高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)研究

吳麗坤

摘 要：目前，高校人事檔案管理仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式進(jìn)行，在檔案保存、檔案管理、信息提取以及應(yīng)用效率方面存在諸多的弊端。基于此，論文結(jié)合當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)，將高校人事檔案管理進(jìn)行信息化的改造。通過信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對檔案的更高效管理，提升工作的針對性和準(zhǔn)確性，迎合社會(huì)發(fā)展的趨勢以及高校人事檔案建設(shè)的方向。梳理管理的框架，分析數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)因素，推動(dòng)數(shù)字化的建設(shè)與實(shí)施。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案;數(shù)字化建設(shè);數(shù)據(jù)壓縮

相對于國外高校的互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)來說，我國移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的普及程度具有一定的特殊性，自從網(wǎng)絡(luò)普及以來，高校的數(shù)字化檔案服務(wù)一直是建設(shè)的重點(diǎn)之一。通過數(shù)字化的建設(shè)，拓展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方式可以提高數(shù)字管理的主動(dòng)性。近年來，我國高校在檔案服務(wù)方面進(jìn)行了數(shù)字化的升級(jí)，面向用戶和市場進(jìn)行智力層面的開發(fā)，通過社會(huì)記憶范疇的延伸，籌措相應(yīng)的資源，提升了服務(wù)的范疇。但是受到觀念、人員、資金等方面的制約，當(dāng)前一些高校的數(shù)字化人事檔案建設(shè)仍然存在一定的弊端。

一、高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值

高校人事檔案的數(shù)字化建設(shè)就是通過計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，將人事檔案的信息、文字、圖片等等轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信號(hào)進(jìn)行編碼，存儲(chǔ)在可編輯處理器或者是云空間當(dāng)中，隨著數(shù)字技術(shù)的不斷升級(jí)，當(dāng)前高校檔案數(shù)字化建設(shè)的水平也在不斷的提高。

首先，開展數(shù)字化的高校人事檔案建設(shè)，可以滿足公共服務(wù)性的需求，提升人事檔案的有效性，拓展公共利用的空間。傳統(tǒng)高校人事檔案的建設(shè)屬于私密性的檔案，公共性不足，如果相關(guān)人員想要調(diào)取數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取，就要經(jīng)過層層的篩選手續(xù)，實(shí)效性較長，可能會(huì)影響資料的綜合應(yīng)用。同時(shí)，人事檔案涉及到個(gè)人的隱私，不能夠作為社會(huì)公共服務(wù)體系參與到公共領(lǐng)域的活動(dòng)當(dāng)中，但是實(shí)際上這是對資源的一種限制。通過數(shù)字化的檔案建設(shè)，可以提高對檔案信息資源的應(yīng)用水平，形成一致的認(rèn)同和連帶性的責(zé)任，通過數(shù)字化信息利用效率的提升，既可以保護(hù)當(dāng)事人的檔案，又可以拓展業(yè)務(wù)的公共性服務(wù)。

其次，開展數(shù)字化的高校人事檔案建設(shè)，可以豐富數(shù)字信息手段技術(shù)在高校當(dāng)中的應(yīng)用，通過數(shù)據(jù)架構(gòu)等方法，拓展高校的數(shù)據(jù)傳輸功能，通過目前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的驅(qū)動(dòng)，投入大量的資金、人員，并完善高校的法治和體制。從圖1 數(shù)據(jù)可以看出，人事檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)量顯著增多，通過良好的概念構(gòu)想和頂層設(shè)計(jì)等方法，拓展人事檔案的數(shù)字化信息共享性、開放性以及資源的綜合利用程度，利用數(shù)字檔案補(bǔ)足的方式，拓展一些殘缺不全或者是信息存在錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的交互性管理。除此之外，這種數(shù)字化的建設(shè)形式還可以通過OAIS技術(shù)的支持，做出數(shù)字信息綜合的發(fā)揮，提高整體信息利用的價(jià)值。

最后，高校人事檔案的數(shù)字化建設(shè)有利于提高高校的管理績效，更加優(yōu)質(zhì)的分配人力資源，通過人事檔案信息數(shù)據(jù)的讀取、挖掘、可視化建設(shè)，避免人才的流失以及閑置，通過信息資源的豐富，完善高校的人員、體制和管理的理念。從目前管理機(jī)制的實(shí)際數(shù)字化建設(shè)來看，通過較高的管理評(píng)估以及系統(tǒng)性的數(shù)字分配，可以提升多因素影響環(huán)境之下，高校的人力資源管理績效水平，成為人事公共領(lǐng)域發(fā)展重要支撐。提高人事管理的公平、公正與效率，完善數(shù)字化建設(shè)體系。

