變與不變：權(quán)力與權(quán)利視域下的2020版《檔案法》

梁艷麗 梁永萍

摘? 要：在權(quán)力和權(quán)利的視角下，檔案法律條文表面內(nèi)容的變化隱含、印證了檔案法律法規(guī)體系變遷過程中不變的內(nèi)涵，即法的自我完善與發(fā)展過程中對檔案形成部門、集中保管部門、行使檔案主管職權(quán)部門權(quán)力的制約與規(guī)范、責(zé)任履行的監(jiān)督，對非國有檔案所有者保管權(quán)、處置權(quán)、利用權(quán)的維護，對檔案利用者權(quán)利的明確、保障和提升。

關(guān)鍵詞：權(quán)力;權(quán)利;《檔案法》

Abstract： Under the perspective of power and rights， the changes in the surface content of the archives legal provisions imply and confirm the unchanging connotation in the process of changes in the archives legal system. In the process of self-improvement and development of the archives， it restricts and regulates the authority of the archives formation department， the centralized storage department， and the department that exercises the authority of the archives authority， and the supervision of the performance of responsibilities. Clarification， protection and promotion of the rights of file users.

Keywords： Power; Rights; 'Archives Law'

從權(quán)力和權(quán)利的視角審視2020版《檔案法》與之前的檔案法律法規(guī)，不難發(fā)現(xiàn)檔案法律條文表面內(nèi)容的變化隱含、印證了檔案法律法規(guī)體系變遷過程中不變的內(nèi)涵。這些內(nèi)涵包括權(quán)力的制約與規(guī)范、責(zé)任履行的監(jiān)督、權(quán)力的維護、權(quán)利的明確與保障等方面。

1 對檔案形成部門權(quán)力的制約與規(guī)范、責(zé)任履行的監(jiān)督

1.1 對檔案收集權(quán)力的制約和規(guī)范

1.1.1 從檔案規(guī)章變遷看機關(guān)檔案收集范圍的細化、規(guī)范化。收集是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。以機關(guān)檔案工作為例，從不同時期的檔案規(guī)章來看，機關(guān)檔案的收集范圍呈現(xiàn)出從粗線條勾勒、模糊性指向到大框架分類、小條文細化的趨勢，從黨、政、工、團等有類別性描述、無操作性指引到分類清晰、條目細致、內(nèi)容指向確定、外延范圍限定、操作更加便捷的變化。

1983年4月28日中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《機關(guān)檔案工作條例》。第十一條，凡機關(guān)工作活動中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團以及人事、保衛(wèi)、財會等工作中形成的文件材料），均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔。

2006年12月18日公布施行的國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》第三條、第四條分別對機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍進行了界定，附件《文書檔案保管期限表》分13個一級類目51個二級類目規(guī)定了歸檔范圍、保管期限。

2019年1月1日起施行的國家檔案局第13號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》第二十三條，機關(guān)檔案包括：（一）文書、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會計檔案;（二）機關(guān)履行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案;……（六）其他檔案。前款（一）（二）（三）項包含傳統(tǒng)載體檔案和電子檔案兩種形式。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

綜上，《機關(guān)檔案工作條例》和《機關(guān)檔案管理規(guī)定》都對機關(guān)整體檔案工作做出了規(guī)定，就檔案所包含的內(nèi)容而言，后者分類別、分業(yè)務(wù)、分載體列出了機關(guān)形成的各種檔案，既包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案，也包括公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息等電子檔案，明確了電子檔案的效力。

這種表述的變化源于機關(guān)檔案工作隨著時代的發(fā)展而變化的實踐，其理論性的總結(jié)、規(guī)章性的發(fā)布又指導(dǎo)機關(guān)檔案工作的規(guī)范開展。

相形之下，8號令專題性的內(nèi)容決定了其對機關(guān)文書檔案收集工作具有重要的指導(dǎo)和實踐作用。檔案行政管理部門據(jù)此指導(dǎo)并審查有關(guān)單位制定的文書檔案歸檔范圍和保管期限表。

檔案形成部門據(jù)此制定、修改本單位的文書檔案歸檔范圍和保管期限表，檔案工作人員據(jù)此對本單位文書檔案進行收集、劃分保管期限。

1.1.2 從檔案法律變遷看檔案收集的具體化、可操作化。1987版的《檔案法》關(guān)于檔案收集的范圍比較籠統(tǒng)，主要體現(xiàn)在：第二條“對國家和社會有保存價值的”、第十條“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料”、第十六條“對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案”。

