機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探究

劉英淼

摘要：2011年美國(guó)麥肯錫咨詢公司提出“大數(shù)據(jù)”的概念，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用進(jìn)入爆炸式增長(zhǎng)的時(shí)期。在此背景下，各個(gè)組織單位檔案信息產(chǎn)生的范圍不斷增大，檔案信息處理、分析和存儲(chǔ)的效率也不斷提高。檔案業(yè)務(wù)的電子化發(fā)展和大數(shù)據(jù)應(yīng)用，不僅可以有效解放人力，減少工作人員的大量重復(fù)性工作，還可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢、在線閱覽和信息共享，更好地為單位運(yùn)營(yíng)和經(jīng)濟(jì)決策提供科學(xué)依據(jù)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案管理

引言

新時(shí)代發(fā)展背景下，信息化已經(jīng)滲透到社會(huì)的各行各業(yè)中，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提升自身的各項(xiàng)工作職能和能力，這樣才能夠迎合新形勢(shì)下的各項(xiàng)發(fā)展需求。事業(yè)單位的檔案管理要求整潔有序，才能夠有效提升單位的服務(wù)質(zhì)量;事業(yè)單位的內(nèi)部資料要進(jìn)行有效整合，才能夠提升整體工作效率，為各部門的后續(xù)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式需要進(jìn)行創(chuàng)新與改革。

1電子檔案管理的價(jià)值

1.1具有極高的安全性能

通常情況下，保存紙質(zhì)文檔所占用的空間是相當(dāng)大的，如果檔案具有極高的保密性，則保存時(shí)往往需要一定的隱蔽空間，必要時(shí)還需要設(shè)置專門的人員。相對(duì)而言，電子檔案具有比較高的安全性，能利用計(jì)算機(jī)分開保存檔案和文件，以避免在翻閱過程中出現(xiàn)磨損。

1.2檔案信息易于保管

與傳統(tǒng)型的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案解決了傳統(tǒng)型紙質(zhì)文件在特定工作環(huán)境下，容易發(fā)生損壞或者被腐蝕的現(xiàn)象。電子文件存儲(chǔ)在光碟、硬盤、云數(shù)據(jù)庫等各種類型的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，具有環(huán)保性的特點(diǎn)，占用的物理空間小，操作簡(jiǎn)單，對(duì)環(huán)境要求低，可干擾的影響因素相對(duì)要少。

1.3節(jié)省資源，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息海量并紛繁復(fù)雜，在管理紙張檔案時(shí)，通常需要大量的人力、物力和空間，同時(shí)還要采取有效措施，進(jìn)行防污染、防蟲、防潮等。而電子檔案所占用的空間是虛擬的，由此能夠?qū)⑷肆Y源、時(shí)間和空間節(jié)省下來，同時(shí)還為修改和查找提供了便利。

2機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

2.1對(duì)于檔案管理的認(rèn)知程度較低

現(xiàn)階段，一些單位對(duì)于檔案管理工作還具有較低的認(rèn)知程度，將檔案視為對(duì)信息的存放和記錄，對(duì)于檔案所帶來的經(jīng)濟(jì)效益和對(duì)于社會(huì)發(fā)展所發(fā)揮的推動(dòng)作用，并沒有充分認(rèn)知。因?yàn)闆]有高度重視電子檔案管理，所以沒有投入足夠的人才、資金和設(shè)備，也未構(gòu)建成熟的檔案管理機(jī)制，使現(xiàn)階段電子檔案管理工作依然處于探索階段。

2.2電子檔案管理方法有待完善

電子檔案管理的整體應(yīng)用相較于過去的紙質(zhì)檔案來說，有著應(yīng)用性能進(jìn)一步升級(jí)的特點(diǎn)，但是在具體的電子檔案管理方法上，卻因缺乏現(xiàn)代化管理意識(shí)和方法，當(dāng)前電子檔案管理工作仍然存有隨意性的問題，這也直接揭示了在電子檔案管理工作制度上的不完善，無法滿足當(dāng)前電子檔案管理的需求。

2.3工作體系發(fā)展滯后

當(dāng)前，因檔案管理體系不夠健全完善，無法在大數(shù)據(jù)環(huán)境下針對(duì)各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行相應(yīng)的整合和完善，檔案資源不能充分實(shí)現(xiàn)資源共享或者共享受阻，導(dǎo)致檔案管理平臺(tái)不能及時(shí)應(yīng)用新技術(shù)、新模式、新方法，因此導(dǎo)致整體的工作體系發(fā)展比較滯后。由于檔案管理體系存在一定的缺陷，檔案在儲(chǔ)存、管理、傳輸、使用、檢索等相關(guān)操作的過程中，缺乏系統(tǒng)完善的管理體系和運(yùn)行機(jī)制，相對(duì)應(yīng)的信息管理模式不能充分做到與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新與完善，電子化檔案管理應(yīng)用價(jià)值不能得到充分體現(xiàn)。

