淺議施工檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

徐暢暢

摘? 要：通過從管理的角度分析施工檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，提出了施工檔案管理在單位發(fā)展中的必要性和作用。對于建筑檔案管理，從檔案概念的更新入手，提出了檔案管理創(chuàng)新的基本思想，促進(jìn)了檔案管理的組織形式，管理體系，管理方法和管理模式的創(chuàng)新。為城市發(fā)展提出的“生命線”工程，提供可靠的前提。基于“項(xiàng)目”的“金字塔”“百年項(xiàng)目”和“守護(hù)者的記憶與歷史”的檔案管理將是很好的記錄者。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目建設(shè)? 文件管理? 發(fā)展?fàn)顩r? 改進(jìn)計(jì)劃

中圖分類號：G271???????????????????????????? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A?????????????????? 文章編號：1672-3791（2021）01（a）-0120-03

On the Innovation and Development of Construction Archives Management

XU Changchang

（China Railway 22nd Bureau Group Rail Engineering Co.， Ltd.， Chengdu， Sichuan Province， 610000 China）

Abstract： Through analyzing the current situation and existing problems of construction archives management from the perspective of management， the necessity and role of construction archives management in the development of units are put forward. For architectural archives management， starting from the renewal of archives concept， this paper puts forward the basic idea of archives management innovation， which promotes the innovation of organization form， management system， management method and management mode of archives management. It provides a reliable premise for the "lifeline" project of urban development. The archives management based on the "pyramid" of "project" "centennial project" and "guardian's memory and history" will be good recorders.

Key Words： Project construction; Document management; Development status; Improvement plan

隨著當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目的不斷擴(kuò)大，檔案資料管理在工程建設(shè)中的地位和作用日益重要。整個(gè)施工過程工程技術(shù)資料占據(jù)了施工過程50%的比例，在此形勢下，工程資料管理工作等同于現(xiàn)場施工一樣重要。習(xí)主席在黨的十八屆三中全會(huì)上提出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！痹谌娼ㄔO(shè)成小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要。施工檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。項(xiàng)目建立初期，就按照“橫向到邊”“縱向到底”的管理模式建立兩個(gè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格落實(shí)中華人民共和國《檔案法》、國家檔案局、國家發(fā)改委下發(fā)[檔發(fā)（2006）2號文]《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的規(guī)定，準(zhǔn)確、齊全、完整、及時(shí)歸檔項(xiàng)目檔案，為工程驗(yàn)收、結(jié)算、審計(jì)提供了可靠的前置條件，守護(hù)好習(xí)主席提出的“生命線工程”的“金字塔”基礎(chǔ)，做好“百年工程”“守護(hù)記憶、守護(hù)歷史”的檔案管理工作。

在施工過程中逐漸形成工程技術(shù)數(shù)據(jù)。這是該項(xiàng)目的原始記錄，并且是整個(gè)施工過程中重要的一部分。整個(gè)建筑工程技術(shù)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)反映施工過程。在整個(gè)過程中，根據(jù)工程數(shù)據(jù)的分類，將完整的電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)結(jié)合在一起。專業(yè)檢查員可以使用上述兩種類型的數(shù)據(jù)來完全還原現(xiàn)場施工的整個(gè)過程，而不必直接進(jìn)入施工現(xiàn)場。

1? 新時(shí)期施工檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 管理者的理念相對滯后

項(xiàng)目施工生產(chǎn)管理層仍然缺乏對項(xiàng)目檔案管理的基本了解。注重強(qiáng)調(diào)現(xiàn)場生產(chǎn)，忽略檔案管理，注重實(shí)體生產(chǎn)輕檔案管理。檔案管理意識不足。項(xiàng)目檔案管理任務(wù)與公司生產(chǎn)規(guī)劃密切相關(guān)，但是部分管理層認(rèn)為僅是簡單的管理任務(wù)，忽略了項(xiàng)目檔案管理在項(xiàng)目施工生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)過程中的重要地位，并且沒有按照實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)管理。根據(jù)企業(yè)信息化文件管理的基本要求，有必要正確處理施工生產(chǎn)與施工檔案的關(guān)系。同時(shí)，相關(guān)人員顯然缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)水平。

1.2 檔案人員責(zé)任心不足，綜合素質(zhì)不高

許多施工單位沒有專職施工檔案管理工作人員，一般由其他檔案管理人員直接兼職，對于一些規(guī)模很小的企業(yè)項(xiàng)目由其他檔案管理人員直接兼職也是完全可以的，但實(shí)際問題在于不管專職也好、兼職也好，其檔案專業(yè)知識跟不上，有的未經(jīng)受過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專職檔案管理者的專業(yè)知識，更有的缺乏對應(yīng)用計(jì)算機(jī)、圖像、信息、法律等各種復(fù)合型檔案管理知識點(diǎn)的運(yùn)用能力。并且還有相當(dāng)一部分施工檔案管理工作人員不熱忱于企業(yè)本職工作，導(dǎo)致企業(yè)檔案資料收集、整理工作出現(xiàn)混亂、分類不清晰、保管工作粗放、不嚴(yán)謹(jǐn)，條理性、系統(tǒng)性、對應(yīng)性差，文件資料編制整理深度不夠等突出問題，致使部分檔案管理人員失去了檔案原本的價(jià)值存在感和意義。

