對(duì)全省煙草商業(yè)系統(tǒng)檔案信息數(shù)字化的思考

摘 要：在信息和網(wǎng)絡(luò)化條件下，要實(shí)現(xiàn)全省煙草商業(yè)系統(tǒng)檔案管理信息化管理就必需對(duì)基于物理介質(zhì)的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。本文從五個(gè)方面就如何安全完整地對(duì)物理介質(zhì)的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，做出了思考。

關(guān)鍵詞：檔案信息;數(shù)字化;數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

檔案數(shù)字化是指將原本存儲(chǔ)于傳統(tǒng)物理介質(zhì)上的檔案信息通過掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化形式互連，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。2008年全省煙草系統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行后，辦理完畢的電子文件直接導(dǎo)入檔案管理模塊進(jìn)行登記、整理、保管和利用，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化全文管理利用。但對(duì)2008年以前的傳統(tǒng)介質(zhì)檔案資料（文本、影像、圖紙、實(shí)物）要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理。在借鑒行業(yè)省局（公司）檔案數(shù)字化經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，現(xiàn)就全省系統(tǒng)檔案數(shù)字化處理提出以下五方面考慮。

1 重視對(duì)傳統(tǒng)物理載體檔案的鑒選

對(duì)全省煙草系統(tǒng)自1985年成立至2007年近22年的“海量”傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化無(wú)疑是一項(xiàng)大工程，須通過高質(zhì)量的鑒選來(lái)決定哪些檔案需要數(shù)字化轉(zhuǎn)化，減少無(wú)意義的投入。

檔案數(shù)字化鑒選要基于以下四個(gè)因素考慮：

1.1 本單位（部門）自身形成的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換

在“來(lái)源原則”決定的“以我為主”的立卷原則下，本單位（本部門）形成的各類文件材料更為重要，保管期限相對(duì)較長(zhǎng)，憑證和參考價(jià)值較大，利用率相對(duì)頻繁。因而本單位（本部門）形成的各類檔案材料特別是永久期限的物理載體的檔案需要被選中數(shù)字化。

1.2 具有較大利用價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換

就全省煙草系統(tǒng)文書檔案來(lái)說(shuō)，涉及本單位（部門）成立、分設(shè)、合并、撤銷的審批材料;本單位公章啟用，名稱、地點(diǎn)、銀行賬號(hào)變更;企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和規(guī)劃文件材料;卷煙市場(chǎng)整頓、查處煙草制品違法違紀(jì)案件材料;黨組（委）重大決定、決議，人事任免，職稱評(píng)聘;機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制;人大代表、政協(xié)委員提案及答復(fù);財(cái)務(wù)審計(jì)制度、報(bào)表;卷煙、煙葉價(jià)格政策、標(biāo)準(zhǔn)及制度;重大外事活動(dòng)等。

1.3 對(duì)破損嚴(yán)重的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換

所謂破損檔案是指由于形成時(shí)間早或保管不善而發(fā)生霉?fàn)€、污染以及利用過程中因人為原因造成撕裂、殘缺的檔案。這類檔案應(yīng)該優(yōu)先進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，以防止珍貴歷史檔案被損害而無(wú)法提供利用，以致企業(yè)原始?xì)v史記憶缺失。

1.4 對(duì)移交地方檔案館的檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換

2005年，國(guó)家檔案局中央檔案館《關(guān)于煙草行業(yè)檔案管理有關(guān)問題的復(fù)函》（檔函〔2005〕32號(hào)）中要求煙草行業(yè)各省、地（市）、縣煙草專賣局履行行政管理職能的檔案就應(yīng)按規(guī)定向各級(jí)國(guó)家檔案館移交，國(guó)家煙草專賣局要求煙草行業(yè)年滿15年履行行政管理職能（黨務(wù)工作類和行政管理類）的檔案應(yīng)向各級(jí)國(guó)家檔案館移交。為保證煙草行業(yè)檔案的齊全完整和便于利用，全省煙草系統(tǒng)各級(jí)單位（部門）應(yīng)將移交（移交范圍詳見國(guó)煙辦〔2006〕166號(hào)文件）地方檔案館的履行行政管理職能檔案材料數(shù)字化。

