淺談國家檔案局、科技部第15號令對科研檔案管理的影響

董淑珍

摘? 要：1987年發(fā)布實施的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》對于完善科研檔案管理體制機(jī)制，加強(qiáng)科研活動宏觀管理產(chǎn)生了積極作用，但隨著我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的快速實施和科技體制改革步伐的不斷推進(jìn)，已不能適應(yīng)當(dāng)前科研檔案管理工作的發(fā)展需要。近日，國家檔案局、科技部聯(lián)合發(fā)布第15號令，公布《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，將對促進(jìn)我國科技創(chuàng)新工作，提升科技創(chuàng)新能力具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：科研檔案;檔案管理;共享利用

Abstract： In 1987， the issuance and implementation of the 'Interim Regulations on the Management of Scientific and Technological Research Archives' played a positive role in improving the management system and mechanism of scientific research archives and strengthening the macro management of scientific research activities. However， in recent years， the rapid implementation of my countrys innovation-driven development strategy and the continuous advancement of scientific and technological system reforms have not been able to meet the development needs of current scientific research archives management. Recently， the National Archives Administration and the Ministry of Science and Technology jointly issued Order No. 15 and announced the 'Science and Technology Study the Regulations on Archives Management， which will have a very important significance for promoting my country's scientific and technological innovation work and enhancing scientific and technological innovation capabilities.

Keywords： Scientific research archives; Archive management; Shared use

2020年9月11日，國家檔案局和科技部聯(lián)合發(fā)布第15號令《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（第15號令），自2020年11月1日起施行。

修訂后的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》全文共28條，相對于30多年前頒布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》具有很強(qiáng)的時代性和諸多新意。

1 更加完善了科研檔案的定義

在《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中第二條對科研檔案的定義：“科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料”。

新頒布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中第三條定義：“科研檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實物?！?/p>

相比之前的暫行規(guī)定，新頒布的管理規(guī)定完善了科研檔案的定義，明確了科研檔案產(chǎn)生的過程，貫穿科研項目的全過程。同時，明確了各種標(biāo)本、樣本等實物也屬于科研檔案。

2 進(jìn)一步明確了科研檔案管理責(zé)任

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中規(guī)定各單位應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項目工作同部署、同實施、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核。

要求科研項目在結(jié)題驗收時，要按照分類分級管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗收。

要求各單位要按照集中統(tǒng)一管理原則，建立健全科研檔案工作規(guī)章制度，在人員、庫房、設(shè)備、經(jīng)費等方面給予保障，保證科研檔案工作順利開展，確?？蒲袡n案完整、準(zhǔn)確、可用、安全。任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

同時，對經(jīng)費預(yù)算、檔案歸屬與流向、集中統(tǒng)一管理、責(zé)任劃分、科研文件材料的歸檔和監(jiān)督和指導(dǎo)等均提出了明確要求。

3 進(jìn)一步豐富了科研文件材料的歸檔內(nèi)容

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中明確規(guī)定了科研檔案的歸檔范圍，要求科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等全過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料均應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。

對科研檔案歸檔范圍提出了“主要包括但不限于”的具體規(guī)定。

3.1 立項論證階段。包括項目指南、可行性研究報告，項目經(jīng)費預(yù)算文件材料，申報書及相關(guān)證明;立項評審文件材料，預(yù)算申訴、評審文件材料;立項（含預(yù)算）批復(fù)，任務(wù)合同書（含預(yù)算書）及各類協(xié)議等。

3.2 研究實施及過程管理階段。包括研究計劃、組織實施工作方案，研究、實驗任務(wù)書、大綱，實驗、探測、測試、觀測、觀察、野外調(diào)查、考察等的原始記錄和整理記錄，綜合分析報告;設(shè)計文件、圖樣，集成電路布圖，工藝文件，計算文件，數(shù)據(jù)處理文件;科學(xué)數(shù)據(jù);研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等的實物及其目錄、圖片等。[2]

中期、年度等階段執(zhí)行進(jìn)展情況報告、總結(jié)報告、研究成果等;項目、人員、進(jìn)度、經(jīng)費等的調(diào)整、變更文件材料;撤銷項目已開展工作、已使用經(jīng)費、已購置設(shè)備儀器、階段性成果、知識產(chǎn)權(quán)等情況文件材料。

專家咨詢、中期檢查、中期評審、項目監(jiān)督工作形成文件材料。建設(shè)的中試線、試驗基地、示范點一覽表、圖片及數(shù)據(jù)等。

3.3 結(jié)題驗收及績效評價、成果管理階段。驗收申請書，驗收承諾書;工作總結(jié)報告，技術(shù)報告，項目經(jīng)費決算等財務(wù)情況文件材料。

