文秘與檔案管理的緊密型關(guān)系研究

摘 要：公文是檔案的前身，檔案是公文的歸宿之一，從檔案的形成規(guī)律可以窺探到公文與文書檔案之間的密切關(guān)系，既有區(qū)別，又有聯(lián)系。本文以文書檔案為視角，分析影響文秘工作與檔案管理緊密型的五種情形，并從文檔一體化等理論提出了文秘與檔案管理緊密型理論基礎(chǔ)，探討了文秘工作與檔案管理緊密型實(shí)現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞：文秘;檔案管理;關(guān)系;緊密型

辦公室文秘工作與檔案管理工作是有機(jī)聯(lián)系的整體，文秘工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，檔案管理工作又是文秘工作的延續(xù)和組成部分。公務(wù)文書是在公務(wù)活動(dòng)中按照特定體式、經(jīng)過一定處理程序形成和使用的書面材料。公文是現(xiàn)代辦公室文秘工作與檔案工作轉(zhuǎn)換的主體，是文秘工作的主要載體，檔案資料主要來(lái)源于公文?？梢哉f，辦公室文秘工作的重要成果之一是公文，公文是檔案的前身，檔案是公文的歸宿之一，從檔案形成規(guī)律可以窺探到公文與文書檔案之間的密切關(guān)系，既有區(qū)別，又有聯(lián)系。

1 影響文秘工作與檔案管理緊密型關(guān)系的表現(xiàn)

在實(shí)際工作中，文秘工作環(huán)節(jié)的一些因素，影響了其與檔案管理之間的緊密型聯(lián)系。

1.1 用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范

《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》對(duì)公文用紙有著明確規(guī)定，即，型號(hào)為國(guó)際通用A4型，60-80g/㎡復(fù)印紙或膠板印刷紙。要求左側(cè)裝訂，不散頁(yè)、不漏頁(yè)、不脫落，后背平整。但從辦公室文秘工作情況看，在一些細(xì)微之處存在不規(guī)范現(xiàn)象，諸如，裝訂時(shí)壓字、釘腳不齊，甚至是漏頁(yè)，一些紙張的耐折性較差，16K型紙張使用偶有出現(xiàn)，用紙的大小及質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，影響了文書的美觀性、檔案的壽命。

1.2 版記不全面，附件不規(guī)范

版記是文書部門與檔案部門之間相互轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的重要標(biāo)識(shí)。由于文秘基礎(chǔ)工作薄弱，主題詞選用不準(zhǔn)確，缺少抄送單位、印發(fā)部門未標(biāo)記，甚至沒有版記，加劇了文件歸檔案卷標(biāo)題擬題的難度。此外，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》對(duì)公文中的“附件”作了較為明確的規(guī)定，但在實(shí)際操作過程中，會(huì)出現(xiàn)辦公室文秘部門處理不當(dāng)，“附件”字樣未標(biāo)識(shí)，以及正文與附件序號(hào)、名稱不一致等問題。有時(shí)將“附件”單獨(dú)裝訂，正文字號(hào)及排列序號(hào)未進(jìn)行標(biāo)識(shí)，影響了文書質(zhì)量、立卷規(guī)范和歸檔完整等工作。

1.3 文種不準(zhǔn)確，程序不規(guī)范

目前公文有13種，不同的文種所承擔(dān)的作用不同，實(shí)際起草時(shí)易發(fā)生混淆。如有的混用了“通知”與“通告”，有的將“決定”誤用成“意見”，有的將“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混淆，在“報(bào)告”中夾雜“請(qǐng)示”內(nèi)容。此外，還出現(xiàn)越級(jí)行文、越級(jí)簽發(fā)，有校對(duì)無(wú)復(fù)核等。這些文種的不當(dāng)使用及公文辦理程序的不規(guī)范情況，都給文檔一體化管理埋下隱患。

1.4 底稿不完整，編號(hào)不規(guī)范

公文原稿的收集、整理是公文處理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是檔案工作必不可少的環(huán)節(jié)。公文從擬稿、核稿、簽發(fā)到定稿、印發(fā)，有著嚴(yán)密的辦文過程，但在歸檔時(shí)核稿、簽發(fā)稿等未收集，收文后未附傳閱卡，收文、發(fā)文未及時(shí)登記，或造成文號(hào)重復(fù)、遺漏，重號(hào)、漏號(hào)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，影響了后期歸檔文件著錄標(biāo)引、分類編碼和檢索。

1.5 責(zé)任不明確，移交不規(guī)范

根據(jù)檔案管理要求，每年辦公室應(yīng)定期將上一年度的文書資料移交歸檔至檔案（館）室，但在實(shí)際操作時(shí)，由于文書資料交接責(zé)任不明確，對(duì)文秘工作與檔案管理工作的緊密型認(rèn)識(shí)不到位，文秘人員未按照標(biāo)準(zhǔn)和要求將文書移交給檔案室，甚至出現(xiàn)漏交文書資料現(xiàn)象，導(dǎo)致歸檔文件資料不完整。

2 文秘工作與檔案管理緊密型關(guān)系理論

文秘工作與檔案管理工作緊密型關(guān)系有深厚的理論基礎(chǔ)。

2.1 文檔一體化

文檔一體化是將公文處理與文件歸檔有機(jī)結(jié)合，在文書處理環(huán)節(jié)便將歸檔信息摘錄、整理，使文書符合立卷的規(guī)范和要求，從而實(shí)現(xiàn)文書處理與文書立卷的一體化。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和辦公OA系統(tǒng)的應(yīng)用，文件從其起草、生成、處理到歸檔，均可在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中完成。文檔一體化理論，兼顧了辦公室文秘工作中文書處理及檔案室檔案管理，打破了部門間的“壁壘”。文檔一體化理論集合了大文件與大檔案理論，拓展了文件的概念和檔案的外延，符合文檔管理的現(xiàn)實(shí)需要和可能性。

