探析圖書館檔案數(shù)字化工作

易東梅

（東莞市長安鎮(zhèn)長安圖書館，廣東 東莞 523847）

檔案數(shù)字化是數(shù)字圖書館管理的基石，其具體內(nèi)容涵蓋了成果管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、圖像儲存、圖像處理、檔案掃描、檔案整理等多項(xiàng)環(huán)節(jié)?；诖耍瑢τ趫D書檔案數(shù)字化工作的探究有著重要意義。

1 圖書館檔案數(shù)字化的重要意義

1.1 滿足信息化的評估要求

國家相關(guān)政府職能部門非常重視公共事務(wù)工作，逐步圍繞公共圖書館展開定級評估工作。在公共圖書館的定級評估體系中，圖書館的檔案管理工作占據(jù)的比重較小，但其定級評估指標(biāo)需要依靠檔案管理達(dá)成最終的管理目標(biāo)，這從側(cè)面展現(xiàn)了檔案管理的重要性。目前，國家政府職能部門在開展評估定級工作時(shí)，正逐步引入信息化平臺、數(shù)字化檔案管理，替代原有的紙質(zhì)檔案管理，這給公共圖書館的管理工作提出了較高要求。國內(nèi)各地區(qū)的公共圖書館應(yīng)加快數(shù)字化建設(shè)，全方位地提升檔案管理工作效率質(zhì)量，更好地滿足評估定級的各項(xiàng) 要求。

1.2 提高管理效率

當(dāng)前，國內(nèi)各地區(qū)的政府職能部門逐漸引入數(shù)字化的信息管理平臺，開展評估定級工作；引入網(wǎng)絡(luò)評估機(jī)制，結(jié)合專家評審組，對公共圖書館的平臺工作進(jìn)行打分。與此同時(shí)，政府職能部門還派出調(diào)查組進(jìn)行實(shí)地考察，開展綜合評分活動；通過線上線下相結(jié)合的方式，節(jié)約了評估定級工作所耗費(fèi)的財(cái)力、物力、人力等各類資源，極大提升了工作效率。

1.3 強(qiáng)化資源利用效率

在數(shù)字化、信息化的發(fā)展進(jìn)程中，工作人員可以將檔案資料信息輸入電腦中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的靈活、方便，使得讀者在對檔案資料進(jìn)行查閱時(shí)，可以突破原有區(qū)域、時(shí)間的局限，擴(kuò)大檢索范圍，提高資料的搜索效率，有效解決傳統(tǒng)檔案資料查詢過程較為繁瑣的問題，更能對落后的查閱模式進(jìn)行創(chuàng)新。讀者只需在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行常規(guī)性檢索，即可不斷縮小搜索范圍，及時(shí)獲取所需的檔案資料，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)檔案資源的共享，有效避免圖書館內(nèi)資源的浪費(fèi)，進(jìn)一步推動圖書館檔案管理的數(shù)字化、信息化發(fā)展。

2 圖書館檔案數(shù)字化的工作要點(diǎn)

2.1 整理圖書館檔案

在對檔案資料進(jìn)行掃描前，工作人員應(yīng)對檔案的實(shí)際管理情況進(jìn)行檢查，嚴(yán)格依照交接制度，開展檔案資料的各項(xiàng)整理活動。對于數(shù)字化加工、紙質(zhì)檔案留存以及資料交接等工作，工作人員要進(jìn)行詳細(xì)登記；對檔案資料、整理后的文件實(shí)際頁數(shù)、起始頁碼進(jìn)行詳細(xì)記錄，對檔案目錄的創(chuàng)建環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)性檢查，如果檔案資料、起始頁碼、案卷題名等出現(xiàn)不規(guī)范或錯(cuò)誤問題，管理人員應(yīng)要求數(shù)字化建設(shè)的承建方及時(shí)進(jìn)行修改。同時(shí)，工作人員應(yīng)對檔案資料的裝訂拆除情況進(jìn)行細(xì)致檢查，在不對裝訂物進(jìn)行取出的前提下，應(yīng)嚴(yán)格依照作業(yè)規(guī)范開展掃描作業(yè)活動，及時(shí)拆除裝訂物。

2.2 掃描圖書館檔案

在進(jìn)行檔案掃描作業(yè)前，圖書館的工作人員首先應(yīng)對檔案資料的篇幅大小進(jìn)行檢查，根據(jù)篇幅大小，選擇專業(yè)掃描儀，確定掃描儀的規(guī)格。部分檔案資料對于掃描精度具有較高的要求，工作人員應(yīng)悉心處理；在掃描作業(yè)前，工作人員應(yīng)檢查是否嚴(yán)格依照掃描作業(yè)規(guī)范設(shè)置色彩模式。與此同時(shí)，對于檔案資料中存在彩色插圖、彩色照片、黑白照片或出現(xiàn)印章紅頭的情況，工作人員應(yīng)設(shè)置彩色模式開展掃描作業(yè)；在掃描處理過程中，工作人員應(yīng)嚴(yán)格檢查工作分辨率，對需要識別漢字的檔案資料，應(yīng)特殊設(shè)置掃描分辨率。在掃描處理完成后，工作人員應(yīng)詳細(xì)查驗(yàn)交接登記表單，核對登記掃描頁數(shù)與實(shí)際掃描頁數(shù)，查驗(yàn)填寫文件頁數(shù)與實(shí)際掃描頁數(shù)是否一致；對于不規(guī)范、疏漏、錯(cuò)誤的情況，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 處理圖書館圖像

