電子檔案管理與利用初探

劉水　王海波

摘 要：隨著我國科技的高速發(fā)展，計算機技術(shù)、掃描錄入技術(shù)也在不斷發(fā)展和升級。近幾年，電子檔案逐漸成為檔案檢索利用的主要載體，進入人們的生活，為人們的工作提供極大便利。電子檔案的普及，也給電子檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。為加強電子檔案的管理，完善電子檔案利用方法，本文分析目前電子檔案利用的主要途徑，提出增強電子檔案管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理;利用;具體措施

電子檔案是時代的產(chǎn)物。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，這樣，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。從本質(zhì)上講，電子檔案就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案中的內(nèi)容通過計算機等設(shè)備進行儲存。隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理電子化趨勢越來越顯著，雖然電子檔案已經(jīng)運用在我國的各行各業(yè)之中，但是由于管理方式、制度的滯后，導(dǎo)致電子檔案管理和利用方面依然存在一些問題，因此，如何提高電子檔案的利用率，加強電子檔案的管理是目前急需解決的一個問題。

1 實施電子檔案管理的重要意義

1.1 節(jié)省人力物力，保證資源利用最大化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，會出現(xiàn)檔案混雜、梳理不清、紙質(zhì)檔案損壞等情況。因此，需要聘用大量的人力來整理和保管檔案，這在一定程度上浪費了人力、財力和時間。隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，電子檔案逐漸進入人們的視野。這種新型的檔案管理手段，為人們提供更加快捷的檔案儲存和查找方式，免除傳統(tǒng)的立卷歸檔、檢索查找的困難，大大減輕工作人員的難度，提高檔案檢索的效率，減少人力財力的投入。

1.2 提高服務(wù)質(zhì)量，增強管理效率

檔案管理最終目標就是提高服務(wù)效率，實施電子檔案的管理能夠有效地提升服務(wù)質(zhì)量，增強服務(wù)效率。電子檔案能夠?qū)⒓堎|(zhì)版的信息電子化，將大量的信息資料儲存于電腦之中，經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)廣泛傳播，這就在很大程度上幫助了人們對大量的信息進行快速篩選。因此，為了提升讀者的閱讀質(zhì)量，檔案管理人員必須加強自身素質(zhì)，廣泛應(yīng)用新技術(shù)，讓檔案管理發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益。

1.3 滿足人們?nèi)找嬖鲩L的多樣化需求

隨著我國社會的不斷發(fā)展，人們對于檔案的使用提出更加多樣化的要求。利用者不僅僅要閱讀原始的檔案材料，還要看原始圖像、視頻等，而傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足人們?nèi)找嬖鲩L的需求。電子檔案能夠?qū)π畔⑦M行多樣化存儲，無論是圖片還是視頻，都能夠通過電子文檔的形式保存在電腦中，因此能夠很好地滿足人們的需求。檔案利用的多樣性和社會發(fā)展情況息息相關(guān)，隨著科技的進步，檔案管理人員對于檔案的要求時刻都發(fā)生著變化，加強電子檔案管理能夠很好地滿足人們的需求。

2 電子檔案的利用途徑

2.1 向利用者提供檔案信息拷貝

電子檔案使用的主要途徑就是提供拷貝，因為拷貝能夠?qū)n案最原始的狀態(tài)原封不動地提供給借閱者，以此來保證檔案的準確性和完整性。檔案部門在向借閱者拷貝檔案時，應(yīng)該注意將電子文件轉(zhuǎn)換成標準的儲存格式，以方便借閱者的利用。如果借閱者沒有可以讀檔的設(shè)備，檔案管理部門還可以將電子檔案的復(fù)印件或縮微品提供給他們。

2.2 方便檔案信息的通信傳輸

電子檔案的一大優(yōu)勢就是可以將檔案的內(nèi)容遠程傳輸給需要者，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案傳輸難的問題，節(jié)省了大量的時間和財力，這是電子檔案使用的巨大優(yōu)勢。顧名思義，通信傳輸就是以網(wǎng)絡(luò)為載體，將電子檔案中的信息在短時間內(nèi)傳輸?shù)讲煌牡胤剑苑奖銠n案資源的分享和利用，對于一些比較偏僻的企業(yè)和單位來說，電子檔案無疑為他們解決了檔案借閱時間長的問題。

2.3 檔案的直接利用更加便捷

人們在利用紙質(zhì)檔案時，需要逐步查找自己需要的資源。電子檔案卻可以通過計算機進行關(guān)鍵字檢索，方便個人或單位的直接利用。不僅如此，電子檔案的直接利用還可以實現(xiàn)多人同時查閱同一份檔案的功能，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案檢索困難、資源單一的情況，提升了檔案檢索效率。

