現(xiàn)代化管理中的辦公自動(dòng)化技術(shù)研究

周麗娟

【摘 要】基于社會(huì)的進(jìn)步與我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，健康逐漸得到人們的重視，同樣醫(yī)院出于自身發(fā)展，也逐漸提高其管理現(xiàn)代化水平。作為具有突破性、創(chuàng)新性管理方法之一的辦公自動(dòng)化技術(shù)，將其有效應(yīng)用于醫(yī)院管理工作及其后勤管理，以此形成現(xiàn)代化的工作機(jī)制，在一定程度上有助于提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益。文章將著眼于辦公自動(dòng)化技術(shù)，簡(jiǎn)要分析其在現(xiàn)代化管理中的相關(guān)應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】辦公自動(dòng)化;現(xiàn)代化管理;應(yīng)用分析

【中圖分類號(hào)】TP317.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2021）01-0218-03

無論是科技進(jìn)步還是時(shí)代發(fā)展，均要求國(guó)家醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)做到管理制度的科學(xué)化、精進(jìn)化，面對(duì)新的發(fā)展形勢(shì)，醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)所面臨的挑戰(zhàn)也更大。基于此，醫(yī)院管理人員需要強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部控制及管理工作，積極汲取現(xiàn)代管理經(jīng)驗(yàn)，科學(xué)制定醫(yī)院后勤管理方案及制度，促進(jìn)提升行業(yè)的管理意識(shí)與質(zhì)量。

1 辦公自動(dòng)化技術(shù)綜述

1.1 內(nèi)涵分析

從字面上來看，辦公自動(dòng)化是降低或徹底消除人工操作，借助信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)處理辦公過程的具體事務(wù)。但受當(dāng)前科技整體水平的限制，辦公與人員控制完全分離是難以實(shí)現(xiàn)的，因此當(dāng)前關(guān)于辦公自動(dòng)化廣泛認(rèn)可的定義如下：將先進(jìn)的信息處理技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)引入辦公系統(tǒng)，各類業(yè)務(wù)主要通過計(jì)算機(jī)與有關(guān)先進(jìn)設(shè)備加以高效處理;與此同時(shí)，該操作環(huán)節(jié)依舊以人為主導(dǎo)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入工作人員處理的各項(xiàng)問題及工作模式，在業(yè)務(wù)方面實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。通過對(duì)辦公自動(dòng)化基本內(nèi)涵分析可知，人員是重要主體，計(jì)算機(jī)是具體操作工具，換言之則是在信息處理系統(tǒng)中轉(zhuǎn)存我們的大腦思維，通過先進(jìn)的信息處理技術(shù)快捷處理辦公業(yè)務(wù)[1]。與以往辦公方式相比，辦公自動(dòng)化技術(shù)更具科學(xué)性及實(shí)效性，而且因?yàn)樾枰胍欢ǖ男屡d設(shè)備與科技，可以進(jìn)一步優(yōu)化調(diào)整企業(yè)內(nèi)部管理體系與機(jī)制。辦公文件是辦公自動(dòng)化的主要處理對(duì)象，具體種類有文件編程、設(shè)計(jì)與存檔等，上述有關(guān)過程依托于高效應(yīng)用信息處理技術(shù)能得到最大限度地簡(jiǎn)化。

1.2 應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

在醫(yī)院管理中運(yùn)用辦公自動(dòng)化技術(shù)具有以下優(yōu)勢(shì)：{1}依據(jù)運(yùn)作具體情況調(diào)整相關(guān)工作流程，因此具有一定的靈活性。{2}具有強(qiáng)大的自定義工具，有助于企業(yè)管理電子化的實(shí)現(xiàn)。{3}可以建立具有強(qiáng)大的員工信息管理平臺(tái)，例如行政人員在關(guān)于日常安排、辦事指南與通訊名錄等一系列工作中打造便利通道[2]。{4}醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建電子化通信平臺(tái)，而且這一平臺(tái)具備方便、快捷、經(jīng)濟(jì)等優(yōu)勢(shì)。{5}可實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部信息的及時(shí)動(dòng)態(tài)化收集、反饋與指導(dǎo)，進(jìn)一步強(qiáng)化部門之間的密切合作。{6}實(shí)現(xiàn)醫(yī)院情報(bào)及資料的有效管理。{7}醫(yī)院建立起內(nèi)部資源管理平臺(tái)，能提高資源利用效率。{8}加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)，有助于提高凝聚力。{9}醫(yī)院內(nèi)部文書與辦公設(shè)置有效管理。{10}可在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，進(jìn)而為醫(yī)院人事檔案管理提供便利。

