大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案收集工作創(chuàng)新探析

金彩平

摘 要：在城市發(fā)展中，城建檔案發(fā)揮著非常重要的作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，城建檔案工作需要進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，并從專業(yè)的角度采取一系列措施來改變當(dāng)前檔案管理工作中所存在的不足。本文針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案收集工作創(chuàng)新進(jìn)行分析，提出了城建檔案管理存在的不足，以及在大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案收集工作創(chuàng)新的策略，提出了新時(shí)期城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略，從而為城建檔案工作的發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);城建;檔案收集;工作創(chuàng)新

城建檔案記錄著城市建設(shè)、發(fā)展的真實(shí)記錄，體現(xiàn)了城市的發(fā)展歷程，并為城市發(fā)展規(guī)劃提供著重要的參考。因此，城建檔案發(fā)揮著十分重要的作用，尤其是在新時(shí)期城市建設(shè)項(xiàng)目不斷增多的背景下，通過城市建設(shè)檔案對(duì)于各項(xiàng)工程的具體情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，是十分必要的。綜合當(dāng)前收集整理工作可以得知存在著較多的問題，包括管理意識(shí)不足、專業(yè)人才不足以及信息化水平較低等多方面的問題，這不符合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也無法滿足新時(shí)代發(fā)展的要求。因此，在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，城建檔案收集管理工作需要實(shí)現(xiàn)有效的改革。在信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)分析發(fā)揮著非常重要的作用，在城建檔案建設(shè)中也可以得到應(yīng)用，使得這項(xiàng)工作更加清晰、立體。因此，作為檔案管理機(jī)構(gòu)需要強(qiáng)化城建檔案的改革，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來提升城建檔案收集工作的效率。本文針對(duì)大數(shù)據(jù)背景下城建檔案收集工作創(chuàng)新策略進(jìn)行分析，從而為城建檔案收集工作的開展提供參考。

一、大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

近年來大數(shù)據(jù)在我國(guó)得到了廣泛的發(fā)展，可以迅速地為人們提供準(zhǔn)確的信息，尤其是在信息時(shí)代數(shù)據(jù)屬于核心產(chǎn)物，滲透到各個(gè)行業(yè)，對(duì)于人們的工作決策提供了重要的支持。大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)是海量、多樣、高速以及價(jià)值密度低四個(gè)方面。

第一，數(shù)據(jù)量大。大數(shù)據(jù)主要的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)海量，從TB級(jí)別逐漸升級(jí)到PB級(jí)別，尤其是在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆發(fā)式的增長(zhǎng)狀態(tài)。大數(shù)據(jù)主要來源于移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、社交網(wǎng)絡(luò)以及其他的服務(wù)工具，對(duì)于數(shù)據(jù)處理平臺(tái)和處理技術(shù)的要求越來越高。

第二，類型廣泛。大數(shù)據(jù)的來源豐富決定了其形式的多樣。當(dāng)前廣泛應(yīng)用的推薦系統(tǒng)是對(duì)用戶日志數(shù)據(jù)來進(jìn)行分析，并為用戶提供相應(yīng)的內(nèi)容，這是一種明顯的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。除此之外，一些音頻、視頻、圖片等數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化并不明顯，但是也屬于大數(shù)據(jù)的主要類型。

第三，速度快。與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘相比較，大數(shù)據(jù)的產(chǎn)生十分迅速，借助于互聯(lián)網(wǎng)的傳輸來進(jìn)行及時(shí)地處理。服務(wù)器中的眾多資源都用于數(shù)據(jù)的處理以及計(jì)算眾多平臺(tái)也可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的分析。

第四，價(jià)值密度低。大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量非常大，但是其中具有價(jià)值的數(shù)據(jù)占比相對(duì)較小，從眾多不相關(guān)的數(shù)據(jù)當(dāng)中可以挖掘大數(shù)據(jù)的價(jià)值。

二、城建檔案管理中存在的問題

1.檔案管理意識(shí)不足

我國(guó)關(guān)于檔案管理具有明確的規(guī)定，各級(jí)政府也在建設(shè)專業(yè)化的檔案部門，通過各項(xiàng)規(guī)章制度來協(xié)調(diào)解決檔案管理中所存在的問題。但是，由于在日常工作中，各個(gè)單位忽視了檔案管理工作的重要性，并沒有及時(shí)地將檔案進(jìn)行整理歸類，在檔案管理工作中存在著嚴(yán)重的資料丟失以及收集工作滯后等多項(xiàng)問題。這就使得在城市建設(shè)檔案管理中，眾多檔案的歸檔管理采取人工的方法，忽視了信息技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致了一些檔案重要資料的丟失。以城市建設(shè)工程項(xiàng)目為例，大多數(shù)甲方單位認(rèn)為項(xiàng)目資金、進(jìn)度以及質(zhì)量管理十分重要，忽視了資料收集，檔案資料的保存也十分落后，這就導(dǎo)致了整體的檔案資料收集工作較為滯后。

