人力資源管理中對人事檔案利用的思考

楊吉瓊

摘 要：人事檔案是應(yīng)人力資源管理的需求而產(chǎn)生的產(chǎn)物，人事檔案中部分材料也是在人力資源管理的過程中產(chǎn)生，因此，人事檔案是人力資源管理重要的組成部分。人事檔案是對一個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、能力、道德品質(zhì)和薪資水平等方面動(dòng)態(tài)的、客觀的、真實(shí)的和綜合的記錄，對人力資源管理有著重要的參考和憑證作用。利用人事檔案可以提高人力資源管理的效率，降低成本。但隨著人力資源管理的不斷發(fā)展，人事檔案的發(fā)展略顯滯后，為跟上時(shí)代的步伐，服務(wù)于現(xiàn)代人力資源管理，筆者對人事檔案的管理提出了一些思考和建議。

關(guān)鍵詞：人力資源管理 ;人事檔案;利用

一、人力資源管理與人事檔案的關(guān)系

1.人事檔案是應(yīng)人力資源管理的需要而產(chǎn)生的產(chǎn)物

中國在商周時(shí)代就有文字記錄的譜牒，它們作為家族世系發(fā)展的記錄，同時(shí)也是權(quán)力、職位繼承的依據(jù)，已經(jīng)具有人事檔案的特征，可以認(rèn)為是人事檔案的早期雛形。譜牒是當(dāng)時(shí)的管理者為了滿足理順家族成員的關(guān)系，合理進(jìn)行家族事務(wù)和財(cái)產(chǎn)分配的需求而產(chǎn)生的產(chǎn)物。到了漢代，管理者為了公平合理地封賞官員而對官員的經(jīng)歷、戰(zhàn)功和表現(xiàn)等進(jìn)行官方的記錄，以作為論功行賞的憑據(jù)。漢代官方所記錄官員的經(jīng)歷、業(yè)績和表現(xiàn)等信息，已經(jīng)具備了人事檔案的基本特征，可以看作是人事檔案的早期形式。漢唐以后，歷朝歷代官方對官員的履歷、經(jīng)歷、業(yè)績等都有記錄，并以此作為官員考核、任免和升遷的重要依據(jù)。隨著歷史的發(fā)展，管理部門對管理對象的履歷、經(jīng)歷、德、能、績、廉等記錄內(nèi)容有了更詳細(xì)和具體的要求，并把這些記錄長期保存作為管理工作的重要憑據(jù)。這種對管理對象履歷、經(jīng)歷、德、能、績和廉等情形記錄在案并以此作為考核和使用依據(jù)的作法發(fā)展到現(xiàn)在就成了現(xiàn)代的人事檔案制度。

新中國成立后，為了更好地做好干部的管理工作，中央組織部于1956年8月制定了我國第一部全國性的干部檔案工作法規(guī)《干部檔案管理工作暫行規(guī)定》。并在以后的人力資源管理工作實(shí)踐中，不斷對檔案工作提出了新的要求和規(guī)范。1990年12月，中組部、人事部、勞動(dòng)部和國家檔案局先后發(fā)布了《干部檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等文件，并在此后的工作中，對相應(yīng)的文件又做了新的修訂和完善，對人事檔案的管理進(jìn)行了更加嚴(yán)格和全面的規(guī)范。2018年11月中共中央又修訂并印發(fā)了新的《干部人事檔案檔案工作條例》，對人事檔案的管理和使用又提出了新的要求。

綜上所述，可以說，人事檔案的產(chǎn)生和發(fā)展，其實(shí)是順應(yīng)人力資源管理工作自身不斷發(fā)展的需求而產(chǎn)生和發(fā)展的，也是人力資源管理工作重要的依據(jù)和憑證。

