工程項(xiàng)目管理信息化探討

林 玲

引言

為確保工程項(xiàng)目建設(shè)水平有所提升，開(kāi)展“工程項(xiàng)目管理”信息化工作顯得尤為重要。目前集團(tuán)型企業(yè)普遍建設(shè)綜合管理平臺(tái)，通過(guò)強(qiáng)化統(tǒng)一協(xié)同管理、移動(dòng)應(yīng)用，使各個(gè)業(yè)務(wù)板塊實(shí)現(xiàn)信息互通并滿足日常移動(dòng)辦公需求。筆者所在的福建省建筑科學(xué)研究院有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)福建建科院）也逐步著手整合企業(yè)現(xiàn)有的MIS系統(tǒng)（管理信息系統(tǒng)），以企業(yè)的管理、經(jīng)營(yíng)、考核為主線，形成“人、財(cái)、業(yè)務(wù)”完整的企業(yè)資源信息化應(yīng)用架構(gòu)。初步建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)規(guī)則，通過(guò)打通企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、管理各個(gè)數(shù)據(jù)應(yīng)用環(huán)節(jié)，沉淀關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)形成企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)[1]。本文基于福建建科院目前現(xiàn)狀，就工程項(xiàng)目管理信息化相關(guān)情況進(jìn)行探討。

工程項(xiàng)目管理信息化的重要性

福建建科院從2006年起開(kāi)始全面信息化建設(shè)，十多年來(lái)，完成了各地辦公網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建了網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通；建成了多套辦公、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了由計(jì)算機(jī)替代人工的電子化。

國(guó)家互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實(shí)施，以及企業(yè)跨越式發(fā)展內(nèi)在需求的推動(dòng)，對(duì)企業(yè)信息化的內(nèi)涵有了新的要求，即需要整合業(yè)務(wù)能力，采用主流新技術(shù)，通過(guò)企業(yè)資源數(shù)字化，強(qiáng)化統(tǒng)一協(xié)同管理，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，進(jìn)而打造互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)鏈，實(shí)現(xiàn)福建建科院轉(zhuǎn)企改制后的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益[2]。

工程項(xiàng)目管理信息化現(xiàn)狀

目前福建建科院信息系統(tǒng)仍然存在數(shù)據(jù)孤島、信息孤島、應(yīng)用孤島的現(xiàn)象，系統(tǒng)雖然保存不少數(shù)據(jù)，但分散在各個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，應(yīng)用效能低，綜合服務(wù)能力差，造成各級(jí)管理層獲取業(yè)務(wù)分析數(shù)據(jù)難度大[3]。同時(shí)各個(gè)系統(tǒng)移動(dòng)應(yīng)用過(guò)于薄弱，缺乏一套統(tǒng)一的移動(dòng)辦公平臺(tái)；信息化系統(tǒng)自主研發(fā)能力低下，缺乏二次開(kāi)發(fā)平臺(tái)，對(duì)快速多變業(yè)務(wù)發(fā)展無(wú)法靈活響應(yīng)，明顯不適應(yīng)轉(zhuǎn)企改制后力求跨越式發(fā)展的內(nèi)在需求，以及輔助決策。

工程項(xiàng)目管理信息化舉措

1.系統(tǒng)框架搭建

擺脫過(guò)去系統(tǒng)“各自為政，孤芳自賞”的模式，新系統(tǒng)從一開(kāi)始就從最底層打通了數(shù)據(jù)邏輯，將項(xiàng)目管理的數(shù)據(jù)貫穿始終，打造集團(tuán)化組織架構(gòu)、“一體化”管理模式[4]。工程項(xiàng)目管理模塊主要包含客戶管理、商機(jī)管理、投標(biāo)管理、立項(xiàng)管理、項(xiàng)目合同管理、技術(shù)質(zhì)量管理、供應(yīng)商管理、采購(gòu)管理、分包管理、儀器設(shè)備管理、工程款收支管理、項(xiàng)目資料用印及歸檔管理等。以項(xiàng)目信息為主線，把項(xiàng)目的整個(gè)生命周期管理起來(lái)，打通各個(gè)生產(chǎn)管理系統(tǒng)，并與財(cái)務(wù)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化[5]。

