高校檔案部門勤工助學大學生保密能力的提升途徑

李丹　何剛　王從東　黃守友

摘要：為提高高校檔案管理部門工作效率、緩解專職檔案管理人員工作壓力，引入大學生勤工助學已成為重要手段，但大學生保密能力不足的問題，又極大地增加了高校檔案失密、泄密的風險。以X大學檔案部門為例，充分調(diào)查勤工助學大學生的保密意識、保密知識和保密技能現(xiàn)狀，從制度建設、職責設定和教育培訓三方面構建保密能力提升途徑體系并在實踐中檢驗改進，以降低高校檔案管理安全風險，規(guī)范和保障高校檔案部門以及其他部門的勤工助學管理工作。

關鍵詞：檔案部門;勤工助學;保密能力

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1672-1101（2021）06-0105-04

基金項目：安徽理工大學青年教師科學研究基金一般項目（社會科學類）（QNSK201903）

作者簡介：李丹（1992-），女，江蘇鹽城人，助理館員，碩士，研究方向：檔案管理。

Ways to Improve the Confidentiality Ability of Work-study Students in Archives Departments of Colleges and Universities

LI Dan， HE Gang， WANG Congdong， HUANG Shouyou

（Human Resources Office， Anhui University of Science and Technology， Huainan， Anhui ??232001， China）

Abstract： Work-study mode for college students has become an important means to improve the work efficiency of archives departments and relieve the working pressure of full-time archives personnel. However， it also faces the problem of insufficient confidentiality ability of college students， which greatly increases the risk of losing and revealing the confidentiality of college archives. Therefore， taking X university archives as example， fully investigating the status of their confidentiality awareness， knowledge and skills， this paper puts forward a system of ways to improve the confidentiality ability from the aspects of system construction， resetting and education & training. Then the system is tested and improved in practice to reduce the security risks， standardize and guarantee the work-study management of archives and other departments.

Key words：Archives departments; Work-study program; Confidentiality ability

2017年6月5日，國家檔案局局長李明華在全國檔案安全工作會議中強調(diào)檔案泄密不只關系到檔案工作，事關黨和國家的根本利益，要確保檔案實體和信息安全[1]。國內(nèi)外相關研究指出，信息安全重在人才隊伍建設，涉密人員素養(yǎng)和專業(yè)能力是影響檔案信息安全的關鍵風險因素[2-4]。勤工助學大學生作為高校檔案整理的主要參與者[5]，是檔案工作人才隊伍的重要組成部分，對于緩解專職檔案人員編制不足，縮短檔案規(guī)整周期，提高檔案利用率有重要作用[6-7]。因此，針對勤工助學大學生的特點、工作方式、培訓模式、專業(yè)素養(yǎng)等進行探討，進而對嚴峻保密形勢下的勤工助學大學生保密能力現(xiàn)狀、提升途徑展開研究尤為必要[8]。

以X大學檔案管理部門2018—2019學年的勤工助學大學生為研究對象，采用問卷調(diào)查和參與觀察的方法對研究對象的檔案保密能力進行調(diào)查，在全面充分評估其檔案保密能力現(xiàn)狀的基礎上，探索提升其檔案保密能力的途徑，并對途徑的有效性進行評估。

一、檔案部門勤工助學大學生保密能力現(xiàn)狀調(diào)查

（一）基本情況

2018—2019學年，X大學檔案部門共有勤工助學大學生17名，均為中共黨員或預備黨員，助學期間分配的檔案管理工作集中于教學、科研、文書檔案的整理。顯而易見，上述工作內(nèi)容和性質(zhì)要求該團體應當具備較強的保密能力[9]。

（二）保密能力調(diào)查與分析

已有研究表明，保密能力是保密制度建設與保密教育相結合的產(chǎn)物。通過保密制度的建設、保密教育培訓體系的完善，可增強檔案工作人員保密意識、普及保密知識、提高保密技能[4，6]。因此，本次調(diào)查研究從檔案保密意識、檔案保密知識、檔案保密技能三個維度設計檔案部門勤工助學大學生保密能力調(diào)查問卷并結合參與觀察法，對17位研究對象的檔案保密能力展開調(diào)查。調(diào)查結果以問卷填寫內(nèi)容與檔案保密能力要求匹配程度為判斷標準，設定匹配度60%以上（含60%）為達標，如表1所示。

