淺談做好事業(yè)單位新進(jìn)人員人事檔案管理工作的幾點思考

陳仁發(fā)

（四川省鹽源縣勞動人事爭議仲裁院，四川 涼山彝族自治州 615700）

1 事業(yè)單位新進(jìn)人員人事檔案管理工作的基本要點

事業(yè)單位的新進(jìn)人員的人事檔案管理工作和普通企業(yè)的新入職人員的人事檔案管理工作有很大的不同，其人員在招聘時除了滿足基本的崗位要求以外，還必須具備良好的思想道德素質(zhì)，才能更好地為國家和為人民群眾服務(wù)，真正地發(fā)揮其作為公益性單位的價值。因此在對于新進(jìn)人員的人事檔案管理上要求也是比較嚴(yán)格的，從對新進(jìn)人員的人事檔案在未聘用前就已經(jīng)開始展開跟蹤調(diào)查直到聘用完成之后也有相關(guān)的補充。而具體展開的工作基本要點可以分為聘用之前、聘用之時中和聘用之后三個階段來看：

1.1 聘用之前的人事檔案管理工作

事業(yè)單位是由國家財政部門撥款成立的公益性單位組織，其一切的工作出發(fā)點均要體現(xiàn)黨的意志和方針，其具體的工作流程也必須根據(jù)黨的政策來進(jìn)行開展，其中，事業(yè)單位的新進(jìn)人員的人事檔案管理工作作為事業(yè)單位基礎(chǔ)性的工作，是直接關(guān)系到整個事業(yè)單位職能的有效發(fā)揮，所以必須在聘用之前就得做好相關(guān)的人事檔案工作，以此來保障對新進(jìn)人員的人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)。具體而言，就是要在對新進(jìn)人員的聘用之前進(jìn)行一定的政治審查，這是進(jìn)入事業(yè)單位必不可少的一步，主要是為了在聘用前加強(qiáng)對新進(jìn)人員實際情況的了解，通過對新進(jìn)人員之前的生活工作經(jīng)驗，了解其基本素養(yǎng)和社會關(guān)系，確定新進(jìn)人員能夠勝任招聘崗位的工作，這里只是對新進(jìn)人員人事檔案材料的完整度和真實性做初步的一個審查，審查達(dá)標(biāo)后方可進(jìn)入下一步[1]。而在進(jìn)行對新進(jìn)人員的人事檔案材料的查看必須遵循一定相關(guān)的人事檔案轉(zhuǎn)接的流程，只能是借閱并且是有一定時間限制的，為了防止檔案的丟失和損壞，在轉(zhuǎn)接的過程中必須由專職人員進(jìn)行傳遞，如果事業(yè)單位確定其新進(jìn)人員的聘用，也必須向人事檔案傳遞部門出示相關(guān)的證明。

1.2 聘用之時的人事檔案管理工作

聘用期，對新進(jìn)人員的人事檔案的工作主要是查漏補缺，具體而言，就是指對新進(jìn)人員聘用前的人事檔案材料初步審核通過以后并且按照相關(guān)人事轉(zhuǎn)接流程進(jìn)行簡單的整理建檔以后，相關(guān)的人事檔案管理部門還必須再對新進(jìn)人員的檔案資料進(jìn)行多次審核檢查，保證其材料的完整性和真實性，并且要按照一定的規(guī)則進(jìn)行整理歸檔，以此來保障人事檔案管理工作的規(guī)范性。在進(jìn)行對事業(yè)單位新進(jìn)人員的人事檔案資料的二次審核時，一旦發(fā)現(xiàn)資料不完整，必須馬上通知相關(guān)人員進(jìn)行及時地補充，特別是相關(guān)的入團(tuán)入黨的證明資料、學(xué)歷證明以及學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷等資料，必須要齊全，倘若是在轉(zhuǎn)遞過程中遺失的，要找到相關(guān)人事轉(zhuǎn)接部門進(jìn)行檢查核對，以此來確保材料的完整度；而對于出現(xiàn)整理歸檔時，發(fā)現(xiàn)新進(jìn)人員的人事檔案材料不真實，必須與相關(guān)人員進(jìn)行溝通詢問其原因，如果是中途有所更改而未及時補充到檔案材料中去的，可以給定相關(guān)時間進(jìn)行新材料的補充；而如果出現(xiàn)完全謊報不真實的，必須嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定取消聘（錄）用資格，解除聘用關(guān)系，以此來保證事業(yè)單位對新進(jìn)人員在聘用時期的規(guī)范性。