驗收通知，驗收評審文件材料;驗收現(xiàn)場測試報告，第三方檢測、測試、評估報告，用戶使用報告及證明、典型用戶報告、產(chǎn)業(yè)化審核報告等;驗收結(jié)論書，結(jié)題書面通知等。

績效自評價報告，專家評議文件材料、評價結(jié)論等績效評價工作文件材料。

研究報告、論文、專著、數(shù)據(jù)庫等研究成果文件材料;自評價報告，科技報告;專利、軟件及其他知識產(chǎn)權(quán)文件材料。

產(chǎn)業(yè)化報告、證書、出版物等成果應(yīng)用、獲獎、宣傳推廣文件材料。

科研文件材料歸檔要求包括歸檔的科研文件材料制成材料應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)范要求;科研項目完成或中止后，應(yīng)當(dāng)對所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，履行審查手續(xù)后及時歸檔;研究周期長的項目，可分階段歸檔;科研文件材料歸檔時應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。

保管期限分為永久和定期，定期一般分為30年、10年。

4 新增了對科研電子檔案的管理要求

在新的規(guī)定中規(guī)定科研電子文件的形成、收集、整理、歸檔及科研電子檔案的保管、利用、鑒定、處置等要按照國家電子文件歸檔和電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。

同時要求在使用科研項目管理系統(tǒng)時，應(yīng)當(dāng)充分考慮科研檔案管理需要，設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實、完整、可用、安全。歸檔的科研電子文件及其存儲格式、元數(shù)據(jù)等應(yīng)當(dāng)符合國家相關(guān)規(guī)范要求。

明確提出對于滿足以下條件的單位，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。

（1）形成的科研電子文件來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。

（2）形成科研電子文件的系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子文件，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的電子文件，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。

（3）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子文件，功能符合電子檔案的長期保管要求。

（4）采取有效措施，防止科研電子檔案被篡改。

（5）建立科研電子檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（6）從外部接收的電子文件來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。并且規(guī)定科研電子檔案應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理。有條件的單位可以開展紙質(zhì)科研檔案數(shù)字化加工工作。

5 對分工合作完成的科研項目檔案管理提出了新的要求

對于分工合作的科研項目，明確提出了新的要求，即分工合作完成的科研項目，應(yīng)當(dāng)以任務(wù)合同或分工協(xié)議條款等書面形式明確約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項。一般應(yīng)當(dāng)由牽頭承擔(dān)單位保存一套完整檔案。

參加單位在保存本單位承擔(dān)任務(wù)所形成檔案的同時，將副本或復(fù)制件送交牽頭承擔(dān)單位。如確系涉及參加單位或該單位科研人員合法權(quán)益而不宜向牽頭承擔(dān)單位送交副本或復(fù)制件，且有書面約定的，參加單位應(yīng)當(dāng)將本單位形成的科研檔案目錄送交牽頭承擔(dān)單位。

6 優(yōu)化了科研檔案保管鑒定要求

科研檔案的保管要符合國家有關(guān)檔案保管的規(guī)定。對于涉密的科研檔案要按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管。各單位檔案部門應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定對保管期滿的科研檔案進(jìn)行鑒定。

保管期滿科研檔案的鑒定應(yīng)當(dāng)由檔案部門牽頭，組織有關(guān)部門或人員共同進(jìn)行。經(jīng)鑒定仍需繼續(xù)保存的科研檔案應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限，確無保存價值的應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。

7 鼓勵科研檔案信息的開發(fā)利用

檔案信息只有開發(fā)利用才能發(fā)揮檔案的價值，對于科研檔案更是如此。[2]在《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中明確要求各單位應(yīng)當(dāng)建立健全科研檔案開放利用機(jī)制，促進(jìn)科研檔案信息共享，加強(qiáng)科研檔案資源深度開發(fā)。[3]同時，要求科研檔案的開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，符合知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求，涉密科研檔案的開發(fā)利用應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂桂菊.如何做好科研檔案的管理工作[J].黑龍江檔案，2019，232（01）： 64.

[2]雷潔，李思經(jīng)，趙瑞雪，等.面向科研檔案管理的知識圖譜構(gòu)建與應(yīng)用研究[J].數(shù)字圖書館論壇，2020（05）： 8-15.

[3]秦紅梅.加強(qiáng)科研檔案管理 促進(jìn)科研事業(yè)健康發(fā)展[J].四川檔案，2007（05）： 24-25.

（作者單位：三門峽市路燈管理所? 來稿日期：2020-10-20）