結合表1，將研究對象保密能力存在的不足總結為三個方面：

1.檔案保密意識薄弱。勤工助學大學生普遍對檔案保密的重視程度不足[6]，針對“檔案整理過程中自身保密能力重要性”問題，超過半數(shù)的研究對象無保密觀念，普遍認為整理內(nèi)容無保密的必要性，主要工作任務是整理好檔案。在保密行為的認知方面，7位研究對象有過“非工作要求時討論檔案內(nèi)容”的經(jīng)歷。而在保密行為的約束與規(guī)范方面，所有研究對象均未與檔案部門簽訂保密協(xié)議書，且超過半數(shù)的研究對象認為沒有簽保密協(xié)議的必要。

2.檔案保密知識匱乏。調(diào)查發(fā)現(xiàn)有近一半的研究對象未接觸過檔案保密相關知識，其余的對檔案保密知識的了解也較為片面。關于“國家密級的種類”，調(diào)查顯示有7位學生僅聽過一種，5位聽過兩種，剩余5位一種都未聽說;關于“高校檔案需要保密的內(nèi)容”，則僅有2位學生了解文書檔案中有保密文件，1位知曉涉密文件的整理步驟。

3.檔案保密技能欠缺[10]。研究對象的檔案保密技能十分欠缺，檔案整理過程中存在多種高泄密的風險操作。以“檔案數(shù)據(jù)錄入設備的選擇問題”為例，4位存在利用私人電腦錄入檔案數(shù)據(jù)的行為;而對于“涉密文件的移交方式”問題，有7位選擇可通過普通快遞移交，其余不知道具體的處理方法，全部研究對象均認為 “可利用移動設備拍照、掃描以輔助整理”;而對于“作廢涉密文件的處理方法”，僅有3位意識到可利用碎紙機進行處理。

二、勤工助學大學生檔案保密能力不足的形成原因剖析

由表1可知，檔案部門勤工助學大學生保密能力存在明顯不足，而形成這一問題的原因是多方面的，具體剖析如下：

（一）檔案部門勤工助學保密制度尚不完善[11]。目前，檔案部門針對專職檔案人員制定了嚴格的保密制度，將保密要求明確責任到人，并配有嚴厲的泄密懲罰措施。相對而言，針對勤工助學大學生的保密制度則不夠完善，不僅缺少崗前保密協(xié)議，還缺少學生參與檔案工作全過程所要求的保密細則，導致勤工助學大學生的保密意識薄弱。

（二）勤工助學大學生專業(yè)背景的結構限制。勤工助學大學生多來自工科專業(yè)，幾乎無檔案管理的相關學習經(jīng)歷，造成該團體接觸和學習保密專業(yè)知識和技能的機會甚少，導致勤工助學大學生的保密知識和技能缺乏。

（三）勤工助學大學生自身的學習意識和動機偏弱。勤工助學大學生對檔案管理的定位有偏差，將檔案管理簡單等同于檔案整理，機械重復的整理內(nèi)容及工作流程使得大學生忽視了檔案管理的專業(yè)性，嚴重削弱了該團體學習檔案保密知識及技能的動機。

（四）缺乏有針對性的保密能力培訓。檔案部門一直處于高校五大職能的邊緣地帶[8]，專職檔案人員配備不足，造成專職檔案人員工作任務重、壓力大，進而影響對勤工助學大學生保密能力的重視程度，缺少時間和精力去設計并打造勤工助學大學生保密能力培訓模式，是勤工助學大學生保密能力不足的關鍵原因。

（五）對勤工助學大學生不恰當?shù)慕巧诖?。一方面，高校將勤工助學大學生定位成學校部門工作的“輔助者”和“協(xié)助者”，未突出強調(diào)大學生自身素質(zhì)和能力與工作崗位的匹配，對提高大學生勤工助學的專業(yè)能力培養(yǎng)重視不夠;另一方面，檔案館將勤工助學大學生定位成“檔案整理的主要參與者”，但卻僅將整理好檔案材料作為唯一評價標準，從而嚴重忽視了提升大學生檔案保密能力的必要性。

三、勤工助學大學生保密能力的提升途徑分析

（一）提升途徑

基于上述五個方面對勤工助學大學生保密能力不足形成原因的剖析，文章設計了以下三種提升途徑。

1.完善勤工助學大學生檔案保密制度，做到勤工助學保密工作有據(jù)可依[12]。嚴格制定準入機制，篩選保密意識強的大學生進入檔案管理部門，上崗前必須簽訂大學生勤工助學保密責任書;規(guī)范檔案工作中的保密操作，嚴禁攜帶電子產(chǎn)品進入檔案整理室，制定合理的“失密、泄密”評判標準，明確周期性獎懲措施。此外，宣傳勤工助學保密制度內(nèi)容，呼吁勤工助學大學生嚴格按《大學生勤工助學檔案保密制度》執(zhí)行檔案保密要求。

