檔案資料信息化管理的思考與探索

韓麗梅

（吉林省松原市財(cái)政局 吉林松原 138000）

檔案是具有保存價(jià)值的原始記錄資料[1]。傳統(tǒng)的檔案資料的收集、整理、歸檔等管理方式效率低，且容易丟失和損壞[2]。信息化的檔案資料管理是指通過計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化，能夠有效節(jié)約大量資源，便于資料的整理和保存。因此，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理既是現(xiàn)代信息化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)和基本要求，更是提高檔案資料管理工作水平的重要途徑。無論是檔案管理部門，還是管理人員，都應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，以科學(xué)的方針政策為指導(dǎo)，積極改進(jìn)并革新管理的方式和手段，從而達(dá)到既定的工作目標(biāo)。

一、打好基礎(chǔ)，加強(qiáng)信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案資料管理人員良好的專業(yè)素質(zhì)和信息素養(yǎng)能夠?yàn)樾畔⒒芾硖峁┲橇χ?。因此，檔案信息化管理建設(shè)要加強(qiáng)信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)，為信息化管理打好基礎(chǔ)。一方面，檔案管理部門可以組織專業(yè)化的培訓(xùn)工作，開展信息管理專業(yè)講座，管理人員也應(yīng)通過各種方式學(xué)習(xí)、掌握檔案管理的有關(guān)條例和專業(yè)知識(shí)，不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力、操作技能及信息素養(yǎng)，為檔案信息化建設(shè)提供智力支撐；另一方面，檔案管理部門應(yīng)擴(kuò)大管理人才隊(duì)伍，從外部引進(jìn)專業(yè)、優(yōu)秀人才，注入更多更新鮮的血液，進(jìn)而從整體上提升管理隊(duì)伍的水平。例如，檔案資料管理部門可以對(duì)管理人員做好定期培訓(xùn)工作，提高檔案資料管理人員的工作能力，督促他們熟練掌握檔案的開發(fā)過程，嚴(yán)格執(zhí)行文件的收集、排序、分類、排列、編號(hào)、編目等工作。在檔案資料管理中加強(qiáng)信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)，將為檔案資料信息化管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、把握關(guān)鍵，建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息化管理的目標(biāo)和重點(diǎn)在于能夠讓檔案的查閱者、利用者從廣泛的檔案資料中直接、快速地找到自己所需要的檔案。建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)、突出這一重點(diǎn)。因此，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享是檔案資料信息化管理的關(guān)鍵所在。首先，檔案管理部門和人員需要利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)來促進(jìn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變和錄入；其次，按照科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，對(duì)經(jīng)過信息化、數(shù)字化處理的檔案資料進(jìn)行優(yōu)化處理，建立數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案信息一目了然，保證檔案資料的利用者能夠明確查找方向，提高查找效率，也能夠有效減少辦公系統(tǒng)運(yùn)行期間對(duì)內(nèi)存的需求；最后，根據(jù)數(shù)字化檔案的主要內(nèi)容來大致分類，主要?jiǎng)澐譃閹讉€(gè)不同的專題，在此基礎(chǔ)上建立數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的開放性，以方便不同部門間的檔案互通和共享，提高檔案資料的利用效率。例如，為了完善信息化檔案管理，檔案資料管理人員應(yīng)建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)檔案完整地進(jìn)行電子掃描，并將所有文件都輸入到新建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中。在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)過程中，檔案管理人員要根據(jù)檔案的時(shí)間、種類及不同的任務(wù)進(jìn)行劃分。待使用、查找時(shí)，查閱者輸入關(guān)鍵詞便可查找到相關(guān)內(nèi)容。

三、抓牢核心，構(gòu)建檔案資料信息化管理系統(tǒng)

建立信息化管理系統(tǒng)是信息化管理建設(shè)的核心和本質(zhì)，檔案資料也不例外。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)管理方式和載體的轉(zhuǎn)變，在本質(zhì)上提升檔案管理、利用的效率。因此，檔案管理部門重點(diǎn)要根據(jù)現(xiàn)實(shí)工作情況，研究、開發(fā)出檔案管理軟件，構(gòu)建收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、查閱等一體化的檔案信息化管理系統(tǒng)，減少檔案管理所耗費(fèi)的時(shí)間和資源，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化。此外，檔案管理部門必須加強(qiáng)和保障檔案資料管理系統(tǒng)的安全，加密每一份電子檔案，設(shè)置電子檔案的啟用權(quán)限，做好電子檔案的備份工作，進(jìn)而使檔案資料信息化管理向著更加科學(xué)、高效的方向發(fā)展。例如，為了使檔案資料管理與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理部門可以專門設(shè)置檔案資源在線管理系統(tǒng)，整合分散式檔案資源，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一平臺(tái)，提供在線實(shí)時(shí)查詢服務(wù)，做好檔案及時(shí)查詢、隨時(shí)上傳的功能。這樣構(gòu)建檔案資料信息化管理系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)了檔案資料的及時(shí)性、便捷性、共享性管理。

總之，信息時(shí)代的到來對(duì)檔案資料管理工作既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)。推進(jìn)檔案資料信息化是檔案資料管理工作應(yīng)對(duì)信息時(shí)代挑戰(zhàn)、抓住良好機(jī)遇的重要途徑。因此，檔案管理部門和管理人員要充分認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案資料管理方式的不足，做到與時(shí)俱進(jìn)、大膽思考、勇于探索、不斷創(chuàng)新，積極地改進(jìn)、革新檔案管理的方法，切實(shí)推進(jìn)檔案資料信息化建設(shè)，提升檔案資料管理水平，讓檔案資料更好地發(fā)揮作用，體現(xiàn)價(jià)值。