信息資源共享體系的構(gòu)建、實(shí)現(xiàn)機(jī)制、模式類型、適用范圍和具體要求都進(jìn)行了一一的闡述，希望可以給高校檔案管理人員在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享上提供一些有用的建議。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校管理;檔案信息;資源共享

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，人們的信息獲取渠道更加多元化，人們也逐漸重視起社會(huì)公眾信息的知情權(quán)。在高校教學(xué)管理中，學(xué)生和教師以及社會(huì)相關(guān)人士對獲取當(dāng)下檔案信息的愿望逐漸加強(qiáng)，而為了更好地推進(jìn)高校檔案管理改革，傳統(tǒng)檔案管理的神秘性已經(jīng)不能滿足當(dāng)前人們對信息獲取的需求。因此，為了更好地推進(jìn)高校檔案管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理制度，強(qiáng)化和重視檔案信息資源共享成為當(dāng)前高校檔案管理中的重要任務(wù)之一。筆者結(jié)合多年高校檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從多個(gè)角度分析了高校檔案信息資源共享體系的構(gòu)建，旨在更好的推進(jìn)高校檔案管理改革，創(chuàng)設(shè)更為良好的高校學(xué)習(xí)管理環(huán)境，為廣大師生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

一、高校檔案信息資源共享的意義

1.高校信息檔案的具體含義

高校檔案管理是高校校園管理的重要組成部分，它是將高校內(nèi)部教學(xué)、研究、物資管理、財(cái)政管理、組織活動(dòng)等對學(xué)校發(fā)展有關(guān)的文字、視頻、圖片等信息進(jìn)行保存記錄和整理的工作。根據(jù)多年對高校檔案管理工作的研究，高校檔案信息對高校自身發(fā)展有著非常重要的指導(dǎo)意義，通過對高校檔案信息的研究，可以對高校發(fā)展演變歷程建立有著更為明確的了解，就像閱讀史書一樣來對高校未來發(fā)展的工作有著很好的借鑒作用。此外，隨著檔案信息的積累，很多無用信息需要進(jìn)行及時(shí)的去除，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯得較為落后，工作效率很難滿足當(dāng)前高校發(fā)展進(jìn)程，這就需要高校將信息化技術(shù)整合到檔案信息管理中，讓高校教學(xué)、科研、管理等各個(gè)方面進(jìn)行全面發(fā)展。

2.高校信息檔案共享的含義

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校內(nèi)部學(xué)生信息總量呈幾何倍數(shù)的增長，為了更好地管理校園內(nèi)部學(xué)生信息，實(shí)施高校檔案管理信息化、數(shù)字化已經(jīng)成為未來檔案管理的必然方向。而隨著學(xué)生和教師對檔案信息了解需要的增加，構(gòu)建高校信息檔案共享體系就變得尤為重要。

高校信息檔案共享是基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，將高校內(nèi)部各個(gè)部門的信息進(jìn)行有效的整合，讓檔案信息管理更加完善，以此來提升高校檔案管理服務(wù)水平。為了更好地實(shí)現(xiàn)這一管理目標(biāo)，學(xué)校需要完善校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、搭建良好的信息交流平臺(tái)、實(shí)施更加人性化的檔案管理服務(wù)方式，讓校園內(nèi)部的檔案信息應(yīng)用者可以切實(shí)接收到高校內(nèi)部各種知識(shí)信息，為校園內(nèi)部教學(xué)、科研提供更為便利的工作條件。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享需要注意的問題

1.進(jìn)一步完善檔案信息共享模式

現(xiàn)如今，大部分高校實(shí)施檔案信息化管理時(shí)間尚短，各個(gè)學(xué)?；旧隙紝儆谧孕械拿麟A段，通過何種模式來進(jìn)行高校信息資源的共享，成為當(dāng)前高校檔案管理者需要重點(diǎn)研究的問題。

高校的綜合管理設(shè)計(jì)到很多方面，其難度遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于一般的企業(yè)管理。對于高校本身來說，學(xué)生的個(gè)人信息、圖書館內(nèi)信息、教學(xué)科研相關(guān)信息、學(xué)校的各種活動(dòng)信息等不同的信息數(shù)據(jù)，因?yàn)樗茌牭牟块T不同，因此對應(yīng)的信息很難得到有效的整合，且因?yàn)槿狈唧w的信息收集標(biāo)準(zhǔn)和審核標(biāo)準(zhǔn)，使得各種信息內(nèi)容顯得較為駁雜，后期如果需要進(jìn)行精細(xì)化整理需要耗費(fèi)大量的人力物力。所以高校需要大力的推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，并根據(jù)學(xué)校的發(fā)展需求建立一套更為完善的檔案管理模式，以此來實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)部的檔案信息共享。

