房地產(chǎn)檔案的收集管理與保護利用探討
——以浙江省寧海縣房管中心為例

張淑妍

（浙江省寧?？h房管中心，浙江 寧海 315600）

1 引言

房地產(chǎn)檔案一直作為專門的檔案進行專門的管理，專業(yè)程度很高。房地產(chǎn)在我國是一個非常特殊的行業(yè)，具有重要意義，房地產(chǎn)檔案也是非常重要的民生檔案，做好房地產(chǎn)檔案管理工作，真正發(fā)揮出房地產(chǎn)檔案在城市建設、義務教育、社會保障、民眾需要等方面的作用。

2 房地產(chǎn)檔案的含義及作用

2.1 含義

房地產(chǎn)檔案本質(zhì)上是房地產(chǎn)或者說不動產(chǎn)發(fā)證登記、交易買賣、不動產(chǎn)拆遷、建設用地等活動當中經(jīng)過收集整理鑒定而形成的反映不動產(chǎn)權(quán)人、不動產(chǎn)狀態(tài)以及使用土地狀態(tài)的文字、圖片、視頻等資料。簡而言之一套房子從立項開始就會形成檔案資料，一直到這套房子報廢的全生命周期內(nèi)所形成的所有信息都記錄在檔案之中。

2.2 作用

1）保證房地產(chǎn)物權(quán)公信力。房地產(chǎn)檔案記錄了房產(chǎn)登記信息、交易買賣信息等，這些信息代表了房地產(chǎn)的歸屬和變更情況，便于有關單位及部門，有關當事人及利害關系人對相關的房地產(chǎn)信息查閱和利用。房地產(chǎn)檔案將是不動產(chǎn)物權(quán)溯源的根本保障，能夠有效保證房地產(chǎn)物權(quán)的公信力。

2）為房地產(chǎn)物權(quán)提供法律保障。房地產(chǎn)檔案的公信力是國家賦予的，其所記錄的內(nèi)容也是法律認可的，只要是房地產(chǎn)檔案上所寫的內(nèi)容，都具備法律效應。房地產(chǎn)檔案記錄房地產(chǎn)相關工作的真實記錄，不僅僅是業(yè)務辦理的依據(jù)，包括轉(zhuǎn)移、抵押、拆遷、擴建等也是物權(quán)登記公示的重要體現(xiàn)，還是保障權(quán)利人證明權(quán)益的法律依據(jù)。

3）保障民生。房地產(chǎn)既是人民安居樂業(yè)的需要，也是社會安定和諧的需要，房地產(chǎn)檔案是民生工作的基礎，最具有權(quán)威性。按照相關法律法規(guī)的規(guī)定，無論交易、租賃還是拆遷，都必須依照房地產(chǎn)檔案權(quán)威性和法律性來組織實施。對于住建部來講，房地產(chǎn)檔案可使其更為科學地進行城鎮(zhèn)建筑規(guī)劃。

3 房地產(chǎn)檔案的收集管理

3.1 紙質(zhì)檔案的收集管理

1）證明文件及權(quán)屬材料的收集管理。房地產(chǎn)檔案中的證明文件及權(quán)屬材料是不動產(chǎn)登記當中的重要材料，及房屋權(quán)利人依法向房屋權(quán)屬登記機關提交的取得房屋權(quán)屬的證明文件，包括對權(quán)利取得、放棄、義務承諾的書面文件。根據(jù)城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理辦法，新建房屋需要在房屋竣工后3個月內(nèi)向登記機關申請登記，并且要求當事人提供用地證明文件（或土地使用權(quán)證）、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗收資料以及其他證明文件。例如：浙江省寧?？h房管中心2019年度共收集房地產(chǎn)權(quán)屬檔案3700多件，2020年度共收集房地產(chǎn)權(quán)屬檔案4700多件。這些證明文件都是應當全面收集的，避免遺漏以及錯誤。

