高校收費(fèi)信息化建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)管理的影響

龐堅(jiān)

收費(fèi)管理工作是財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)重要內(nèi)容，高校收費(fèi)管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，滿(mǎn)足了學(xué)校工作和師生生活的實(shí)際需求，提高了收費(fèi)工作的效率，保障了資金的安全，高校財(cái)務(wù)管理水平也得到一定的提高。本文通過(guò)高校收費(fèi)信息化建設(shè)前后對(duì)財(cái)務(wù)管理的影響，提出收費(fèi)信息化建設(shè)有了一定的成效但同時(shí)還是存在著一些問(wèn)題，應(yīng)繼續(xù)大力推進(jìn)收費(fèi)信息化建設(shè)，希望對(duì)提高高等學(xué)校財(cái)務(wù)管理水平有一定的幫助。

一、前言

近年來(lái)，隨著學(xué)院知名度的提升，生源人數(shù)的增加，新生報(bào)到率也逐年增加，2018年我院報(bào)到人數(shù)4794人，2019年我院報(bào)到人數(shù)7133人，2020年報(bào)到人數(shù)6551人。生源人數(shù)的增加導(dǎo)致收費(fèi)工作量也急劇增加，迫切需要收費(fèi)管理信息化建設(shè)，來(lái)改變傳統(tǒng)的收費(fèi)管理模式不能滿(mǎn)足財(cái)務(wù)管理的需求。

二、收費(fèi)信息化建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)管理的影響

2017年—2018年我院?jiǎn)?dòng)了收費(fèi)管理信息化的建設(shè)，對(duì)原有的學(xué)生收費(fèi)管理系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)改造，2019年針對(duì)學(xué)院代收費(fèi)及經(jīng)營(yíng)性收費(fèi)建立起收費(fèi)統(tǒng)一平臺(tái)。在收費(fèi)管理信息化建設(shè)，取得了一定的成效。

（一）繳款方式多樣化，收費(fèi)效率大大提高。

傳統(tǒng)的繳費(fèi)方式主要用兩種方式，一是到銀行繳費(fèi)，二是到學(xué)院財(cái)務(wù)處繳費(fèi)。在傳統(tǒng)繳費(fèi)方式下，每到開(kāi)學(xué)時(shí)，學(xué)生主要繳費(fèi)就是到財(cái)務(wù)處刷卡或者是交現(xiàn)金，導(dǎo)致有很多學(xué)生到會(huì)導(dǎo)致學(xué)生交費(fèi)排隊(duì)時(shí)間長(zhǎng)，財(cái)務(wù)處也需要安排人手去處理收費(fèi)這一工作，工作量大，效率也不高。特別是新生報(bào)到的繳費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)，我們不但是財(cái)務(wù)處全體工作人員全安排上崗收費(fèi)，還需要招聘10名左右學(xué)生志愿者協(xié)助收費(fèi)工作，涉及到現(xiàn)金收費(fèi)，還需要銀行工作人員協(xié)助，收費(fèi)壓力大，工作量大，現(xiàn)金收取也不安全。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電子信息技術(shù)會(huì)更廣泛的應(yīng)用在各行各業(yè)，高校大學(xué)生這一群體，對(duì)于網(wǎng)上支付等新興支付方式接受能力快，使用頻率高。我院2017-2018年對(duì)原有學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造，經(jīng)過(guò)和銀行、軟件開(kāi)發(fā)商的合作，推出了手機(jī)銀行APP、支付寶、微信繳費(fèi)方式。學(xué)生只要通過(guò)手機(jī)就可以登錄學(xué)院收費(fèi)系統(tǒng)自主繳費(fèi)，快速知道應(yīng)收數(shù)據(jù)，通過(guò)選擇手機(jī)銀行APP、支付寶、微信三種方式中任意一種都可以繳費(fèi)，繳費(fèi)后數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)到達(dá)學(xué)院學(xué)費(fèi)賬戶(hù)，操作簡(jiǎn)單便捷。繳款方式多樣化使得2019年、2020年新生收費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)工作量比往年降低了60%以上，效率大大提高了。

