人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

楊 昆

（國能寶日希勒能源有限公司，內(nèi)蒙古 呼倫貝爾 021122）

人才是企業(yè)進步與發(fā)展的關鍵因素，是企業(yè)建設與發(fā)展諸多因素中最為活躍的因素。大量客觀現(xiàn)實表明，單純重視人力資源管理不足以滿足企業(yè)的建設需求，還應該從更精細化的人事檔案管理入手方能取得更大實效。但是，目前人事檔案的作用經(jīng)常被忽略，加強其重視程度實為促進企業(yè)發(fā)展的一個重要方面。因為，人事檔案中包含了員工個人情況、工作經(jīng)歷、職業(yè)生涯規(guī)劃等多種重要信息，能夠助力企業(yè)篩選出合適的人才。只有“人盡其才，物盡其用”，才是企業(yè)加快發(fā)展的重要支撐。

1 人力資源管理與人事檔案管理的關系分析

現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理主要是對人才的合理開發(fā)、配置和利用等方面進行研究，使其可以在企業(yè)中發(fā)揮應有的價值，促進企業(yè)完成生產(chǎn)、銷售等任務。人力資源管理，會涉及很多的學科，如管理學、心理學、社會學等。企業(yè)在用人的時候，會對人才進行崗前培訓，對人才進行職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，并對人才的業(yè)績進行考核與評估，滿足企業(yè)對人才的需求和要求。在企業(yè)發(fā)展過程中，人才的支撐是基礎，也是企業(yè)人力資源管理的主體和客體。在市場競爭中，人才的競爭也是非常激烈的，企業(yè)人才的流動性不斷加強，人才流失越來越嚴重，對于企業(yè)發(fā)展不利，因此應重視對人才的管理，人才的管理水平。在企業(yè)人力資源管理中，人事檔案管理主要是工作人員的信息、資料等進行管理，從而更好地考察員工，對員工進行更合理的安置，這是錄用和使用的非常重要的依據(jù)，在人事檔案管理工作中，發(fā)揮著非常重要的作用，可以發(fā)揮人力資源管理的職能，推動人力資源的配置，可以有效地對人力資源管理進行預測。因此，在企業(yè)發(fā)展過程中人力資源管理和人事檔案管理是協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。

2 企業(yè)人力資源管理中人事檔案管理的作用

2.1 構建人才信息數(shù)據(jù)庫

在整個人資管理工作當中，人事檔案管理是一項非?；A的工作，因為它可以為人資管理提供必要的信息數(shù)據(jù)，構建出一個完整的人才數(shù)據(jù)庫，這樣企業(yè)在進行人資管理的過程當中，能夠通過閱讀人才數(shù)據(jù)信息，來對其員工進行分類，同時做出良好的人資管理決策。例如，人事檔案管理中會記錄每一個企業(yè)員工的優(yōu)點和工作情況，在對這些檔案進行閱讀的過程當中，人資管理人員可以對人才有更加明確地了解。一旦企業(yè)需要進行戰(zhàn)略調(diào)整和戰(zhàn)略部署，需要調(diào)用人才支持，可以根據(jù)這些報告來進行工作分配決定，以便于保證員工的工作效率和工作效果。而對員工而言，做自己擅長的工作，更有利于發(fā)揮自己的優(yōu)勢，不僅能夠幫助企業(yè)，實現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)目標和發(fā)展目標還能夠幫助員工，完成自己的個人目標。工作的合理性不斷增強，也能夠幫助企業(yè)留住更多的人才。

