建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作中的問(wèn)題及對(duì)策

夏繼財(cái)

（湖南省永州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，湖南 永州 425000）

引言

建設(shè)工程的檔案資料是建設(shè)工程建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，其主要是將建設(shè)工程項(xiàng)目的全過(guò)程詳細(xì)完整地記錄下來(lái)，從最初的工程立項(xiàng)階段，到最后的竣工驗(yàn)收階段以及后期管理的每個(gè)細(xì)節(jié)都整理匯總。而建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作的妥善完成，是確保工程檔案資料準(zhǔn)確、真實(shí)、完整的關(guān)鍵，相關(guān)的工作人員只有認(rèn)識(shí)到檔案驗(yàn)收工作的重要性，以及其巨大的憑證價(jià)值，才能保障檔案驗(yàn)收工作的運(yùn)行通暢。

一、建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作中存在的問(wèn)題

1.缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理意識(shí)

受到傳統(tǒng)的建設(shè)工程管理觀念的影響，我國(guó)建設(shè)工程項(xiàng)目的管理者通常會(huì)對(duì)施工過(guò)程的管理工作更加重視，而對(duì)檔案資料的管理工作則重視程度較低。這就導(dǎo)致建設(shè)工程項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確全面的保存管理。這樣的觀念及行為會(huì)導(dǎo)致建設(shè)工程管理者在檔案管理方面意識(shí)薄弱，工程竣工后的檔案驗(yàn)收工作容易出現(xiàn)問(wèn)題，最終導(dǎo)致建設(shè)工程檔案的移交驗(yàn)收工作滯后，影響建設(shè)工程項(xiàng)目的進(jìn)程[1]。

2.檔案資料保管的工作存在漏洞

建設(shè)工程項(xiàng)目在開(kāi)展過(guò)程中，需要將相關(guān)檔案資料進(jìn)行全面完整的收集，但在收集工作完成后，相關(guān)的管理工作者確未能做到使用規(guī)范方法保存整合檔案資料。因此，檔案資料保存工作的價(jià)值和效果無(wú)法在建設(shè)工程項(xiàng)目中體現(xiàn)出來(lái)，甚至部分建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，還會(huì)出現(xiàn)檔案資料混亂、遺失的問(wèn)題。建設(shè)工程項(xiàng)目的相關(guān)檔案資料沒(méi)有被相應(yīng)的施工單位和管理部門(mén)妥善保存，工程檔案資料的修訂更是雜亂無(wú)章，這就導(dǎo)致驗(yàn)收時(shí)或后續(xù)工作中查詢(xún)檔案資料時(shí)，無(wú)法順利獲取相關(guān)的有用檔案資料，阻礙了建設(shè)工程項(xiàng)目后續(xù)工作的開(kāi)展。

3.未能形成完善的管理體系

現(xiàn)階段，我國(guó)的建設(shè)工程項(xiàng)目的管理過(guò)程中，通常會(huì)由于對(duì)檔案資料管理的長(zhǎng)期不重視，導(dǎo)致檔案管理體系不夠完善，甚至還未構(gòu)建較為完整的管理體系。大多數(shù)建設(shè)工程項(xiàng)目設(shè)置的管理部門(mén)都不具備極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力，在進(jìn)行檔案資料管理工作時(shí)，沒(méi)有遵循嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作原則，缺乏責(zé)任感。更有部分建設(shè)工程項(xiàng)目的實(shí)行機(jī)構(gòu)，并未設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案資料管理部門(mén)，僅僅是將工程檔案資料直接移交到另外的部門(mén)進(jìn)行管理整合，或是由個(gè)人對(duì)檔案資料進(jìn)行監(jiān)管。這樣的狀況導(dǎo)致目前大多數(shù)的建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的檔案資料管理秩序混亂，管理體系漏洞百出，嚴(yán)重阻礙了建設(shè)工程項(xiàng)目的高效開(kāi)展。

二、解決建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作中問(wèn)題的對(duì)策

1.對(duì)施工驗(yàn)收資料的檢查嚴(yán)格把關(guān)