2.人事檔案的內(nèi)容是人力資源管理相應(yīng)部門在使用和管理人的過程中產(chǎn)生的產(chǎn)物。人事檔案是人力資源相關(guān)部門在考察和使用人的過程中產(chǎn)生的。例如，人事檔案中的政審、考察、考核、審核、審計(jì)等材料是組織對相應(yīng)人員的進(jìn)行德、能、績、廉進(jìn)行考察時(shí)產(chǎn)生的材料，職工的轉(zhuǎn)正定級、落實(shí)工資待遇等是人事部門對職工在使用中產(chǎn)生的材料。同時(shí)，人事檔案是經(jīng)過相應(yīng)管理部門形成或者是由相關(guān)部門認(rèn)可的材料。例如，人事檔案中的學(xué)籍學(xué)歷材料是由教學(xué)管理機(jī)構(gòu)形成的材料，獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料是相應(yīng)管理部門在工作中形成的材料，個(gè)人的自傳、履歷表、職稱評定相關(guān)材料等是由相應(yīng)部門認(rèn)可的材料。這些材料是人力資源管理部門在工作中產(chǎn)生的，也是開展工作所必需的。

因此，人事檔案是應(yīng)人力資源管理的需要，在人力資源管理工作中形成的，又為人力資源管理提供參考和憑據(jù)的材料，它是人力資源管理工作中相輔相成、不可或缺的重要組成部分。

二、人事檔案在人力資源管理中的作用

一方面，人事檔案是對個(gè)人身份、學(xué)歷、經(jīng)歷、能力、薪資水平、政治面貌、思想品德、健康狀況及社會關(guān)系等情形的原始記錄，它是在人力資源管理工作中產(chǎn)生的和經(jīng)人力資源管理相應(yīng)部門認(rèn)可的材料，是對一個(gè)人人生經(jīng)歷動(dòng)態(tài)的、全面的、綜合的和客觀的記錄。因此，在人力資源管理部門選拔任用人才時(shí)，通過它能對相應(yīng)人員有一個(gè)綜合、全面和客觀的認(rèn)識和了解，有利于人力資源管理部門合理選人、用人，構(gòu)建用人單位良好的人才體系，為人力資源管理提供重要依據(jù)。另一方面，也為人力資源管理部門在用人的過程中提供監(jiān)督作用，及時(shí)對人力資源管理部門和其使用和服務(wù)對象做出警告和風(fēng)險(xiǎn)提示，為人力資源管理部門規(guī)避不必要的法律糾紛和風(fēng)險(xiǎn)，為選人和用人單位提供重要的資政和憑證作用。

三、人力資源管理中對人事檔案的利用

1.尋找和發(fā)現(xiàn)對象。相關(guān)人才管理部門，如政府部門的人才局、人力資源管理服務(wù)部門、用人單位等均可以通過查閱相關(guān)人員的人事檔案，來了解和發(fā)現(xiàn)擬使用的對象，挑選有利于本單位發(fā)展和隊(duì)伍建設(shè)的人才。尤其在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著人事檔案數(shù)字化工作的逐步推進(jìn)，相關(guān)部門通過數(shù)據(jù)篩選和查閱人事檔案來選擇和發(fā)現(xiàn)人才，將極大地降低招聘選用人才的風(fēng)險(xiǎn)和成本。

2.考察和選拔任用人才。人事檔案中相關(guān)部門對個(gè)人的考核和評價(jià)，其個(gè)人的人生經(jīng)歷、德、能、績、廉等客觀、公正和全面的記錄，有利于人力資源管理部門對擬任用人選有一個(gè)全面的認(rèn)識，做出客觀、公正的評價(jià)，防止選錯(cuò)人、用錯(cuò)人和帶病提拔人，既是對求職人員公平，也是對選人、用人單位良性、有序開展相關(guān)工作的有力保障。

