檔案管理規(guī)范化體系的構(gòu)建路徑探索

張麗燕

【摘? 要】檔案管理屬于企事業(yè)單位管理活動(dòng)的重要組成部分，其具有重要的查閱和參考價(jià)值。為了更好地發(fā)揮自身職能，提升檔案管理質(zhì)量，構(gòu)建檔案管理規(guī)范體系成為現(xiàn)今檔案管理部門面臨的重大問題。所以，相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的不足，并就此在檔案管理的各個(gè)方面作出分析，從而全方位探究構(gòu)建檔案管理規(guī)范化體系的路徑。

【Abstract】Archives management is an important part of the management activities of enterprises and institutions， and it has important reference value. In order to better play their functions， improve the quality of archives management， the establishment of a standardized system of archives management has become a major problem facing the archives management departments. Therefore， the relevant personnel must recognize the shortcomings of archives management， and make an analysis of all aspects of archives management， so as to explore the path of building a standardized system of archives management in an all-round way.

【關(guān)鍵詞】檔案管理;規(guī)范化體系;構(gòu)建;資源;信息技術(shù)

【Keywords】archives management; standardized system; construction; resources; information technology

【中圖分類號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）02-0009-02

1 引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)的管理工作發(fā)生變化，信息技術(shù)的涌現(xiàn)對(duì)管理工作的優(yōu)化提出了更高要求。就檔案管理而言，傳統(tǒng)的管理體系已經(jīng)無法滿足多樣化要求，檔案內(nèi)容的增加、檔案信息的建設(shè)、檔案精細(xì)化查閱需求都離不開規(guī)范化體系的保障。所以處于信息化時(shí)代，檔案管理人員需要樹立創(chuàng)新理念，主動(dòng)引入先進(jìn)的管理思想，明確檔案管理的具體規(guī)則，并在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用下建設(shè)檔案管理規(guī)范化體系。本文即以檔案管理為方向，分析構(gòu)建檔案管理規(guī)范化體系的重要性，并提出具體的構(gòu)建策略。

2 構(gòu)建檔案管理規(guī)范化體系的重要性

檔案記錄、收集了大量的信息和事件，是人們了解、查詢信息資源的重要途徑。而檔案管理即是對(duì)繁雜信息的管理，其中涉及檔案資源信息的收錄、檔案價(jià)值的鑒定、檔案編輯和研究以及檔案的利用等內(nèi)容。因?yàn)槠涑袚?dān)著信息匯總以及信息查詢等責(zé)任，構(gòu)建規(guī)范化檔案管理體系成為必要的需求。這不僅可以提升檔案管理的質(zhì)量，而且也可以高效率地為相關(guān)人員提供服務(wù)，更好地發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)得到了廣泛普及，任何管理活動(dòng)都需要大量的信息支持，而要快速獲取信息必須要有規(guī)范、高效的模式來支持，檔案管理中傳統(tǒng)的人工模式不僅成本高，且管理效率低，要滿足時(shí)代發(fā)展需求，必須要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理體系，以對(duì)檔案信息資料實(shí)施規(guī)范化和信息化的管理模式，使其邁入規(guī)范化行列。

規(guī)范化體系是指達(dá)到有章可循、明文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)，檔案管理規(guī)范化是在管理檔案工作中，對(duì)于檔案相關(guān)的內(nèi)容、程序、質(zhì)量等工作形成相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，以此為依據(jù)開展管理活動(dòng)，保證最終取得理想的工作效果。對(duì)于任何企事業(yè)單位而言，檔案管理規(guī)范化體系的建設(shè)無疑是自身發(fā)展的客觀需求，通過規(guī)范化的管理，不僅可以強(qiáng)化信息化建設(shè)程度，完善自身的數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)也可以為相關(guān)部門和人員提供更優(yōu)質(zhì)的信息支持和服務(wù)，使得檔案信息資料得到有效應(yīng)用。