2 重視對(duì)檔案數(shù)字化工作的規(guī)劃

檔案數(shù)字化是一個(gè)系統(tǒng)工程，無(wú)論從檔案的大數(shù)量還是從需求利用來(lái)看，都不可能一蹴而就，不考慮成本核算、“有文必掃”的作法是不可取的。實(shí)施檔案數(shù)字化的單位要組織檔案、信息化、保密部門人員組成小組，研究制定本單位檔案數(shù)字化近期任務(wù)和遠(yuǎn)期目標(biāo)。

2.1 較高利用率的檔案

選擇利用率較高的檔案，利用率相對(duì)低的要推遲或不進(jìn)行數(shù)字化。與煙草行業(yè)履行行政職能密切相關(guān)、經(jīng)常查用，如涉及煙草行業(yè)機(jī)構(gòu)改革、煙草專賣執(zhí)法、煙葉生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、煙草經(jīng)營(yíng)政策、煙草制品價(jià)格、煙草進(jìn)出口管理、職工工作年限、工資待遇、職務(wù)職稱及煙草產(chǎn)業(yè)扶貧等內(nèi)容的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。

2.2 檢索的檔案目錄

在檔案短期內(nèi)不能實(shí)施數(shù)字化、不能提供全文檢索的情況下，應(yīng)該優(yōu)先對(duì)目錄（如案卷目錄、全引目錄、卷內(nèi)文件目錄等）進(jìn)行數(shù)字化，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)以滿足快速檢索、查詢的服務(wù)需求。

2.3 緊急利用的檔案

檔案數(shù)字化需要較長(zhǎng)的時(shí)間，對(duì)于有急迫利用需求的檔案可先行實(shí)施數(shù)字化。如煙草體制改革引發(fā)的解除勞動(dòng)合同關(guān)系職工纏訪問題，決策層在制定應(yīng)急對(duì)策時(shí)急需了解這一問題的原由，歷次解決所依據(jù)的規(guī)定、采取的對(duì)策，以及政府、上級(jí)機(jī)關(guān)、相關(guān)企業(yè)解決到什么程度等檔案資料，將這些檔案迅速數(shù)字化提供在線利用，便于使決策層制定科學(xué)的對(duì)策。

2.4 珍藏的孤本檔案

選擇有珍貴價(jià)值的檔案或年代久遠(yuǎn)但保存條件欠佳特別是瀕危的檔案。在本單位（部門）通常都有一些孤本檔案，在辦展覽、做宣傳、搞編研時(shí)往往需要多次反復(fù)利用，而這些室藏孤本檔案一般都有較長(zhǎng)的歷史，有些由于存放時(shí)間長(zhǎng)、載體老化或天災(zāi)人禍等原因，已出現(xiàn)不同程度的損壞。如歷史久遠(yuǎn)的卷煙煙標(biāo)、反映煙草企業(yè)變遷的照片、獲得省級(jí)以上的獎(jiǎng)杯、省級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷指導(dǎo)、指示批示等檔案，對(duì)這些保存價(jià)值、利用率高的檔案應(yīng)優(yōu)先數(shù)字化。

3 要尊重室藏傳統(tǒng)載體檔案的歷史

3.1 尊重本單位（部門）曾經(jīng)制定的《文件材料歸檔范圍規(guī)定和文書檔案保管期限》

在檔案數(shù)字化過程中對(duì)利用不同版本、不同時(shí)期的《文件材料歸檔范圍規(guī)定和文書檔案保管期限》整理的傳統(tǒng)載體檔案要分階段數(shù)字化，不能用現(xiàn)時(shí)的歸檔范圍規(guī)定和保管期限來(lái)數(shù)字化本單位（部門）各個(gè)歷史階段檔案，以防止抹殺本單位檔案形成的歷史軌跡原貌，并要保持?jǐn)?shù)字化前后檔案外貌特征的一致性。

3.2 要尊重本單位檔案分類標(biāo)準(zhǔn)

無(wú)論本單位（部門）的檔案分類大綱歷經(jīng)多少次修改，經(jīng)過數(shù)字化后的檔案都要體現(xiàn)室藏檔案不同修改階段檔案分類狀態(tài)的原貌——即便是原先的分類大綱不太科學(xué)。如全省系統(tǒng)縣級(jí)局（分公司）2006年取消法人資格前大都采用“年度-組織機(jī)構(gòu)-保管期限”分類標(biāo)準(zhǔn)，而從2007年起縣級(jí)局（分公司）法人資格取消后，機(jī)構(gòu)設(shè)置明顯壓縮且不固定。因此，大都采用“年度-問題-保管期限”分類標(biāo)準(zhǔn)，二者在數(shù)字化時(shí)不能統(tǒng)一，要尊重立檔單位檔案的歷史狀態(tài)。