中共中央辦公廳于2018年11月印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中就明確規(guī)定：“組織人事部門應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持‘凡提必審‘凡進(jìn)必審，干部管理權(quán)限發(fā)生變化的‘凡轉(zhuǎn)必審，在干部動(dòng)議、考察、任職前公示、錄用、聘用、遴選、選調(diào)、交流，人才引進(jìn)，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置，檔案轉(zhuǎn)遞、接收等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照有關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)做好干部人事檔案審核工作?！睂θ耸聶n案在干部選拔、任用、安置和流動(dòng)中的重要依據(jù)和憑證作用進(jìn)行了充分的肯定。

3.監(jiān)督和管理人才。近年來時(shí)有人事檔案造假的報(bào)道，這些事件既是對社會公平正義的損害，也是對人力資源管理工作的挑戰(zhàn)，但也說明了人事檔案在人力資源管理中的重要性。工作人員在其生活經(jīng)歷和工作經(jīng)歷中，所有的行為都將收錄入人事檔案，而在其人生的重要環(huán)節(jié)，如求職、升職和工作流動(dòng)中，人事檔案都將是其重要的評價(jià)依據(jù)。定期按規(guī)定對聘任使用人員人事檔案的審核審查，既是對聘任使用人員的監(jiān)督管理，也是對人力資源管理工作的自查自糾，可以有效地凈化人才市場，也有利于人力資源管理工作的良性發(fā)展。

2016年11月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦廳出臺了《關(guān)于深化職稱制度改革的意見》中提出：“探索建立職稱評價(jià)誠信檔案和失信黑名單制度，納入全國信用信息共享平臺。”而職稱評審材料是人事檔案重要的組成部分。2018年11月中共中央辦公廳出臺的《干部人事檔案工作條例》中也要求組織、人事部門對干部審核、審查材料和處分材料要收進(jìn)其人事檔案中分類保存，同時(shí)要求在干部的招聘、引進(jìn)、提拔、任用和流動(dòng)前，必須審核其人事檔案。這些政策和措施的出臺，可以說是充分利用了人事檔案在選人、用人中的監(jiān)督和管理作用。

四、人事檔案的分類、管理和利用現(xiàn)狀

1.人事檔案的分類。人事檔案根據(jù)人員屬性可分干部人事檔案、企業(yè)職工人事檔案和流動(dòng)人員人事檔案;從人事檔案記錄的載體可分為數(shù)字化人事檔案和紙質(zhì)人事檔案;從管理權(quán)限可分為單位職工人事檔案和流動(dòng)人員人事檔案。

2.人事檔案管理的現(xiàn)狀。人事檔案是一項(xiàng)與人力資源管理工作相伴而生，源遠(yuǎn)流長的工作，也是實(shí)際生活中一項(xiàng)專門的工作。但是現(xiàn)實(shí)工作中，人們對人事檔案管理的研究和宣傳還較少，除了國家的一些規(guī)章制度外，用于指導(dǎo)該項(xiàng)工作開展的理論體系還不豐富，很多企事業(yè)單位職工對人事檔案不了解，對人事檔案的重要性認(rèn)識不夠，甚至有些人就業(yè)幾十年，其檔案還在就讀學(xué)校存放，或者有些流動(dòng)人員的檔案自己都不知道存放在何處?；谏鲜鲈?，導(dǎo)致人事檔案管理人員缺少專業(yè)的人才，很多是半路出家，邊做邊學(xué)，管理人員的專業(yè)化和職業(yè)化不足，影響了人事檔案管理工作的進(jìn)一步開展和發(fā)展。

3.人事檔案在人力資源管理中利用的現(xiàn)狀。在當(dāng)前數(shù)字化的時(shí)代，很多人事檔案還是紙質(zhì)化，利用限于人工操作，利用和管理范圍還是局限于本單位利用和管理為主，跨單位、跨地域的查閱、借閱數(shù)量較少，即使有也大多需要專人專程辦理，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且成本較高。這些使得人事檔案的信息資源開發(fā)利用率不高，人事檔案在人力資源管理中的作用沒有得到充分發(fā)揮。同時(shí)，人事檔案的管理和利用方式在很多地方和單位的人工操作，使利用人事檔案為人力資源管理提供抉擇依據(jù)的客觀性、可靠性、完整性和權(quán)威性存在不確定性。影響了人力資源管理對人事檔案利用的效果、權(quán)威和意愿。