2020版《檔案法》第十三條規(guī)定，直接形成的對國家和社會具有保存價值的下列材料，應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍：（一）反映機關(guān)、團體組織沿革和主要職能活動的;（二）反映國有企業(yè)事業(yè)單位主要研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)活動，以及維護國有企業(yè)事業(yè)單位權(quán)益和職工權(quán)益的;……（五）法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的。兩者比較，這條規(guī)定“使關(guān)于檔案定義表述中的‘直接形成的對國家和社會有保存價值的比較抽象化的概念具體化了，更具可操作性，更加明確檔案——收集歸檔的范圍”。[1]

此外，2020版《檔案法》用專門章節(jié)、條款對電子檔案、檔案信息化建設(shè)進行了規(guī)定。第三十六條，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。第三十七條，電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力……。

綜上，檔案收集不是隨心所欲的，而是在法律框架下開展的規(guī)范性活動。對檔案形成部門而言，檔案收集有法可依、有規(guī)可循，其合法性、規(guī)范性隨著檔案法律法規(guī)的完善而不斷強化。對其他組織和個人而言，更便于對檔案收集歸檔的理解、宣傳、監(jiān)督。

檔案收集的自主性不斷降低，自由性大大受限，監(jiān)督檢查更便于執(zhí)行，體現(xiàn)的正是對檔案收集權(quán)力的制約與規(guī)范。

1.2 對檔案形成部門立卷歸檔責(zé)任履行的監(jiān)督。2020版《檔案法》第十二條，按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度。

1987版《檔案法》第十條、2020版《檔案法》第十四條均規(guī)定，應(yīng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。第四十二條，檔案主管部門對照法律、行政法規(guī)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，可以對有關(guān)單位檔案工作責(zé)任制和管理制度落實情況、檔案收集等情況進行檢查。

值得注意的是，2020版《檔案法》第十四條將原條文中“任何個人不得據(jù)為己有”改為“任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有”。

實踐中，涉及個人的重要文件保存在個人手里，重要的業(yè)務(wù)檔案保存在具體承辦人手里或內(nèi)設(shè)機構(gòu)并非個例，綜合檔案室保存的檔案以“紅頭文件”為主并不罕見。由于缺乏制約，一些人的無意為之，造成重要文件歸檔的缺失。

隱患在于保存在個人、內(nèi)設(shè)機構(gòu)中的檔案沒有納入單位的檔案管理體系中，隨著內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責(zé)人的更換，甚至機構(gòu)的改革，辦公用房的調(diào)整，“個人、內(nèi)設(shè)機構(gòu)留存?zhèn)洳椤敝荒芊奖恪澳橙恕⒛巢块T”一時，最終損害的是個人的利益、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的利益，檔案涉及的他人的利益，威脅的是單位檔案——國有檔案的齊全和完整。

因此，2020版《檔案法》第四十八條第六項“不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，被責(zé)令改正而拒不改正的”要負法律責(zé)任有很強的實踐意義。

由此可見，檔案的立卷歸檔是法定行為，檔案形成單位應(yīng)成立機構(gòu)、指定人員、健全制度依法開展立卷歸檔工作，有關(guān)機構(gòu)和人員應(yīng)定期移交檔案，不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有，維護檔案的安全與完整。有責(zé)要履行，失責(zé)要追究。

2 對檔案集中保管部門權(quán)力的制約與規(guī)范、責(zé)任履行的監(jiān)督

2.1 對檔案館接收權(quán)力的制約與規(guī)范。1987版《檔案法》第十一條，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。2020版《檔案法》第十五條在此基礎(chǔ)上增加 “檔案館不得拒絕接收”。

兩個版本的《檔案法》都規(guī)定，中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責(zé)收集……各自分管范圍內(nèi)的檔案。

2011年11月21日起，國家檔案局9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》公布并施行，1986年國家檔案局發(fā)布的《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》廢止。各級各類檔案館按照9號令的要求，制定本館收集檔案范圍細則和工作方案，經(jīng)上級檔案行政管理部門同意后施行。

“檔案館不得拒絕接收”的規(guī)定頗引人深思。實踐中，因為全宗建立和完善問題、檔案整理質(zhì)量問題、檔案裝具的完好程度問題，甚至檔案裝具脊背內(nèi)容書寫材料、字號、字體顏色等大大小小的問題被“要求整改”后才能進館的并非個例。

