電子文件憑證價(jià)值維護(hù)路徑：流程推導(dǎo)及模型構(gòu)建

周林興 林凱

摘? 要：《電子文件憑證價(jià)值保障問題研究——基于電子文件信息演進(jìn)流程視角》一書從電子文件的信息演進(jìn)流程出發(fā)對(duì)電子文件憑證性和憑證價(jià)值進(jìn)行了科學(xué)區(qū)別，并通過構(gòu)建電子文件憑證價(jià)值保障模型來提高電子文件管理效率，切實(shí)保障憑證價(jià)值提升電子文件地位的有力舉措，是一部理論結(jié)合實(shí)際的力作。

關(guān)鍵詞：電子文件;憑證價(jià)值;價(jià)值保障;流程推導(dǎo);保障模型

Abstract： The book 'Research on the Protection of the Value of Electronic Documents-Based on the Perspective of the Evolution of Electronic Document Information' The efficiency of electronic file management is a powerful measure to effectively protect the value of certificates and enhance the status of electronic files. It is a masterpiece combining theory with practice.

Keywords： Electronic Archive; Certificate value; Value guarantee; Process derivation; Guarantee model

電子文件單軌運(yùn)行是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，但想大范圍推廣可能條件還不夠成熟。[1]因此，在過渡發(fā)展的階段，如何保障電子文件的憑證價(jià)值是每一位檔案學(xué)者都需要思考的問題。

2020年由黃世喆教授出版的專著《電子文件憑證價(jià)值保障問題研究——基于電子文件信息演進(jìn)流程視角》（以下簡稱《價(jià)值保障》），從電子文件信息演進(jìn)流程的角度對(duì)電子文件憑證價(jià)值保障問題進(jìn)行了詳細(xì)的探討。

1 概覽

該專著從大數(shù)據(jù)時(shí)代背景出發(fā)，通過界定電子文件相關(guān)概念作為理論基礎(chǔ)，推導(dǎo)出了電子文件信息演進(jìn)流程可分為電子信息層、電子文件信息層、電子檔案信息層等層級(jí)，后將三個(gè)層級(jí)中電子文件憑證價(jià)值的變化做了相對(duì)應(yīng)的分析，并構(gòu)建了包括電子商務(wù)系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)中的電子文件憑證價(jià)值保障的管理模型。

該著作以扎實(shí)的理論功底和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼撟C思維論述了電子文件憑證價(jià)值的保障，應(yīng)該說是一部理論結(jié)合實(shí)際的力作。

《價(jià)值保障》一書，分為七章。緒論部分介紹了相關(guān)背景和學(xué)界對(duì)于電子文件憑證價(jià)值的探索進(jìn)展。

第二章中詳細(xì)論述了電子文件憑證價(jià)值的相關(guān)概念，并且重點(diǎn)論述了電子文件憑證性和憑證價(jià)值的區(qū)別與聯(lián)系即“憑證性是所有文件的基本屬性，同時(shí)又是電子文件具有憑證價(jià)值的基礎(chǔ)，而電子文件的憑證價(jià)值才是檔案價(jià)值，才保證其轉(zhuǎn)化為檔案[2]”。

第三章中對(duì)于當(dāng)下電子文件憑證價(jià)值保障的現(xiàn)狀展開了闡釋，認(rèn)為如今的相關(guān)法律規(guī)范、信息技術(shù)以及管理規(guī)范的現(xiàn)存問題是制約電子文件憑證價(jià)值保障的首要缺陷。

第四章中從電子文件信息演進(jìn)視角下將電子文件劃分為了電子信息層、現(xiàn)行電子文件信息層、電子檔案信息層等三個(gè)層級(jí)，并且對(duì)于各個(gè)層級(jí)的特點(diǎn)和其中各層級(jí)文件憑證價(jià)值的變化都做了論述。

在現(xiàn)狀調(diào)研的基礎(chǔ)之上，在第五章構(gòu)建了維護(hù)電子文件憑證價(jià)值的模型，該模型立足于法律法規(guī)、信息技術(shù)、管理制度三個(gè)方面，形成以“法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)通用、信息技術(shù)全面、管理制度完善”為基本思想的管理模型。[3]

第六章中從電子文件信息演進(jìn)流程角度對(duì)于電子商務(wù)系統(tǒng)中的電子文件憑證價(jià)值進(jìn)行了分析，提出了構(gòu)建電子商務(wù)系統(tǒng)中電子文件憑證價(jià)值的管理模型。