2.檔案管理專業(yè)人才不足

城建檔案管理工作較為復(fù)雜，需要在實(shí)踐中進(jìn)行探索以及完善，這對(duì)專業(yè)人才的要求非常高。在當(dāng)前的城建檔案管理部門中，人才缺乏的問題十分嚴(yán)重，尤其是人才結(jié)構(gòu)不平衡。在檔案管理部門存在著眾多年齡相對(duì)較大、缺乏專業(yè)知識(shí)的人員，而一些年輕人員以及技術(shù)人員占比相對(duì)較少。

在城建檔案收集工作專業(yè)性要求較高的背景下，檔案管理人員無法進(jìn)行有力的指導(dǎo)，缺乏檔案資料收集、歸檔、處理的能力。由于檔案管理部門工作人員整體的業(yè)務(wù)知識(shí)水平較差，缺乏計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，無法適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作改革的要求。例如，即使一些檔案館配備了信息化平臺(tái)，但是缺乏專業(yè)的操作人員，導(dǎo)致了檔案管理人員依舊采取傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行工作，這大大降低了檔案管理工作的效率。

3.檔案管理信息化水平低

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案收集管理方式的創(chuàng)新成為當(dāng)前檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要趨勢(shì)。但是綜合當(dāng)前的檔案收集管理工作可以得知，信息化程度相對(duì)較低，各部門之間的信息資源共享機(jī)制較為落后，導(dǎo)致了整體的工作效率低。從各單位辦公自動(dòng)化發(fā)展趨勢(shì)可以得知，檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐曨l、音頻、電子文檔等多種形式共同保存，這對(duì)于檔案信息化的建設(shè)提出了較高的要求，在大數(shù)據(jù)技術(shù)普遍應(yīng)用的背景下，城建檔案管理工作的方式需要得到改進(jìn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案收集工作創(chuàng)新策略

1.加大檔案管理意識(shí)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案收集工作需要進(jìn)行創(chuàng)新，由相關(guān)的工作人員來主動(dòng)地進(jìn)行變革。一方面借助于多種方式來加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，提升工作人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)人們對(duì)于檔案的重視度。例如，在國(guó)際檔案日借助于多種宣傳活動(dòng)來提升人們對(duì)于檔案的重視度。另一方面借助于城市歷史圖冊(cè)的設(shè)計(jì)宣傳來進(jìn)行展覽，使得人們能夠加深對(duì)于城建檔案的認(rèn)知。除此之外，在城市廣場(chǎng)等多個(gè)平臺(tái)來宣傳關(guān)于城市歷史發(fā)展的視頻，讓市民也認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的認(rèn)知。

除此之外，為了加強(qiáng)工作人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)知，需要強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。以城市工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案收集工作為例，在城市工程項(xiàng)目建設(shè)之前，作為檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作，與施工人員、監(jiān)理人員進(jìn)行充分的交流，為檔案收集工作奠定基礎(chǔ)。在工程建設(shè)階段，由專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集以及整理，與工程的資料員保持聯(lián)系，時(shí)刻重視工程項(xiàng)目的檔案資料收集，尤其是一些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。在工程項(xiàng)目完工之前，針對(duì)工程驗(yàn)收的相關(guān)資料也需要進(jìn)行收集以及整理，從而保障檔案管理工作的順利開展。

除此之外，針對(duì)當(dāng)前的管理工作完善規(guī)章制度，也是提升檔案管理意識(shí)的重要策略。在規(guī)章制度中針對(duì)城建檔案管理系統(tǒng)的建立以及管理的問題進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，解決當(dāng)前城市檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不健全、監(jiān)管混亂的問題。在城建檔案管理規(guī)章制度中需要明確城建檔案建設(shè)的主題內(nèi)容以及監(jiān)管的主題，保障城建檔案建設(shè)的規(guī)范性、合法性。除此之外，結(jié)合內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)定來進(jìn)行高效執(zhí)行，使工作流程得到規(guī)范，保證檔案建設(shè)能夠嚴(yán)格按照規(guī)章制度來進(jìn)行，這對(duì)于提升檔案管理工作意識(shí)以及強(qiáng)化檔案建設(shè)起到了較大的作用。