1.3 具體技術(shù)

辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化可以在提升工作人員效率的同時(shí)提高辦公質(zhì)量，進(jìn)而有效應(yīng)用多方面信息切實(shí)提升企業(yè)效益、效率。20世紀(jì)中后期是辦公自動(dòng)化發(fā)展的伊始，其一出現(xiàn)就得到人們的廣泛關(guān)注，基于不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)及進(jìn)一步發(fā)展的內(nèi)涵，使得辦公自動(dòng)化越來越與社會(huì)發(fā)展需求相符合。以下對(duì)其中的典型技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)述。

1.3.1 數(shù)據(jù)庫技術(shù)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能集中體現(xiàn)管理機(jī)構(gòu)的綜合職能，其涉及財(cái)務(wù)事務(wù)、辦公室事務(wù)、行政管理、貿(mào)易事務(wù)、人資管理、管理培訓(xùn)、管理計(jì)劃項(xiàng)目等方面，但上述主要管理領(lǐng)域均需要數(shù)據(jù)庫這一核心計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐?；谔幚硎聞?wù)需求的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫隨之迅速發(fā)展，由原來的文件型發(fā)展到關(guān)系型、多媒體型?？梢哉f在辦公自動(dòng)化技術(shù)中，數(shù)據(jù)庫是其進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的“交通樞紐”，也有人將數(shù)據(jù)庫稱為辦公自動(dòng)化技術(shù)處理數(shù)據(jù)的“心臟”[3]。

1.3.2 多媒體技術(shù)

文獻(xiàn)和書籍中常見的信息類型為文本信息。當(dāng)前實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，主要是通過計(jì)算機(jī)直接將文本信息傳輸給使用人員，這樣能降低以往辦公模式在中間環(huán)節(jié)因?yàn)榇蛴∥谋径斐傻募垙埨速M(fèi)。即使文字本身具備的特征對(duì)信息化編碼不利，可是辦公人員能夠依據(jù)需要對(duì)文本加以有效加工與處理，如目前所應(yīng)用的文本處理軟件Word等，其自身功能就很強(qiáng)大，工作人員只要扎實(shí)掌握其有關(guān)操作技術(shù)就能實(shí)現(xiàn)對(duì)其加工與處理。例如文字的字體與大小、段落格式、字體間距、制作表格等，僅需辦公人員熟練運(yùn)用操作技巧，則能夠?qū)崿F(xiàn)文本操作，從而節(jié)約辦公時(shí)間，因此在辦公自動(dòng)化中多媒體技術(shù)的應(yīng)用最為常見。

2 醫(yī)院管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要性分析

2.1 為工作計(jì)劃與決策提供必要根據(jù)

針對(duì)醫(yī)院日?；顒?dòng)而言，無論是各科室部門自身發(fā)展規(guī)劃、采購大型醫(yī)療設(shè)備，還是醫(yī)院發(fā)展整體方向、設(shè)計(jì)薪酬體系等，辦公自動(dòng)化均為管理工作提供巨大便利。若想讓醫(yī)院管理計(jì)劃和決策與實(shí)際發(fā)展要求和現(xiàn)代管理理念相符，管理者一定要通過有效精準(zhǔn)的信息為管理計(jì)劃與決策提供依據(jù)。管理人員需要在多樣、海量的信息中去偽存真，選出與醫(yī)院管理最相符的有用信息，進(jìn)而精準(zhǔn)判斷決策與計(jì)劃。由此可見，醫(yī)院管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化為工作計(jì)劃與決策提供必要依據(jù)，讓信息化管理更為科學(xué)、實(shí)際，以此助推醫(yī)院更好地發(fā)展。

2.2 為醫(yī)院整體管理發(fā)展奠定基礎(chǔ)