二、高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

1.對人事檔案信息化建設(shè)不夠重視

當(dāng)前，一些高校在人事檔案管理上既缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)章制度，也缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)知，僅僅是上傳了一些信息查詢的功能，并沒有用人事檔案的數(shù)字化開發(fā)，體現(xiàn)公共服務(wù)的職能，也對當(dāng)前人事管理的高效性和準(zhǔn)確性缺乏足夠的支撐，這體現(xiàn)了高校負(fù)責(zé)人對這項(xiàng)工作不夠重視。很多負(fù)責(zé)人在實(shí)際的定位上和認(rèn)知上存在偏差，將高校的人事檔案數(shù)字化建設(shè)作為一個(gè)輔助性的工具，并沒有投入足夠的資金、人員和組織推進(jìn)信息化建設(shè)工作，使其整體的進(jìn)展較為緩慢。同時(shí)，受到傳統(tǒng)人事檔案管理體制的影響，當(dāng)前很多高校目前的管理機(jī)制都非常薄弱，這也是由于認(rèn)知和理念上面的偏差造成的。各項(xiàng)檔案材料的收集、鑒定、分類整理以及編纂與研究工作沒有足夠的人手作為支撐，因此數(shù)字化的推進(jìn)緩慢，既不方便，又費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

2.檔案管理隊(duì)伍建設(shè)落后

檔案管理的隊(duì)伍相對落后，科學(xué)管理的程度較差，大多數(shù)高校的檔案工作都是一些二線人員在進(jìn)行，很多人在平凡的工作崗位上默默無聞，并沒有什么地位，在高校內(nèi)部也沒有形成重視人事檔案的氣氛。很多檔案人員沒有對自己的職業(yè)形成認(rèn)同，長此以往，造成高校人事檔案管理的崗位人員流動(dòng)性比較大。很難招進(jìn)高素質(zhì)能力強(qiáng)的人才，即使招進(jìn)來也很難留得住，這就造成檔案管理人員整體的素質(zhì)不能夠提高上去。同時(shí)，一些資深的檔案管理人員雖然能力較強(qiáng)，經(jīng)驗(yàn)較為豐富，但是卻對新技術(shù)、新事物的接受能力比較差。很多人甚至反對采取互聯(lián)網(wǎng)的方式來進(jìn)行信息化的建設(shè)，認(rèn)為其不夠安全，存在以偏概全錯(cuò)誤思想和傾向。還有一些檔案管理工作人員，僅掌握了數(shù)字管理的技術(shù)，并沒有人事檔案信息方面的經(jīng)驗(yàn)，也就意味著高校當(dāng)前在人事檔案管理方面缺乏復(fù)合型的人才。

3.信息服務(wù)對象單一

當(dāng)前高校在人事檔案信息管理方面比較難以保障安全，目前從實(shí)際建設(shè)的情況來看，通過信息化以及數(shù)字化的建設(shè)，并不僅僅是提供一個(gè)單純的查詢功能，而是要通過數(shù)字化的挖掘和數(shù)字化的信息服務(wù)，提供更好的數(shù)字分析，建設(shè)公共服務(wù)體系。但是，很多高校目前的檔案信息建設(shè)主要是針對人事部門和管理部門，教職工并沒有權(quán)限登錄這個(gè)平臺(tái)來進(jìn)行信息的查詢，即使想要獲得相映的數(shù)字信息，也需要層層的審批才能夠調(diào)取信息資源，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢流程并沒有太大的區(qū)別。除此之外，建設(shè)數(shù)字信息管理系統(tǒng)之后所隱含的信息安全問題，也是大家迫切關(guān)心的一個(gè)問題，只有在人事信息檔案管理安全的基礎(chǔ)之上，才能夠進(jìn)一步的拓展數(shù)字存儲(chǔ)、數(shù)字挖掘、數(shù)字管理和數(shù)字清洗等功能，這都對當(dāng)前高校人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全性建設(shè)提出了挑戰(zhàn)。

三、高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)的對策

1.重視人事檔案線性化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

（1）開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化管理軟件

在管理的過程當(dāng)中，高校應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)人事信息管理的重要性。組織人員進(jìn)行系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，將人事檔案管理的信息化建設(shè)作為學(xué)校長期發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分。通過組織學(xué)習(xí)的方式開展層級(jí)性的建設(shè)，使教職人員、檔案管理人員、高校的行政管理人員都可以認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的長期性過程。認(rèn)識(shí)到通過系統(tǒng)性的工作對其支撐可以提高管理的水平。檔案的數(shù)字化、信息化建設(shè)非一日之功，在短時(shí)間內(nèi)也可能不會(huì)取得重大的突破，但是要持之以恒地進(jìn)行信息的補(bǔ)足和技術(shù)上面的更新，并開展自主的軟件開發(fā)，以提升人事檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在功力，促進(jìn)管理技術(shù)的升級(jí)。