2.積極培養(yǎng)復(fù)合型人才

在檔案收集工作中，專業(yè)人才是不可或缺的資源，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代作為檔案管理人員需要具有檔案專業(yè)知識(shí)，熟練操作信息技術(shù)。因此，在檔案管理相關(guān)部門需要強(qiáng)化復(fù)合型人才，結(jié)合人才培養(yǎng)計(jì)劃來有效地改善當(dāng)前專業(yè)人才不足的問題。一方面檔案管理部門可以借助于互聯(lián)網(wǎng)資源對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，使得一些具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)，但是缺乏專業(yè)信息技術(shù)的人員，能夠不斷地掌握檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用的方法。另外一方面檔案管理部門也可以學(xué)習(xí)發(fā)達(dá)地區(qū)先進(jìn)檔案的管理模式，派遣內(nèi)部人員外出學(xué)習(xí)交流，鼓勵(lì)員工進(jìn)行主動(dòng)學(xué)習(xí)，從而培養(yǎng)復(fù)合型人才。除此之外，在新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展中，加大年輕人才的引進(jìn)以及培養(yǎng)，改善當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變檔案工作人員老齡化的問題。在針對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)以及信息技術(shù)培訓(xùn)之外，檔案管理部門需要注意提升檔案工作人員意識(shí)培養(yǎng)，使得檔案管理人員具有較強(qiáng)的責(zé)任感以及使命感，認(rèn)真落實(shí)工作要求。

在針對(duì)復(fù)合型人才進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，不僅需要注重其內(nèi)在素養(yǎng)，更需要注重其服務(wù)態(tài)度的改變。檔案管理部門在落實(shí)規(guī)章制度之后，強(qiáng)化專業(yè)人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)，更需要注重從業(yè)人員服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變，結(jié)合績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)等多種措施來激發(fā)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，并且選拔一大批具有高度政治責(zé)任心、敏銳性以及愛崗敬業(yè)的年輕化人才，從而能夠提升檔案工作人員的服務(wù)水平。

3.構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，城建檔案建立完善的信息化系統(tǒng)是十分必要的。一方面檔案館需要在硬件設(shè)施進(jìn)行改善，結(jié)合資金的投入來強(qiáng)化檔案建設(shè)、管理、查詢一體化設(shè)備的建立，為數(shù)字檔案館的建立奠定基礎(chǔ)。另一方面在軟件方面結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)以及軟件的開發(fā)來達(dá)到檔案館信息化系統(tǒng)建設(shè)的要求。在針對(duì)軟件進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，需要加大研發(fā)的力度，結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的需求以及城建檔案管理的要求來淘汰大批落伍的管理檔案，并且結(jié)合更加科學(xué)的軟件來爭(zhēng)取將高科技產(chǎn)品應(yīng)用于城建檔案管理中。除此之外，在檔案管理內(nèi)部需要針對(duì)當(dāng)前的電子文檔進(jìn)行規(guī)范，使得紙質(zhì)文件能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，提升整體收集工作的高效性。

檔案信息系統(tǒng)的建立需要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理以及資源的整合，從而有效地解決城建檔案系統(tǒng)管理分塊分割的問題。為了有效解決信息系統(tǒng)建設(shè)中部門各自為政的問題，需要從整體上打破部門的限制，建立檔案統(tǒng)管機(jī)制，避免各部門之間的信息分散以及職權(quán)交叉，從而整合各部門的資源以及信息，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一化建設(shè)以及推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的策略

1.建設(shè)的必要性

城建檔案是城市發(fā)展的基礎(chǔ)，在城市建設(shè)改建以及管理中，都需要城建檔案的支持，因此在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是十分必要的。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通過紙質(zhì)、光盤、磁帶等實(shí)體方式來進(jìn)行存儲(chǔ)，但是這些存儲(chǔ)介質(zhì)信息調(diào)取速度慢、效率低、信息整合度較差，無法實(shí)現(xiàn)有效的資源共享，導(dǎo)致了城建檔案不同的單位以及部門之間信息較為分散，信息利用率低。

在城市迅速發(fā)展的背景下，城建檔案的數(shù)量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)的狀態(tài)，對(duì)于檔案信息的利用提出了較高的要求。在大數(shù)據(jù)技術(shù)迅速應(yīng)用的背景下，實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，使得檔案收集管理的方式實(shí)現(xiàn)信息化智能化的轉(zhuǎn)變，可以大大提升檔案的利用率。