3 檔案管理規(guī)范化體系的構(gòu)建路徑

3.1 強(qiáng)化檔案資源建設(shè)，提升檔案管理服務(wù)效果

信息資源是檔案管理的基礎(chǔ)，要構(gòu)建規(guī)范化檔案管理體系，首先要加強(qiáng)信息檔案資源建設(shè)工作。為了確保檔案資源在收集、整理環(huán)節(jié)達(dá)到規(guī)范性和完整性，就需要建立相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，以此為參照，在各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案進(jìn)行重組。在檔案管理初期，工作人員需要針對(duì)容量較大、內(nèi)容復(fù)雜的檔案資料重新組合處理，這意味著要分析檔案信息間的關(guān)聯(lián)性，分門分類進(jìn)行組合。對(duì)于目錄混亂、缺少頁(yè)碼、內(nèi)容錯(cuò)亂的檔案需按照目錄、編碼等詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)整理編著，從而確保重組后的檔案達(dá)到規(guī)范性要求，在基礎(chǔ)上優(yōu)化檔案資源，為后期提升檔案管理效率奠定基礎(chǔ)。要注意的是，按照各主體所處的位置與性質(zhì)，著錄工作的規(guī)范需要參照行業(yè)規(guī)則，并且以信息化建設(shè)管理為目標(biāo)，以保證著錄工作穩(wěn)定開展。另外，檔案管理在后期需要開展服務(wù)活動(dòng)，提供資料的查詢職能，為使計(jì)算機(jī)在檢索中達(dá)到一定的質(zhì)量和效率，檔案管理部門需要以我國(guó)檔案分類法規(guī)為條件，分類處理檔案，使其具備規(guī)范化、便捷性且標(biāo)準(zhǔn)化的檢索系統(tǒng)和程序[1]。

檔案管理最終要提供資源共享、查詢服務(wù)的職能，所以建設(shè)規(guī)范化管理體系過程中要充分結(jié)合單位本身的性質(zhì)和需求，采用科學(xué)的管理模式，積極配合單位戰(zhàn)略發(fā)展和研究需求。在檔案管理工作中，根據(jù)需求和性質(zhì)的不同，存在多種難點(diǎn)問題，從而影響了規(guī)范化體系的建設(shè)。因此，檔案管理部門在遵循總體部署和要求的基礎(chǔ)上，必須要求相關(guān)的工作人員進(jìn)行管理業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，全面掌握規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)要求，提升職業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，要嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管以及利用等活動(dòng)，在管理執(zhí)行環(huán)節(jié)上奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。最后，要針對(duì)檔案管理事務(wù)，落實(shí)責(zé)任制度，對(duì)各個(gè)管理活動(dòng)制定規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，從而推進(jìn)檔案管理規(guī)范化體系的建設(shè)上升到新的臺(tái)階。

3.2 完善檔案管理制度，有效維護(hù)檔案規(guī)范體系建設(shè)

制度是檔案管理規(guī)范化體系構(gòu)建的根本保障，完善的制度可以讓檔案管理的各項(xiàng)工作有法可依、有章可循。所以，檔案部門要根據(jù)現(xiàn)代發(fā)展需求完善檔案管理制度規(guī)范體系，使這一管理工作具有詳細(xì)、完整的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，提升操作效果。從內(nèi)容來說，規(guī)范化的檔案管理制度體系包括了檔案管理制度、檔案工作相關(guān)規(guī)章、重點(diǎn)檔案工作制度以及檔案業(yè)務(wù)規(guī)范等，在各個(gè)大類之下又相應(yīng)形成了細(xì)化的規(guī)則制度[2]。

例如，檔案管理制度方面，要求管理人員對(duì)檔案管理辦法、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保管制度以及電子文件的歸檔制度、檔案使用制度作出詳細(xì)明確的規(guī)定，確保實(shí)際工作中檔案管理工作能夠找到對(duì)應(yīng)的制度規(guī)則，提升檔案管理工作效力。現(xiàn)代化的管理活動(dòng)因?yàn)樾滦退枷氲某霈F(xiàn)，愈加充滿活力，檔案管理制度體系的建設(shè)需要考慮自身的現(xiàn)代化管理水平，為提升各個(gè)管理環(huán)節(jié)的執(zhí)行力，需要優(yōu)先對(duì)檔案管理制度進(jìn)行深化，在細(xì)節(jié)上強(qiáng)化規(guī)范效果，借助先進(jìn)的數(shù)字化管理設(shè)備整理分配規(guī)劃?rùn)n案，與時(shí)代共同進(jìn)步，使得檔案管理體系達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展模式，深刻體現(xiàn)時(shí)代活力。