因為檔案館的嚴(yán)格要求而推遲檔案進館時間，減少進館檔案的種類、數(shù)量的不得而知。如果進館檔案被“要求整改”且遇到檔案工作人員更換、單位檔案室面積有限、保管條件較差、機構(gòu)改革等情況，不但檔案整理、移交不能如期開展，檔案的安全與完整也得不到應(yīng)有的保障。

尤其需要注意的是，破產(chǎn)企業(yè)檔案的接收、整理、利用對很多國家綜合檔案館而言都是一項很繁重的工作。以新鄉(xiāng)市檔案館為例，2015—2017年破產(chǎn)企業(yè)職工查找會計檔案人次分別為696、785、957，連續(xù)三年居專業(yè)檔案查找人次第一。

這部分會計檔案移交進館前保管條件差、紙張薄而且幅面大，辦理提前退休需要查找連續(xù)近10年工資表，檢索涉及工種、班組，查找速度慢。加上查找人員對有關(guān)信息記憶模糊，自己想不起來就叫上親朋好友一起來，一次查不完就重復(fù)多次來查，本人查閱后還要經(jīng)社保部門核驗真?zhèn)?，對利用者和接待人員都是不小的考驗。[2]但若因上述原因拒絕接收破產(chǎn)企業(yè)檔案進館，無疑是違反檔案法律法規(guī)規(guī)定的。

鑒于此，檔案館應(yīng)根據(jù)移交單位的不同情況，周全考慮，分類施策，依法、規(guī)范、及時、高效開展檔案的移交、接收工作，最大限度維護檔案安全與完整。

綜上，檔案館收集檔案的范圍是根據(jù)國家檔案局的規(guī)定制定并經(jīng)上級檔案行政管理部門同意后施行的。納入檔案館收集范圍的立檔單位，具有定期向檔案館移交檔案的法定義務(wù)，同時，檔案館也有定期接收檔案的責(zé)任，不得拒絕接收應(yīng)移交進館的檔案。

2.2 對檔案館開放檔案責(zé)任履行的監(jiān)督。2020版《檔案法》第二十八條第二款，檔案館不按規(guī)定開放利用的，單位和個人可以向檔案主管部門投訴，接到投訴的檔案主管部門應(yīng)當(dāng)及時調(diào)查處理并將處理結(jié)果告知投訴人。此規(guī)定是法制社會環(huán)境下，檔案館工作接受社會監(jiān)督、檔案主管部門監(jiān)督的一種形式，也必然倒逼檔案館工作人員依法依規(guī)開展工作，妥善處理與利用者的關(guān)系，更好履行檔案開放利用職責(zé)，維護利用者的合法權(quán)益。

國家檔案局2號令《各級國家檔案館開放檔案辦法》第三條：各級國家檔案館對所有封閉期限結(jié)束的檔案，應(yīng)組織鑒定小組及時進行鑒定，凡按國家有關(guān)規(guī)定無需繼續(xù)保密或控制使用的，均可由檔案館報本級檔案行政管理部門批準(zhǔn)后開放，必要者報本級政府審批?！稒n案法實施辦法》第二十條，各級國家檔案館保管的檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，分期分批向社會開放，并同時公布開放檔案的目錄。

實踐中，檔案館是否組織了鑒定小組？是否逐卷逐件對所有封閉期限結(jié)束的檔案進行了鑒定？是否只對著目錄進行開放鑒定？鑒定結(jié)果是否報有關(guān)部門審批？審批結(jié)果是否留存?zhèn)洳?？審批后是否公布了開放檔案的目錄？已鑒定開放的檔案是否及時向社會開放？……上述問題的答案既反映了檔案館是否及時、足額、依法、按程序開展了鑒定、審批、公布、開放工作，也反映了審批部門對鑒定工作的重視程度和監(jiān)督情況，最終影響的是檔案利用。

2.3 對檔案館開展外包服務(wù)權(quán)力的制約與規(guī)范。2020版《檔案法》第二十四條，檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對受托方進行監(jiān)督。

資質(zhì)、協(xié)議、監(jiān)督，是檔案法律規(guī)定外包服務(wù)的3個必備條件，也是檔案館開展外包服務(wù)工作的法制遵循。云南省檔案館在檔案數(shù)字化工作中以“確保成果無限趨近于零錯誤”為目標(biāo)，以“人工驗業(yè)務(wù)、軟件驗參數(shù)”為基本方法，建立“加工公司全面檢查、監(jiān)理公司全面檢驗、數(shù)據(jù)接收部門完整檢測、監(jiān)管人員定量抽核、監(jiān)管部門隨機督查”的工作體系及壓力傳導(dǎo)機制，確保數(shù)字化成果的高質(zhì)量。[3]

