檔案管理價值體系研究初探

張震霖

摘 要：檔案管理的價值是檔案管理工作和活動存在的目的和意義，檔案管理的價值體系是檔案管理價值的系統(tǒng)化和科學化。針對檔案管理的價值進行探討，從理論層面厘清檔案管理價值的有關(guān)問題，更加清晰地構(gòu)建起檔案管理的價值體系，對促進檔案管理的實踐和檔案價值的實現(xiàn)有著重要的現(xiàn)實意義。目前，在檔案管理的理論領(lǐng)域尚缺乏從檔案管理價值體系的視角觀察、分析檔案管理的嘗試。本文力求闡明檔案管理價值體系的基本依據(jù)、原則、內(nèi)容、途徑和手段等問題，就檔案管理價值體系的有關(guān)問題進行理論上的初步探索。同時，以期引起檔案學界同仁的進一步研究和探討。

關(guān)鍵詞：檔案;檔案管理;檔案管理價值體系

一、相關(guān)基本概念

檔案管理，是指以檔案作為主要管理對象，以檔案的價值實現(xiàn)為目的的各項管理工作與活動的總和，有時也叫檔案工作或檔案管理實務(wù)。我國有著悠久的檔案管理歷史和專門的文化傳承，在政治、經(jīng)濟、社會、文化等方面發(fā)揮著非常重要作用。

檔案管理的價值，是指在檔案管理過程中，以檔案資源的價值實現(xiàn)為依據(jù)，各項相關(guān)管理活動所具有的社會價值的總和。它反映了以檔案資源為工作內(nèi)容、以檔案資源價值的維護和實現(xiàn)為旨歸的一系列管理活動所具有的能夠滿足社會相關(guān)檔案需求的關(guān)系。

檔案管理的價值體系，是指檔案管理過程中不同階段、不同層次管理工作和活動所具有的價值的有機統(tǒng)一體。按檔案管理過程的不同階段，可劃分為收集前端、收集、鑒定、整理置放、提供服務(wù)、編研開發(fā)、后期維護與評估等階段性價值;按檔案管理發(fā)揮的功能，可劃分為指導、保管、服務(wù)、宣傳、教育、研究等價值;按檔案管理活動的服務(wù)屬性，可分為自然、人文、科學、社會習俗等價值。

檔案管理是檔案管理價值的源泉，是檔案管理的價值體系賴以建立的基礎(chǔ)。檔案管理的價值是檔案管理存在的目的和意義，檔案管理的價值體系是檔案管理價值的綜合化、系統(tǒng)化、科學化的集中體現(xiàn)。

二、檔案管理價值體系研究的現(xiàn)狀及檔案管理價值體系構(gòu)建的意義

1.當前檔案管理價值體系研究的現(xiàn)狀

在目前檔案管理學的相關(guān)研究中，從檔案管理價值體系的視角觀察、分析檔案管理價值的理論嘗試基本上處于空白。

截至2020年10月，在知網(wǎng)“中國學術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫”等主要學術(shù)論文數(shù)據(jù)庫中，無法查到相關(guān)主題的研究成果。僅有的幾篇涉及到檔案管理價值的文章，但都沒有論及檔案管理本身的價值問題，而主要是討論 “大數(shù)據(jù)”“信息化”等科學技術(shù)的運用對檔案管理的意義問題。

同時在目前的檔案學理論領(lǐng)域，一般情況下學者們的著作所談?wù)摰亩际菄@檔案的價值問題進行的。比如，對檔案管理過程的有關(guān)討論，主要集中在原則、要求、方法、意義等方面。同樣，在檔案管理學理論研究中，所做的價值討論主要是“檔案價值的鑒定”等問題。而對于檔案管理工作和活動本身所應(yīng)有價值的討論，理論上基本處于缺失的狀態(tài)。

2.檔案管理價值體系構(gòu)建的意義

首先，構(gòu)建檔案管理價值體系，有利于促進檔案管理價值的實現(xiàn)。檔案管理的價值是檔案管理工作和活動的意義所在。通過構(gòu)建檔案管理價值體系使檔案管理者進一步明確檔案管理活動的價值，幫助檔案管理者在檔案管理活動中更加清晰地意識到檔案工作的意義，更有利于其在實際工作中明確努力的方向，有利于增強檔案管理工作的積極性、自覺性和創(chuàng)造性。