站在醫(yī)院整體管理視角分析，醫(yī)院內(nèi)部不管是關(guān)于各項(xiàng)信息在各主體之間的傳遞，例如醫(yī)護(hù)、醫(yī)患及管理者間，還是關(guān)于人資管理、財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)、控制及管理醫(yī)療消耗材料、完善健康檔案等方面，均需要具有強(qiáng)大信息能力的辦公自動(dòng)化技術(shù)予以支持[1]。與此同時(shí)，醫(yī)院管理離不開信息資源的強(qiáng)有力支持，可是信息不僅更新快、來源廣，而且具有廣泛的傳播途徑，因?yàn)椴杉c歸類信息是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高度信息化發(fā)展的核心基礎(chǔ)，其在醫(yī)院現(xiàn)代化管理中占據(jù)重要地位，一切經(jīng)營(yíng)管理在不同程度上都需要辦公自動(dòng)化技術(shù)的支持。

3 辦公自動(dòng)化技術(shù)在現(xiàn)代化醫(yī)院管理中的具體應(yīng)用

辦公自動(dòng)化技術(shù)為管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)提供重要手段，也為管理者決策提供全面、詳細(xì)的數(shù)據(jù)資料，讓管理方法從定性發(fā)展轉(zhuǎn)向定量發(fā)展。與此同時(shí)，綜合應(yīng)用辦公自動(dòng)化多項(xiàng)技術(shù)，還能為集權(quán)管理轉(zhuǎn)向分權(quán)管理創(chuàng)造條件?；谵k公自動(dòng)化的應(yīng)用及推廣，我國(guó)已逐步形成一支具備較高專業(yè)水平的專家團(tuán)隊(duì)。與此同時(shí)，進(jìn)一步得到推廣與廣泛應(yīng)用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，會(huì)引導(dǎo)我國(guó)逐漸形成具備中國(guó)時(shí)代特征的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理布局。對(duì)此，本文簡(jiǎn)要分析辦公自動(dòng)化技術(shù)在醫(yī)院有關(guān)管理領(lǐng)域的應(yīng)用。

3.1 人力資源管理

對(duì)于醫(yī)院后勤部門而言，人力資源管理信息化的主要內(nèi)容是建立全體工作人員信息綜合管理系統(tǒng)，其中包含工作人員的個(gè)人信息、工作崗位、專業(yè)職稱、資歷等信息模塊，在此基礎(chǔ)進(jìn)上分析人才數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)有關(guān)人才需求與培養(yǎng)的深度整合，從而為醫(yī)院建立科學(xué)的人才培養(yǎng)及管理機(jī)制，科學(xué)制定管理培養(yǎng)政策與方向，為醫(yī)院招聘工作、培訓(xùn)工作、解聘工資等提供數(shù)據(jù)依據(jù)。除此之外，通過辦公自動(dòng)化技術(shù)打造人力資源信息管理平臺(tái)還有助于完善績(jī)效考核、薪資、晉升標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)管理機(jī)制和制度。關(guān)于合同中的外聘人員與臨時(shí)工，能借此建立完整的信息管理系統(tǒng)，由此申報(bào)、錄入、核準(zhǔn)臨時(shí)工與外聘人員的信息并加以嚴(yán)格管理。

3.2 檔案信息管理

醫(yī)院后勤檔案具體管理內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜?；趶V義視角分析，后勤檔案管理分為醫(yī)院建設(shè)檔案與醫(yī)院常規(guī)工作檔案兩類。通過辦公自動(dòng)化技術(shù)建立后勤檔案管理平臺(tái)，有利于醫(yī)院后勤人員完善與整合各類檔案信息，為檔案查詢提供便利。關(guān)于建設(shè)檔案具體包含建設(shè)醫(yī)院所涉及的工程規(guī)劃、建設(shè)許可證明、建設(shè)平面圖、竣工驗(yàn)收證明等各項(xiàng)檔案信息，從而在法律層面為醫(yī)院切實(shí)權(quán)益提供保障，此外可以為建筑維修提供文件與資料，確保有關(guān)工作的安全性與合規(guī)性，進(jìn)而為醫(yī)院日常工作正常開展提供保障。常規(guī)檔案主要包含暖氣、水電與食堂、物業(yè)管理等信息。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理可確保上述工作更加及時(shí)、標(biāo)準(zhǔn)與合理，以此為醫(yī)院的日常運(yùn)行提供必要服務(wù)支持，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院配套設(shè)備的完整性，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量。