2.4 對檔案研究人員利用檔案權(quán)力的制約與規(guī)范。2020版《檔案法》第三十三條第三款：檔案研究人員研究整理檔案，應(yīng)當(dāng)遵守檔案管理的規(guī)定。

筆者在對新鄉(xiāng)市檔案館2007—2017年檔案資料利用情況進行調(diào)查分析時發(fā)現(xiàn)，檔案館研究人員在舉辦展覽、開展檔案科研、編輯有關(guān)圖書的過程中，利用館藏檔案資料的數(shù)量、次數(shù)都非常可觀，但其借閱規(guī)定執(zhí)行的記錄情況并不是非常細致。“建議制定內(nèi)部人員查閱登記本，本著精簡、實用、高效的原則進行登記管理?！盵4]

3 對行使檔案主管職權(quán)部門權(quán)力的制約與規(guī)范

3.1 對檔案主管部門根據(jù)違法線索進行檢查時權(quán)力的制約。2020版《檔案法》第四十三條，檔案主管部門根據(jù)違法線索進行檢查時，在符合安全保密要求的前提下，可以檢查有關(guān)庫房、設(shè)施、設(shè)備，查閱有關(guān)材料，詢問有關(guān)人員，記錄有關(guān)情況，有關(guān)單位和個人應(yīng)當(dāng)配合。由此可見，符合安全保密要求是檔案主管部門開展檢查工作的前提。

3.2 對檔案主管部門開展監(jiān)督檢查權(quán)力的制約。2020版《檔案法》第四十七條，檔案主管部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學(xué)、公正、嚴(yán)格、高效，不得利用職權(quán)牟取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私。

2020版《檔案法》第四十七條“按照法定的職權(quán)和程序”這一規(guī)定，是對檔案主管部門開展監(jiān)督檢查權(quán)力的制約和規(guī)范，也是對被監(jiān)督檢查單位及個人權(quán)益的保護。

2017年9月筆者曾參與對廣發(fā)銀行新鄉(xiāng)分行進行的檔案行政執(zhí)法檢查。聽取工作匯報，詢問有關(guān)事項后，銀行工作人員復(fù)印了檔案行政執(zhí)法檢查通知書、兩名工作人員的執(zhí)法證，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，執(zhí)法人員進行出入庫登記后方進入庫房開始檢查。

入庫審批、登記，體現(xiàn)的是對檔案法律法規(guī)的敬畏，對庫房管理制度的尊重，對檔案安全的重視。被檢查對象對程序的嚴(yán)格執(zhí)行呼應(yīng)了檢查程序的嚴(yán)格，維護了檢查的嚴(yán)肅性，確保了工作的合規(guī)性。

4 對非國有檔案所有者權(quán)力的保障

4.1 對非國有檔案所有者保管權(quán)的保障。1987版《檔案法》第十六條和2020版《檔案法》第二十二條都規(guī)定，非國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。

兩個條文的不同主要體現(xiàn)在可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重損毀或不安全情況的處置上：前者是國家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案安全與完整的措施，后者是省級以上檔案主管部門給予幫助、或者協(xié)商采取措施。在此基礎(chǔ)上，兩者都明確，必要時，可以收購或者征購。

2020版《檔案法》更明確、更維護非國有檔案所有者的保管權(quán)，在危及檔案安全與完整時對檔案的處置更注重發(fā)揮檔案所有者的主體性。

給予幫助是對檔案所有者保管權(quán)的維護，協(xié)商處置是對主體性的尊重，必要時的收購和征購是不得已而為之的強制性措施。

4.2 對非國有檔案所有者處置權(quán)的維護。2016年修訂的《檔案法》第十六條刪去了“向國家檔案館以外的任何單位和個人出賣的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)。嚴(yán)禁倒賣牟利”的規(guī)定，將第二十四條中“擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案”修改為“擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓屬于國家所有的檔案”。

2020版《檔案法》第二十二條明確了非國家所有的對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案“嚴(yán)禁出賣、捐贈給外國人或者外國組織”。