3 實施電子檔案管理和利用具體措施

電子檔案管理是一個復(fù)雜的工作。電子檔案管理需要利用到很多科技手段，這就對電子檔案管理人員提出更高的要求。因此實施電子檔案管理是十分重要且急迫的，需要從多角度開展工作。

3.1 建立健全檔案利用制度，加強檔案整合體系

根據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用流程化方式對電子檔案實施統(tǒng)一、規(guī)范管理，包括登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、備份恢復(fù)等覆蓋案卷整個生命周期的各環(huán)節(jié)管理，建立健全相關(guān)的檔案利用制度。比如，相關(guān)人員在借閱檔案時，需要先向管理部門提交申請，隨后要通過嚴格的審批制度，才能獲得閱讀權(quán)限。還要建立電子檔案管理制度，檔案管理部門要根據(jù)自身情況，運用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)豐富檔案內(nèi)容，保證檔案內(nèi)容的及時更新，這樣才能更好地滿足人們?nèi)找嬖鲩L的需求，提升服務(wù)效率。

3.2 規(guī)范利用檔案信息，做好備份與保存工作

在無紙化辦公的大背景下，電子檔案逐漸變成檔案管理的主流。但是電子檔案的利用一定要遵循一定的原則，對電子檔案的不同內(nèi)容要根據(jù)密級進行有效管理。為防止電子檔案丟失，還要做好備份與保存工作。眾所周知，電子檔案存在很明顯的缺點就是如果機器和設(shè)備受到外力的沖擊，很容易出現(xiàn)故障，而且目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境瞬息萬變，病毒活動猖獗，極容易對電子檔案的管理產(chǎn)生侵擾。因此在電子檔案的管理中，要重點做好以下工作：第一，做好電子檔案的備份工作，這樣能夠應(yīng)對由于突發(fā)事件導(dǎo)致的檔案丟失，減少損失;第二，開發(fā)電子檔案的“云”系統(tǒng)儲存空間，在對檔案進行錄入時，將數(shù)據(jù)同步錄入到“云”空間中進行保存，這樣能有效保證電子檔案信息的安全性。

3.3 建立“雙套制”模式，保證檔案信息完整性

“雙套制”從本質(zhì)上講就是將電子檔案和紙質(zhì)檔案同時保存起來，不過這種新的管理模式也使得檔案管理人員的工作難度增加了。檔案管理人員要掌握新技術(shù)，廣泛運用互聯(lián)網(wǎng)資源，否則就無法對電子檔案進行有效管理。除此之外，“雙套制”管理體系也存在一些問題，比如有些檔案不適合運用“雙套制”，所以在檔案管理方面要有所選擇，不能一概而論，這樣才能避免人力財力的浪費，保證檔案信息的完整性。

3.4 提高檔案管理人員安全意識

電子檔案管理工作是一項復(fù)雜的工作，因此，必須加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升安全意識，保證電子檔案的完整性和準確性。提升電子檔案管理人員安全意識的有效方法有以下兩點：第一，加強對于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。通過開展培訓(xùn)課程來提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，通過實際操作讓他們了解殺毒軟件的使用，有效防止黑客、病毒等不利因素入侵計算機，造成檔案丟失。第二，加強檔案管理人員對隱藏危險的預(yù)警能力?？梢酝ㄟ^邀請專家開展講座的方式，提升檔案管理人員的安全防范意識，防患于未然，有效做好電子檔案安全管理工作。

電子檔案由于利用方式的多樣化，導(dǎo)致利用的復(fù)雜化，正因如此，檔案管理人員必須加強管理，從思想上意識到檔案管理的重要性，提升自身專業(yè)素質(zhì)，運用新技術(shù)保證電子檔案的安全性，使電子檔案在最大程度上被利用?？偠灾?，電子檔案管理人員需要肩負自己責任，忠于職守，端正工作態(tài)度，保證電子檔案的真實性和完整性。

結(jié)語

我國現(xiàn)代社會正在向信息時代轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸應(yīng)用在電子檔案的管理中。電子檔案的管理與利用是一個復(fù)雜而重要的工作。為了緊跟時代步伐，提高為人民服務(wù)的效率，檔案管理人員要結(jié)合自身實際，加強電子檔案的科學(xué)管理，使電子檔案在社會的發(fā)展中發(fā)揮作用。

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作者單位：吉林省社會保障檔案管理中心（吉林省社會保險計算中心）公主嶺市范家屯鎮(zhèn)凱旋供熱有限公司