2.提升檔案信息的隱私性和保密特性

學(xué)生和教師在享受檔案信息共享帶來的便捷性同時(shí)，還需要承擔(dān)信息泄露所帶來的風(fēng)險(xiǎn)，想要進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息共享的發(fā)展進(jìn)度，應(yīng)該將信息的私密性和保密性重視起來。

檔案信息共享和檔案信息保密性聽起來是相互沖突的，但這就是互聯(lián)網(wǎng)信息的特點(diǎn)，它是信息共享和信息保密兩種方式的獨(dú)特表現(xiàn)，兩者其實(shí)是相互依存，共同發(fā)展的，校園管理人員應(yīng)該建立正確的信息價(jià)值認(rèn)知，學(xué)習(xí)并了解互聯(lián)網(wǎng)信息保護(hù)技術(shù)，以此來構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)信息交流平臺(tái)。這一點(diǎn)在很多高校都沒有得到有效實(shí)施，校園網(wǎng)內(nèi)部數(shù)據(jù)漏洞過多，缺乏專人的更新和維護(hù)，整體的信息交流顯得滯后，信息安保性能較差等等，這些都是高校檔案管理人員需要重點(diǎn)研究和亟待解決的。

3.提升高校檔案信息資源共享的適用性

在信息化時(shí)代大背景下，校園內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)量非常龐大，學(xué)生和教師如何快速找到自身所需要的信息成為檔案信息共享體系所面臨的關(guān)鍵問題?，F(xiàn)如今，雖然有了檔案信息資源共享的體系建設(shè)理念，并在一定范圍內(nèi)得以有效實(shí)施，但經(jīng)過實(shí)際研究我們可以得出，不是所有的專業(yè)和人群都適合檔案信息資源共享的服務(wù)，信息之間的交流互動(dòng)依舊需要專人進(jìn)行專業(yè)的引導(dǎo)。因此，高校檔案信息資源共享體系的建設(shè)應(yīng)該滿足適用性特點(diǎn)，在具體的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和應(yīng)用上不斷創(chuàng)新，盡可能地做到信息數(shù)據(jù)的個(gè)性化匹配，只有這樣才可以更好地進(jìn)行檔案信息資源共享的相關(guān)工作。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享體系的構(gòu)建

1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享體系建立的具體流程

在經(jīng)過不斷的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，當(dāng)前已經(jīng)可以總結(jié)出一套比較完善的檔案信息資源共享的流程，具體地可以分為以下幾個(gè)步驟。首先，完善校園內(nèi)部信息化基礎(chǔ)建設(shè)，建立以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)的校園內(nèi)部信息交流網(wǎng)絡(luò)，保證校園內(nèi)部信息交流的便利性，并規(guī)范各種信息交流的格式，為今后各個(gè)部門信息可以無障礙交流打下良好基礎(chǔ)。其次，建立完善的信息交流規(guī)范，劃分好信息共享的具體范圍，做好信息交流的保密工作，完善用戶信息，讓檔案信息資源共享服務(wù)更加人性化和個(gè)性化。最后，及時(shí)更新相關(guān)信息，做好日常的維護(hù)工作。高校檔案信息資源共享體系是一個(gè)不斷變化和完善的過程，這需要組建專門的工作管理隊(duì)伍，強(qiáng)化隊(duì)伍內(nèi)部人員的綜合素養(yǎng)，及時(shí)地進(jìn)行共享體系的更新，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息價(jià)值利用的最大化，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，為教師和學(xué)生提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

2.可共享檔案信息的具體內(nèi)容和特點(diǎn)

高校檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)資源共享首先必須將檔案資料進(jìn)行數(shù)字化信息儲(chǔ)存處理，且信息的存儲(chǔ)格式必須統(tǒng)一，因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化，才可以更好地推進(jìn)檔案信息的資源共享。結(jié)合高校內(nèi)部發(fā)展的實(shí)際需要，具體可以進(jìn)行共享的檔案信息包括以下幾個(gè)部分：

高校內(nèi)部圖書館館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)。在信息檢索過程中，應(yīng)該建立一套完整的數(shù)據(jù)目錄，應(yīng)該根據(jù)高校圖書館館藏的檔案基本情況，通過對原有數(shù)據(jù)按照科學(xué)、有序、完善的方式進(jìn)行分類整理，將各種檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子圖片保存，并提前建立好相應(yīng)的編號(hào)，以此來構(gòu)建完善的數(shù)字化信息檔案體系。在這個(gè)過程中應(yīng)該對所錄入的電子信息進(jìn)行多次對比審查，保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤，在整體信息檢索內(nèi)容完成后，最好再建立一個(gè)使用意見反饋體系，讓使用者可以加入到資料審查和完善的工作中。