1.3 聘用之后的人事檔案管理工作

事業(yè)單位的人事檔案管理工作一項長期而不斷完善的工作，在前兩個時期對新進(jìn)人員的人事檔案資料的完整性和可靠性進(jìn)行審核達(dá)標(biāo)以后，確定新進(jìn)人員的聘用，在新進(jìn)人員入職后就是對其相關(guān)的人事檔案資料進(jìn)行一個整理、歸檔和保管，確保新進(jìn)人員檔案資料安全性，以防檔案資料的丟失和泄露，倘若有其他部門想要查閱相關(guān)人員的人事檔案資料必須要有所簽字證明才可以，在人事檔案管理工作中除了基本的紙質(zhì)歸檔以外，還會以電子建檔的方式進(jìn)行對檔案的保管，這是為了方便聘用之后產(chǎn)生新檔案資料的填補或者在中途進(jìn)行一個更改，電子建檔的管理是伴隨著信息化時代下信息技術(shù)的發(fā)展而來的，在人事檔案管理工作中起到了很大的作用，我們可以充分發(fā)揮相關(guān)的技術(shù)對新進(jìn)人員的人事檔案進(jìn)行信息化的處理，提高整體人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2 事業(yè)單位新進(jìn)人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

然而縱觀當(dāng)下很多事業(yè)單位新進(jìn)人員人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍存在著很大的問題，以至于影響了整個工作的質(zhì)量，這直接關(guān)系到事業(yè)單位的其他工作的正常開展，具體的問題主要有以下幾點：

2.1 重視力度不夠

由于新進(jìn)人員的人事檔案管理工作是作為事業(yè)單位里基本輔助性的工作，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)都只是走走過場，沒有引起高度的重視，很多都是在依賴國家的法律條文進(jìn)行簡單的政治審核流程之后，就把符合招聘要求的人員檔案進(jìn)行調(diào)動管理，一般的在拿來之后沒有后期的多次審核或者更新完善的，甚至有的沒有進(jìn)行相關(guān)電子化的整理、分析和建檔，以至于在后期其他工作中出現(xiàn)相應(yīng)的問題。對新進(jìn)人員的人事檔案管理工作重要性的意識整體都不高，從單位領(lǐng)導(dǎo)那里就沒有得到很好的重視，都只是認(rèn)為只要保證檔案資料不丟失即可，而對于檔案資料的真實性或者完整性一點都不在乎，這樣也就導(dǎo)致了相關(guān)的人事檔案管理部門工作人員整體工作積極性不高，工作上處于應(yīng)付的態(tài)度，長此以往，檔案管理工作就容易出現(xiàn)問題，從而不能為其他工作提供應(yīng)有的保障。

2.2 缺乏完善的人事檔案管理制度

要想真正有效地運行事業(yè)單位新進(jìn)人員的人事檔案管理工作，在思想上引起高度的重視以外，就要建立起一套完整嚴(yán)格的人事檔案管理的制度，使得一切管理工作的環(huán)節(jié)都有法可依，保障管理工作的科學(xué)規(guī)范性，而目前很多事業(yè)單位由于檔案管理工作的不重視，在其制度上往往不夠健全，有很多的漏洞。比如在聘用之前的檔案管理工作上，事業(yè)單位的招聘由于都是統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)要求，很多事業(yè)單位在進(jìn)行招聘時就只是簡單按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一個考查，簡化了招聘的流程，沒有根據(jù)相關(guān)部門或者崗位的具體要求來進(jìn)行，缺乏針對性，這樣就大大降低了新進(jìn)人員的整體水平。

2.3 人事檔案管理工作人員的素質(zhì)低下

人事檔案管理工作人員的整體素質(zhì)是直接影響工作有效開展的關(guān)鍵性因素，相關(guān)管理工作人員除了必須具備相關(guān)的檔案管理的專業(yè)知識以外，還要有相應(yīng)的職業(yè)道德修養(yǎng)，要有對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，人事檔案工作涉及工作人員的私密性的問題，管理工作人員一定要保證檔案資料的完好無損，以防在管理過程中出現(xiàn)資料的丟失或者損壞，而目前事業(yè)單位里的管理工作人員這塊整體素質(zhì)水平不高，很多都是兼職人員，缺乏相應(yīng)的檔案管理的專業(yè)知識和檔案管理的經(jīng)驗，進(jìn)來之后，也沒有對他們進(jìn)行一個專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致很多管理工作人員工作積極性不高，對于檔案管理工作認(rèn)知不夠，具體的管理操作流程不夠熟練，工作服務(wù)意識不高，影響了人事檔案管理工作的有序開展。

2.4 缺乏相應(yīng)的管理設(shè)施條件和信息化處理技術(shù)