（二）學(xué)生欠費(fèi)率不斷下降

以前沒(méi)有實(shí)現(xiàn)收費(fèi)系統(tǒng)自動(dòng)化之前，銀行代收的數(shù)據(jù)需要人工下載并且導(dǎo)入系統(tǒng)，耗時(shí)較長(zhǎng)，數(shù)據(jù)無(wú)法達(dá)到實(shí)時(shí)到達(dá)。還有各職能部門(mén)、各系部都是需要等財(cái)務(wù)處從系統(tǒng)人工導(dǎo)出學(xué)生欠費(fèi)數(shù)據(jù)，才能催交學(xué)雜費(fèi)，催繳學(xué)費(fèi)不夠及時(shí)且欠費(fèi)率高。現(xiàn)在收費(fèi)系統(tǒng)升級(jí)改造后，實(shí)現(xiàn)了高校便捷的收費(fèi)查詢(xún)，職能部門(mén)、各教學(xué)系部，學(xué)生及家長(zhǎng)都可以登錄自行登錄收費(fèi)查詢(xún)系統(tǒng)查詢(xún)收費(fèi)情況。這兩年在各職能部門(mén)和各系部的協(xié)同下，做到了學(xué)雜費(fèi)的及時(shí)催繳，欠費(fèi)率逐年下降。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2018年學(xué)生欠費(fèi)率為3.54%，比2017年欠費(fèi)率下降了1.06%。2019年學(xué)生欠費(fèi)率為1%，比2018年欠費(fèi)率下降了2%。

（三） 拓寬了經(jīng)營(yíng)性收費(fèi)渠道

學(xué)院日常經(jīng)營(yíng)性的收費(fèi)，如：網(wǎng)絡(luò)使用費(fèi)，職工水電費(fèi)、車(chē)輛停車(chē)費(fèi)等，傳統(tǒng)做法有兩個(gè)途徑：一是從工資代扣，二是自行到財(cái)務(wù)處繳費(fèi)。從工資代扣出現(xiàn)弊端有政府會(huì)計(jì)改革后，會(huì)計(jì)核算變得復(fù)雜;到財(cái)務(wù)處繳費(fèi)弊端有需工作瑣碎及服務(wù)不夠及時(shí)，如遇到負(fù)責(zé)的收費(fèi)老師出去銀行辦事等外出的工作，交款人總是反復(fù)來(lái)回都無(wú)法完成繳費(fèi)。順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，面對(duì)著新形勢(shì)收款方式多樣化，為方便學(xué)院師生的日常消費(fèi)，推進(jìn)學(xué)院收費(fèi)信息化發(fā)展，財(cái)務(wù)處積極應(yīng)對(duì)，多次與業(yè)務(wù)部門(mén)探討收費(fèi)管理的情況，在原有一卡通的基礎(chǔ)上，涵蓋食堂、醫(yī)務(wù)所、超市、門(mén)禁等領(lǐng)域，推行具有微信、支付寶和銀聯(lián)支付功能收費(fèi)統(tǒng)一平臺(tái)。師生不需要到財(cái)務(wù)處繳費(fèi)，輕輕松松利用手機(jī)在業(yè)務(wù)部門(mén)就可以完成繳費(fèi)，為師生提供了便利。除此之外，各業(yè)務(wù)部門(mén)也可以通過(guò)收費(fèi)統(tǒng)一平臺(tái)查詢(xún)費(fèi)用收取情況;財(cái)務(wù)處通過(guò)這個(gè)收費(fèi)統(tǒng)一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)性收入的資金整合管理，也可以該平臺(tái)輕松完成對(duì)賬工作。

（四）完成了財(cái)政電子票據(jù)的改革

根據(jù)《財(cái)政部關(guān)于全面推開(kāi)財(cái)政電子票據(jù)管理改革的通知》（財(cái)綜〔2018〕50號(hào)）的有關(guān)精神，在自治區(qū)財(cái)政廳的培訓(xùn)下，我們?cè)?019年9月前積極穩(wěn)妥推進(jìn)我院的財(cái)政電子票據(jù)管理改革，目前財(cái)政票據(jù)的申領(lǐng)、使用、核銷(xiāo)和銷(xiāo)毀全部通過(guò)網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，開(kāi)具的財(cái)政票據(jù)也順利通過(guò)開(kāi)票系統(tǒng)推送到交款人手機(jī)上。每年9月收取學(xué)生費(fèi)用，我們需要安排比較多的時(shí)間來(lái)打印和整理票據(jù)，2020年我院在校生有1萬(wàn)8千人左右，每個(gè)學(xué)生有非稅收入和資金往來(lái)共兩張票據(jù)，共計(jì)3萬(wàn)6千張票據(jù)，如果是打印和整理紙質(zhì)發(fā)票，在學(xué)生志愿者的協(xié)助下至今也需要花費(fèi)一個(gè)多月的時(shí)間。財(cái)政電子票據(jù)管理改革完成使得打印和整理票據(jù)這塊的工作量瞬間銳減，票據(jù)開(kāi)票信息也非常及時(shí)推送到學(xué)生手機(jī)上，大大給財(cái)務(wù)收費(fèi)工作減負(fù)。