眾所周知，檔案真實記錄了社會政治、經(jīng)濟等方面的發(fā)展進程，難免涉及國家秘密。

因此，這條規(guī)定既維護了非國有檔案所有者對檔案的處置權(quán)，又兼顧了檔案的保密性，保障了我國檔案的完整、安全，維護了國家的安全和穩(wěn)定。

4.3 對非國有檔案所有者利用權(quán)的保障。1987版《檔案法》第二十一條，向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護他們的合法權(quán)益。

2020版《檔案法》第三十一條同樣確認(rèn)了“優(yōu)先利用權(quán)”“提出限制利用的意見”，增加了“檔案館應(yīng)當(dāng)予以支持，提供便利?！睆膶嵺`層面要求檔案館落實檔案所有者優(yōu)先利用權(quán)，采納、執(zhí)行其限制利用意見。

建議檔案館建立移交、捐贈、寄存檔案利用制度，特事特辦，維護好、保障好檔案所有者的利用權(quán)，發(fā)揮檔案作用，發(fā)掘檔案價值，建立檔案館與檔案所有者共商共享、互利互信的關(guān)系。

5 對檔案利用者權(quán)益的保障和提升

5.1 明確檔案利用權(quán)利。1987版《檔案法》第三條，一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。2020版《檔案法》第五條在此基礎(chǔ)上增加“享有依法利用檔案的權(quán)利?！眱蓚€版本《檔案法》都設(shè)有檔案的利用和公布章節(jié)。

但2020版《檔案法》以法律條文的形式明確了檔案的形成者、非形成者保護檔案的義務(wù)、利用檔案的權(quán)利，體現(xiàn)了義務(wù)和權(quán)利的統(tǒng)一。

5.2 縮短檔案封閉期。1987版《檔案法》第十九條規(guī)定，國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放。經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于30年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于30年。

2020版《檔案法》第二十七條與上述條文內(nèi)容主要區(qū)別在于：首先，期限由30年改為25年;其次，提前開放檔案種類由經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案改為經(jīng)濟、教育、科技、文化等類檔案，科學(xué)、技術(shù)合并為科技，教育單列;最后，鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案。共同之處在于可以提前開放的單列出來種類的檔案都不涉及國家安全或者重大利益，都不涉及保密性。

25年封閉期的規(guī)定結(jié)合我國檔案工作實際，既考慮開放檔案的任務(wù)量，又推動鑒定開放工作穩(wěn)妥有序開展。

5.3 明確利用應(yīng)開放檔案的救濟權(quán)。檔案利用權(quán)利的實現(xiàn)需要法律上的救濟來保障。法律意義上的救濟“就是糾正、矯正或改正已發(fā)生或業(yè)已造成傷害、危害、損失或損害的不當(dāng)行為……救濟是一種糾正或減輕性質(zhì)的權(quán)利，這種權(quán)利在可能的范圍內(nèi)會矯正由法律關(guān)系中他方當(dāng)事人違反義務(wù)行為造成的后果。”[5]

檔案開放是利用的前提，是確保“單位和個人持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案”的必要條件。建立救濟機制，可以促使利用檔案的法定權(quán)利轉(zhuǎn)化為實有權(quán)利。

5.4 提升利用便捷度。1987版《檔案法》第十三條，2020版《檔案法》第十九條均規(guī)定，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用;配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全;采用先進的技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。1987版《檔案法》第十九條、2020版《檔案法》第二十八條均規(guī)定，單位和個人持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。

2020版《檔案法》第二十八條第一款規(guī)定，檔案館應(yīng)當(dāng)通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，強化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利。

“通過網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案目錄”是2020版《檔案法》賦予檔案館的法定職責(zé)，為有關(guān)單位和個人利用網(wǎng)絡(luò)無障礙獲取檔案信息、鎖定檔案保管所在單位提供了有效途徑。該項規(guī)定對避免開放檔案的隨意性進行了有效規(guī)制且現(xiàn)場查閱指向明確，有利于檔案信息的廣泛傳播。

檔案利用是有查考需求的利用者與檔案保管機構(gòu)的互動性活動。檔案利用便捷度的提升是檔案部門順應(yīng)時代發(fā)展要求，更新服務(wù)理念的結(jié)果。

參考文獻：

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（作者單位：梁艷麗，河南省新鄉(xiāng)市檔案館，“檔案工作”訂閱號專欄作者;梁永萍，河南省新鄉(xiāng)市檔案館 來稿日期：2020-10-20）