2.2 文件生命周期論

文件生命周期理論是指文件從其形成、運(yùn)行、保存至消亡如同生命一樣，是一個(gè)周期。這一周期又可劃分為若干階段，每一階段文件所發(fā)揮出的作用不同，應(yīng)采取相應(yīng)的管理方法和管理原則。著名檔案學(xué)者詹姆斯·B.羅茲將文件分為文件階段和檔案階段，其中，文件階段又被劃分為形成、利用、維護(hù)及處置階段。我國(guó)學(xué)者更傾向于將文件周期劃分為制作、現(xiàn)實(shí)使用、暫時(shí)保存和永久保存四個(gè)階段。其中，文件制作和現(xiàn)實(shí)使用被界定為第一階段，即現(xiàn)行階段。現(xiàn)行階段下文件發(fā)揮著現(xiàn)行效用;暫時(shí)保存階段即“歸檔”，進(jìn)入檔案室保存階段，永久保存階段則是檔案階段或非現(xiàn)行階段?？梢?，從文件生命周期論看，文秘工作與檔案管理工作只是社會(huì)分工不同，實(shí)際是文件管理與檔案管理緊密型的內(nèi)在表現(xiàn)，二者互相滲透、制約，又一脈相承。

2.3 文件連續(xù)體理論

文件連續(xù)體是指以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)連貫一致。文件連續(xù)體是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)研究方法，注重辦公室文件從形成、存檔到作為檔案存用的全過程連續(xù)管理。其中，文件生成是起點(diǎn)，而目的和宗旨則是辦公室文秘工作與檔案管理工作應(yīng)面向社會(huì)、面向單位，提供文書、檔案服務(wù)。文件連續(xù)體理論并非單指文件從其生成到消亡的單項(xiàng)運(yùn)轉(zhuǎn)，并沒有必然的先后順序之分，從文書到檔案應(yīng)確保其生成規(guī)范、運(yùn)轉(zhuǎn)合理、保管安全、利用高效。

3 文秘工作與檔案管理緊密型關(guān)系實(shí)現(xiàn)路徑

3.1 落實(shí)“文檔一體化”

醫(yī)院辦公室文秘工作者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)“文檔一體化”的重要意義，將文書檔案的歸檔要求落實(shí)到日常文秘工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，仔細(xì)鑒別公文是否有保存價(jià)值，嚴(yán)格按照文檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)，做好文書資料的形式和內(nèi)容審核、把關(guān)，既要檢查文書中文種、版記，也要檢查形式上的用紙、裝訂底稿等是否符合相關(guān)規(guī)范要求。此外，在整理文書檔案時(shí)，應(yīng)注重細(xì)節(jié)管理，辦公室文書經(jīng)傳閱、批復(fù)后，需要有領(lǐng)導(dǎo)簽字，并收集作為原始文檔資料一并留存。辦公室文秘部門應(yīng)按照文書收集、整理、簽發(fā)、定稿、歸檔等程序，登記造冊(cè)，集中整理，為檔案管理工作奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

3.2 實(shí)行“全過程”管理

鑒于辦公室文秘工作與檔案管理工作具有較強(qiáng)的緊密型關(guān)聯(lián)，應(yīng)按照“全過程”管理的原則，將文秘工作與檔案管理工作規(guī)范、統(tǒng)一起來(lái)，切實(shí)提升文檔質(zhì)量管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真審核，確保辦公室文秘部門移交的文書資料符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，并做好文書檔案歸納成件、整理成卷，定期做好清查，并根據(jù)文書資料的內(nèi)容信息及重要性，確定保管時(shí)間?？纱_定每年的某個(gè)月份為文書資料歸檔月，集中歸檔收集。辦公室文秘部門應(yīng)按照“全過程”管理原則，制發(fā)高質(zhì)量的文檔，既要檢查公文用紙是否符合標(biāo)準(zhǔn)，也要檢查是否履行簽發(fā)手，核查審批權(quán)限、公文格式及公文書寫等是否符合要求。

3.3 執(zhí)行好“立卷歸檔”策略

在辦公室文秘工作及檔案管理工作中積極開展“立卷歸檔”工作，根據(jù)《檔案法》《保密法》的相關(guān)規(guī)定和要求，嚴(yán)格按照分類原則和歸檔方法，做好文書分類、整理、歸檔和編目，促進(jìn)文秘工作和檔案管理工作的有機(jī)融合。應(yīng)加強(qiáng)辦公室文秘人員的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，熟悉檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定和要求，把立卷歸檔要求前延至文件材料起草環(huán)節(jié)，確保文書資料歸檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳麗.大數(shù)據(jù)背景下辦公室文秘提升檔案管理效率的途徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（17）：58—60.

[2]趙丹.高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯(lián)系淺析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019（22）：155—156.

[3]謝雪薇.辦公室文秘和檔案管理工作的有效結(jié)合性分析[J].黑龍江史志，2013（15）：100.

[4]郭向.辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化建議[J].城建檔案，2021（6）：120—121.

[5]金麗紅.加強(qiáng)辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化[J].中小企業(yè)管理與科技，2020（30）：19—20.

[6]李淑偉.論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：110—111.

[7]曠秋月.淺談文秘人員的素養(yǎng)與文檔管理[J].銅仁師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2006（5）：43—44.

[8]徐微微.談公文處理和檔案管理銜接問題[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016（1）：69—70.

作者簡(jiǎn)介：袁永艷，女，大學(xué)學(xué)歷，山東省諸城市人民醫(yī)院館員，主要從事檔案管理研究。