2）建筑施工文件、竣工資料及圖紙的收集管理。建筑施工文件、竣工資料以及圖紙是證明房屋建筑的關鍵資料，這些資料記錄了房屋建筑從立項到竣工驗收全過程的詳細情況，也記錄房屋建筑的結(jié)構(gòu)類型、所用材料、造價、所用的技術(shù)等等所有信息，這些資料也是房地產(chǎn)檔案當中不可或缺的部分。對于城鎮(zhèn)建筑規(guī)劃或者建筑工程設計建設都有非常巨大的利用價值，應當收集齊全，尤其是涉及后續(xù)拆遷、改造或擴建等情況時，這些資料將發(fā)揮巨大作用。例如，很多工程中挖斷通信線纜、供水管道等等都是因為圖紙缺失，施工方不知曉此處的情況所致。例如：浙江省寧海縣房管中心2019年度收集房地產(chǎn)建筑施工、竣工等檔案資料800多件；2020年度收集房地產(chǎn)建筑施工、竣工等檔案資料900多件。這些圖紙、竣工驗收等資料的收集非常關鍵。

3）房地產(chǎn)使用管理的資料收集管理。房地產(chǎn)包括房屋建筑和房屋建筑下的土地，房屋建筑交易過程中實際上交易的是房屋所有權(quán)和土地使用權(quán)。其中房屋所有權(quán)基本上是永久的，但土地使用權(quán)不是永久的，住宅用地的年限是70年。在這個年限中，取得房屋所有權(quán)的權(quán)利人可以利用房屋建筑做很多法律允許的事情，比如用來出租，當然也包括改造、裝修等實際使用房屋時所產(chǎn)生的信息。如：浙江省寧?？h房管中心2019年度共收集房地產(chǎn)使用管理檔案資料1100多件；2020年度共收集房地產(chǎn)使用管理檔案資料1000多件。這些資料記錄了房地產(chǎn)權(quán)利人對房地產(chǎn)的使用過程，也是應當收集起來的重點。

4）其他有關房地產(chǎn)檔案資料的收集管理。凡是屬于歸檔范圍內(nèi)的其他形式的資料都應當進行全面收集整理，這些資料也記錄了房地產(chǎn)的真實情況。比如反映和記錄房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的信息資料，房地產(chǎn)權(quán)屬的凍結(jié)文件、代管文件、歷史形成的各種房地產(chǎn)權(quán)證、賬、冊、表、卡等。

3.2 數(shù)字化檔案資料的收集管理

1）電子文件的收集管理。電子檔案是過去和現(xiàn)在的業(yè)務、經(jīng)營、管理、宣傳、房地產(chǎn)開發(fā)全過程中所直接形成的具有保存價值的各種電腦盤片、照片、聲像、電子圖紙等不同形式的歷史記錄。隨著電子政務或者說智慧政務的深度應用，房地產(chǎn)的檔案資料有很多是以電子文件的形式存在的，包括各類統(tǒng)計報表，房屋建筑建設過程中形成的電子文件、報表、視頻等等，這些資料都應當歸檔。收集的電子文件應交由檔案室統(tǒng)一保管，檔案室管理人員需要將收集起來的電子文件存放于指定計算機服務器，并可靠備份，應制定嚴格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤且能保證更新系統(tǒng)而不受破壞。

2）掃描件的收集管理。很多珍貴的紙質(zhì)文件是沒有電子文件的，這些紙質(zhì)文件應當全部轉(zhuǎn)變?yōu)閽呙杓靡岳?，應當研制完善的軟件系統(tǒng)，方便掃描件的保管。由于房地產(chǎn)檔案的顯著特點是其異動性和海量化，房地產(chǎn)相關資料實在動態(tài)變化之中的，任何一次性掃描或者刻成光盤都無濟于事。應當在收集管理掃描件時制定計劃，可實施計件制，規(guī)定每天完成多少掃描件的收集整理，據(jù)此給予獎懲，并且要認真細致地做好紙質(zhì)檔案的掃描工作。例如：浙江省寧?？h房管中心2019年度收集完成房地產(chǎn)檔案掃描共41460多件，其中：住房保障檔案32560件，房產(chǎn)交易檔案3500件，白蟻防治檔案1500件，房屋安全管理檔案1800件，公房管理檔案2100件；2020年度收集完成房地產(chǎn)檔案掃描共86717件，其中：住房保障檔案78520件，房產(chǎn)交易檔案2902件，白蟻防治檔案1590件，房屋安全管理檔案1802件，公房管理檔案1903件。這些掃描件收集起來后必須進行檢查，必須逐頁、逐項進行檢查，若發(fā)現(xiàn)錯誤必須重新制作掃描件。然后將檢查無誤的掃描件并立卷歸檔。

