企事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

邵黎黎

摘 要：對(duì)于很多企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，不斷開展檔案管理工作，既有助于企事業(yè)單位工作質(zhì)量和實(shí)施效率的有效提升，也有利于企事業(yè)單位管理水平的不斷提升，日漸發(fā)展的檔案管理工作已經(jīng)成為衡量企事業(yè)單位工作水平如何的重要因素。所以，重視企事業(yè)單位檔案管理工作的運(yùn)行是至關(guān)重要的。以此為背景，本文以檔案管理的概念為前提，積極探討企事業(yè)單位檔案管理的實(shí)施原則，深入剖析企事業(yè)單位檔案管理中存在的一系列現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，提出不斷優(yōu)化企事業(yè)單位檔案管理的有效對(duì)策：拓展檔案收集內(nèi)容，提升檔案服務(wù)理念;強(qiáng)化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”;延伸檔案應(yīng)用范圍，打擊檔案造假問(wèn)題;保障當(dāng)事人合法權(quán)益，提升社會(huì)服務(wù)功能。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企事業(yè)單位;“路徑依賴”;檔案造假

很多企事業(yè)單位在重視檔案管理工作開展的過(guò)程中，形成了一系列的有效探索。然而，他們?cè)诓粩嗦鋵?shí)優(yōu)化這一管理工作時(shí)仍然存在不同程度的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，這就需要相關(guān)企事業(yè)單位管理層結(jié)合自身實(shí)際情況不斷剖析現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，優(yōu)化能夠解決問(wèn)題的有效對(duì)策，從而為企事業(yè)單位檔案管理工作的成效展現(xiàn)形成應(yīng)有的對(duì)策思考，也逐步凸顯企事業(yè)單位檔案管理社會(huì)價(jià)值?；诖耍疚脑谶@樣的研究背景下，積極圍繞企事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策提出自己的見(jiàn)解，并逐步優(yōu)化企事業(yè)單位檔案管理工作成效，達(dá)到剖析現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，推動(dòng)企事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的研究效果。

一、相關(guān)概念與實(shí)施原則分析

1.檔案管理的概念

檔案管理，顧名思義，是檔案館或檔案室工作人員對(duì)不同組織機(jī)構(gòu)的檔案實(shí)體與信息進(jìn)行有效管理，并形成利用服務(wù)的工作總稱。作為檔案事業(yè)的基本構(gòu)成部分，檔案管理本身具有不容忽視的重要作用，不僅存在于國(guó)家政府部門，廣大企業(yè)、事業(yè)單位也不斷推動(dòng)檔案管理工作的開展，用于發(fā)揮檔案管理的良好作用。檔案管理不僅突出管理性特質(zhì)，還需要凸顯自己的服務(wù)性價(jià)值。所以，無(wú)論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都需要重視檔案管理工作的有序開展，突出其中的管理、服務(wù)價(jià)值，為廣大企事業(yè)單位職工提供更為多元化的檔案利用服務(wù)。

2.企事業(yè)單位檔案管理的實(shí)施原則

企事業(yè)單位開展檔案管理工作需要遵循一系列的實(shí)施原則，如集中管理原則、安全保密原則、方便利用原則等。只有遵循上述一系列原則才能讓企事業(yè)單位檔案管理展現(xiàn)出更為多元、更具實(shí)效的良好發(fā)展趨勢(shì)。

（1）集中管理原則

集中管理原則，是企事業(yè)單位開展檔案管理所需要遵循的基本原則之一。這些原則主要體現(xiàn)在企事業(yè)單位在開展相關(guān)工作時(shí)，需要將所有的檔案信息和檔案實(shí)體進(jìn)行集中收錄，并妥善管理。比如，企事業(yè)單位的檔案實(shí)體可以集中在不同單位的檔案部門，由專職檔案員予以統(tǒng)一管理。檔案信息則儲(chǔ)存于檔案館、檔案室下轄的計(jì)算機(jī)設(shè)備中，同樣有檔案人員集中管轄。如果某一家企事業(yè)單位采取分散管理的方式，是不能高效開展檔案管理工作的。