第七章中以相似的思路對(duì)于電子政務(wù)系統(tǒng)中電子文件的憑證價(jià)值做了論述。作者對(duì)不同模式下的電子政務(wù)文件憑證價(jià)值影響因素進(jìn)行了分析，建立了電子政務(wù)文件憑證價(jià)值的保障模型。

《價(jià)值保障》一書立足于現(xiàn)階段文件“單軌制”的發(fā)展趨勢，提出了較為系統(tǒng)的電子文件憑證價(jià)值保障的路徑。該書從電子文件信息演進(jìn)流程出發(fā)推導(dǎo)出了電子文件憑證價(jià)值的變化，基于電子文件信息演進(jìn)流程的視角分別構(gòu)建了包括普遍意義上的電子文件、電子商務(wù)交易文件、電子政務(wù)文件的憑證價(jià)值保障模型，從電子文件的共性和個(gè)性上都提出了合理的憑證價(jià)值保障措施，這無疑對(duì)于如今電子文件的管理和提升電子文件的地位大有裨益。

2 評(píng)論

關(guān)于《價(jià)值保障》一書，筆者認(rèn)為在概念界定、流程推導(dǎo)、保障模型等三個(gè)方面的探討值得肯定。

2.1 概念界定?！秲r(jià)值保障》一書論證電子文件憑證性和憑證價(jià)值的區(qū)別，這有助于電子文件價(jià)值鑒定工作的開展，從而提升電子文件的管理效率。

一方面，作者對(duì)于電子文件憑證性和憑證價(jià)值的辨析可以更為清晰合理地明確電子文件轉(zhuǎn)換為電子檔案的條件。

另一方面，憑證性是所有文件都具有的本質(zhì)屬性，只有當(dāng)人們通過各種活動(dòng)利用了電子文件憑證性時(shí)才能產(chǎn)生憑證價(jià)值。因此，電子文件的憑證性是其憑證價(jià)值的基礎(chǔ)，而憑證價(jià)值亦是其憑證性的升華。

在以往的研究中，電子文件憑證性與憑證價(jià)值概念經(jīng)常讓人混淆，導(dǎo)致文件轉(zhuǎn)換為檔案的界限變得模糊。作者通過辨析電子文件憑證性與憑證價(jià)值的關(guān)系有助于明晰電子文件各層級(jí)間的關(guān)系。

作者關(guān)于明確電子文件是否已轉(zhuǎn)換為檔案的討論，對(duì)于信息化時(shí)代數(shù)量龐大并且各種各樣的電子文件鑒定工作無疑是一種有益參考。

2.2 流程推導(dǎo)?！秲r(jià)值保障》一書對(duì)于電子文件信息演進(jìn)流程進(jìn)行了合理的推導(dǎo)，并對(duì)電子文件所處的各個(gè)層級(jí)中文件憑證價(jià)值變化進(jìn)行了詳細(xì)的論述。

在前人的研究當(dāng)中，張文浩將電子文件信息演進(jìn)流程劃分為了電子信息層、電子記錄信息層、電子文件信息層、電子檔案信息層。[4]

本書通過借鑒以往的研究成果，結(jié)合文件生命周期理論將電子文件的運(yùn)動(dòng)流轉(zhuǎn)視作了一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，把電子文件信息的演進(jìn)程序進(jìn)一步擴(kuò)大，包括了文件形成前的電子信息，直到經(jīng)過歸檔程序的電子文件的過程。[5][7]

同時(shí)，本書通過借鑒文件連續(xù)體理論，將電子文件信息演進(jìn)流程的各個(gè)層級(jí)分別與文件連續(xù)體理論的各個(gè)維度相對(duì)應(yīng)，從而將電子文件信息演進(jìn)流程劃分為電子信息層、現(xiàn)行電子文件信息層、電子檔案信息層三個(gè)層級(jí)，并對(duì)各個(gè)層級(jí)憑證價(jià)值的變化做了清晰、合理的推導(dǎo)。

第一層級(jí)。本書認(rèn)為電子信息層是最初的層級(jí)，其信息零散繁雜，未經(jīng)過專業(yè)的處理，所以它的信息內(nèi)容在未經(jīng)過信息組織的前提下是不能確定真?zhèn)蔚?。因而，只有符合事?shí)的電子信息才具有憑證性，再者，由于處于電子信息層的電子信息未經(jīng)過人們使用，所以在該層級(jí)并不具有憑證價(jià)值。