2.2 協(xié)助企業(yè)高層決策

一個企業(yè)的發(fā)展，離不開企業(yè)高層的良好決策，而企業(yè)高層在決策的過程當中，必須考慮到企業(yè)本身的發(fā)展情況，而企業(yè)的人才發(fā)展情況也是企業(yè)高層在決策過程當中所必須考慮到的關鍵性部分。例如，企業(yè)在發(fā)展的過程當中，必然需要思考企業(yè)需要什么樣的人才，企業(yè)未來的發(fā)展過程中又需要多少人才等，而這些內(nèi)容都需要通過人事檔案管理工作來進行配合。除此之外，企業(yè)在進行戰(zhàn)略決策的過程當中，必須要對企業(yè)的人才情況進行一定的考量。例如，某企業(yè)決定進行項目合作之時，必然要對項目的數(shù)量進行一定的限制，否則超出企業(yè)的承受能力，則會導致項目合作失敗。此時，企業(yè)就需要借助人事檔案管理工作來對企業(yè)的人才進行評估，以便于衡量出企業(yè)在一段時間內(nèi)的項目合作數(shù)量限度。而對于人資管理工作而言，正是因為有了人事檔案管理工作，才能夠良好地預測出企業(yè)所需要的人才，同時對企業(yè)現(xiàn)有的人才，進行一定的評估。一旦發(fā)現(xiàn)目前企業(yè)現(xiàn)有的人才出現(xiàn)問題，還可以進一步進行解決，避免企業(yè)出現(xiàn)人才損失。

2.3 優(yōu)化人資管理薄弱環(huán)節(jié)

人資管理工作當中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎的數(shù)據(jù)信息，更重要的是它能夠促進企業(yè)中不同部門之間的信息共享?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作并不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的存儲，許多企業(yè)在人資管理系統(tǒng)當中，都單獨開辟了人事檔案管理區(qū)域。人資管理系統(tǒng)當中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進行人員的調(diào)配。例如，某公司的產(chǎn)品部要舉辦新品發(fā)布會，而在這一過程當中，產(chǎn)品部門需要合適的人才來進行新品發(fā)布會的策劃。因此，產(chǎn)品部門可以在系統(tǒng)上進行策劃人才的遴選，然后通過合適的流程來進行策劃人員的調(diào)配?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作，能夠讓企業(yè)在發(fā)展的過程當中，快速地集中人才，從而支援不同部門的工作，不僅提升了人資管理的工作效率，還有效地促進了企業(yè)的統(tǒng)籌發(fā)展。

3 現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理存在的主要問題

3.1 人事檔案管理重視度不足

以前，在人事檔案管理工作中，還存在著片面化的認識，認為人事檔案管理不夠重要，從而導致人事檔案管理工作滯后不前，不能跟隨時代的發(fā)展步伐，難以發(fā)揮人事檔案管理的重要作用，人事檔案管理方式急需改革。一方面，一些單位的人事檔案管理工作中，管理流程不夠規(guī)范，管理職責不夠明確，導致人事檔案管理不能達到預期效果：另一方面，在人事檔案管理中，由于不夠重視，因此投入的人力資源、資金等不足，嚴重影響人事檔案管理的質(zhì)量。在這種情況下，人事檔案管理沒有發(fā)揮應有的價值，不能有效地服務于人力資源管理。

3.2 人事檔案管理手段落后

傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，檔案管理的方法和設施比較落后，信息技術利用率不夠高，不利于提升人事檔案管理的效率。一方面，人事檔案管理系統(tǒng)的功能較為單一，在工作中只是簡單地記錄，無法更好地利用這些信息資源，對這些信息數(shù)據(jù)進行加工；另一方面，一些單位數(shù)字化管理效率低下，采用的是紙質(zhì)方式進行檔案管理，不利于提升檔案管理的效率。

3.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

科學的檔案管理模式離不開高素質(zhì)的檔案管理人員，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)非常關鍵。但多數(shù)企業(yè)并沒有意識到這一點，不僅沒有要求檔案管理人員學習檔案管理知識，也沒有過多提倡電子化的檔案管理流程，致使多數(shù)檔案管理人員依舊堅持著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，整體管理效率非常低。同時，由于缺乏科學化檔案管理觀念，因而所能提供的人事檔案服務非常不健全，即便是基礎的檔案查詢也需要較長的時間，且許多檔案都存在遺漏缺失，實際利用價值很低。

3.4 人事檔案管理未能迎合市場經(jīng)濟的流動需求

在市場經(jīng)濟的競爭環(huán)境下，優(yōu)化人力資源配置對企業(yè)的發(fā)展顯得愈加重要，人才更是成為企業(yè)關注的重點。但如今的企業(yè)員工存在流動性特征，如果企業(yè)的發(fā)展、文化或者薪資不符合員工的內(nèi)心需求，那么很容易出現(xiàn)“跳槽”現(xiàn)象。而在企業(yè)員工的跳轉(zhuǎn)過程中，一些企業(yè)為了確保自身利益不會受到傷害，因而不愿意將員工的人事檔案調(diào)出。不少員工的檔案意識薄弱，也沒有認識到調(diào)出人事檔案的重要性，直接導致了檔案記錄不完善的狀況，給企業(yè)的人事檔案管理帶來了諸多不便。

