檔案信息化建設(shè)實(shí)施的理論思考分析

宗緒娣

摘要：隨著當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子信息技術(shù)得到發(fā)展，并逐漸滲透到各個(gè)行業(yè)得到廣泛應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)格局，從而促進(jìn)了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)多元化的發(fā)展。檔案信息承載著記錄社會發(fā)展的責(zé)任，同時(shí)也承載著人類發(fā)展過程的責(zé)任，在歷史變遷中具有重要意義。在此基礎(chǔ)上，必須加強(qiáng)管理，采取有效方法實(shí)施。過去，傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過手工管理，但這種方式的分析，促進(jìn)檔案管理的實(shí)現(xiàn)，但是很難提高工作水平，很容易出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，造成的損失價(jià)值的檔案信息。所以在檔案管理在未來，從企業(yè)的角度來看，處理信息檔案管理模式來提高它的重要性，并應(yīng)用這種管理方式完全在檔案管理中，在某種程度上，不僅提高工作的質(zhì)量，也可以及時(shí)傳遞信息，最重要的是要用這種管理模式跟上時(shí)代的步伐。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;建設(shè)實(shí)施;理論思考

一、檔案信息化的定義

檔案信息化是指在國家總體規(guī)劃和系統(tǒng)組織之下，采用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化，檔案管理模式從面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案數(shù)字信息管理利用為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，最大限度地滿足社會檔案需求的建設(shè)過程。

二、檔案信息化現(xiàn)狀

如今信息化建設(shè)飛速發(fā)展，給檔案行業(yè)帶來了一定程度的挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來了機(jī)遇。由于各種原因，檔案信息化目前還處于初級階段，相較于其他行業(yè)也處于落后位置?，F(xiàn)在，檔案館都有目錄檢索系統(tǒng)，部分檔案館已有離線接收系統(tǒng)，但是檔案行業(yè)的在線編制、在線審核、在線接收與移交為一體的檔案信息化管理系統(tǒng)目前還在摸索中。

三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)使得檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、查詢由原來的手工操作升級為自動化、實(shí)時(shí)化;使得工作程序減少、提高了工作效率;使得檔案電子化，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公;使得檔案管理人員從繁重的手工勞動中解放出來，不再是目錄的打字員，有更多的時(shí)間和精力去從事檔案收集和檔案編研工作，極大提高了工作效率和管理水平。檔案信息化還可為檔案利用提供多種查詢手段，可輕松提取有利用價(jià)值的數(shù)據(jù)，為數(shù)據(jù)分析提供有效、可靠數(shù)據(jù)，并可實(shí)時(shí)對檔案進(jìn)行多角度的統(tǒng)計(jì)。只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，才能與社會發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。檔案信息化實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，可以節(jié)約大量資源和檔案庫房，既經(jīng)濟(jì)又環(huán)保。檔案信息化改變了傳統(tǒng)工作模式。隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步和信息化建設(shè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作方式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展趨勢和人們的實(shí)際需求?，F(xiàn)在，檔案收集方式已有所轉(zhuǎn)變，由原來的建設(shè)單位或施工單位的資料員把檔案搬送至當(dāng)?shù)貦n案館（室），轉(zhuǎn)變?yōu)樵跈n案管理平臺上直接接收或離線接收電子掃描檔案。在信息化平臺上可以直接進(jìn)行交流、提出整改意見，建設(shè)單位或施工單位資料員也可在信息化平臺上進(jìn)行整改和咨詢，真正實(shí)現(xiàn)“只跑一次”或“一次都不跑”。檔案信息化能夠提高工作效率，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，為檔案產(chǎn)生者、檔案管理者、檔案使用者都提供了極大的便利。