（2）安全保密原則

安全保密原則，是企事業(yè)單位檔案管理的重要實(shí)施原則。無(wú)論是檔案收集，還是檔案整理與保管，乃至檔案利用，都需要秉承安全保密原則。一方面檔案管理的工作環(huán)節(jié)需要在安全的環(huán)境氛圍中開展。這里的安全，既是信息無(wú)泄密的安全，也是檔案整理與保管的物理性安全，即儲(chǔ)存檔案實(shí)體內(nèi)容的空間必須要做好防火、防水、防盜的處理，也需要做到防鼠咬、防蚊蠅，使得所有檔案實(shí)體內(nèi)容都能夠在安全干凈的環(huán)境中得到良好保管。另一方面安全保密原則中的保密，是對(duì)檔案管理工作人員提出最基本的道德要求。檔案管理工作人員在收集、整理和保管相關(guān)檔案內(nèi)容時(shí)，需要有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，不能將相關(guān)的檔案信息向任何人任何形式泄露，尤其是其中的機(jī)密級(jí)檔案信息，更加不能對(duì)外泄露。而相關(guān)的檔案利用人同樣在自己翻閱檔案信息時(shí)，也不能向其他人進(jìn)行泄漏，這也是安全保密原則體現(xiàn)的重要內(nèi)容。

（3）方便利用原則

方便利用原則，同樣是企事業(yè)單位檔案管理的重要原則。企事業(yè)單位不斷落實(shí)檔案管理工作，歸根結(jié)底是為了便于利用。對(duì)于廣大企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，利用現(xiàn)有的檔案實(shí)體和檔案信息能夠讓企事業(yè)單位管理層更多地了解企事業(yè)職工的具體情況，尤其在開展單位干部選拔時(shí)，詳盡的單位檔案信息可以為企事業(yè)單位提供更多的培養(yǎng)價(jià)值借鑒。

二、企事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

企事業(yè)單位在不斷落實(shí)檔案管理工作，優(yōu)化管理效果的過(guò)程中，仍然存在著一系列較為現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。比如，收集內(nèi)容限制了社會(huì)價(jià)值，服務(wù)觀念淡薄，使用方式弱化成效發(fā)揮，“路徑依賴”現(xiàn)象較為嚴(yán)重，應(yīng)用范圍具有較多的局限性，檔案造假問(wèn)題仍然突出。

1.收集內(nèi)容限制社會(huì)價(jià)值，服務(wù)觀念淡薄

當(dāng)前，很多企事業(yè)單位的檔案管理工作人員在從事檔案收集環(huán)節(jié)時(shí)，收集的內(nèi)容偏少，并不能完全反映企事業(yè)單位職工的工作情況，限制了檔案的社會(huì)價(jià)值。另外，部分檔案管理工作人員服務(wù)觀念淡薄，也使得檔案社會(huì)價(jià)值難以良好呈現(xiàn)。

首先，檔案收集內(nèi)容偏少，限制了社會(huì)價(jià)值呈現(xiàn)。現(xiàn)階段的企事業(yè)單位在收集職工檔案內(nèi)容時(shí)，往往只涵蓋職工履歷、職工自傳、鑒定材料等一些規(guī)定范疇之內(nèi)的資料。而職工工作能力展現(xiàn)、個(gè)人誠(chéng)信證明、道德素養(yǎng)情況等則往往不在收集內(nèi)容序列之中，這在很大程度上使得相關(guān)單位管理層或當(dāng)事人在使用檔案內(nèi)容時(shí)，不能更為清晰的了解相關(guān)情況，限制了檔案的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)。

其次，部分檔案管理工作人員服務(wù)觀念較為淡薄。一些企事業(yè)單位上從管理層，下到檔案管理工作人員并不重視這一工作的有效開展。他們往往片面的認(rèn)為檔案管理工作就是為了管理而管理，沒(méi)有形成良好的服務(wù)觀念，沒(méi)有將檔案利用環(huán)節(jié)作為重要的內(nèi)容予以重視，這就造成了服務(wù)觀念較為淡薄的問(wèn)題現(xiàn)象。正因?yàn)槿绱?，也使得企事業(yè)單位檔案管理的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)受到一定限制。

2.使用方式弱化成效發(fā)揮，“路徑依賴”嚴(yán)重

使用方式的不理想，弱化了檔案管理成效的充分發(fā)揮。與此同時(shí)，一部分企事業(yè)單位的“路徑依賴”現(xiàn)象也較為嚴(yán)重，正是因?yàn)槭艿缴鲜鰡?wèn)題的制約，部分企事業(yè)單位管理無(wú)法得到檔案信息的有效支持。

首先，一些企事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過(guò)程中，過(guò)度強(qiáng)調(diào)其中的管理屬性，對(duì)安全保密原則陷入了一種認(rèn)知誤區(qū)，這些工作人員往往認(rèn)為，為了追求安全保密，減少了檔案的利用頻率，很多有需求的當(dāng)事人都無(wú)法利用檔案開展相關(guān)工作，使得檔案管理中的方便利用原則沒(méi)有得到良好體現(xiàn)，也使得使用方式的不足讓企事業(yè)單位檔案管理成效難以良好發(fā)揮。