其次，檔案管理價值體系，有利于促進檔案管理工作效能的提升。構(gòu)建檔案管理價值體系就是要進一步提高檔案管理工作價值的有機聯(lián)系，促進檔案管理工作中不同管理活動的系統(tǒng)化運行，基于價值視角對檔案管理工作活動進行考察和度量，激發(fā)檔案管理工作中的積極性，運用檔案管理價值體系引領(lǐng)檔案管理工作更加科學、協(xié)調(diào)、高效，切實提升檔案管理工作的效能。

再次，構(gòu)建檔案管理價值體系，有利于在理論上促進檔案管理學相關(guān)理論的健全和完善。基于價值的視角對檔案管理工作和活動進行理論上的探討，無疑將彌補目前檔案管理價值在理論上缺失的現(xiàn)狀，能夠推動有關(guān)討論的開展，促進相關(guān)理論的發(fā)展和完善，為檔案管理實際工作效能的提升提供理論指導。

最后，檔案管理價值體系的建立和有效運用，有利于進一步促進檔案價值的實現(xiàn)，為社會提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。通過構(gòu)建檔案管理價值體系，透過價值的理性視角，可以更好地關(guān)照檔案的價值，在檔案管理過程中真正樹立起“價值就是生命”的理念，使檔案的價值能夠得到更好的維護和實現(xiàn)，為社會提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

三、檔案管理價值體系的基本問題

1.檔案管理價值形成的基本依據(jù)

檔案管理價值，首先是一種勞動價值。檔案管理價值形成的基本依據(jù)，是檔案管理者在檔案管理工作中所付出的一般社會勞動，它直接形成了檔案的使用價值。正是檔案管理使“歷史記錄”成為檔案，在社會中發(fā)揮出檔案所具有的特定功能。

從起源上看，檔案管理價值的產(chǎn)生首先是出于統(tǒng)治者對檔案載錄的需求，主要體現(xiàn)在為統(tǒng)治者提供所需要的傳承歷史、記錄重大歷史活動和借鑒以往活動經(jīng)驗等檔案服務(wù)，為統(tǒng)治者治國理政提供支持和借鑒。其重要性在于有利于維護統(tǒng)治者對國家、社會的統(tǒng)治和管理，客觀上要求檔案管理者忠實于檔案形成時的歷史原貌，為維護歷史活動記錄的原始性和真實性付出必要的社會勞動。所以，“檔案首先是國家機關(guān)的產(chǎn)物”，檔案管理的產(chǎn)生體現(xiàn)了統(tǒng)治階級對社會歷史發(fā)展傳承的高度價值認同，是社會文化、文明、制度傳承接續(xù)的一種重要方式。

從社會文明演進的過程看，檔案管理的價值還在于為社會保存了重要的歷史文化基因，成為文明不斷傳承、發(fā)展的重要途徑。在我國從甲骨、金石等檔案，到各類傳記、注錄、史籍等等，為我們留下了豐富的文化寶藏。在世界古文明的發(fā)展演化中，大多數(shù)古文明都隨著漫漫歷史的煙塵而湮沒、消失，唯獨中華文明歷經(jīng)數(shù)千年跌宕起伏而綿綿不絕。其中，自古形成的史官文化和有關(guān)檔案管理制度，發(fā)揮了非常重要的作用。

檔案經(jīng)過了整理、維護、鑒定等一系列工作，包含著檔案管理者付出的勞動成果，與社會中的檔案利用需求構(gòu)成了一種特定的供需關(guān)系。正是在這種特定的供需關(guān)系中，檔案管理者的勞動價值得以顯現(xiàn)。換句話講，檔案管理者的勞動價值的實現(xiàn)程度，取決于檔案利用需求的滿足程度。檔案利用的越充分，檔案價值就越能得到充分的體現(xiàn)，檔案管理者的勞動價值就越能得到肯定和實現(xiàn)。相反，如果檔案利用需求得不到滿足，檔案的價值和檔案勞動者的價值就很難體現(xiàn)。