（2）成立專項(xiàng)督導(dǎo)小組

在管理的過程當(dāng)中，要加強(qiáng)對具體措施和具體環(huán)節(jié)的監(jiān)管，避免整個(gè)檔案信息管理的方向出現(xiàn)偏差，除了在觀念上給予足夠的重視之外，還應(yīng)通過系統(tǒng)監(jiān)管的方式成立專項(xiàng)的督導(dǎo)小組。這個(gè)小組具體負(fù)責(zé)軟件的開發(fā)人員的調(diào)配，資源的收集以及資金的撥付。例如，在資金管理的過程當(dāng)中，專項(xiàng)調(diào)研小組就可以根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)對資金的使用程度來調(diào)集資金和分配資金，通過軟件和硬件上面的支持，直面改革過程當(dāng)中的困難，并且保障整個(gè)過程的私密性和開發(fā)的針對性。

（3）學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)檔案管理新理念

高校要革新人事檔案信息化建設(shè)管理的理念。既要保障人事檔案管理工作的私密性，也要保障其服務(wù)的公共性。相關(guān)的管理部門和軟件開發(fā)部門要強(qiáng)化宣傳，尤其是專家座談會(huì)、組織學(xué)習(xí)會(huì)、討論辯論會(huì)等方法，讓教職人員和檔案管理人員可以充分認(rèn)識(shí)到人事資料的重要性，尤其是人力資源管理當(dāng)中應(yīng)用人事資料的價(jià)值。在日后工作的過程當(dāng)中，方便教師合理地使用這些資源，為自己的工作插上翅膀，同時(shí)全校的師生應(yīng)配合人事檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，盡可能的提高整個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)的應(yīng)用效率。

（4）建立定崗定責(zé)的崗位責(zé)任制度

在管理的過程當(dāng)中，要建設(shè)定崗定責(zé)的崗位責(zé)任制度。應(yīng)做到職責(zé)清晰，責(zé)任到人，按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)對于電子資料和數(shù)字化信息進(jìn)行分類的歸檔，嚴(yán)格執(zhí)行管理的標(biāo)準(zhǔn)，將整個(gè)監(jiān)督管理和立體化的建設(shè)做到常態(tài)化。行政管理人員應(yīng)采取逐級(jí)把關(guān)的方法，對于已上傳、已確認(rèn)的人事檔案數(shù)字化信息進(jìn)行管理，保障整體的電子文件完整并且安全。人事部門在這個(gè)過程當(dāng)中要承擔(dān)起主要的職責(zé)，以功能性為向?qū)?，以資源為核心，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通的人事檔案公共服務(wù)體系建設(shè)，在相關(guān)部門應(yīng)用到這些資料時(shí)，盡可能地提供幫助，使整個(gè)體系的建設(shè)更加便利，更加合理。

2.建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理人才隊(duì)伍

（1）開展聯(lián)合式培訓(xùn)

在人才隊(duì)伍建設(shè)的過程當(dāng)中，應(yīng)采取定期培訓(xùn)的方式，對于所有的教職人員、檔案管理人員開展系統(tǒng)的分門別類的培訓(xùn)?？梢匝垖I(yè)的技術(shù)人員，如各個(gè)企業(yè)的人事檔案程序員、人力資源方面的資深專家，對所有的檔案人員進(jìn)行技術(shù)方面的針對性的指導(dǎo)。相對于企業(yè)和行政機(jī)構(gòu)來說，高校在人事檔案信息化管理方面存在觀念上和技術(shù)方法上面的落后，邀請企業(yè)領(lǐng)域的技術(shù)專員答疑解惑，不僅可以提高檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)，還可以引導(dǎo)他們掌握最先進(jìn)的技術(shù)，應(yīng)用這些技術(shù)和新的理念去解決檔案管理的實(shí)際性的問題。必要的情況下，還可以組織檔案管理的人才，去企業(yè)或者是機(jī)關(guān)單位當(dāng)中進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過了解最先進(jìn)的科技，考察先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)來提升自己的認(rèn)知，拓展自己的能力范圍。