其次，“路徑依賴”較為嚴(yán)重。一些企事業(yè)單位中的檔案管理人員往往局限于自己的思維慣性不愿意創(chuàng)新探索，將檔案管理神秘化或者無(wú)用化錯(cuò)誤理念貫穿于工作過(guò)程，將自己從事的檔案管理工作向后勤工作靠攏，甚至等同于后勤職能，沒(méi)有重視檔案利用在檔案管理中的實(shí)際作用。受此影響，檔案使用方式也表現(xiàn)出不斷弱化的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不利于檔案管理工作效率的有效提升。

3.應(yīng)用范圍具有局限性，檔案造假問(wèn)題突出

對(duì)于一部分企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的開展仍然存在著檔案應(yīng)用范圍局限性明顯，檔案造假問(wèn)題突出的不良現(xiàn)象。這一問(wèn)題在很大程度上弱化了檔案管理工作的有序?qū)嵤?，也不利于檔案利用效率的體現(xiàn)。

首先，相關(guān)問(wèn)題主要體現(xiàn)在檔案應(yīng)用范圍局限性明顯。除了調(diào)整職工工資、辦理退休手續(xù)，或者工作發(fā)生調(diào)動(dòng)等少數(shù)情況會(huì)用到職工檔案，其他時(shí)候則很少調(diào)檔使用。其中，一是在調(diào)整職工工資時(shí)，檔案的利用主要在于對(duì)其檔案信息進(jìn)行必要的鑒定，并使其作為重要依據(jù)與體現(xiàn)。二是在辦理退休手續(xù)時(shí)，職工檔案則會(huì)按照相關(guān)程序調(diào)出。三是在工作發(fā)生調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案會(huì)隨著職工的調(diào)動(dòng)而調(diào)動(dòng)。

其次，檔案造假問(wèn)題表現(xiàn)較為突出。一些企事業(yè)單位職工在本身沒(méi)有達(dá)到相關(guān)水平的情況下，讓檔案形成更好的質(zhì)量，往往會(huì)冒名頂替?zhèn)卧旃ぷ髯C明，從而借此牟取非法利益。與檔案信息應(yīng)用范圍局限性問(wèn)題相比，檔案造假問(wèn)題所造成的嚴(yán)重結(jié)果更加難以讓人忍受，檔案造假也會(huì)受到法律制裁。

三、優(yōu)化企事業(yè)單位檔案管理的有效對(duì)策

在我國(guó)，不同地區(qū)很多企事業(yè)單位在落實(shí)檔案管理工作時(shí)，往往會(huì)受到一系列鮮明現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的制約，如果這些問(wèn)題得不到有效解決，很容易讓當(dāng)下的檔案管理工作成效無(wú)法展現(xiàn)出應(yīng)有的實(shí)施成效。為此，企事業(yè)單位管理層、檔案管理工作人員等不同主體，需要積極從拓展檔案收集內(nèi)容，提升檔案服務(wù)理念;強(qiáng)化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”;延伸檔案應(yīng)用范圍，打擊檔案造假問(wèn)題等入手，對(duì)優(yōu)化企事業(yè)單位檔案管理的有效對(duì)策形成更為有益的探索思考。

1.拓展檔案收集內(nèi)容，提升檔案服務(wù)理念

對(duì)于企事業(yè)單位檔案管理工作的具體開展來(lái)說(shuō)，不斷拓展檔案收集內(nèi)容，提升檔案服務(wù)理念，才能更好地展現(xiàn)檔案管理工作成效，從而為企事業(yè)單位的工作效率提升夯實(shí)應(yīng)有的舉措保障。

具體措施主要在于，首先，不斷拓展檔案管理收集內(nèi)容。當(dāng)下的檔案收集內(nèi)容范圍偏窄，不能很好地體現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。所以，企事業(yè)單位檔案管理工作人員需要在管理層的幫助下，積極將職工工作能力、職工誠(chéng)信證明、職工道德素養(yǎng)等相關(guān)內(nèi)容都納入到收集內(nèi)容范疇之中，使得檔案內(nèi)容與信息更為豐富。與此同時(shí)，企事業(yè)單位檔案管理工作人員還需要豐富檔案形式，將文字、圖片、視頻等相關(guān)內(nèi)容都納入收集范圍。其次，逐步提升檔案服務(wù)理念。對(duì)于很多企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，當(dāng)前的服務(wù)觀念較為淡薄，沒(méi)有突出良好的服務(wù)特質(zhì)。所以，無(wú)論是企事業(yè)單位管理層，還是企事業(yè)單位的檔案管理工作人員，都需要強(qiáng)化自身的服務(wù)理念。檔案管理工作人員需要將人本思想引入工作流程，以人為本，更好地為職工服務(wù)。