三、收費(fèi)管理目前存在的問(wèn)題

近兩年通過(guò)收費(fèi)信息化的建設(shè)，初步取得一定的成效，但也還存在著一些問(wèn)題。

（一）學(xué)生住宿費(fèi)收退費(fèi)繁雜及不夠精準(zhǔn)

不同學(xué)生宿舍由于住宿條件不一樣，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也有所區(qū)別。近年來(lái)，由于學(xué)生人數(shù)的增加，我院學(xué)生宿舍都是處在剛剛飽和狀態(tài)。由于每年新生報(bào)到率都不一致，學(xué)生公寓科沒(méi)有辦法提前精準(zhǔn)安排每位學(xué)生的床位，都是采取預(yù)安排，等到新生報(bào)到繳費(fèi)后才精準(zhǔn)安排宿舍。為了不出現(xiàn)漏收少收現(xiàn)象，住宿費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)都是財(cái)務(wù)處按照學(xué)院宿舍收費(fèi)的最高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)設(shè)置，等到入學(xué)后，再由學(xué)生公寓科給財(cái)務(wù)處報(bào)送最準(zhǔn)確的住宿安排，才根據(jù)安排的實(shí)際情況批量修改住宿標(biāo)準(zhǔn)，這樣就出現(xiàn)應(yīng)收數(shù)減少，出現(xiàn)有退費(fèi)現(xiàn)象。除了新生入學(xué)住宿費(fèi)有退費(fèi)外，有時(shí)候?qū)W生的管理需求出現(xiàn)調(diào)整學(xué)生宿舍，這樣就也會(huì)導(dǎo)致學(xué)生會(huì)出現(xiàn)住宿費(fèi)有退費(fèi)的現(xiàn)象。目前住宿費(fèi)退費(fèi)都是靠公寓科的工作人員人工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)并報(bào)送財(cái)務(wù)處審核發(fā)放，數(shù)據(jù)時(shí)有發(fā)生與實(shí)際還是有誤差，不夠準(zhǔn)確，來(lái)來(lái)回回的報(bào)送審核，導(dǎo)致工作量增加，退費(fèi)也不及時(shí)。

（二）學(xué)雜費(fèi)出現(xiàn)漏收少收現(xiàn)象

學(xué)生收費(fèi)工作直接收取部門(mén)為財(cái)務(wù)處，但與其他部門(mén)聯(lián)系也非常大，比如學(xué)工工作處、教務(wù)處、招生就業(yè)處等部門(mén)。學(xué)費(fèi)收費(fèi)數(shù)據(jù)與學(xué)工處數(shù)據(jù)、教務(wù)處數(shù)據(jù)形成不了共享，就會(huì)形成信息孤島，容易導(dǎo)致財(cái)務(wù)學(xué)費(fèi)收費(fèi)數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)備，會(huì)出現(xiàn)漏收現(xiàn)象。在實(shí)際工作中，從學(xué)生報(bào)到入學(xué)后，有可能就會(huì)涉及到專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等信息的變更，學(xué)生辦理信息變更時(shí)，如果出現(xiàn)各部門(mén)出現(xiàn)信息溝通不及時(shí)，工作對(duì)接不順暢的情況下，就會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)學(xué)生收費(fèi)信息沒(méi)有及時(shí)變更，很容易出現(xiàn)學(xué)雜費(fèi)漏收和少收的現(xiàn)象。

（三）發(fā)放學(xué)生費(fèi)用不夠順暢及時(shí)

在目前退學(xué)生費(fèi)用這塊工作中，首先由業(yè)務(wù)部門(mén)列發(fā)電子表格，其次財(cái)務(wù)處審核后數(shù)據(jù)并整理通過(guò)電子表格發(fā)給銀行，最后由銀行把應(yīng)退費(fèi)退到學(xué)生的銀行卡，等到銀行處理完畢后，就把發(fā)放明細(xì)返回學(xué)院。這個(gè)發(fā)放流程順暢的話(huà)，需要的時(shí)間不長(zhǎng)，也很容易處理。但在實(shí)際開(kāi)展工作中，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生費(fèi)用發(fā)放不成功，主要原因是學(xué)生丟卡、換卡頻率高及業(yè)務(wù)部門(mén)報(bào)送的信息有誤，有時(shí)候進(jìn)行多次補(bǔ)發(fā)還是不成功，最后變成一次退費(fèi)，需要重復(fù)出來(lái)發(fā)放，不斷重復(fù)同一個(gè)流程，最后這塊工作變成了財(cái)務(wù)處最繁瑣業(yè)務(wù)之一，跨度時(shí)間長(zhǎng)，工作效率比較低，造成財(cái)務(wù)管理難。