2.明確勤工助學大學生“兼職檔案員”的定位，全面提升其檔案保密能力。改變對勤工助學大學生的角色定位和不恰當?shù)慕巧诖?，協(xié)助其完成從“輔助者”“協(xié)助者”到“兼職檔案員”的角色轉變，從根本上培養(yǎng)大學生在檔案工作中的主人翁意識，從而能夠以兼職檔案員的標準要求自己，增強學習檔案保密知識和技能的主動性。

3.設計勤工助學大學生檔案保密能力的培訓模式。最大程度上突破專業(yè)背景的限制，提高該團體保密能力提升的效率，依據(jù)實際情況，考慮從以下幾個方面入手：

（1）檔案保密專業(yè)知識與技能培訓[13]。在保證培訓所需物資齊全的基礎上，每兩周開展1次，采用講授法、小組討論法等多種培訓形式，設計兩方面培訓內(nèi)容，一是檔案管理基礎知識，包括《檔案管理學》《檔案法》以及《高等學校檔案工作規(guī)范》等內(nèi)容;二是檔案保密專業(yè)知識和技能，包括高校檔案館涉密和非涉密檔案的接收、鑒定、整理、排架、利用等內(nèi)容。

（2）定期開展失密、泄密警示教育活動[14]。開展月度失密、泄密警示教育活動，通過搜索整理有社會影響力的檔案失密、泄密事件，在詳細介紹事件經(jīng)過的基礎上，重點強調(diào)失密、泄密事件對個人和社會帶來的不良后果和影響，引導勤工助學大學生及時進行反思和自我反思，以提高檔案保密意識。

（3）按學年舉辦檔案保密知識技能競賽。采用舉辦知識技能競賽的方式督促勤工助學大學生不斷學習檔案保密知識和技能，不斷提升檔案保密能力，努力做一個合格的“兼職檔案員”。檔案部門可針對競賽成績突出的學生提供適當?shù)莫剟?，授予“檔案保密小能手”等榮譽稱號。

（4）實時提供保密知識技能指導。在檔案整理過程中及時糾正勤工助學大學生存在的失密、泄密風險行為，實時進行保密知識技能教育指導，以實際工作幫助大學生更真實地了解如何運用所學檔案保密知識和技能來降低自身在檔案工作中失密、泄密的風險。

（二）途徑有效性思考

按上述提升途徑開展了為期兩個月的實踐探索，一方面，完成了檔案部門“勤工助學崗”崗位名稱的修改，定位為“學生兼職檔案員崗”，嚴格執(zhí)行《大學生勤工助學檔案保密制度》，制定并補簽勤工助學保密責任書，明令禁止工作中攜帶和使用私人電子產(chǎn)品，大學生對兼職檔案員職責及檔案管理的認識顯著加深。另一方面，完成了一系列的勤工助學大學生保密能力提升培訓活動，包含4次檔案保密知識技能培訓活動，2次失密、泄密警示教育活動，多次實時檔案保密知識技能督導，并再次利用檔案部門勤工助學大學生保密能力調(diào)查問卷對17位大學生進行調(diào)查，前后調(diào)查結果對比如圖1所示。

調(diào)查結果顯示，研究對象的檔案保密意識顯著增強，有15位研究對象認為自身的保密能力在檔案整理過程中非常重要;原調(diào)查中7位有“非工作必要時討論檔案內(nèi)容”經(jīng)歷的研究對象表示除工作要求外不會與其他人討論檔案內(nèi)容;全部研究對象均同意并與檔案部門簽訂保密協(xié)議。同時，研究對象的檔案保密知識也有所增長：全部研究對象均知曉國家秘密的密級種類并能說出兩種以上高校檔案中的保密內(nèi)容，了解涉密檔案的整理步驟。不僅如此，研究對象的檔案保密技能有所提升：工作前均能主動上交手機，僅有1位對象在檔案數(shù)據(jù)錄入設備中選擇使用私人電腦，對涉密文件的移交和作廢處理均有所了解。

五、結論

本文針對高校檔案部門勤工助學大學生保密能力不足的問題，采用問卷調(diào)查及參與觀察的方法，從檔案保密意識、檔案保密知識和檔案保密技能三個維度展開研究，在深入剖析勤工助學大學生檔案保密能力不足形成原因的基礎上，設計并實踐檔案部門勤工助學大學生檔案保密能力提升途徑。

通過提升途徑實施前后的調(diào)查結果對比分析顯示，本文設計的檔案部門勤工助學大學生檔案保密能力的提升途徑在勤工助學大學生保密意識、保密知識和保密技能提高方面效果顯著，可為高校的檔案管理部門相關工作提供重要參考，并為其他管理部門的勤工助學大學生專業(yè)技能培訓與提升提供借鑒。

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[責任編輯：范君]