五、現(xiàn)代人力資源管理對人事檔案利用的需求

隨著社會的發(fā)展，人員流動(dòng)性越來越大，用人方式多種多樣，就業(yè)形式也靈活多變。在萬物可聯(lián)的物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時(shí)代，人力資源管理也一樣希望通過某些材料的數(shù)字信息，把反映一個(gè)人長期的各方面表現(xiàn)進(jìn)行客觀的、充分的分析和了解，使自身能以最快捷方便和最經(jīng)濟(jì)的方式，找到最適合的人員。而人事檔案正是人力資源管理部門所希望得到的那些材料。但現(xiàn)階段由于人事檔案數(shù)字化程度不高，收集的材料內(nèi)容不夠豐富，人事檔案工作還沒有全民開展，可供利用的資源和范圍有限，即使具有專門人事檔案保存和管理的單位，也僅只在本單位的范圍內(nèi)開展人事檔案的利用工作，且只管理本單位人員的人事檔案。這使人事檔案的相關(guān)信息相對割裂孤立，利用極不方便。同時(shí)，人事檔案管理人員流動(dòng)性大，素質(zhì)參差不齊，職業(yè)化程度不高，這樣的管理水平也使人事檔案難以滿足人力資源管理部門的需求。這些，使得人事檔案的利用價(jià)值降低，利用率不高，為人力資源部門提供參考和憑證的作用難以得到充分的體現(xiàn)和發(fā)揮。遠(yuǎn)沒有達(dá)到人們當(dāng)初創(chuàng)建人事檔案就是為了為人力資源管理服務(wù)的初衷。

六、更好地服務(wù)于現(xiàn)代人力資源管理，人事檔案管理工作應(yīng)在以下方面加強(qiáng)改進(jìn)和管理

1.人事檔案本身真實(shí)性、客觀性和權(quán)威性的保證。近年不斷爆出有人利用他人人事檔案求學(xué)、就業(yè)的新聞，也有的人通過學(xué)歷、經(jīng)歷造假等手段，利用假的人事檔案謀取不當(dāng)利益。這些極大地?fù)p害了人事檔案的公信力，使人事檔案的權(quán)威性受到質(zhì)疑。影響了人力資源管理對人事檔案主動(dòng)利用的意愿，也為假檔案的存在提供了存在和造假的空間。要杜絕這些現(xiàn)象，必須對人事檔案在全國范圍內(nèi)進(jìn)行徹底的清查核實(shí)，去偽存真，還人事檔案本身應(yīng)具有的客觀性和真實(shí)性的本來屬性。

2.人事檔案本身信息收集、鑒定和保存、管理制度的完善

（1）全民開展人事檔案制度。目前，人事檔案工作僅在政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、一些社會團(tuán)體和企業(yè)單位開展，對一些私營企業(yè)、流動(dòng)人員、靈活就業(yè)人員和廣大農(nóng)民，并沒有建立人事檔案，也沒有專門人事檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，更談不上人事檔案材料的收集、更新和鑒別等。在過去傳統(tǒng)時(shí)代，這種情況對人們的生活和工作，對人力資源管理部門和政府相關(guān)部門的工作看似也沒有大的影響，但是隨著社會的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，人們連種地都用上了信息化的手段，但作為國家的主人，社會主體的人的基本信息還長期滯后于社會的發(fā)展，這極大地拖累了各級各類人力資源管理部門的工作效率，工作實(shí)績，加大工作成本。

