檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

趙津華

摘 要：在當(dāng)前的信息化時(shí)代之中，各行業(yè)在開展相關(guān)工作時(shí)都引入了信息技術(shù)，這在較大程度上推動(dòng)了各行業(yè)的發(fā)展。在開展檔案管理工作時(shí)，相關(guān)單位需要做到與時(shí)俱進(jìn)，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作之中，借此加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，改善傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足之處，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。而相關(guān)單位若想實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效建設(shè)，則需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行全面的了解，同時(shí)還要掌握信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際情況，采用科學(xué)合理的方式，提升檔案管理工作的信息化水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);檔案管理;思考

實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理，不僅能夠提高檔案資源的利用率，還能夠保障檔案資源的完整性，發(fā)揮出其自身的使用價(jià)值。因此，相關(guān)單位在開展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要作用予以了解，以此提高對(duì)檔案管理信息化的重視程度，從檔案管理的制度、設(shè)備等多個(gè)方面出發(fā)，進(jìn)行信息化的有效建設(shè)，通過(guò)多種科學(xué)合理的手段，提高檔案信息化建設(shè)工作的質(zhì)量與效率，使得這一工作的實(shí)際效用能夠在檔案管理工作中充分發(fā)揮出來(lái)，借此推動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，使其在相關(guān)單位的發(fā)展過(guò)程中起到積極的促進(jìn)作用。

一、檔案信息化建設(shè)的概述與特征

1.檔案信息化建設(shè)的概述

若是從廣義這一方面來(lái)講，檔案信息化則是指對(duì)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)以及政治等多個(gè)方面的信息進(jìn)行融合，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享;而從狹義這一方面來(lái)講，檔案信息化就是對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)化，形成電子版的檔案資料，為使用者的查閱提供便利性。對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，就是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式予以改建，將以往紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式進(jìn)行保存，這樣不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的長(zhǎng)期保存，還能夠借助相關(guān)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的共享，大大提升了檔案管理工作的效率，使得整個(gè)檔案管理工作變得更加科學(xué)化，其中信息化的檔案管理模式也在較大程度上提升了檔案管理的便利性。

2.檔案信息化建設(shè)的特征

檔案信息化建設(shè)這一工作在不同階段會(huì)呈現(xiàn)出不同的特征。從實(shí)驗(yàn)這一階段來(lái)講，檔案信息化建設(shè)本身就是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的突破，這也體現(xiàn)出其多元化的特點(diǎn);而就普及階段來(lái)看，檢索手段在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，促使信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域中得到了認(rèn)可，檔案信息化建設(shè)在編目普及與計(jì)算機(jī)輔助立卷工作中發(fā)揮出了極大的作用;在網(wǎng)絡(luò)階段，多媒體技術(shù)以及光盤儲(chǔ)存能力在檔案管理工作中的有效應(yīng)用，使得計(jì)算機(jī)的主體地位逐漸被承認(rèn)，其自身在檔案管理工作也越來(lái)越重要;在數(shù)字化檔案時(shí)代中，數(shù)據(jù)庫(kù)以及電子文件管理網(wǎng)站的有效建立，促使數(shù)字化檔案在檔案管理工作中占據(jù)主要地位。這也使得檔案信息化建設(shè)受到越來(lái)越多的重視。

二、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1.存儲(chǔ)主體更換，且具有小巧、容量大的特點(diǎn)

檔案信息化的建設(shè)，促使整個(gè)檔案管理模式發(fā)生一定的變化，其中存儲(chǔ)檔案信息資料的主要載體不再是檔案盒這一類型的物品，而換成了硬盤、光盤以及云存儲(chǔ)等這一類的載體，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，這種信息化的存儲(chǔ)設(shè)備與檔案盒這一類的載體相比，更容易攜帶，并且查詢起來(lái)也更加方便。而且信息化的存儲(chǔ)載體，也能夠儲(chǔ)存大量的檔案資料，其占據(jù)空間也非常小，一張內(nèi)存卡就能夠?qū)⒁粋€(gè)鎮(zhèn)或者一個(gè)縣的檔案信息資料儲(chǔ)存其中，與傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式相比，其自身的優(yōu)勢(shì)更大。

2.存儲(chǔ)內(nèi)容具有較大的安全性

在檔案管理中進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，能夠?qū)⑿枰鎯?chǔ)的檔案信息資料及時(shí)歸檔。比如，房屋信息的登記以及變動(dòng)都能夠借助互聯(lián)網(wǎng)快速傳輸?shù)较嚓P(guān)檔案管理部門，檔案工作人員只需要上線就能接受，而且儲(chǔ)存數(shù)據(jù)化檔案資料的系統(tǒng)，通常都會(huì)采用安全系數(shù)比較高的電子鎖，并且系統(tǒng)中的每一份電子檔案都實(shí)現(xiàn)了分號(hào)儲(chǔ)存，所以無(wú)論是檔案的查閱，還是檔案安全性與完整性的管理，都比以往的紙質(zhì)檔案更具優(yōu)勢(shì)。通過(guò)這種在線儲(chǔ)存、歸檔、提取的方式對(duì)檔案信息資料進(jìn)行管理，也能夠避免相關(guān)檔案資料的丟失，同時(shí)也能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊予以有效抵御，大大保障了檔案信息資料的安全性，有效防止檔案信息資料出現(xiàn)受損問(wèn)題，提高了檔案信息資料的完整性。