檔案管理的價值和檔案的價值是一個密切聯(lián)系而又有區(qū)別的整體。檔案的價值中包含著檔案管理的價值，檔案管理價值的最終實現(xiàn)依賴于檔案價值的實現(xiàn)，離開檔案的價值討論檔案管理的價值是沒有意義的。沒有檔案就無所謂檔案管理，沒有檔案管理，也就不會有檔案。但絕不能把檔案管理的價值等同于檔案的價值，檔案管理的價值衡量的是檔案管理活動，檔案的價值衡量的是檔案本身。

2.檔案管理價值體系的基本內(nèi)容

第一，檔案管理的價值，在于維護檔案的歷史原貌，是其他檔案管理工作與活動價值延伸的基礎(chǔ)。維護檔案的歷史原貌是檔案管理工作的首要任務(wù)，所有檔案管理工作都應(yīng)圍繞這個首要任務(wù)展開，任何檔案管理活動都不能改變檔案的歷史原貌和原始信息，所有檔案整理和維護工作都須以此為前提。

第二，檔案管理具有保障檔案管理機制有效運行的價值。檔案管理工作是系統(tǒng)化、多方面、綜合性而又專業(yè)化的一系列業(yè)務(wù)活動過程，檔案管理機制的有效運行是各項檔案管理工作和活動能夠有序開展的保證，是整個檔案管理過程有序性和完整性的保障，直接決定著各個環(huán)節(jié)上工作職能的發(fā)揮狀態(tài)，最終影響著檔案價值的實現(xiàn)程度。

第三，檔案管理具有保障檔案實體和檔案信息安全的價值。檔案實體和檔案信息是檔案管理的基本內(nèi)容，是檔案價值存在和延續(xù)的物質(zhì)條件。任何檔案實體和檔案信息的損毀或失真，都將給檔案的價值帶來實質(zhì)性的傷害。保障檔案實體和檔案信息的安全，是檔案保管的基本要求，也是檔案管理工作的基本價值之一。

第四，檔案管理還具有確保使社會的檔案需求得到滿足，促進檔案價值的充分實現(xiàn)的價值。作為檔案被保存的依據(jù)之一，就是其具有可被社會利用的價值，能夠為社會的發(fā)展提供幫助。提供檔案服務(wù)，滿足社會檔案需求，實現(xiàn)檔案的價值，是檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿。

檔案管理的基本價值貫穿于檔案管理工作的整個過程，是檔案管理價值體系的基礎(chǔ)內(nèi)容。此外，檔案管理還應(yīng)具有對各項管理工作的效益評估、規(guī)范指導的價值等等。

在微觀角度上，可以按照檔案管理工作的一般過程，劃分為收集、整理、利用、反饋等階段性價值。檔案管理價值體系的內(nèi)容則應(yīng)當包含檔案管理過程中的每一個階段、每一個環(huán)節(jié)的工作與活動所應(yīng)具有的價值表現(xiàn)。其構(gòu)成可依據(jù)檔案管理工作和活動的具體過程，做出具體的分析，使其更加符合具體檔案管理工作的實際（可參考圖1）。

3.構(gòu)建檔案管理價值體系的基本原則

其一，要堅持原生性原則。把維護檔案歷史原貌，作為檔案價值實現(xiàn)優(yōu)先條件，即檔案管理價值體系的建立，要絕對遵從有利于檔案實體和信息歷史原貌的保護和持續(xù)。這是保證檔案價值多次、多重、多維度得到實現(xiàn)的前提。

其二，要堅持系統(tǒng)性原則。就是要從檔案管理工作和活動的全局出發(fā)，系統(tǒng)地把握檔案管理的整個過程，把各個階段、各個環(huán)節(jié)所應(yīng)具有的價值緊密組合為一個高效的有機整體。既要保證檔案管理價值體系本身的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能，又要保證其與檔案管理體系的有效融合。