第二層級(jí)。該層級(jí)中的現(xiàn)行電子文件信息是經(jīng)過了一定組織、整理等程序的信息。具有利用價(jià)值的信息資源是該層級(jí)中具有憑證性的那部分電子信息，其中憑證性得到有效利用從而也具有了憑證價(jià)值。但是，現(xiàn)行電子文件真實(shí)性和可靠性易受到外界因素的影響，從而也讓憑證價(jià)值得不到有效保障。

第三層級(jí)。當(dāng)電子文件運(yùn)動(dòng)到最后階段，也就是電子檔案信息層時(shí)，電子文件信息的可靠性和內(nèi)容的完整性得到了有效保證。

由此可見，根據(jù)書中的推導(dǎo)，再結(jié)合文件連續(xù)體理論的指導(dǎo)有助于了解各個(gè)層級(jí)中電子文件的特點(diǎn)和變化。通過文件全程管理原則對(duì)各個(gè)層級(jí)中的電子文件分門別類提出針對(duì)性的管理手段和保障措施。

2.3 保障模型?！秲r(jià)值保障》一書針對(duì)普遍意義上的電子文件以及電子商務(wù)系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)中的電子文件提出了相對(duì)應(yīng)的憑證價(jià)值保障模型，有助于加強(qiáng)不同應(yīng)用環(huán)境下電子文件的全過程控制。

通過模型采取相對(duì)應(yīng)的措施利于電子文件能夠更廣泛地被提供利用，也是提升電子文件地位的有效路徑。

本書第五章中構(gòu)建的電子文件憑證價(jià)值保障模型是針對(duì)普遍意義上的電子文件憑證價(jià)值維護(hù)的行之有效的方案構(gòu)建。

為保證信息來源的可信性和信息內(nèi)容的完整性，本書提出了電子文件管理模型。[6]同時(shí)，提出了電子文件各個(gè)層級(jí)中的法律法規(guī)、技術(shù)手段、管理制度等保障方式，在空間上形成對(duì)電子文件的多維保障體系。保障模型的提出對(duì)于采取具體措施保障電子文件憑證價(jià)值提供了合理的實(shí)施路徑。

作者能夠從電子文件憑證價(jià)值共性出發(fā)立足于電子商務(wù)系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)中電子文件的特點(diǎn)分別構(gòu)建了其中電子文件憑證價(jià)值的保障模型在研究視角上也是值得肯定的。

3 小結(jié)

總之，《價(jià)值保障》一書從電子文件的信息演進(jìn)流程視角出發(fā)，系統(tǒng)地論證了電子文件憑證價(jià)值的變化并結(jié)合具體情況構(gòu)建了包括電子商務(wù)系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)中電子文件憑證價(jià)值保障管理模型，無論從研究內(nèi)容還是研究視角來看都是一部有意義的力作。

“單軌制”的發(fā)展趨勢下的電子文件數(shù)量會(huì)迅速增加。未來保障電子文件憑證價(jià)值可能要更多地考慮從實(shí)踐出發(fā)，結(jié)合普遍意義上電子文件信息演進(jìn)流程的特點(diǎn)進(jìn)行應(yīng)用層面的深入分析。

*本文系國家社科重大項(xiàng)目“數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)治理研究”（項(xiàng)目編號(hào)：19ZDA342）階段性研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]管先海，李興利.電子檔案“單套制”管理[J].檔案管理，2018（03）： 63-64.

[2][3][6]黃世喆，李春陽，梁遠(yuǎn)亮，賀長珍.電子文件憑證價(jià)值保障問題研究——基于電子文件信息演進(jìn)流程視角[M].北京：中國文史出版社，2020：43，69，69，109，188.

[4]張文浩.信息視角下的電子文件“信息生命體”研究[J].檔案學(xué)通訊，2008（02）.

[5]黃世喆，李春陽.論電子文件信息流程及其憑證價(jià)值[J].檔案學(xué)研究，2011（04）： 20-23.

[7]黃世喆，奚春玲.論電子文件立卷的必要性[J].檔案管理，2000（05）：9-10.

（作者單位：上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系? 來稿日期：2020-12-15）