3.檔案信息資料能夠?qū)崿F(xiàn)多備份

檔案管理的信息化建設(shè)，還具有一個(gè)重要的優(yōu)勢(shì)，就是能夠?qū)?shù)據(jù)化檔案資料進(jìn)行多次備份，在對(duì)檔案資料進(jìn)行信息化存儲(chǔ)時(shí)，能夠借助信息技術(shù)對(duì)該檔案資料進(jìn)行復(fù)制，或者使用其他方式對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存。比如，脫機(jī)存儲(chǔ)、云端存儲(chǔ)等多種方式。在這種情況下，若是某份檔案資料因?yàn)槿藶橐蛩鼗蛘呤强陀^因素而出現(xiàn)損壞的現(xiàn)象，就能夠利用備份，這樣也能夠降低檔案資料受損的不良影響。

三、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.信息化建設(shè)意識(shí)不足

對(duì)于信息化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，其自身的有效開展實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的創(chuàng)新，同時(shí)也加快了檔案管理服務(wù)理念的變革發(fā)展。信息技術(shù)在檔案管理工作中的合理應(yīng)用，能夠在較大程度上提升檔案管理工作的效率，而且也能夠提高其服務(wù)水平，使得相關(guān)用戶對(duì)檔案資料的查閱更加方便，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享，大大提升了相關(guān)組織效率。這些都是檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，但是，部分檔案管理工作者對(duì)于信息化建設(shè)的重要作用缺乏全面且正確的認(rèn)知，以至于對(duì)于信息化建設(shè)的重視度不高，也有些檔案管理者本身的思想觀念比較傳統(tǒng)，對(duì)于檔案信息化建設(shè)接受程度較低，這就導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)程無(wú)法順利推進(jìn)，最終影響到檔案管理的變革創(chuàng)新發(fā)展，大大降低了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

2.檔案管理方式比較落后

現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理體系缺乏較高的完善性，而且管理方式也比較落后，不少檔案管理部門還在沿用紙質(zhì)的檔案管理模式，沒有與信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，這種檔案管理方式相對(duì)比較落后，也使得檔案信息資料的安全性與完整性容易受到不良影響。另外，部分檔案管理部門中的管理人員在專業(yè)能力、素質(zhì)等方面也存在較大的差異，一些檔案管理人員自身的專業(yè)水平較低，且管理能力不足，在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)失誤的情況，這樣也會(huì)影響到檔案管理工作的有效開展，并且這些專業(yè)水平較低的檔案管理工作者，也難以熟練操作相關(guān)信息技術(shù)與信息設(shè)備，這也是阻礙檔案管理信息化建設(shè)的重要因素。

3.檔案管理思想缺乏先進(jìn)性

很多檔案管理者本身對(duì)于檔案資源的管理工作的思想認(rèn)知存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為只要將相關(guān)檔案資源整理保存好即可，在使用的時(shí)候按照相應(yīng)的規(guī)律查閱就行，根本不需要再引用信息技術(shù)等其他手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。這種錯(cuò)誤的思想對(duì)檔案信息化的建設(shè)造成了一定的阻礙，信息化的檔案管理核心就是資源共享，與傳統(tǒng)的檔案管理思想相悖。部分帶有傳統(tǒng)檔案管理思想的工作人員，過(guò)于重視檔案資料的存放與保管，大大忽視了檔案資料的利用率，這就導(dǎo)致檔案資料難以得到充分的利用，同時(shí)也降低了檔案管理水平。

4.不同的檔案管理部門存在差異性

不同區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有一定的差異性，且其發(fā)展速度也不一樣，這樣也會(huì)影響到檔案管理的信息化程度，受經(jīng)濟(jì)因素的影響，各地區(qū)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的投入力度不同，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)度存在較大的差異。一些地區(qū)的檔案管理部門已經(jīng)開始使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的管理，大大提升了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。但是還有部分檔案管理部門還在使用單機(jī)開展檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理水平比較低下，難以實(shí)現(xiàn)有效的資源共享，不利于檔案管理工作的發(fā)展。

四、檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

1.建立完善安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

相關(guān)單位若想提高檔案信息化建設(shè)的有效性，并在檔案管理工作中發(fā)揮出實(shí)際效用，增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就需要加大投入力度，購(gòu)進(jìn)信息化建設(shè)所需的各種軟硬件，為檔案信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)資源?；诖耍嚓P(guān)單位需要建立安全的檔案管理網(wǎng)站，并將其分為面向內(nèi)部與面向公眾這兩種網(wǎng)站平臺(tái)，借此增加檔案管理工作的服務(wù)功能，借助網(wǎng)站為廣大用戶提供檔案信息資源服務(wù)，借此實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，促使檔案資源得到充分的利用。另外，相關(guān)單位要投入充足的資金費(fèi)用，購(gòu)買計(jì)算機(jī)、掃描儀等各種信息化設(shè)備，同時(shí)還要保證相關(guān)信息化設(shè)備的質(zhì)量，借此推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視