首先，由于施工工程項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理相關(guān)工作高度重視不夠，相關(guān)單位工作人員職業(yè)責(zé)任心意識不足，檔案管理意識薄弱，導(dǎo)致整個(gè)施工項(xiàng)目檔案管理相關(guān)工作也同時(shí)存在很多不足。另外，由于部分工程施工單位人員職業(yè)責(zé)任心明顯不足，在工程檔案管理交接工作中對于交接檔案手續(xù)不嚴(yán)格，缺乏必要的檔案審批，領(lǐng)導(dǎo)也往往缺乏必要的業(yè)務(wù)監(jiān)督與技術(shù)指導(dǎo)，容易直接造成由于項(xiàng)目檔案資料交接管理失誤而可能出現(xiàn)的在項(xiàng)目前期檔案管理過程中的檔案資料錯(cuò)誤，影響后期安全生產(chǎn)監(jiān)管部門及其他業(yè)主對項(xiàng)目檔案資料的合理使用。

1.3 檔案管理制度不夠完備，檔案利用率不高

目前，我們很多工程施工單位雖然已經(jīng)建立了多個(gè)檔案管理工作部門，而且也已經(jīng)制定了與檔案管理工作相關(guān)的各項(xiàng)工作制度規(guī)范，但是這些工作制度還不夠完善和全面，沒有隨著工程項(xiàng)目施工規(guī)模的不斷擴(kuò)張、經(jīng)營管理層面的不斷增加而相應(yīng)地逐步建立一套檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，僅僅依靠一些檔案管理工作人員“孤軍作戰(zhàn)”。有的只是為了應(yīng)付檢查而必然存在的一種資料形式化，從而直接造成目前檔案資料收集管理效率低、內(nèi)容重復(fù)分散的檔案現(xiàn)象變得比較嚴(yán)重，造成檔案人力、物力和信息空間極大程度的浪費(fèi)，不利于進(jìn)行檔案資料的高效收集管理和充分利用，對于檔案資料的真實(shí)性和資料完整性也達(dá)不到其所應(yīng)有的有效保障。還有一些施工單位在研究制定工程檔案管理相關(guān)工作規(guī)章制度時(shí)，沒有充分聯(lián)系其施工單位工程自身的實(shí)際工作情況，而完全直接照搬其他施工工程企業(yè)制定的檔案管理工作制度，缺乏技術(shù)實(shí)用性和工作針對性，大大降低了建筑施工過程檔案管理服務(wù)工作的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量，不利于企業(yè)滿足這個(gè)時(shí)代經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展的要求。另外，部分管理者長期受傳統(tǒng)觀念的影響，對施工檔案管理工作缺乏重視，更多關(guān)注的還是工程項(xiàng)目自身的經(jīng)營和發(fā)展，對于工程檔案資源開發(fā)上沒引起重視，造成檔案信息資源的利用率不高，不能很好地為施工工程的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

1.4 信息化設(shè)施建設(shè)不完善

信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)、單位等發(fā)展的主要趨勢。不少項(xiàng)目由于對檔案管理意識不強(qiáng)，舍不得在檔案管理建設(shè)上的投入，檔案室陳舊簡陋，沒有配備必要的設(shè)備，包括電腦、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等信息化設(shè)施，很難推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化進(jìn)程。上述幾點(diǎn)制約了檔案工作的信息現(xiàn)代化發(fā)展，也就難以滿足項(xiàng)目發(fā)展的需要。施工工程的檔案管理工作也應(yīng)朝著信息化的方向發(fā)展，才能更好地為工程建筑事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。然而，在現(xiàn)階段，由于建筑相關(guān)工作人員還沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，對于檔案管理信息化建設(shè)投人力度不足，必要的軟硬件設(shè)施也不夠完善。另外，工程建設(shè)機(jī)構(gòu)在吸納與培養(yǎng)人才的過程中，只注重工程技術(shù)人員的素質(zhì)提高，而缺乏對檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致檔案管理理念落后，不能很好地為我們的工程施工服務(wù)。