（2）人事檔案收集的內(nèi)容范圍還可進(jìn)一步拓展。目前的人事檔案，還只有10個(gè)類別的材料，涵蓋個(gè)人三齡兩歷一身份、基本社會關(guān)系和組織、人事部門開展的審核、考核以及個(gè)人獲得的獎(jiǎng)懲和工資待遇等內(nèi)容。內(nèi)容還不夠豐富，如對個(gè)人有著重要意義的社保信息、醫(yī)保信息、納稅信息、住房信息和誠信信息等重要信息，還沒有進(jìn)入人事檔案收集保管的范圍，只是掌握在少數(shù)機(jī)構(gòu)手中，成為信息的孤島，不能為組織和人力資源部門所利用，不利于相應(yīng)部門通過人事檔案，對個(gè)人健康、誠信和廉政情況的審查審核，淡化了組織和人力資源部門對相關(guān)人員的監(jiān)督和關(guān)注，也給相關(guān)失信人員和腐敗分子提供了做假和逃避監(jiān)督審查的空間，降低了人事檔案的利用價(jià)值。因此，應(yīng)進(jìn)一步豐富和拓展人事檔案收集材料的內(nèi)容和范圍，使人事檔案真正能反映個(gè)人的全面情況，使人力資源管理部門通過對人事檔案的查閱審核，就能對人做出綜合的判斷。

3.順應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展，盡快推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建設(shè)。人事檔案要融入信息時(shí)代的發(fā)展潮流中，自身必須先符合信息時(shí)代的要求，盡快數(shù)字化。具備信息時(shí)代的基本特征，才可以接入到大數(shù)據(jù)的各個(gè)端口，成為各類數(shù)據(jù)中的一員。但是，人事檔案數(shù)字化面臨著兩個(gè)問題，一個(gè)是經(jīng)費(fèi)問題，一些單位長期以來積累的人事檔案數(shù)量龐大，要全部數(shù)字化將面臨大筆經(jīng)費(fèi)開支，預(yù)算難以完成。另外人事檔案具有保密性的要求，一些單位在場地、設(shè)施等硬件上一時(shí)難以滿足，數(shù)字化工作一時(shí)難以開展。但不論是什么樣的困難，信息化的時(shí)代已經(jīng)到來，歷史的洪流將會隨著時(shí)代的發(fā)展?jié)L滾向前，人事檔案也不例外。

4.實(shí)現(xiàn)人事檔案信息在保密的前提下互通共享。大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的基本特征就是各種數(shù)據(jù)互通共享?，F(xiàn)在異地醫(yī)保結(jié)算已經(jīng)在一些地方運(yùn)行，銀行信息、住房信息等也已經(jīng)在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了互通共享。這說明，相關(guān)數(shù)據(jù)的互通共享在技術(shù)上已經(jīng)有了一定支撐，在實(shí)際生活和工作中也有需求。如果人事檔案信息收集中增加銀行信息、社保信息、醫(yī)保信息、住房信息和誠信信息后，能實(shí)現(xiàn)在保密的前提下，一定范圍和要求內(nèi)互通共享，將極大地提高人力資源管理的效率，并降低成本。

5.建設(shè)一支專業(yè)和職業(yè)的人事檔案管理隊(duì)伍，提高人事檔案管理質(zhì)量。人事檔案中存在的各種問題，除了要從制度上加以規(guī)范外，還應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，從整體上提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治素養(yǎng)，使人事檔案管理人員形成一支專業(yè)的和職業(yè)的隊(duì)伍，除了能嚴(yán)格按照規(guī)章制度管理檔案外，還應(yīng)具有一定的人事檔案審查審核能力，才能在實(shí)際工作中把好人事檔案管理的各個(gè)關(guān)口，確保人事檔案的真實(shí)性和權(quán)威性。只有在制度保障和人員保障的雙重作用下，人事檔案為人力資源管理服務(wù)的各項(xiàng)預(yù)期才能得以實(shí)現(xiàn)和落實(shí)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李曉婷.人事檔案管理實(shí)務(wù)[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2019

[2]馬 娥.干部人事檔案工作的管理與思考[J].檔案管理，2020

（作者單位：海南大學(xué)人事處）