有關(guān)單位若想開展有效的檔案管理信息化建設(shè)工作，就需要轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)思想，并對(duì)檔案信息化建設(shè)在檔案管理工作中的重要作用予以全面的認(rèn)識(shí)，使其明確信息化建設(shè)的實(shí)際效用，以此更新檔案管理者自身的傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，樹立先進(jìn)的檔案管理思想，促使相關(guān)單位及其內(nèi)部的檔案管理者能夠提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。另外，相關(guān)單位還需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作制度進(jìn)行合理完善，針對(duì)信息化的檔案管理工作制定出更加合理的檔案管理制度，使其能夠?qū)π畔⒒臋n案管理工作予以科學(xué)指導(dǎo)，借此提高信息化檔案管理工作的規(guī)范性與有序性，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息化建設(shè)的有效推動(dòng)?；诖?，檔案管理部門要結(jié)合信息化建設(shè)的實(shí)際情況及信息化檔案管理的具體工作內(nèi)容，制定出相應(yīng)的管理制度，可以根據(jù)信息化管理環(huán)節(jié)規(guī)范其工作流程，并以此制定出合理的規(guī)范條例，要求管理人員按照相關(guān)規(guī)范條例開展信息化管理工作。還要針對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)化錄入，設(shè)施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，提高電子版檔案信息資料的規(guī)范性，這樣也更容易查詢。此外，有關(guān)單位也要制定出科學(xué)的責(zé)任管理制度、考核機(jī)制以及獎(jiǎng)懲機(jī)制等，促使檔案管理人員能夠承擔(dān)起相應(yīng)的檔案管理工作職責(zé)，促進(jìn)檔案管理信息化程度的不斷提升。

3.借助信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)工作中不可缺少的一部分，安全的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)能夠保障檔案信息資料的完整性，為其自身的利用奠定基礎(chǔ)保障。因此，相關(guān)單位要利用信息技術(shù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的有效建設(shè)，同時(shí)還要根據(jù)檔案資料的類型，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行模塊劃分，這樣也便于檔案查詢、錄入工作的有效開展。另外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時(shí)，還需要注意建立高效的搜索引擎，提高檔案查詢的效率。也要針對(duì)重復(fù)的檔案資料設(shè)立專門的瀏覽模塊，促使檔案管理人員能夠?qū)χ貜?fù)性檔案信息進(jìn)行及時(shí)有效的處理，避免檔案信息的查詢管理受到不良影響。此外，在建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過(guò)程中，相關(guān)技術(shù)人員要重視系統(tǒng)的安全性，可以在計(jì)算機(jī)中針對(duì)這一管理系統(tǒng)建立防火墻，也可以在計(jì)算機(jī)中安裝安全管理軟件、殺毒軟件等，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒以及黑客入侵的有效抵御，進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)化檔案信息資源的安全性，防止其出現(xiàn)受損問(wèn)題，影響到檔案信息的有效應(yīng)用。

4.提高檔案管理者的專業(yè)水平

檔案管理人員是檔案信息化建設(shè)的主要落實(shí)者與推動(dòng)者，其自身的檔案管理能力及素養(yǎng)，會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作產(chǎn)生直接的影響。因此，相關(guān)單位若想加快檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)程，就需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員工作能力的重視，通過(guò)開展培訓(xùn)、講座、研討會(huì)等多種活動(dòng)，提升檔案管理人員的專業(yè)水平及業(yè)務(wù)能力，使其能夠在檔案信息化建設(shè)工作中發(fā)揮出重要作用?；诖耍嘘P(guān)單位可以開展定期的專業(yè)培訓(xùn)，在培訓(xùn)內(nèi)容中融入先進(jìn)的檔案管理思想、管理技術(shù)手段等，也要將相關(guān)信息知識(shí)與技術(shù)加入其中，促使檔案管理人員在參與培訓(xùn)的過(guò)程中，能夠積累更多的專業(yè)知識(shí)，掌握信息化檔案管理工作的技能，提升其信息化意識(shí)，使得檔案管理者能夠熟練操作信息設(shè)備，以此促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。

五、總結(jié)

通過(guò)上述分析，針對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的信息化建設(shè)，能夠提高檔案管理工作的服務(wù)水平，為使用者及管理者提供更大的便利，同時(shí)也能夠使得檔案資源得到充分的利用，促使檔案管理工作的實(shí)效性得以提升?；诖?，相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且要明確傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，針對(duì)這些不足之處，制定出可行的信息化建設(shè)方案，有效彌補(bǔ)檔案管理中的不足，提高檔案管理工作的有效性。

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（作者單位：莒南縣檔案館）