3）錄音、錄像文件的收集管理。涉及房地產(chǎn)的相關錄音、錄像文件應當指定專人負責收集，并且必須配套文字說明，包括錄制地點、時間、錄制者、錄制的內(nèi)容等，確保記錄內(nèi)容完整準確，錄音錄像文件應當按照GB1989、GB7574、GB9416的相關要求轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一的標準格式，一式兩份，交由檔案室歸檔。歸檔的錄音錄像文件必須是可讀文件，必須能夠在有關設備上演示或檢測，運轉(zhuǎn)正常，無病毒。同類項目、同一類別的錄音錄像文件應當存儲于同種載體上。

4）其他數(shù)字化檔案資料的收集管理。對于處在房地產(chǎn)檔案歸檔范圍的其他數(shù)字化檔案資料也應全面收集整理。采取人工錄入、掃描和數(shù)碼照相等技術(shù)方法，實現(xiàn)其他檔案資料的數(shù)字化并收集歸檔。

4 房地產(chǎn)檔案的保護與利用

4.1 房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案的保護與利用

根據(jù)我國檔案法、檔案法實施辦法的相關規(guī)定，遵循及時建檔，確保檔案真實完整，系統(tǒng)有序，為確保房地產(chǎn)紙質(zhì)檔案永久保存，必須對檔案進行長久保護，換而言之就是要對檔案支撐材料進行保護，在一定范圍內(nèi)防止內(nèi)外原因引發(fā)破壞，或者采取措施延緩紙質(zhì)檔案材料損壞速度，并對已經(jīng)出現(xiàn)破壞的檔案進行修復。紙質(zhì)檔案通常都是比較珍貴的檔案這些檔案可用作學術(shù)研究，可用作指導房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，也可指導城鎮(zhèn)規(guī)劃建設、國土資源規(guī)劃等等，應用范圍非常廣泛。但由于紙質(zhì)資料的特殊性，宜建立智能檔案柜專門存放，方便調(diào)閱。例如：浙江省寧?？h房管中心2019年度紙質(zhì)檔案查閱利用數(shù)為220件；2020年度紙質(zhì)檔案查閱利用數(shù)為360件。在信息化、數(shù)據(jù)化時代下，當然也可聯(lián)動數(shù)字檔案，在智能檔案柜上無需取出紙質(zhì)檔案，直接在顯示屏上顯示掃描件，不僅方便利用，也方便保護紙質(zhì)檔案。

4.2 房地產(chǎn)數(shù)字化檔案的保護與利用

數(shù)字化檔案由于存儲于服務器當中，最關鍵的是保證信息安全，一方面要進行數(shù)字檔案的必要備份，避免應硬件故障而丟失。另一方面則要強化數(shù)據(jù)保密。應采取屬性基加密技術(shù)，針對檔案數(shù)據(jù)的身份、屬性等進行擴展式加密，當用戶訪問數(shù)據(jù)，提供映射關系中的密鑰來解密。這種加密技術(shù)不限制數(shù)據(jù)訪問用戶數(shù)量、身份以及數(shù)據(jù)用途，但凡訪問數(shù)據(jù)的用戶必須提供滿足要求的密鑰才能獲取數(shù)據(jù)。數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的查閱利用，在安全管理的情況下，也能很好地為用戶提供服務。例如：浙江省寧?？h房管中心2019年度數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的查閱利用為850件；2020年度數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的查閱利用為1100多件。數(shù)字化、信息化技術(shù)可以通過設計一個網(wǎng)站，有需求的用戶只需要在網(wǎng)站上注冊賬戶，獲取對應權(quán)限，即可通過網(wǎng)站查閱相關檔案資料。例如：浙江省寧?？h房管中心2019年度利用網(wǎng)絡平臺查閱利用房地產(chǎn)檔案為350件；2020年度利用網(wǎng)絡平臺查閱利用房地產(chǎn)檔案為460件，更加快捷、更加方便地為用戶提供了房地產(chǎn)檔案的查閱和利用。

5 結(jié)束語

綜上所述，房地產(chǎn)檔案資料的收集管理以及保護利用相對復雜，專業(yè)化程度高，應通過流程化管理，基于相關法律法規(guī)、管理辦法進行科學有效的管控，保證收集的房地產(chǎn)檔案資料齊全、準確、連續(xù)，并最終發(fā)揮建立房地產(chǎn)檔案的價值作用，更好地為房地產(chǎn)業(yè)務的創(chuàng)新和效率的提升服務。