3.3 醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理

醫(yī)院信息科室應(yīng)與信用良好的網(wǎng)絡(luò)公司展開合作，在醫(yī)院網(wǎng)頁上及時(shí)更新醫(yī)院相關(guān)內(nèi)容，需在網(wǎng)頁上及時(shí)更新與管理醫(yī)院簡(jiǎn)介、衛(wèi)生常識(shí)、醫(yī)生介紹及部分醫(yī)院、衛(wèi)生、醫(yī)療等方面的信息。通過注冊(cè)賬號(hào)，用戶能在醫(yī)院論壇中針對(duì)醫(yī)院建設(shè)提出個(gè)人意見與建議、評(píng)價(jià)醫(yī)院服務(wù)態(tài)度等，有關(guān)人員會(huì)盡快逐一解答問題。醫(yī)院網(wǎng)頁還會(huì)提供各科室醫(yī)生的在線免費(fèi)咨詢服務(wù)，患者可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)在線咨詢，隨時(shí)和醫(yī)生展開通話交流，這在一定程度上為人們提供更直接、更有效的指導(dǎo)，有助于醫(yī)患之間進(jìn)行良好溝通[2]。關(guān)于醫(yī)院局域網(wǎng)，可以發(fā)布有關(guān)會(huì)議通知、職稱評(píng)定、人事招聘及改革等方面的具體信息，一方面有助于醫(yī)院職工充分掌握醫(yī)院發(fā)展實(shí)際情況，另一方面能真正實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，在降低辦公費(fèi)用投入的同時(shí)減少傳輸紙張數(shù)量，切實(shí)提高后勤工作效率，節(jié)約辦公資源。

3.4 后勤物資管理

對(duì)于后勤物資而言，實(shí)現(xiàn)管理信息化主要體現(xiàn)在以下工作內(nèi)容：采購日常醫(yī)院消耗物與流轉(zhuǎn)資料、管理資源入庫登記、管理出庫確認(rèn)、儲(chǔ)存物資等，并實(shí)現(xiàn)全方位的監(jiān)督及管理。依托辦公自動(dòng)化建立起的物資管理平臺(tái)重點(diǎn)針對(duì)物資有關(guān)管理人員具體采購需求、物資采購人員的實(shí)際采購情況，以及存管人員關(guān)于入庫物資情況、整合與分析系統(tǒng)本身的實(shí)際數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確且快速形成有關(guān)信息數(shù)據(jù)，而且能提出相應(yīng)的應(yīng)急處理辦法并加以快速響應(yīng)，從而實(shí)現(xiàn)后勤物資管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化和物資采購的高效化與科學(xué)化，提升醫(yī)院后勤整體物資管理效率、質(zhì)量與信息化水平。與此同時(shí)，通過辦公自動(dòng)化技術(shù)代替以往所需的大量人工，在一定程度上減少物資管理所需的人工成本投入[3]。醫(yī)院后勤物資管理應(yīng)關(guān)注資金、物資采購信息、入庫信息、存儲(chǔ)管理及調(diào)用等有關(guān)環(huán)節(jié)之間的密切協(xié)調(diào)、相互配合，實(shí)現(xiàn)管理一體化。針對(duì)出庫工作需及時(shí)錄入與整合物資調(diào)用單據(jù)，保證物資的每一次使用均有據(jù)可依。

4 結(jié)語

本文針對(duì)辦公自動(dòng)化展開綜述，探明其內(nèi)涵、應(yīng)用的必要性及其相關(guān)技術(shù)，并在此基礎(chǔ)上分析了該項(xiàng)技術(shù)在醫(yī)院管理領(lǐng)域的應(yīng)用。由此可見，醫(yī)院管理工作中科學(xué)引入辦公自動(dòng)化技術(shù)，有助于打造現(xiàn)代化、數(shù)字化醫(yī)院，提高醫(yī)院信息化水平，切實(shí)增強(qiáng)醫(yī)院管理人員的信息決策及管理能力，為文件管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、制度化與規(guī)范化提供保障。

參 考 文 獻(xiàn)

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