結(jié)合檔案資料的特點(diǎn)，構(gòu)建多種專題數(shù)據(jù)庫。通過一定時(shí)間的數(shù)據(jù)反饋，使用者通常局限于自身專業(yè)的資料查找，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫會(huì)降低資料查找的效率，使得具體的數(shù)據(jù)獲取體驗(yàn)下降。因此，為了提供更好的資源共享服務(wù)，應(yīng)該構(gòu)建多種專題數(shù)據(jù)庫，并結(jié)合使用者自身的信息進(jìn)行個(gè)性化的信息推送，有效提升資源的整合利用率。首先，在進(jìn)入校園共享網(wǎng)絡(luò)時(shí)應(yīng)該要求使用人員填寫相關(guān)資料，包括但不局限于姓名、年齡、專業(yè)、年級等信息，以此來對使用人群的使用偏好進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。其次，將各類型檔案數(shù)據(jù)按照不同專業(yè)、類型設(shè)立專項(xiàng)的數(shù)據(jù)庫，并實(shí)地進(jìn)行更新，以此來逐漸充實(shí)數(shù)據(jù)庫信息，讓使用者選擇起來更加高效。最后，完善信息搜索引擎，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用其中，通過數(shù)據(jù)分析和計(jì)算來優(yōu)化資源配置，最大限度地發(fā)揮信息共享帶來的收益。

在構(gòu)架統(tǒng)一格式的電子數(shù)據(jù)庫同時(shí)，還應(yīng)該建立檔案全文原貌數(shù)據(jù)庫。其目的有以下幾點(diǎn)：首先，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間，避免不必要的紙質(zhì)材質(zhì)保存，讓檔案數(shù)據(jù)可以更好、更久的進(jìn)行保存，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)校資源建設(shè)的優(yōu)化。其次，可以為將來的數(shù)據(jù)分析和對比提供真實(shí)數(shù)據(jù)，保證檔案數(shù)據(jù)調(diào)整的有效性和真實(shí)性。最后，推進(jìn)校園無紙化辦公和數(shù)據(jù)化辦公進(jìn)程，促使校園信息交流更加便捷，便于今后的檔案數(shù)據(jù)管理。

3.高校檔案信息資源共享的范圍和具體需求

（1）高校檔案信息資源共享的主體。傳統(tǒng)檔案信息利用的主體主要是檔案本身的形成者以及檔案內(nèi)容相關(guān)聯(lián)的利用者，但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這種單一的信息利用主體得到了有效的拓展，它不再僅僅局限于個(gè)人或是小團(tuán)體，可以拓展到企業(yè)、組織和個(gè)人，且同一個(gè)檔案信息可以有多個(gè)共享主體，在整個(gè)信息資源表現(xiàn)上呈現(xiàn)多樣性特點(diǎn)。

（2）高校檔案信息資源共享范圍的限定因素。高校內(nèi)部檔案信息是非常龐雜的，并不是所有信息都可以進(jìn)行共享，具體的限定因素有以下幾點(diǎn)：首先，檔案資料內(nèi)容的限制。這方面主要根據(jù)檔案資料的關(guān)聯(lián)者進(jìn)行劃分，如果是個(gè)人性較強(qiáng)的檔案資料就不易進(jìn)行共享，如個(gè)人病例、心理情況、家庭情況等。其次，有檔案信息的等級進(jìn)行限定。高校內(nèi)部檔案信息按照秘密的特性可以分為絕密級、機(jī)密級、秘密級等不同的級別，只有不妨礙高校發(fā)展的檔案信息才可以進(jìn)行共享，其他的則需要秘密保存。最后，根據(jù)檔案信息的來源進(jìn)行限定劃分。高校內(nèi)部信息資源共享體系不僅僅包含校園內(nèi)部信息，個(gè)人也可以上傳一定資料進(jìn)行共享，根據(jù)不同的來源進(jìn)行信息劃分是非常有必要的。

