淺談廈門工程建設(shè)與項目檔案管理現(xiàn)狀及改善建議

李莉

隨著“十四五”規(guī)劃的啟動實施，國家對基礎(chǔ)建設(shè)支持力度不斷加大，廈門城市工程建設(shè)也在飛速提升發(fā)展，城市的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)猶如城市的骨骼一樣持續(xù)生長。伴隨網(wǎng)絡(luò)交通的不斷延伸，廈門從漁村到島城，由島城變?yōu)硡^(qū)。海滄隧道的建設(shè)，將廈門的跨島發(fā)展戰(zhàn)略又堅實地向前推進(jìn)了一步，廈門的交通網(wǎng)已從“四橋一隧”時代步入“四橋兩隧”時代。隨著翔安大橋建設(shè)步伐的加快，廈門也即將迎來“五橋兩隧”的大交通時代。在如火如荼的建設(shè)時期，工程建設(shè)與項目檔案開始逐步進(jìn)入人們視野。

工程項目檔案又稱為基建項目檔案，是工程建設(shè)活動中直接形成的各種記錄文件，這種記錄文件是經(jīng)過鑒定、整理、歸檔并具有參考價值的真實記錄。而工程建設(shè)檔案是指建設(shè)單位和各參建單位共同對整個項目形成的全面、真實的記錄，這些記錄是工程建設(shè)全過程的重要依據(jù)，也是項目部管理工作的重要內(nèi)容，通過工程建設(shè)檔案可以見證工程的從無到有的過程。但目前在工程建設(shè)中，檔案的管理還存在許多不足之處。

檔案管理現(xiàn)狀

1.人員職責(zé)不明，制度不全

工程項目部是工程建設(shè)中根據(jù)要求設(shè)立的臨時性的項目管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)建設(shè)項目的工期、投標(biāo)金額及中標(biāo)單位的管理方式，每個項目部對工程期間的項目檔案都有不相同的管理制度，對項目檔案的重視程度也不盡相同?；谏鲜鲆蛩兀鄶?shù)項目部沒有設(shè)置專門的檔案管理部門及相關(guān)崗位，檔案的歸檔工作大多由綜合辦公室的文秘（資料管理員)兼職，通常文秘多以文件資料的收發(fā)、流轉(zhuǎn)、批閱等時效性較強的工作為主，文件資料的歸檔工作只在涉及單位檢查、考核或檔案移交時才能得到重視，不能有效地保證項目文件歸檔工作與建設(shè)同步開展，給后期的項目文件歸檔工作帶來了諸多問題。加之，檔案管理需要有一定的專業(yè)知識作為支撐，但大部分檔案管理人員的專業(yè)知識都有所欠缺，導(dǎo)致在制定項目部建設(shè)檔案管理制度時，容易出現(xiàn)編制的條款內(nèi)容過于簡單等問題；或是沒有根據(jù)項目建設(shè)的實際情況制定，致使條款流于形式而缺少實操性。

2.各部門間橫向溝通機(jī)制缺乏

檔案管理工作往往由于輔助性及特殊性而不被重視，從而導(dǎo)致檔案管理、檔案組織管理體系不夠完善，文件資料的收集歸檔工作缺少橫向溝通機(jī)制，部門間缺乏及時的溝通聯(lián)系，歸檔責(zé)任不明確等問題，部分人員認(rèn)為檔案工作就是檔案人員個人的事情，人員職責(zé)不夠明確，在日常的檔案收集過程中存在隨意性，且前期、征遷、現(xiàn)場項目管理等一線人員主動歸檔的意識不強，導(dǎo)致出現(xiàn)文件資料信息的斷層現(xiàn)象。歸檔工作往往只能被動進(jìn)行，并且存在歸檔材料不全面、不及時、質(zhì)量不高等問題，或等到最后竣工驗收前再突擊收集等情況。

3.后期補檔現(xiàn)象嚴(yán)重

在建設(shè)工程中普遍存在驗收前或檢查前補闕拾遺，如補原件、簽字、蓋章等，這一現(xiàn)象源于“檔案工作重后期、輕前期”的管理思想。但往往在補缺補漏發(fā)現(xiàn)問題時，找不到工作對接人，處于“巧婦難為無米之炊”的窘境，這就需要通過多方渠道進(jìn)行后續(xù)查找、補充、完善，使得檔案工作人員需要花費大量時間來完善項目人員遺漏的前期歸檔工作，導(dǎo)致歸檔工作事倍功半。

4.檔案信息化建設(shè)滯后

當(dāng)前工程建設(shè)項目檔案大多依賴于傳統(tǒng)方式的收集整理，受信息化硬件設(shè)備、軟件設(shè)施的制約，再加上檔案專業(yè)人員的自身業(yè)務(wù)水平限制，使得工程建設(shè)檔案信息化工作開展推進(jìn)緩慢。