在建設(shè)工程施工的過(guò)程中，針對(duì)每一環(huán)節(jié)都要進(jìn)行全面完整的資料收集和檔案整理，并及時(shí)將資料交于專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)送檢的人員，將檢測(cè)后的檢測(cè)報(bào)告進(jìn)行歸檔匯總。對(duì)于需要設(shè)計(jì)、監(jiān)理、勘察、建設(shè)和監(jiān)督等單位出具相應(yīng)質(zhì)檢報(bào)告的部分，要及時(shí)與相關(guān)的單位進(jìn)行聯(lián)系溝通，督促其在限定時(shí)間內(nèi)將質(zhì)檢報(bào)告提交，以此為建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和完整性提供扎實(shí)的保障[2]。同時(shí)，在建設(shè)工程施工的過(guò)程中，還要依據(jù)檢查結(jié)果顯示的施工質(zhì)量和施工安全問(wèn)題進(jìn)行整改，使得施工的每個(gè)環(huán)節(jié)都符合建設(shè)工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求。此外，對(duì)檔案資料進(jìn)行修訂編制的工作人員，要結(jié)合施工進(jìn)程的實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行全面的搜集，及時(shí)完善安全施工臺(tái)賬的編寫(xiě)，確保建設(shè)工程施工項(xiàng)目存檔資料的完整，進(jìn)而為施工順利進(jìn)行提供保障。

2.對(duì)資料收集及記錄做到妥善完成

在建設(shè)工程的實(shí)際施工過(guò)程中，需要以施工檔案資料收集完善工作的實(shí)際需求為運(yùn)行依據(jù)，對(duì)進(jìn)行建設(shè)工程資料收集工作的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)，設(shè)置對(duì)檔案資料匯總質(zhì)量進(jìn)行評(píng)判的完整體系，以此為建設(shè)工程進(jìn)度與檔案資料保存工作的同步提供便利，進(jìn)而促使各階段、各環(huán)節(jié)、各類(lèi)型的檔案資料之間具有連續(xù)性，保障檔案資料的完整性。若在整理檢查檔案資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)了缺失遺漏，需要及時(shí)采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施解決問(wèn)題。此外，施工現(xiàn)場(chǎng)的相關(guān)管理人員和技術(shù)人員也需要將每天的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，并對(duì)記錄下的信息進(jìn)行定期核對(duì)檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，以此有效控制建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作出現(xiàn)失誤與偏差的概率[3]。

3.對(duì)歸檔評(píng)價(jià)的工作嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)

相關(guān)部門(mén)和單位的驗(yàn)收小組成員，需要在驗(yàn)收單上進(jìn)行確認(rèn)簽字，并蓋上公章。在發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收過(guò)程中的問(wèn)題時(shí)，要針對(duì)問(wèn)題的重點(diǎn)及時(shí)提出應(yīng)對(duì)措施。驗(yàn)收小組人員必須嚴(yán)格監(jiān)督相關(guān)參建單位進(jìn)行整改，并再次進(jìn)行檢驗(yàn)，確認(rèn)合格后才能通過(guò)最終的驗(yàn)收關(guān)卡。在整改后，需要保留一系列的文字和圖片資料，為建設(shè)工程的檔案管理提供可靠憑證。在工程的竣工驗(yàn)收階段，相關(guān)的監(jiān)管單位要對(duì)檔案驗(yàn)收工作進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審查竣工圖、施工報(bào)告等資料，著重對(duì)驗(yàn)收記錄的真實(shí)性和整改措施的落實(shí)情況進(jìn)行檢查。此外，建設(shè)工程項(xiàng)目全程涉及的相關(guān)單位，必須要緊密結(jié)合，相互配合，充分地發(fā)揮檔案驗(yàn)收工作的價(jià)值，達(dá)到為建設(shè)工程項(xiàng)目提供憑證資料的作用。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前我國(guó)建設(shè)工程的檔案管理及驗(yàn)收工作還存在較大問(wèn)題，相關(guān)管理人員的忽視以及驗(yàn)收工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)性缺失，都是建設(shè)工程檔案驗(yàn)收工作順利進(jìn)行的強(qiáng)力阻礙。因此，建設(shè)工程的負(fù)責(zé)人員，必須重視檔案驗(yàn)收工作的重要意義，建立健全相關(guān)體系，確保檔案驗(yàn)收工作有序開(kāi)展。