圖書館的工作人員在進(jìn)行圖像處理時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查圖像的失真度、清晰度、偏斜度；對于圖像質(zhì)量不符合要求的檔案資料，應(yīng)要求承建方對圖像進(jìn)行重新處理。工作人員還應(yīng)對文件漏掃問題進(jìn)行詳細(xì)檢查，若發(fā)現(xiàn)文件漏掃，應(yīng)及時(shí)開展補(bǔ)充掃描處理，并將正確圖像插入檔案資料中；對圖像掃描結(jié)果的排列順序進(jìn)行系統(tǒng)性檢查，判定其是否與檔案資料的原件保持一致；對于不一致的現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)處理、調(diào)整[1]。對于上述各類檢查情況，工作人員應(yīng)詳實(shí)記錄，在整理完成后，要將報(bào)告提交給上級部門。對于分區(qū)掃描大幅面檔案資料所產(chǎn)生的多幅圖像，工作人員應(yīng)開展拼接操作，將多幅圖像進(jìn)行合并，提升數(shù)字化答案資料的完整性；同時(shí)，工作人員還應(yīng)檢查多幅圖像拼接部分是否存在重合問題。

2.4 檔案數(shù)據(jù)信息掛接

在檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作進(jìn)程中，會形成圖像數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫，工作人員應(yīng)依照紙質(zhì)檔案的目錄，對上述新形成的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢查，仔細(xì)核驗(yàn)每份數(shù)字化檔案資料的文件名稱、文件檔案號、文件頁數(shù)是否存在疏漏，數(shù)據(jù)庫中的檔案資料文件總數(shù)是否與圖像文件總數(shù)一致，數(shù)字化檔案中的文件檔案號是否與圖像文件名相同，是否具有唯一性、一致性[2]。在數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作進(jìn)程中，管理人員還應(yīng)對交接登記表單進(jìn)行檢查，仔細(xì)查驗(yàn)關(guān)聯(lián)后各項(xiàng)檔案資料的實(shí)際頁數(shù)，核驗(yàn)掃描頁數(shù)、檔案整理頁數(shù)、關(guān)聯(lián)頁數(shù)是否一致，及時(shí)處理各類疏漏問題，并標(biāo)注具體的疏漏原因。

2.5 驗(yàn)收檔案數(shù)據(jù)

工作人員在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)驗(yàn)收作業(yè)時(shí)，通常會采取抽檢、互檢、自檢三種方式；其中，抽檢、自檢兩種數(shù)據(jù)檢查方式主要用于驗(yàn)證記錄是否完整，糾正已查出的各類問題。抽檢方式主要用于檢查數(shù)據(jù)掛接、圖像文件、目錄數(shù)據(jù)庫的總體質(zhì)量，以實(shí)現(xiàn)對所有數(shù)字化數(shù)據(jù)信息的查驗(yàn)。通常情況下，使用抽檢方式開展數(shù)據(jù)驗(yàn)收作業(yè)時(shí)，工作人員要確保抽檢比率大于5%；一旦圖像文件、目錄數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)掛接出現(xiàn)錯(cuò)誤、不清晰、不完整等問題，工作人員應(yīng)標(biāo)注為抽檢不合格，當(dāng)合格率超過95%時(shí)，方可確保驗(yàn)收通過[3]。

2.6 登記驗(yàn)收表單

在數(shù)字化工作完成后，工作人員需要檢查整體的成果數(shù)據(jù)，設(shè)置較高的抽檢比例，依照信息化平臺的構(gòu)建要求，導(dǎo)入成果數(shù)據(jù)；對數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性、可用性進(jìn)行檢查，及時(shí)整改各類問題。在每次的數(shù)據(jù)采集工作完成后，工作人員應(yīng)逐步上調(diào)抽檢比例；如果成果數(shù)據(jù)在后續(xù)的使用進(jìn)程中出現(xiàn)問題，應(yīng)對過程文檔進(jìn)行整理備案。圖書館的驗(yàn)收工作人員會基于過程檔案、成果數(shù)據(jù)得出數(shù)字化建設(shè)工作的各項(xiàng) 結(jié)論。

3 結(jié)論

數(shù)字化的檔案建設(shè)工作有助于更好地滿足圖書館的信息化管理要求，提高管理效率，深化數(shù)字化改革，強(qiáng)化檔案資源利用率；圖書館檔案的數(shù)字化工作包括檔案管理、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收以及驗(yàn)收登記表單填寫，有助于提升圖書館檔案資料管理的長效性、完整性、安全性，進(jìn)而增強(qiáng)圖書館檔案管理質(zhì)量、效率。