2.原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以有效地規(guī)范城建檔案各項(xiàng)工作，為其自身的發(fā)展制定完善的運(yùn)行機(jī)制，使得城建檔案信息化建設(shè)更加規(guī)范、高效。城建檔案的收集歸檔整理，是在原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，由于城建檔案的來源相對(duì)較多，在收集能力以及管理水平等因素的限制下，城建檔案歸檔文件不齊全、信息不完整等多項(xiàng)問題，嚴(yán)重影響著城建檔案收集工作的創(chuàng)新。因此，只有保證原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性才能夠開展其他的工作。作為檔案管理人員，在進(jìn)行信息收集時(shí)，需要與其他相關(guān)部門進(jìn)行充分溝通，完善城建檔案的內(nèi)容，使其原始數(shù)據(jù)能夠齊全準(zhǔn)確。在數(shù)據(jù)工作開展之前，檔案管理部門需要對(duì)工作人員進(jìn)行資料歸檔培訓(xùn)，從源頭上來保障檔案建設(shè)的質(zhì)量以及檔案資料的真實(shí)性、完整性。

3.數(shù)據(jù)采集與整理

城建檔案數(shù)字化建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用，是十分重要的要求。因此重視數(shù)據(jù)采集以及整理滿足新時(shí)代多樣化信息的需求，可以改變當(dāng)前城建檔案的存儲(chǔ)狀態(tài)，并且將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、膠片、音響等多種形態(tài)的檔案，結(jié)合專業(yè)化的技術(shù)來轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)信息的高效檢索以及管理。

在針對(duì)城建檔案的信息進(jìn)行提取時(shí)，需要注重全方位、多角度地挖掘檔案隱性關(guān)聯(lián)的主題，準(zhǔn)確地描述主題，保證檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)之后，可以進(jìn)行進(jìn)一步地加工以及處理。完整的數(shù)據(jù)采集可以保證數(shù)據(jù)結(jié)果的準(zhǔn)確性，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)城建檔案的收集、分析整合以及優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)信息的深層次挖掘以及處理。

4.信息安全利用

與其他檔案不同，城建檔案包含著整個(gè)城市建設(shè)的信息，因此其中涉及到一些保密的信息，在針對(duì)城建檔案信息進(jìn)行利用時(shí)，需要保障信息的安全性、保密性。城建檔案在實(shí)物保存時(shí)期，需要經(jīng)過一定的審批之后才能夠調(diào)取檔案，并且由檔案管理人員調(diào)取。因此，整體的利用具有一定的安全保障。但是，在實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后，借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來完成審批流程，這就容易被一些違法分子趁機(jī)而入，通過非法手段來獲取相應(yīng)的信息，這導(dǎo)致信息的安全存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，為了保證城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后信息的安全，可以在信息平臺(tái)上針對(duì)信息的調(diào)取、利用設(shè)置一定的權(quán)限，只有在符合權(quán)限要求之后才可以進(jìn)行，而其他人員則接受不到這些信息。針對(duì)信息的調(diào)取應(yīng)當(dāng)設(shè)置相應(yīng)的要求，保障各流程的節(jié)點(diǎn)設(shè)置了專門的權(quán)限，同時(shí)確定一事一件，保障所有的調(diào)取人員和具體檔案的調(diào)取信息都能在查閱系統(tǒng)中進(jìn)行追溯，從而保證信息的安全利用。

五、結(jié)語

城建檔案展現(xiàn)了城市發(fā)展的歷史，為城市未來的發(fā)展提供了重要的資料支持，重視城建檔案收集管理工作是非常必要的。在新時(shí)期信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，大數(shù)據(jù)計(jì)算技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，對(duì)于城建檔案收集工作也提出了較高的要求。通過城建檔案管理的現(xiàn)狀可以得知，存在著嚴(yán)重的管理意識(shí)不足、專業(yè)人才欠缺以及信息化水平較低的問題。大數(shù)據(jù)技術(shù)的數(shù)據(jù)量大、分析速度快，在城建檔案中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效地解決檔案管理工作中存在的不足。因此，在新時(shí)期加大檔案管理意識(shí)，重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，構(gòu)建完善的信息化系統(tǒng)可以有效地解決當(dāng)前檔案管理工作中存在的不足。在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)也是十分必要的，需要強(qiáng)化原始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，重視數(shù)據(jù)的采集以及整理并重視信息的安全利用。完善城建檔案數(shù)字化建設(shè)，建立完善的信息系統(tǒng)，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)信息的整合，為檔案的高效利用以及城市的快速發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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（作者單位：嘉善縣城市建設(shè)檔案館）