2.強(qiáng)化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”

強(qiáng)化服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)成效，使得檔案管理中的檔案利用得到更好體現(xiàn)。強(qiáng)化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”帶來(lái)的不良影響，能夠更好地優(yōu)化企事業(yè)單位檔案管理工作。

具體措施主要在于，首先，企事業(yè)單位檔案管理工作人員需要強(qiáng)化檔案的使用方式，規(guī)避原有的認(rèn)知誤區(qū)，將安全保密原則與方便利用原則相契合，強(qiáng)化利用方式。檔案管理工作人員可以利用檔案復(fù)印副本、電子檔案等不同檔案形式，強(qiáng)化檔案利用效率。還可以采取嚴(yán)格審查、簽訂保密協(xié)議等一系列方式展現(xiàn)安全保密原則，使檔案使用與安全保密不會(huì)發(fā)生沖突。

其次，需要積極遏制“路徑依賴”造成的不良影響。無(wú)論是企事業(yè)單位管理層，還是檔案管理工作人員都需要積極規(guī)避檔案管理神秘化、無(wú)用化的認(rèn)知誤區(qū)，將檔案管理有用化與檔案利用多元化融入工作流程，破除“路徑依賴”現(xiàn)象帶來(lái)的不良效應(yīng)。

3.延伸檔案應(yīng)用范圍，打擊檔案造假問(wèn)題

檔案應(yīng)用范圍的局限性，以及檔案造假問(wèn)題較為突出，弱化了企事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施成效。所以，不斷延伸檔案應(yīng)用范圍，打擊檔案造假問(wèn)題，才能使得單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有序發(fā)展。

具體措施主要在于，企事業(yè)單位根據(jù)實(shí)際需要，逐步延伸檔案應(yīng)用范圍，使得檔案應(yīng)用不再局限于工資調(diào)整、退休手續(xù)辦理、工作發(fā)生調(diào)動(dòng)等領(lǐng)域，還可以將干部選拔、培訓(xùn)工作開展等與職工較為密切的工作與檔案利用相結(jié)合，使得廣大企事業(yè)單位職工更加重視檔案管理工作的實(shí)際開展，調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的工作積極性，強(qiáng)化檔案管理，尤其是檔案利用與職工認(rèn)知的結(jié)合。

其次，不遺余力打擊檔案造假問(wèn)題。對(duì)于企事業(yè)單位而言，無(wú)論任何人在任何情況下以怎樣的理由形成了檔案造假行為，都需要予以嚴(yán)肅打擊。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)相關(guān)事實(shí)，就需要企事業(yè)單位管理層進(jìn)行明確的懲戒行為，提高他們的造假成本，如果檔案造假涉及到了違法犯罪行為，則由相關(guān)政府部門出面予以嚴(yán)厲打擊。

四、結(jié)語(yǔ)

作為國(guó)家檔案事業(yè)重要構(gòu)成部分，檔案管理工作的實(shí)施，已經(jīng)成為政府部門、各類企業(yè)、廣大事業(yè)單位等不同主體的重要無(wú)形資產(chǎn)，是上述各大主體開展生產(chǎn)、技術(shù)、科研等業(yè)務(wù)活動(dòng)真實(shí)記錄的基礎(chǔ)工作，能夠?qū)φc企事業(yè)單位開展綜合管理發(fā)揮更為積極的有效作用。

對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，不斷完善的檔案管理工作可以借助檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案利用等一系列環(huán)節(jié)的有序運(yùn)行，為企事業(yè)單位工作的高效開展提供了檔案信息層面的基礎(chǔ)保障。不過(guò)，現(xiàn)階段很多企事業(yè)單位的檔案管理工作仍然存在收集內(nèi)容限制了社會(huì)價(jià)值，服務(wù)觀念淡薄;使用方式弱化成效發(fā)揮，“路徑依賴”現(xiàn)象較為嚴(yán)重;應(yīng)用范圍具有較多的局限性，檔案造假問(wèn)題仍然突出等一系列現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，很大程度上制約了這一工作的開展，需要企事業(yè)單位管理層與檔案管理工作人員予以充分重視，著重從拓展檔案收集內(nèi)容，提升檔案服務(wù)理念;強(qiáng)化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”;延伸檔案應(yīng)用范圍，打擊檔案造假問(wèn)題等著手，不斷優(yōu)化檔案管理工作發(fā)展，提升工作效率，增強(qiáng)檔案利用效率。

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（作者單位：延邊社會(huì)腦康醫(yī)院（延邊榮軍醫(yī)院））