由于紙質(zhì)文件的檔案資料有存放時間上的種種的條件限制，所以在進(jìn)行建檔時會采用相關(guān)的電子版進(jìn)行建檔管理，現(xiàn)如今很多事業(yè)單位的檔案管理資料室的設(shè)施配備比較低下，在人事檔案管理上投入的經(jīng)費少，很多紙質(zhì)的資料已經(jīng)發(fā)黃甚至有的字跡不夠清晰，還有的檔案資料隨意的擺放；先進(jìn)的信息化處理技術(shù)的引進(jìn)也不夠。比如，運用相關(guān)的信息技術(shù)在檔案資料管理中進(jìn)行資料檢索的應(yīng)用不夠，這就導(dǎo)致了整體數(shù)據(jù)在前期錄入工作的繁瑣，容易發(fā)生混亂，直接影響了后續(xù)管理其他工作的進(jìn)程，不能確保整體人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。

3 做好事業(yè)單位新進(jìn)人員人事檔案管理工作的對策

針對以上事業(yè)單位新進(jìn)人員人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，這有些具體有效地對策進(jìn)行解決：

3.1 提高對人事檔案管理工作的重視程度

首先，要想使得事業(yè)單位新進(jìn)人員的人事檔案管理工作有效地開展，在思想上我們就得對它有個高度的重視，要認(rèn)識到它的重要性，端正態(tài)度，只有把基礎(chǔ)性的工作做好了其他的工作才能順利地開展，單位的領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮其引導(dǎo)示范的作用，從制度、硬件設(shè)施條件等方面都要有所投入，以此來體現(xiàn)出對人事檔案管理工作的重視，對相關(guān)管理人員也要時刻提醒管理工作的重要性，并且可以進(jìn)行相關(guān)的考核，以此來體現(xiàn)出對管理工作的重視。

3.2 建立健全相應(yīng)的人事管理工作制度

建立完善的一個新進(jìn)人員的人事檔案管理工作制度，使得每個管理工作都有法可依，各司其職，以確保新進(jìn)人員的人事檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性，對于新進(jìn)人員正式聘用前，要認(rèn)真仔細(xì)地檢查具體的崗位要求和新進(jìn)人員的資料進(jìn)行合理的匹配，進(jìn)行合理的分析整理，而在穩(wěn)進(jìn)開展后，可以根據(jù)具體的管理情況[2]，可以引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，全面的改進(jìn)檔案管理的工作環(huán)境，健全檔案管理制度，另外，可以加大日常管理工作人員的考核力度，加大責(zé)任追究制度的建設(shè)和完善，以防止新進(jìn)人員的檔案資料在管理中出現(xiàn)丟失或者損壞，關(guān)于新進(jìn)人員的檔案資料在添加、查看都要有一定詳細(xì)的規(guī)則，并且有所記錄，保證管理工作制度化科學(xué)化。

3.3 組織一支專業(yè)綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍

針對目前管理工作人員的素質(zhì)不高的問題，事業(yè)單位可以對相關(guān)的管理工作人員進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，并且以相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查培訓(xùn)的效果，同時，在整個檔案管理工作中加大對管理人員的監(jiān)督，防止出現(xiàn)偽造徇私舞弊的行為，而對于檔案管理人員的招聘上，也應(yīng)該認(rèn)真對待，不是簡單的請些會電腦操作的社會人員進(jìn)行，而是要有專業(yè)學(xué)歷文憑、相關(guān)的技術(shù)能力以及具備一定的政治素養(yǎng)的人，這樣才能保證對新進(jìn)人員的人事管理工作的準(zhǔn)確性，提高整體管理工作的效率和質(zhì)量。

3.4 加大人事檔案管理信息技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展給人事檔案管理工作上帶來了很大的便利，事業(yè)單位應(yīng)該積極地進(jìn)行利用，通過對相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用對新進(jìn)人員的檔案進(jìn)行深入的整理分析，為了保證其檔案的完整和安全，可以對新進(jìn)人員的人事檔案保管上進(jìn)行一定的信息數(shù)據(jù)安全的設(shè)置，促使人事檔案管理工作向信息化和數(shù)字化發(fā)展，從而提升整個人事檔案管理工作的信息技術(shù)水平，提高管理工作效率。

4 小結(jié)

總之，要想確保事業(yè)單位的其他工作的有效順利開展，就得在新進(jìn)人員的人事檔案管理工作上下功夫，保證新進(jìn)人員能夠真正地勝任工作崗位，以此來提高整體事業(yè)單位人員的整體綜合素質(zhì)，保障事業(yè)單位職能的發(fā)揮。