（2）拓展人才招聘與培養(yǎng)渠道

高校要優(yōu)化人事檔案管理的人才隊(duì)伍，盡可能的通過高質(zhì)量人才的招聘、晉升通道的優(yōu)化設(shè)計(jì)以及薪酬績效激勵(lì)制度，使人才招得進(jìn)來又能夠留得住。高素質(zhì)的人才，必然是綜合素質(zhì)的人才，也就是既要了解數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)，又要了解人事檔案管理的專業(yè)。除此之外，還要性格仔細(xì)、沉穩(wěn)、誠實(shí)、可靠。在人才管理方面也要關(guān)注人才的復(fù)合性，對人才進(jìn)行日常的晉升通道考查，既要分析其專業(yè)知識(shí)和行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，還要考察其是否掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)與安全管理技術(shù)。在信息化建設(shè)的背景之下，只有加強(qiáng)對人才綜合性管理和要求，才能夠提高整體檔案建設(shè)的效果。

（3）提高性能細(xì)化檔案管理與日常工作的粘合度

要通過數(shù)字檔案的建設(shè)，提高全體教職工對于數(shù)字化信息的認(rèn)識(shí)程度，這不僅是對檔案工作者的要求，也是對全體教職員工的要求。通過系統(tǒng)性培訓(xùn)的方法，使教職員工在工作、業(yè)務(wù)上和素質(zhì)上都能夠不斷地提升，補(bǔ)足檔案管理的意識(shí)，在自己工作和日常教學(xué)的過程當(dāng)中自動(dòng)的上傳信息，并且加強(qiáng)信息的安全意識(shí)和保密意識(shí)。除此之外，應(yīng)用到這些信息檔案不僅要具備保密意識(shí)，還要具備高度的責(zé)任感和政治感，對個(gè)人隱私充分的尊重及保護(hù)他人的隱私，也保護(hù)自己的隱私，避免自己的信息被盜用或者被篡改。

3.提高檔案管理系統(tǒng)的安全性水平

高校的人事檔案性質(zhì)比較特殊，都是涉及個(gè)人隱私的資料。因此，人事檔案的管理人員要具備政治方面的敏感性，充分尊重個(gè)人的隱私，給予安全保障工作足夠的重視，促進(jìn)整個(gè)系統(tǒng)管理的順利進(jìn)行。

（1）增加安全防護(hù)與管理軟件

在系統(tǒng)的登錄設(shè)置上，可以根據(jù)實(shí)際的使用情況以及高校的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)性的識(shí)別，尤其是利用目前的高科技手段進(jìn)行密碼識(shí)別、人臉識(shí)別、指紋識(shí)別、虹膜識(shí)別，還可以應(yīng)用射頻技術(shù)添加一些固定的訪問二維碼或者是條形碼。保障用戶的多重登陸安全，在軟件上架的系統(tǒng)測試階段，要根據(jù)多重試錯(cuò)方式改善原有軟件存在的bug，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的登錄指令，要求所有的員工通過自己的操作系統(tǒng)登錄相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化識(shí)別模式，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。

（2）嚴(yán)格管理認(rèn)識(shí)檔案信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限

在設(shè)置上對每個(gè)身份信息所具有的查詢權(quán)限進(jìn)行立體化的設(shè)計(jì)，如行政管理人員擁有一級(jí)的查詢等級(jí)檔案，人事管理人員擁有三級(jí)的查詢等級(jí)，普通教職工擁有五級(jí)的查詢等級(jí)。通過這種識(shí)別的方式對重要信息進(jìn)行加密處理，加密的方式既可以是密鑰加密，也可以是附加信息指令加密。必要的情況下，還可以通過第三方資源購買的方式，對于檔案信息資源進(jìn)行專門的保護(hù)，避免檔案信息被盜用。

（3）嚴(yán)厲打擊非法訪問與入侵行為

高校的人事檔案還可以采取日志管理的方式，限定用戶的訪問條件，對于用戶訪問、讀寫存取資料等操作行為進(jìn)行日志記錄，及時(shí)開展跟蹤。一旦發(fā)現(xiàn)用戶存在危險(xiǎn)，操作的行為就要及時(shí)的處理。所有的人員在數(shù)字化管理的過程當(dāng)中，都應(yīng)該形成動(dòng)態(tài)的安全管理理念，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)操作流程和操作環(huán)節(jié)，提高人事檔案信息管理安全性。

四、結(jié)論

綜上所述，在數(shù)字化的時(shí)代，高校應(yīng)不斷提升人事檔案數(shù)字化管理的水平，全面落實(shí)信息化建設(shè)，構(gòu)建起一個(gè)高效、優(yōu)質(zhì)、快捷的管理體系，充分發(fā)揮其職能和效益。從本文的分析可知，研究高校人事檔案數(shù)字化管理的問題，有利于我們抓住機(jī)遇，提升檔案管理的安全性，構(gòu)建專業(yè)的人才隊(duì)伍，大力推進(jìn)高校細(xì)化建設(shè)，保障信息管理的時(shí)效性、公平性，使得崗位和人員能夠更加契合提高人力資源管理的有效性。

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（作者單位：河北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院）