四、高校收費(fèi)信息化建設(shè)未來(lái)繼續(xù)改進(jìn)的方向

（一）學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門(mén)系統(tǒng)對(duì)接

1.收費(fèi)系統(tǒng)與迎新系統(tǒng)對(duì)接

在新生報(bào)到前，在家就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登錄學(xué)院迎新系統(tǒng)注冊(cè)報(bào)到，如果收費(fèi)系統(tǒng)與迎新系統(tǒng)對(duì)接起來(lái)，學(xué)生只需要在迎新系統(tǒng)繳費(fèi)平臺(tái)完成繳費(fèi)，數(shù)據(jù)即可實(shí)時(shí)進(jìn)入財(cái)務(wù)處學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)，即可完成注冊(cè)報(bào)到。

2.收費(fèi)系統(tǒng)與學(xué)生公寓管理系統(tǒng)對(duì)接

收費(fèi)系統(tǒng)跟學(xué)生公寓管理系統(tǒng)對(duì)接，學(xué)生公寓管理科在學(xué)生公寓管理系統(tǒng)上創(chuàng)建和維護(hù)學(xué)生床位信息，收費(fèi)系統(tǒng)根據(jù)公寓科創(chuàng)建和維護(hù)的學(xué)生床位信息，自動(dòng)匹配所在床位信息的住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，即可生產(chǎn)應(yīng)收數(shù)和應(yīng)退數(shù)，做到了住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)時(shí)更新，實(shí)時(shí)反饋。改變了人工電子表格收集數(shù)據(jù)并報(bào)送財(cái)務(wù)處，通過(guò)職能數(shù)據(jù)對(duì)接，多退少補(bǔ)工作量減少，失誤率減少，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性得到提高。

3.收費(fèi)系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)對(duì)接

收費(fèi)系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)接，也就是實(shí)現(xiàn)與教務(wù)處數(shù)據(jù)信息交互與資源共享，學(xué)生在休學(xué)、復(fù)學(xué)，變更專(zhuān)業(yè)等，學(xué)費(fèi)數(shù)據(jù)同步到教務(wù)管理系統(tǒng)，控制欠費(fèi)學(xué)生進(jìn)行選課，注冊(cè)等，不再因?yàn)樾畔⑦_(dá)不到共享而出現(xiàn)漏收少收的現(xiàn)象，學(xué)費(fèi)催費(fèi)工作也變得簡(jiǎn)單，欠費(fèi)率也將會(huì)得到很大的降低，

（二）建立費(fèi)用發(fā)放系統(tǒng)

通過(guò)費(fèi)用發(fā)放系統(tǒng)，發(fā)放系統(tǒng)并于銀行系統(tǒng)直連。師生填報(bào)的卡號(hào)在提交時(shí)就可以進(jìn)行卡號(hào)驗(yàn)證，保證提交成功的卡號(hào)是有效卡號(hào)。費(fèi)用發(fā)放系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)直連，財(cái)務(wù)人員就可以直接在學(xué)校的發(fā)放系統(tǒng)上實(shí)時(shí)提交相關(guān)表到銀行，銀行費(fèi)用發(fā)放后，成功發(fā)放數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)返回并且發(fā)放不成功表自動(dòng)生成。除此之外，師生還可以在可以網(wǎng)上查詢(xún)費(fèi)用發(fā)放明細(xì)，數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)更新并及時(shí)反饋給師生。

（三）繼續(xù)推廣運(yùn)用電子票據(jù)

紙質(zhì)發(fā)票印制成本高，且開(kāi)票工作量大，電子票據(jù)是一票一號(hào)，又在系統(tǒng)記錄，對(duì)于防范假票和克隆票有很大的幫助，且交易便捷。通過(guò)電子票據(jù)管理系統(tǒng)除了降低工作量外，還易于監(jiān)督檢查。我院已經(jīng)實(shí)現(xiàn)與財(cái)政非稅系統(tǒng)的對(duì)接，為師生提供財(cái)政電子票據(jù)，下一步我們可以建立起稅務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，全面在學(xué)院?jiǎn)⒂秒娮悠睋?jù)。

五、結(jié)語(yǔ)

總而言之，本文通過(guò)查詢(xún)資料，進(jìn)行調(diào)研并結(jié)合在廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處在收費(fèi)信息化建設(shè)帶來(lái)財(cái)務(wù)管理的影響，針對(duì)現(xiàn)在收費(fèi)管理工作尚存在的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的對(duì)策，希望對(duì)高等學(xué)校收費(fèi)信息化建設(shè)有一定的幫助，進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)處工作效率及管理水平。

（作者單位：廣西農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)處）