2.系統(tǒng)過(guò)程控制

（1）客戶管理

為擺脫以往客戶資源分散于業(yè)務(wù)部門(mén)中的困境，實(shí)現(xiàn)客戶資源信息化統(tǒng)一管理迫在眉睫。為加強(qiáng)客戶信息管理，通過(guò)多維度分類(lèi)及主數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)客戶信息在橫向跨組織和縱向上下級(jí)共享，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司、子公司、經(jīng)營(yíng)單元之間的分級(jí)客戶信息分配，建立統(tǒng)一的客戶跟蹤平臺(tái)，將拜訪信息、商機(jī)跟進(jìn)、投標(biāo)、合同、項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)等關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)客戶全生命周期動(dòng)態(tài)管理[6]。通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，將客戶分類(lèi)，篩選出每年合作最頻繁或項(xiàng)目標(biāo)的最大的重要客戶，便于公司有的放矢地維護(hù)客戶資源。

（2）商機(jī)管理

商機(jī)管理是對(duì)市場(chǎng)人員跟蹤的項(xiàng)目進(jìn)行合同前的全過(guò)程管理，正在跟蹤或洽談的項(xiàng)目，為避免信息流失、內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)等，可通過(guò)報(bào)備、分派商機(jī)，對(duì)商機(jī)的進(jìn)展過(guò)程進(jìn)行系統(tǒng)跟蹤，最大限度保留項(xiàng)目可溯源信息，便于后期商榷、判定，并努力將商機(jī)轉(zhuǎn)化為合同。也可通過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，在商機(jī)池的藍(lán)海中過(guò)濾、沉淀，篩選出可能錯(cuò)失或即將錯(cuò)失的商機(jī)。通過(guò)建立商機(jī)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，復(fù)盤(pán)分析，提高合同簽訂成功率。

（3）投標(biāo)管理

投標(biāo)管理分為投標(biāo)備案、投標(biāo)文件審批及投標(biāo)總結(jié)模塊。從始至終，讓投標(biāo)管理形成閉環(huán)，利于投標(biāo)相關(guān)數(shù)據(jù)的匯總及分析。投標(biāo)總結(jié)中更是增加了“中標(biāo)通知書(shū)”“中標(biāo)公示”“中標(biāo)網(wǎng)頁(yè)”和“未中標(biāo)原因分析”等選項(xiàng)，便于后續(xù)業(yè)績(jī)累積、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。

（4）立項(xiàng)管理

立項(xiàng)管理作為項(xiàng)目管理的環(huán)節(jié)，起到至關(guān)重要的作用。立項(xiàng)體現(xiàn)了項(xiàng)目整體的概況、階段明細(xì)劃分、工程量、開(kāi)支情況、預(yù)估利潤(rùn)等。在合同簽訂前，立項(xiàng)作為項(xiàng)目總覽的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從立項(xiàng)的可行性能分析出該項(xiàng)目的難度、周期、盈利等。也可以通過(guò)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)比、后期與項(xiàng)目實(shí)際情況比較，分析出哪些項(xiàng)目立項(xiàng)與實(shí)際支出及收益情況相差較大，設(shè)置項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)提示，為管理層的決策提供重要依據(jù)。

（5）項(xiàng)目合同管理

合同管理主要包括建立管理表單和管控流程，合同文本的審批主要分為經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)審批、法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審批、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審批等，各環(huán)節(jié)均由相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員把控，層層把關(guān)、處處留痕。對(duì)合同簽訂、評(píng)審、歸檔的過(guò)程進(jìn)行數(shù)字化管理，并通過(guò)合同下的采購(gòu)、分包、收款、結(jié)算，結(jié)合費(fèi)控、預(yù)算管理，對(duì)合同的收支進(jìn)行全面管控。