4 優(yōu)化人事檔案管理在人力資源管理中有效途徑

4.1 建立完善人事檔案管理制度

人事檔案管理工作中，應不斷完善和健全制度，建立信息化的資料庫，這有利于對人事檔案的查詢和管理，提高操作效率，并實現(xiàn)對人事檔案的分類和整理。在精細化管理過程中，分開管理企業(yè)在職人員和非在職人員，對人才的招聘、提拔、離職等環(huán)節(jié)進行合理地安排，重視引進高素質(zhì)人才。對非在職人員的退休、離職、去世信息等情況進行保管和分析。在管理中，可以逐漸解決檔案中存在的資料不齊、資料重復，工作效率低等問題，檔案管理人員應該提升服務意識，提高自身的專業(yè)管理能力，從而更好地為企業(yè)服務。在人事檔案管理中要對在職人員和非在職人員檔案進行詳細的核查、統(tǒng)一管理，提升管理的效率。

4.2 規(guī)范人事檔案分類系統(tǒng)

當前，企業(yè)在人力資源管理工作中，其方式和內(nèi)容與以往有非常大的差別。在管理工作中應做好檔案的整理和分析，反映員工的詳情，這可以在使用過程中作為非常好的資料和依據(jù)。在收集信息過程中，需要對這些數(shù)據(jù)信息進行定性分析和定量分析，提高人事檔案管理的創(chuàng)新性。當前在人事檔案管理中需要及時補充已有的信息，刪除重復信息和無意義信息，通過整理與更新，體現(xiàn)出人事檔案的價值，也反映出工作人員的態(tài)度和思想水平，對人才的興趣、性格、工作能力等方面有全面掌握，為人才在評選榮譽稱號、反映工作業(yè)績以及保險與職稱評定等方面作為非常重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。在人事檔案管理中，應不斷提升管理的規(guī)范性、人性化與可操作性，提升人力資源管理的效率。

4.3 完善人事檔案信息管理系統(tǒng)

數(shù)字信息時代的發(fā)展，對于檔案管理工作來說是非常大的契機，建立信息化管理系統(tǒng)刻不容緩。首先，應建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，分析和整理數(shù)據(jù)，整合資料數(shù)據(jù)，使得這些數(shù)據(jù)信息可以在企業(yè)人力資源管理中得到運用。其次，通過先進的信息技術強化人事檔案信息化建設，加強人事檔案工作人才的交流與服務，實現(xiàn)資源共享。最后，利用先進的數(shù)字技術，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化處理，提升檔案的準確性，保證檔案的真實性，有效提升檔案管理的效率。

4.4 提升人事檔案的利用價值

企業(yè)不僅要重視人事檔案管理，更要重視對這些人事檔案的應用，體現(xiàn)出人事檔案管理的意義和價值。首先，在人事選拔過程中，豐富與優(yōu)化人事檔案，將人事檔案作為人才選拔的重要依據(jù)，豐富人事檔案內(nèi)容，增加人事檔案價值，保證企業(yè)可以錄用更多高素質(zhì)，思想政治覺悟高，專業(yè)能力和心理健康狀況良好的人才。其次，在人事檔案管理過程中，工作人員應積極轉(zhuǎn)變思路，在人事檔案管理工作中應不斷創(chuàng)新，積極主動做出改變，使得人事檔案可以更好地為企業(yè)提供服務。

5 結束語

總之，人力資源在企業(yè)日益競爭的環(huán)境中發(fā)揮越來越大的作用，人事檔案管理作為人力資源管理中非常重要的組成部分，其價值也不斷提升，人事檔案管理在企業(yè)中發(fā)揮的作用越來越大。因此，應該采用新的人事檔案管理理念，總結經(jīng)驗，利用新的技術和方法，提升管理人員整體素質(zhì)，促進人事檔案管理質(zhì)量的提升。