四、檔案信息化建設(shè)的有效措施

1.加強(qiáng)檔案的開放意識

目前，大多數(shù)檔案館（室）只是被動地收集、保管、利用檔案。有人來查閱就提供利用，沒有人來查閱就是一批閑置檔案，不產(chǎn)生任何價(jià)值。檔案人現(xiàn)在要思考的就是如何使檔案“活”起來，讓它的價(jià)值發(fā)揮到極致，為城市建設(shè)作出更大的貢獻(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不再適用于信息化快速發(fā)展的今天，所以要作出改變。首先，要加強(qiáng)建設(shè)檔案館（室）網(wǎng)站，把它作為檔案信息化建設(shè)的著眼點(diǎn)和立足點(diǎn)，成為檔案信息流向社會公眾的主要渠道。檔案館（室）可以把館藏的能夠公開利用的檔案目錄放在網(wǎng)站上供社會大眾查閱利用，讓檔案信息得到合理利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。當(dāng)然，檔案信息資源共享的同時(shí)也要確保檔案的安全性。其次，要加強(qiáng)檔案信息化平臺的建設(shè)，讓電子文件逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件會因?yàn)槟甏?、利用次?shù)產(chǎn)生一些破損、損毀的問題，電子文件就不會出現(xiàn)此類問題。最后，加快對檔案大數(shù)據(jù)的提取，讓閑置的部分檔案發(fā)揮它應(yīng)有的價(jià)值，為城市建設(shè)發(fā)展提供信息服務(wù)。

2.加快檔案信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的進(jìn)程

在進(jìn)行檔案信息化管理的過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須加快檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的進(jìn)程，讓檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化水平不斷提高，以上這些也是檔案信息化建設(shè)管理的主要內(nèi)容之一?；诖?，通過這種方式有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，保障檔案管理工作順利實(shí)施并獲得良好的管理效果。

由此看出，為使問題得到解決，對企業(yè)而言在注重檔案管理的同時(shí)還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式的構(gòu)建，并在日后應(yīng)用的過程中加以調(diào)整、積極完善。由此相關(guān)部門通過這種方式實(shí)現(xiàn)聯(lián)系，并更好地進(jìn)行溝通，而在整個(gè)過程中積極引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)，注重細(xì)節(jié)并形成健全信息網(wǎng)絡(luò)模式，進(jìn)而做到與時(shí)俱進(jìn)、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，提升檔案信息建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化水平。

3.不斷提高科學(xué)規(guī)劃建設(shè)的水平

一般情況下，在城市發(fā)展的過程中須要用到科技和先進(jìn)管理手段，基于此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，應(yīng)樹立科學(xué)發(fā)展觀并將其作為主要的基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。還應(yīng)了解各個(gè)地區(qū)的檔案信息化管理方式進(jìn)而展開分析，并找出各個(gè)地區(qū)在對這種檔案信息化管理方式應(yīng)用的過程中哪些方面還有待完善，并采取最佳的解決方案加以完善，在檔案信息化建設(shè)的過程中如存在的問題較多要提供解決方案建議并進(jìn)行幫助，從而結(jié)合實(shí)際情況制訂檔案信息化管理的有效措施，不斷提高檔案信息化管理的水平。

4.建立健全的檔案管理制度

企業(yè)檔案資源涉及到企業(yè)各個(gè)部門，基于此，對企業(yè)所有部門而言須加強(qiáng)檔案資源管理;與此同時(shí)將歸檔工作落到實(shí)處。進(jìn)而從企業(yè)的角度上看還應(yīng)在現(xiàn)有的檔案管理制度基礎(chǔ)上結(jié)合實(shí)際情況加以完善，并清楚企業(yè)檔案管理制度還應(yīng)涉及企業(yè)所有部門，在所有部門的考核體系和企業(yè)運(yùn)行工作流程中必須滲透企業(yè)檔案管理工作。

5.加強(qiáng)檔案管理硬件的建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，不斷提高檔案信息化建設(shè)的水平，必須加強(qiáng)檔案專用庫房的建立，并確保所建立的庫房做到防塵、防盜、防高溫、防蟲害等，其中還應(yīng)設(shè)有檔案室、閱覽室和辦公室。在電子資源廣泛應(yīng)用下、在一定程度上給檔案工作提出相應(yīng)的要求，加強(qiáng)工作人員對檔案管理軟件的應(yīng)用，并購置相應(yīng)的設(shè)備尤其是計(jì)算機(jī)和掃描儀以及復(fù)印機(jī)等，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。應(yīng)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，其中主要目的就是更好地滿足檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

6.注重檔案管理軟件的開發(fā)和利用

當(dāng)今社會，隨著科技不斷的進(jìn)步，也使得計(jì)算機(jī)技術(shù)得到發(fā)展，一定程度上加快檔案信息化建設(shè)，其中加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲設(shè)備以及多媒體人像采集的應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)信息存儲，只要搜索關(guān)鍵詞就能找到所需要的信息，不斷提高檔案管理數(shù)據(jù)真實(shí)性和準(zhǔn)確性，便于信息的交流和查詢，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

結(jié)束語

檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。在面對每次新的需求時(shí)，總會遇到各種各樣的問題，只有正確面對問題，積極應(yīng)對，才能真正促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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