合同與商機(jī)、項(xiàng)目、收款、采購(gòu)等業(yè)務(wù)協(xié)同關(guān)聯(lián)處理，不同合同類(lèi)別對(duì)應(yīng)不同的數(shù)據(jù)信息和不同的合同標(biāo)準(zhǔn)模板，從簽訂審批、盈利預(yù)估、簽訂歸檔、價(jià)款結(jié)算/決算、合同完成關(guān)閉等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行全生命周期標(biāo)準(zhǔn)化管理及相關(guān)管控，把合同與開(kāi)票、收款通過(guò)費(fèi)控和預(yù)算模塊與用友財(cái)務(wù)NC系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)基于合同應(yīng)收計(jì)劃的核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管控，包括分解、核銷(xiāo)、實(shí)時(shí)監(jiān)控，通過(guò)合同主數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)、各個(gè)生產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析及挖掘。

（6）技術(shù)質(zhì)量管理

項(xiàng)目技術(shù)質(zhì)量管理，指項(xiàng)目開(kāi)工至竣工階段的管理。開(kāi)工時(shí)需填報(bào)項(xiàng)目開(kāi)工申請(qǐng)，明確項(xiàng)目方案及人員任命等情況。在建階段需定時(shí)填報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度、產(chǎn)值、質(zhì)量安全檢查及整改情況等。待項(xiàng)目完工后，可申請(qǐng)項(xiàng)目?jī)?nèi)部驗(yàn)收，內(nèi)部驗(yàn)收作為檢驗(yàn)項(xiàng)目整體質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需進(jìn)行多環(huán)節(jié)審批，為外部驗(yàn)收提供了支持。系統(tǒng)中將項(xiàng)目的狀態(tài)細(xì)分為開(kāi)工、在建、完工、竣工，更能促使管理層及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，抓住項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量改進(jìn)的最佳時(shí)期。

（7）供應(yīng)商管理

因材料、勞務(wù)、儀器設(shè)備、服務(wù)等需要購(gòu)買(mǎi)及外包，因此項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中需要與大量供應(yīng)商進(jìn)行合作。申購(gòu)者可根據(jù)具體需求提出申請(qǐng)，而采購(gòu)工作小組則應(yīng)根據(jù)需求，從服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量、水平和售后維護(hù)等方面篩選合格優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，服務(wù)過(guò)程中及結(jié)束后申購(gòu)者均可對(duì)供應(yīng)商做出評(píng)價(jià)及追評(píng)。通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的考核評(píng)估，系統(tǒng)將通過(guò)評(píng)分規(guī)則自動(dòng)篩選出頭部的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰，以達(dá)到提高采購(gòu)執(zhí)行效率和降低采購(gòu)成本的目的。與傳統(tǒng)方式相比，此舉節(jié)約了大量的人工比較成本，精準(zhǔn)且省時(shí)。

（8）采購(gòu)管理

與傳統(tǒng)線下采購(gòu)管理相比，系統(tǒng)上進(jìn)行采購(gòu)管理可將購(gòu)買(mǎi)過(guò)程分為申購(gòu)和采購(gòu)兩個(gè)環(huán)節(jié)，分別由兩類(lèi)不同職能的人員操作，大家各司其職，互不干涉，可從根本上避免采購(gòu)環(huán)節(jié)的廉潔問(wèn)題，規(guī)避傳統(tǒng)采購(gòu)中自采、自用、自評(píng)的尷尬。年末可通過(guò)大量的采購(gòu)數(shù)據(jù)分析出哪些物品采購(gòu)量大，進(jìn)而列入集采范圍，降低整體采購(gòu)成本。