3.3 要尊重本單位的歷史沿革

數(shù)字化后的檔案不能抹殺了立檔單位（本單位）的歷史沿革。行業(yè)省級(jí)公司經(jīng)歷了××省煙草公司和中國(guó)煙草總公司××省公司;市級(jí)公司經(jīng)歷了××省煙草公司××市分公司和××省煙草公司××市公司兩個(gè)階段，縣級(jí)煙草部門經(jīng)歷了××市公司××縣煙草公司（聯(lián)銷公司）和××市公司××縣煙草分公司兩個(gè)階段。以上這些“三級(jí)公司”的兩個(gè)歷史階段單位的主體是完全不同的，一個(gè)具有獨(dú)立法人資格，一個(gè)沒有獨(dú)立法人資格。因此，在檔案數(shù)字化過程中一定要分兩個(gè)階段進(jìn)行，以維護(hù)立檔單位的歷史原貌。

4 要重視檔案數(shù)字化的成本核算

將室藏傳統(tǒng)載體的檔案向新技術(shù)保護(hù)環(huán)境的轉(zhuǎn)換遷移需要的花費(fèi)比較高，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后還要面對(duì)龐大電子文件的管理和維護(hù)問題，數(shù)字化后的電子文件的保存需要持續(xù)的管理，其中包括對(duì)數(shù)據(jù)完整性的核對(duì)，對(duì)載體老化的評(píng)估和數(shù)據(jù)的遷移，等等。資料顯示，目前信息化系統(tǒng)有效技術(shù)壽命為3—5年，超過這一年限后，信息系統(tǒng)必須進(jìn)行大的技術(shù)更新或直接改造，所以必須從實(shí)際利用率的角度對(duì)擬數(shù)字化的檔案作投入效益分析，畢竟在數(shù)字檔案的壽命期內(nèi)其網(wǎng)絡(luò)利用頻度足以抵償其不菲成本的也只是少數(shù)。不考慮后續(xù)維護(hù)成本（勞動(dòng)力投入和維護(hù)費(fèi)用）的一次性數(shù)字化成果在若干年后可能完全無(wú)法使用，這將是一筆極大的浪費(fèi)。全省煙草系統(tǒng)最好在省局（公司）統(tǒng)一倡導(dǎo)下共同選擇（開發(fā)）檔案管理軟件，培訓(xùn)數(shù)字化工作人員并定期組織交流研討，通過規(guī)模效應(yīng)來(lái)分擔(dān)單位（部門）檔案數(shù)字化建設(shè)的成本及風(fēng)險(xiǎn)，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)上的節(jié)約。

5 要重視執(zhí)行雙套制管理機(jī)制

檔案數(shù)字化的前題是保持檔案的原始性和真實(shí)性，原始的檔案材料信息，其形式表現(xiàn)為文字、圖像等，它是數(shù)字化信息物理映像，與相關(guān)的數(shù)字信息構(gòu)成一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。全省系統(tǒng)檔案數(shù)字化還處于初級(jí)階段，加之傳統(tǒng)載體的檔案管理基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，數(shù)字化過程中很多問題需要逐步解決，因此在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)全系統(tǒng)的檔案保存還要堅(jiān)持雙套制管理機(jī)制，在保存電子檔案的同時(shí)要保存相對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)載體的檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整和真實(shí)，并能最大限度地發(fā)揮檔案信息的支撐作用。

結(jié)論

檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)物理介質(zhì)檔案信息化的必由之路。煙草行業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的經(jīng)驗(yàn)比較成熟，本文利用這一成熟的經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合陜西煙草商業(yè)實(shí)際，特別是對(duì)需要檔案數(shù)字化對(duì)象范圍和優(yōu)先選擇作出了較為明晰的界定，并對(duì)檔案數(shù)字化過程中必須重視的事項(xiàng)進(jìn)行了說(shuō)明，以期加快全省煙草商業(yè)系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)步伐。

參考文獻(xiàn)：

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[2]張照余.關(guān)于檔案信息化建設(shè)效益問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007（4）：58.

作者簡(jiǎn)介：成龍，本科學(xué)歷碩士學(xué)位，中國(guó)煙草總公司陜西省公司副研究館員，從事企業(yè)綜合檔案管理工作。