改善建議

1.建立檔案工作責(zé)任體系

根據(jù)“項目負(fù)責(zé)制”的原則，實行“誰施工、誰負(fù)責(zé)”的工作責(zé)任制度，檔案管理工作應(yīng)切實落實到責(zé)任人，并做到“三同步”，形成“以業(yè)主單位為核心，以監(jiān)理單位為保障，以施工單位為主體，分級監(jiān)督，齊抓共管”的檔案管理模式。業(yè)主單位在開工前需成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確責(zé)任制度，由項目經(jīng)理全面主導(dǎo)檔案工作的組織工作及相關(guān)協(xié)調(diào)協(xié)作工作。還應(yīng)將各參建單位都納入檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，共同對整個項目進(jìn)行全面的記錄，設(shè)計、施工、監(jiān)理、試驗、檢測等所有參建單位都應(yīng)設(shè)立專崗專人負(fù)責(zé)，做到職權(quán)清晰，并隨著項目進(jìn)度的推進(jìn)及時更新該網(wǎng)絡(luò)體系，使整個項目形成“自上而下、通力合作”的局面，建立高效完備的檔案工作責(zé)任體系。

2.建立健全保障體系

（1)提供健全的制度保障

在項目的建設(shè)實施過程中，各級部門切實加強對檔案的重視，完善管理流程，落實檔案工作的同步跟蹤機(jī)制，根據(jù)實際編制相關(guān)的工程項目檔案管理辦法。通過制度的保障，從根本上真正將“三納入、四同步、四參加”落到實處，實現(xiàn)檔案管理與項目管理的深入融合，以最大程度保證歸檔材料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性。

（2)提供系統(tǒng)的業(yè)務(wù)保障

在項目開工前，將檔案管理機(jī)構(gòu)及人員安排納入報建程序，工程前期階段就將檔案人員固定下來。在工程初期，檔案管理工作應(yīng)在業(yè)主單位的組織下，對各參建單位的檔案管理負(fù)責(zé)人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，并詳細(xì)說明在工程建設(shè)中形成的檔案資料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量要求，從而加強對檔案資料的管理，保證檔案收集工作的進(jìn)度合理有序。工程建設(shè)人員需要對檔案工作人員進(jìn)行工程情況的業(yè)務(wù)交底，使檔案管理人員對工程建設(shè)了如指掌，從而能做到以工程建設(shè)的實際為基礎(chǔ)出發(fā)，形成統(tǒng)一有針對性的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。同時也要加強對檔案人員的培訓(xùn)力度，開展專業(yè)化的知識講座和培訓(xùn)活動，依托信息技術(shù)，提高檔案管理人員的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力。

（3)提供有效的獎懲措施

為了增強各參建單位對工程項目檔案管理工作的重視程度，可以將檔案管理工作列入勞動競賽、月度檢查、季度考核等活動中，根據(jù)項目情況不定期開展專項檢查，并根據(jù)檢查結(jié)果實行獎懲罰劣制度。對于檔案管理工作表現(xiàn)較好的單位，給予一定的獎勵或是集中通報表揚；而針對建設(shè)檔案收集、歸檔不及時，檔案資料質(zhì)量不合格的單位，應(yīng)進(jìn)行全線通報批評，并責(zé)令要求其整改到位，若依然不予整改，應(yīng)列入工程建設(shè)項目失信行為“黑名單”并予以通報，同時還應(yīng)進(jìn)行罰款等處罰處理。通過這種方式來扭轉(zhuǎn)項目參建單位存在到重工程、實體，輕檔案管理的舊觀念，以此來調(diào)動檔案人員的工作積極性，提高其工作意識、責(zé)任意識。

3.落實跟蹤機(jī)制

項目業(yè)主單位對施工、監(jiān)理單位形成定期檢查、不定期抽查的資料檢查模式，從源頭上進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。對施工監(jiān)理單位在施工過程中文件的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行逐一檢查，加強現(xiàn)場資料檔案的管理，確保檔案資料的完整性、真實性、準(zhǔn)確性。周期性地在工地會議上提出檔案資料管理方面存在的問題，以此達(dá)到相關(guān)參建單位對檔案工作的重視，并持續(xù)跟蹤問題處理情況，做到及時整改到位。

在項目交工驗收前應(yīng)成立專門的檔案管理工作檢查小組，先對各參建單位進(jìn)行全面檢查，對資料內(nèi)容的準(zhǔn)確性、歸檔文件是否為原件、是否存在缺項漏項、圖紙是否相符、內(nèi)容是否真實等問題逐一排查，最終檔案人員在收集上來的工程文件中再次進(jìn)行核驗，確認(rèn)無誤后，對符合存檔要求的檔案資料辦理移交手續(xù)，并進(jìn)行分類歸檔。

4.建立檔案信息安全體系

當(dāng)前工程建設(shè)已開始逐步實行數(shù)字化管理，工程檔案建設(shè)也應(yīng)緊跟數(shù)字化步伐，利用計算機(jī)軟件對檔案進(jìn)行管理，將檔案信息存儲到云端，實現(xiàn)手機(jī)、電腦雙同步，便于今后的調(diào)閱和查看。與此同時，也要注重檔案信息安全體系的建設(shè)，切實將檔案安全落到實處。

在今后一個時期，廈門將迎來新一輪的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展黃金期，工程建設(shè)項目檔案工作的任務(wù)還很繁重，需針對現(xiàn)存問題完善管理體系，對于新情況、新問題要創(chuàng)新服務(wù)方式，才能適應(yīng)廈門當(dāng)前的新形勢，使項目檔案管理工作達(dá)到更高的水平，為全市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。