其三，要堅持科學性原則。檔案管理價值體系只有建立在科學的理論和方法的基礎(chǔ)上，才能經(jīng)得起實踐的檢驗。檔案管理價值體系中的每一個價值的判定都應(yīng)經(jīng)過科學的論證，獲得理論上的支持，又要在實踐中進行檢驗和修正。

其四，要堅持實用性原則。檔案管理價值體系是一個應(yīng)用體系，是用來為實現(xiàn)高效的檔案管理服務(wù)的。所以，應(yīng)當充分地考察檔案管理中的實際狀況，明確每個階段、每個環(huán)節(jié)工作價值實現(xiàn)的具體條件，確保體系的有效運行。

其五，要堅持開放性原則。檔案管理價值體系是一個開放的系統(tǒng)，會隨著具體的檔案管理工作發(fā)生變化，這就需要吸收先進的理論和方法，在檔案管理實踐的發(fā)展中不斷調(diào)整，不斷完善。

4.建立檔案管理價值體系的途徑和手段

一是檔案管理者要在思想上，強化管理工作與活動中的價值意識。充分認識檔案管理中各個階段、不同層次工作和活動所應(yīng)具有的價值，樹立檔案管理工作的價值標準意識，充分理解作為檔案管理者所應(yīng)付出勞動的意義，切實提高檔案管理主體在檔案具體管理活動中的自覺性。

二是在檔案管理制度、機制中，明確檔案管理價值體系的地位。構(gòu)建檔案管理價值體系，并把它作為檔案管理制度的基本內(nèi)容，建立可操作、能運行的檔案管理價值體系動態(tài)機制，為之提供制度上的保障。

三是運用檔案管理價值體系，檢測評估檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。檔案管理價值體系構(gòu)建的主要實際意義，在于實現(xiàn)對檔案管理工作和活動的價值引領(lǐng)。要實現(xiàn)這個作用，就必須將檔案管理價值體系貫徹于檔案管理工作的整個過程，通過價值評估和檢測使其在實際工作中得到應(yīng)用，融入到檔案管理過程中的各個環(huán)節(jié)和各項具體活動。

四是依據(jù)檔案管理價值體系建立檔案管理工作價值的考核制度。在檔案管理工作考核中，運用檔案管理價值體系，建立檔案管理價值規(guī)范，可以較為明確地對檔案管理中各個階段、不同層次工作和活動做出價值認定，促進檔案管理工作和活動中勞動質(zhì)量的提升，促進其向精細化、精準化的方向發(fā)展。

四、檔案管理價值體系評估

檔案管理價值體系評估是建立和應(yīng)用檔案管理價值體系的重要組成部分，主要包括檔案管理價值體系本身的評估和運用檔案管理價值體系對檔案管理過程中工作與活動的具體價值的評估兩個方面。其評估的主要目的在于，確保檔案管理價值體系的科學性和合理性，為檔案管理過程中工作與活動提供價值指引，強化檔案管理中的價值效能意識，促進工作效率的提升。

檔案管理價值體系本身的評估，主要是指依據(jù)相關(guān)科學理論和部門具體工作實際情況，對檔案管理價值體系結(jié)構(gòu)的科學性、合理性、實用性等方面做出判斷，以確保檔案管理價值體系功能的有效發(fā)揮。首先，需要針對性地建立檔案管理價值體系評估指標體系，確保能夠?qū)n案管理過程中檔案管理價值體系的各個部分及其整體做出科學、合理的判斷。其次，要做好評估的分析和總結(jié)，從改善和提升檔案管理工作出發(fā)，為之提供有效的對策和建議。

運用檔案管理價值體系對檔案管理過程中工作與活動的具體價值進行評估，即用檔案管理價值體系衡量檔案管理的具體工作和活動，引導檔案管理過程更加科學、合理，更加接近應(yīng)有的勞動價值邊界，有著非常重要的意義。

參考文獻：

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[2]王英瑋等編著.檔案管理學[M].中國人民大學出版社，2015

[3]馮惠玲，張輯哲主編.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2006

（作者單位：山西農(nóng)業(yè)大學檔案館）