3.3 高效應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系

對(duì)自身管理工作的革新是時(shí)代社會(huì)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而新信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用則是關(guān)鍵。檔案管理規(guī)范化體系的構(gòu)建，必須要富有時(shí)代特色，融入科學(xué)的信息技術(shù)，使其向自動(dòng)化、數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。

首先，規(guī)范化的檔案管理需要拓寬應(yīng)用范圍，在多個(gè)領(lǐng)域凸顯自身的價(jià)值。因此要借助數(shù)字化處理技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行整合，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)共享。檔案管理部門要主動(dòng)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，按照需求不斷地優(yōu)化，如導(dǎo)入檔案電子數(shù)據(jù)，和單位的主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使相關(guān)的部門之間借助網(wǎng)絡(luò)連接，對(duì)資源進(jìn)行全面整合，然后為檔案管理人員提供穩(wěn)定的條目檢索和全文檢索業(yè)務(wù)，以達(dá)到規(guī)范化管理要求。

其次，檔案技術(shù)管理人員需要配置傳播速度快、信息容量大、處理效果好的軟硬件設(shè)備，不斷地開發(fā)檔案業(yè)務(wù)和檔案管理系統(tǒng)連接的平臺(tái)，為多元化需求和自身的發(fā)展創(chuàng)建數(shù)字化檔案室。最終形成具備網(wǎng)絡(luò)化收集、儲(chǔ)存、分析、管理以及服務(wù)的系統(tǒng)化檔案管理體系，按照相應(yīng)檔案管理的制度對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行優(yōu)化，以達(dá)到穩(wěn)定的應(yīng)用效果。要注意的是，信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用中，并不意味著要完全淘汰傳統(tǒng)檔案管理體系，而是要優(yōu)化和創(chuàng)新管理手段，完善制度標(biāo)準(zhǔn)，將管理模式和現(xiàn)代化信息技術(shù)有機(jī)融合，從而形成健全且高效的檔案管理規(guī)范化體系，促使現(xiàn)今的檔案工作能夠順暢、安全地運(yùn)行[3]。

最后，現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范體系的建設(shè)強(qiáng)調(diào)資源的共享，那么檔案管理部門需要在內(nèi)部形成標(biāo)準(zhǔn)化的使用規(guī)則，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的管理責(zé)任，以保障檔案資料在收集中達(dá)到準(zhǔn)確性，同時(shí)能夠在使用中實(shí)現(xiàn)安全性和便捷化的要求。

4 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，信息技術(shù)融入各個(gè)行業(yè)，改變了管理理念和管理方式，也提升了管理活動(dòng)效率。檔案管理需要明確特殊性質(zhì)和自身面臨的建設(shè)任務(wù)，加快更新管理思想，不斷地根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求引入信息技術(shù)，為規(guī)范化體系建設(shè)提供相應(yīng)的支持。同時(shí)，還需要在資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則、制度等方面作出優(yōu)化，使得檔案管理工作達(dá)到規(guī)范的處理體系和統(tǒng)一的操作模式，并向數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變，從根本上提升檔案管理效率和質(zhì)量，滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求。

【參考文獻(xiàn)】

【1】雷安妮.重視檔案管理規(guī)范化——檔案管理現(xiàn)代化過程中存在的問題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（10）：112-113.

【2】趙東龍.高校檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑與保障措施[J].山東檔案，2019（05）：47-49.

【3】楊穎，聶紅梅，張?chǎng)?大數(shù)據(jù)背景下高?？蒲袡n案管理規(guī)范化路徑探析[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2019（17）：26-28.