3機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理的有效措施

3.1建立規(guī)范的電子檔案工作制度

研究制定一套切實(shí)可行的電子檔案工作制度：一是完善電子檔案工作業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作規(guī)范，細(xì)化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和管理步驟;二是制定必要的安全管理措施，以保障電子檔案的信息安全性與完整性;三是制定電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是電子檔案管理發(fā)展的重要技術(shù)基礎(chǔ)。要認(rèn)真規(guī)范電子檔案信息形成、積累、歸檔管理的全過程，落實(shí)歸檔管理責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案管理制度時(shí)，還應(yīng)特別注意劃清歸檔管理過程中各級(jí)工作人員的主體責(zé)任，做好電子檔案的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。

3.2加強(qiáng)建設(shè)檔案管理體系

事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作采用創(chuàng)新的管理模式，必須要加強(qiáng)檔案管理工作的體系建設(shè)，并增強(qiáng)其實(shí)施力度。建立起明確、民主、科學(xué)的檔案管理體系制度，能夠有效支持檔案管理工作的有序進(jìn)行。通過制定合理的工作結(jié)構(gòu)，也能夠有效推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部管理和檔案管理工作。為確保檔案管理數(shù)字化體系有效落實(shí)，在原有檔案管理工作制度基礎(chǔ)上，對(duì)管理體系進(jìn)行全方位的調(diào)整和完善。將原有的檔案信息記錄和安全管理工作交由各自部門內(nèi)部承擔(dān)，將工作責(zé)任進(jìn)行轉(zhuǎn)移，確保檔案管理工作的有效性。檔案管理的完整性則要根據(jù)實(shí)際工作情況來確定，由各個(gè)部門人員進(jìn)行共同承擔(dān)，有效避免因監(jiān)管不力而造成檔案漏記、遺失、損壞等情況發(fā)生。對(duì)事業(yè)單位的檔案按照人員檔案、財(cái)務(wù)檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、發(fā)展檔案等方面進(jìn)行有效分類，按照檔案內(nèi)容進(jìn)行更加細(xì)致的分類和專業(yè)化的管理。這樣才能夠全面體現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理工作的革新與強(qiáng)化建設(shè)。

3.3打造高素質(zhì)員工團(tuán)隊(duì)

提高檔案管理員的現(xiàn)代化信息技術(shù)基本素養(yǎng)，提升檔案管理員的綜合素質(zhì)，是當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)電子檔案管理的基本要求。要將傳統(tǒng)的檔案管理轉(zhuǎn)變成一個(gè)智能化的信息庫，各個(gè)單位就必須加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的信息化技能培訓(xùn)，使其具備管理和使用智能化電子檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的能力。因此，用人單位要切實(shí)有效地做好全面系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，要打造長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制，進(jìn)一步構(gòu)建更為系統(tǒng)完善的高素質(zhì)的員工團(tuán)隊(duì)。通過實(shí)時(shí)培訓(xùn)模式，在具體的操作過程中使相關(guān)人員更充分地融入到檔案管理工作中來，進(jìn)而在更大程度上提升其檔案管理水平，為各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)提供必要的支持和保障。

3.4樹立正確的服務(wù)觀念意識(shí)，加大日常管理力度

首先，為了提高工作效果和水平，要求檔案管理人員在電子檔案的管理工作中能夠樹立正確的觀念意識(shí)，高度重視工作中出現(xiàn)的各種問題，并制定行之有效的解決方案，不斷強(qiáng)化工作效果，由此促進(jìn)相關(guān)工作質(zhì)量的不斷提升。在電子檔案的管理工作中，通過數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)的充分運(yùn)用，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上輸入檔案數(shù)據(jù)資料，以真正共享數(shù)據(jù)。同時(shí)，將良好的檢索服務(wù)提供給廣大需求者和查閱者，對(duì)各個(gè)方面的流程進(jìn)行完善，并對(duì)相關(guān)的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。而在工作過程中，相關(guān)檔案管理人員只有樹立正確的觀念，才能真正提高檔案管理水平。

結(jié)束語

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位使用電子檔案管理，可以使檔案管理更加輕松化，在進(jìn)行檔案的查找以及修改時(shí)，更加方便快捷。雖然現(xiàn)在單位中的電子檔案管理仍舊存在一些問題，但是針對(duì)這些問題進(jìn)行一系列改進(jìn)后，如將管理制度進(jìn)行完善，將管理人員的操作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，加強(qiáng)對(duì)于電子檔案的安全化管理等，可以將這些問題進(jìn)行很好地解決。對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的電子檔案的管理方法的改進(jìn)，可以有效地提高檔案管理的效果，在一定程度上推動(dòng)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。

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