（3）高校檔案信息資源共享的范圍。不同檔案信息需要按照一定規(guī)律限定共享傳播的范圍，具體的可以將限定范圍分為三個(gè)層次。首先，校園內(nèi)部共享。主要指的是校園內(nèi)部檔案資源的共享，主要依靠與校園內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)并不對外開放。其次，學(xué)校之間的共享。高校發(fā)展離不開信息的交流，因此，為了促進(jìn)高校共同學(xué)習(xí)和發(fā)展，各個(gè)學(xué)校檔案管理部門應(yīng)該構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息直通車，使得學(xué)校之間有效信息進(jìn)行交流，以此來實(shí)現(xiàn)校園之間信息資源的共享，便于教師和學(xué)生的學(xué)習(xí)和教學(xué)研究。最后，社會(huì)共享。與校園內(nèi)部共享不同的是，它是基于公共網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的資源共享，其目的是促進(jìn)高校信息與社會(huì)信息之間的交流，便于社會(huì)相關(guān)人士可以更好地了解校園內(nèi)部發(fā)展情況。

4.高校檔案信息資源共享的主要模式類型

結(jié)合實(shí)際檔案管理需求，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享主要可以分為以下幾種模式類型：第一，集中式控制模式。即遵循傳統(tǒng)檔案管理模式，對所有檔案信息進(jìn)行集中管理，其優(yōu)勢是檔案資源數(shù)據(jù)齊全，用戶的資源查找更加便捷，整體的資源共享效率非常高。但缺點(diǎn)是管理和維護(hù)的成本非常高，需要大量的基礎(chǔ)信息存儲(chǔ)硬件來存儲(chǔ)，不利于后期的拓展和維護(hù)。第二，分布式控制模式。這種模式不同于集中式管理，它將所有的檔案信息分散到每個(gè)用戶電腦中，降低了數(shù)據(jù)中心維護(hù)的成本，但具體的信息質(zhì)量和信息管理能力相對較低，并不適用于大規(guī)模的信息資源共享。第三，集中式和分布式結(jié)合模式。這種模式將兩者的缺點(diǎn)進(jìn)行有效互補(bǔ)，可以將兩者的優(yōu)勢最大限度地發(fā)揮出來，也是高校檔案信息資源共享的主要形式。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)機(jī)制

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，想要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享需要解決多種因素的影響，結(jié)合實(shí)際情況來重新構(gòu)建完善的檔案信息共享體系，在技術(shù)上、管理上、規(guī)劃上都進(jìn)行不斷的研究。因此，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源共享需要注意以下幾點(diǎn)：

建立完善的運(yùn)行保障機(jī)制。完善的檔案信息共享需要一個(gè)穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，因此，高校在建立檔案信息資源共享平臺(tái)時(shí)應(yīng)該建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息保障機(jī)制，只有這樣才可以使得檔案信息在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部安全、高效的流通和傳播。另外，完善的運(yùn)行保障機(jī)制需要在技術(shù)上和制度上兩方面進(jìn)行體現(xiàn)。

構(gòu)建合理的合作激勵(lì)機(jī)制。學(xué)校內(nèi)部檔案信息資源共享基本上都不是盈利性質(zhì)的，學(xué)校反而每年都需要向其中投入大量的人力、物力、財(cái)力，如果沒有進(jìn)一步的制度完善，則很可能導(dǎo)致檔案信息資源共享難以維系。所以，為了更好地提升共享信息的質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)該積極與校外社會(huì)企業(yè)進(jìn)行合作，并在內(nèi)部建立完善的激勵(lì)機(jī)制，強(qiáng)化用戶之間的交流，激發(fā)內(nèi)部檔案管理人員的工作積極性，構(gòu)建良好的共享體系生態(tài)環(huán)境。

強(qiáng)化信息共享平臺(tái)的日常管理。完善的信息資源共享體系并不是一成不變的，管理者需要構(gòu)建更加專業(yè)的管理隊(duì)伍，強(qiáng)化對信息資源庫的日常維護(hù)，及時(shí)回復(fù)用戶所反饋的問題，以此來保證整個(gè)體系的良性運(yùn)行。

五、結(jié)束語

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享已經(jīng)成為當(dāng)前各個(gè)高校發(fā)展的必然趨勢，這對高校自身檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。高校管理者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到這一問題的重要性，從制度上、規(guī)范上、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面不斷的完善，以此來構(gòu)建更加合理、科學(xué)、有效的檔案信息資源共享平臺(tái)，更好的滿足高校內(nèi)部教師和學(xué)生的學(xué)習(xí)教研需要，構(gòu)建更加自由的學(xué)術(shù)研討氛圍，有效推進(jìn)高?，F(xiàn)代化管理進(jìn)程，全面提升高校檔案管理共享工作的服務(wù)水平。

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（作者單位：天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院）