（9）分包管理

分包管理分為分包過(guò)程、分包驗(yàn)收、分包評(píng)價(jià)等模塊。通過(guò)信息化手段對(duì)分包進(jìn)行全過(guò)程管控，并將管控節(jié)點(diǎn)與分包付款相關(guān)聯(lián)，以此制衡分包方，使其必須按要求，保質(zhì)保量完成分包任務(wù)。年末可根據(jù)各分包方所供服務(wù)的品質(zhì)及服務(wù)質(zhì)量等情況進(jìn)行跟蹤，對(duì)服務(wù)質(zhì)量好的分包方擇優(yōu)選擇。

（10）儀器設(shè)備管理

儀器設(shè)備從采購(gòu)到報(bào)廢的全生命周期，主要包括采購(gòu)、租借、驗(yàn)收、調(diào)劑、檢定、報(bào)廢等。通過(guò)與生產(chǎn)系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)對(duì)生產(chǎn)業(yè)務(wù)在用儀器儀表類(lèi)資產(chǎn)管理，保證儀器儀表設(shè)備正常在用，如系統(tǒng)中儀器儀表有效期到期后可在運(yùn)營(yíng)平臺(tái)中提醒相關(guān)人員，相關(guān)人員在運(yùn)營(yíng)平臺(tái)中更新后將結(jié)果返回到生產(chǎn)系統(tǒng)。

（11）工程款收支管理

系統(tǒng)中將開(kāi)票申請(qǐng)、認(rèn)款申請(qǐng)、支出申請(qǐng)等流程嚴(yán)格關(guān)聯(lián)項(xiàng)目的合同/決算金額,項(xiàng)目的立項(xiàng)預(yù)算開(kāi)支，從源頭上嚴(yán)格把控，使得項(xiàng)目的收入與支出都在立項(xiàng)和合同簽訂的范圍內(nèi)。降低業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)部門(mén)線下溝通時(shí)間成本，提高工作效率，同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)管控節(jié)點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別，減少人為判斷因素，做到企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控。

（12）項(xiàng)目資料用印及歸檔管理

項(xiàng)目資料用印主要通過(guò)用印表單和管控流程，秉承項(xiàng)目信息貫徹始終的宗旨，系統(tǒng)中將從立項(xiàng)階段開(kāi)始，所有與該項(xiàng)目相關(guān)的用印資料、合同資料、過(guò)程中的技術(shù)資料等均體現(xiàn)在項(xiàng)目臺(tái)賬中，部分線下資料采用掃描方式一并歸檔至系統(tǒng)中。全面實(shí)現(xiàn)信息化，解決了紙質(zhì)檔案易損壞、易丟失、難共享等頑疾。

3.駕駛艙數(shù)據(jù)管理

駕駛艙數(shù)據(jù)主要分為生產(chǎn)模塊和財(cái)務(wù)模塊，生產(chǎn)模塊主要包含經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、客戶類(lèi)型分析、業(yè)務(wù)區(qū)域分布、項(xiàng)目排行、項(xiàng)目進(jìn)度偏差及項(xiàng)目歸檔等。財(cái)務(wù)模塊主要包含應(yīng)收賬款、逾期回款項(xiàng)目、資金計(jì)劃、費(fèi)控管理及財(cái)務(wù)指標(biāo)各參數(shù)等。提供面向企業(yè)全業(yè)務(wù)分析場(chǎng)景的一站式數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，支持企業(yè)數(shù)據(jù)運(yùn)營(yíng)，輔助企業(yè)科學(xué)決策，通過(guò)可視化圖表形式統(tǒng)一展現(xiàn)，支持同比、環(huán)比、占比、排名、預(yù)警、預(yù)測(cè)等智能分析，便于管理層實(shí)時(shí)、全面了解公司的整體經(jīng)營(yíng)情況，更好地把控風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語(yǔ)

工程項(xiàng)目管理信息化建設(shè)是提升企業(yè)管理水平的關(guān)鍵途徑。信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且系統(tǒng)的工作[7]，需要不斷計(jì)劃、實(shí)施、升級(jí)、迭代，形成良性循環(huán)機(jī)制，就福建建科院目前的信息化程度而言，工程項(xiàng)目管理信息化建設(shè)依然任重而道遠(yuǎn)[8]。