2? 新時(shí)期施工檔案管理工作優(yōu)化方案

2.1 完善施工檔案管理制度，提高施工過程檔案資料的合理性和利用率

在新的時(shí)期，要想提高施工檔案的管理水平，提高檔案資料的使用率，首先要結(jié)合自身單位實(shí)際情況，建立并完善文件管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案資料規(guī)范、科學(xué)化的管理。改變?nèi)鍪止芾砗椭貜?fù)管理的落后局面，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一集中管理，使整個(gè)檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化。此外，還要不斷地優(yōu)化文件收集整理和使用的過程，保證資料收集整理和保存的過程中，各類文件能夠有序地整理和保存，從而提高檔案資源利用率。

2.2 新時(shí)期提高檔案管理者的綜合素質(zhì)

要想與新的社會(huì)發(fā)展趨勢相適應(yīng)，檔案管理人員必須具備綜合性的素質(zhì)，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。第一，相關(guān)工作人員除掌握文件管理所必需的專業(yè)知識外，還要熟練地掌握其他必需的信息處理技術(shù)，以滿足日常工程建設(shè)檔案管理的需求。第二，要提高檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案管理人員應(yīng)具備良好的理論修養(yǎng)和道德修養(yǎng)，更要具備高度敬業(yè)和奉獻(xiàn)精神，一心為企業(yè)持續(xù)發(fā)展服務(wù)。有關(guān)部門要加強(qiáng)宣傳施工企業(yè)的檔案管理，讓有關(guān)工作者了解檔案管理對我國建筑事業(yè)的重要性，提高檔案管理人員的責(zé)任感。做好文件資料的填寫、歸檔、收集、整理和移交等環(huán)節(jié)，使施工檔案部門的人員了解到自己的價(jià)值，從而將全身心投入綜合檔案信息化的建設(shè)，保證施工檔案的完整和真實(shí)，方便有關(guān)人員及部門查找，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

2.3 加強(qiáng)施工檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息化技術(shù)不斷發(fā)展，信息化已成為當(dāng)前企業(yè)、單位發(fā)展的一種必然趨勢，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平就必須提高。首先，施工單位要加強(qiáng)檔案管理信息化的重視，加大投入力度，不斷完善所需的軟硬件設(shè)備建設(shè)工作。其次，新時(shí)代的施工檔案管理人員既要具備扎實(shí)的文件管理專業(yè)知識，又要熟練地掌握計(jì)算機(jī)的基本操作技巧，并學(xué)會(huì)建立各種檔案數(shù)據(jù)庫文件。借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案管理可以更加便捷、快速和高效地提供服務(wù)。總之，在新時(shí)期施工單位，要想充分發(fā)揮檔案資料對施工項(xiàng)目的發(fā)展作用，必須明確認(rèn)識施工資料在檔案管理中存在的問題，并根據(jù)這些問題制定針對性的解決辦法，不斷提高相關(guān)檔案管理人員技術(shù)水平;同時(shí)，加強(qiáng)施工檔案管理的信息化建設(shè)，進(jìn)而提高施工檔案資源的利用率，使檔案管理工作更好地為我國基建事業(yè)的持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

2.4 嚴(yán)格保證竣工驗(yàn)收檔案資料的質(zhì)量，保證其能夠發(fā)揮其作用

工程實(shí)施完畢后，檔案管理人員必須與建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)營者一道，按照有關(guān)規(guī)定對建設(shè)項(xiàng)目的所有文件進(jìn)行全面檢查，確保檔案資料的真實(shí)性和完整性，并充分滿足提交文件的要求。此外，必須積極執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，以確保施工文件的完整性和準(zhǔn)確性。

2.5 加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案編制

按照標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定編制施工檔案是建筑單位最基本的中標(biāo)條件。施工單位要明確職責(zé)，加強(qiáng)主管工程師的檔案管理培訓(xùn)，不斷提高檔案編制管理工作水平。上級部門要加強(qiáng)對施工檔案的監(jiān)督管理，檢查工程檔案的編制，并按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

3? 結(jié)語

施工企業(yè)要想充分發(fā)揮內(nèi)業(yè)資料在今后發(fā)展中的作用，必須明確認(rèn)識施工項(xiàng)目在文件管理中存在的問題，并根據(jù)這些問題制定針對性的解決辦法，不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，完善有關(guān)制度的建設(shè);同時(shí)加強(qiáng)文件管理信息化的建設(shè)，進(jìn)而增加文件管理資源的建設(shè)，從而提高文件管理的質(zhì)量和利用率，使檔案管理工作變得更好，為我國建筑事業(yè)的持續(xù)發(fā)展服務(wù)?？傊?，建筑工程檔案資料的管理是整個(gè)工程的重要環(huán)節(jié)，建筑工程單位應(yīng)加強(qiáng)對其的認(rèn)識，加大對檔案人員的培訓(xùn)和設(shè)施投入，積極使用信息化技術(shù)，建立管理系統(tǒng)等，全面保障建筑工程檔案資料的有效管理。

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