國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)問題與對(duì)策探究

吳微

摘 要：國(guó)家重點(diǎn)檔案主要是指由各級(jí)國(guó)家檔案館存儲(chǔ)，在我國(guó)各個(gè)歷史階段形成的政治、技術(shù)、科學(xué)、經(jīng)濟(jì)以及宗教等多方面具有重要研究與利用價(jià)值的檔案，需要永久保存的珍貴檔案。這些檔案大多年代較為久遠(yuǎn)，做好國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救與保護(hù)刻不容緩，本文就如何做好這一項(xiàng)工作展開了研究與探討。

關(guān)鍵詞：國(guó)家重點(diǎn)檔案;數(shù)字化;搶救;保護(hù)

在我國(guó)各級(jí)國(guó)家檔案館保存的檔案之中，國(guó)家重點(diǎn)檔案可謂是檔案鎮(zhèn)館之寶。這些重點(diǎn)檔案是我國(guó)不同階段軍事、政治、文化以及經(jīng)濟(jì)等多方面的真實(shí)記錄，也是國(guó)家信息資源建設(shè)重要構(gòu)成，在社會(huì)主義物質(zhì)文明、精神文明與政治文明建設(shè)過程中起著十分顯著的價(jià)值。但是，因?yàn)閲?guó)家重點(diǎn)檔案形成時(shí)間十分的久遠(yuǎn)、載體形式各異等多方面因素所影響，促使這些重點(diǎn)檔案存在著不同程度的損壞，而數(shù)字化搶救則是讓國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化傳承下去的關(guān)鍵，更是檔案管理部門義不容辭的責(zé)任，本文就國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)問題與對(duì)策展開了如下探究，希望借此來有效保護(hù)我國(guó)重點(diǎn)檔案。

一、國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)問題

就目前國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)情況來看，明顯還存在著一些問題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.字不好認(rèn)

就國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)現(xiàn)狀來看，字不好認(rèn)屬于十分顯著的問題之一，因?yàn)橹攸c(diǎn)檔案大多是一些老檔案，類型涉及到民間契約還有民國(guó)到建國(guó)初期等一系列檔案資料，這一些文書類檔案因?yàn)闀r(shí)間相距甚遠(yuǎn)，在對(duì)其進(jìn)行搶救的時(shí)候首要問題就是字不好認(rèn)。文書檔案上的字跡不單單是手寫的繁體字，再加上書寫記錄人員學(xué)識(shí)高度、個(gè)人習(xí)慣等多方面的差異，促使字體在辨認(rèn)的時(shí)候十分難以辨認(rèn)，而一些民間習(xí)慣用字和通假字則更加難以理解，這也直接為數(shù)字化檔案著錄帶來了較大的影響，在字義辨認(rèn)上也很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，而一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，其整個(gè)文義自然也會(huì)出現(xiàn)偏差，因此，字不好認(rèn)也是國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)過程中的重要問題。

2.文不好看

縱觀民國(guó)階段，西南地區(qū)多個(gè)政權(quán)先后上臺(tái)執(zhí)政，并且還頒布了專屬于自己的公文程式，而同一種類型的公文名稱也有差異，正式規(guī)定的文種將近有十幾種，如委任令、訓(xùn)令等等;還有其它各種雜體文更是多達(dá)十幾種，而且有一些還涉及到一些較為特殊的行文文種，與現(xiàn)代差異較為顯著，在閱讀、辨認(rèn)方面十分困難，尤其是在公文用語方面更是如此。在這種情況下，國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作自然也會(huì)出現(xiàn)因?yàn)樾形囊?guī)則不清楚而引發(fā)的辨認(rèn)問題，不利于國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作的順利推行。

3.件不好理

通常情況下，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理之前，大多需要對(duì)國(guó)家重點(diǎn)檔案進(jìn)行重新整理，按卷管理的文書細(xì)化為按件管理?？墒?，大多數(shù)文書檔案都是上世紀(jì)九十年代所整理的，那個(gè)時(shí)候整理人員思維方式、個(gè)人素質(zhì)、成卷習(xí)慣以及個(gè)人理解都存在差異，所以，原卷組成也十分混亂，通常只是將相同部門或者是相同機(jī)關(guān)的文書檔案直接裝訂在一起，并不會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的區(qū)分，卷內(nèi)目錄著錄也十分不準(zhǔn)確，很難實(shí)現(xiàn)目錄與卷內(nèi)文書準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，更甚至還會(huì)有人將不同時(shí)期的文書放在同一個(gè)卷內(nèi)，這種情況下展開國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救工作，整個(gè)整理難度自然也會(huì)十分顯著，不利于工作的順利實(shí)施。

4.紙不好翻

國(guó)家重點(diǎn)檔案因?yàn)榇蠖嗍抢吓f檔案整理，需要相關(guān)人員在搶救過程中將檔案一頁頁揭開、翻開，然后再解讀內(nèi)容進(jìn)行下一步的數(shù)字化處理。老舊檔案因?yàn)闀r(shí)間過長(zhǎng)，在翻閱的時(shí)候十分困難，畢竟紙張會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)而變得發(fā)舊、發(fā)黃，原本完整的文書因?yàn)楦鞣矫嬖蜃兊脷埲薄⒐殴?，這種情況下自然也就很難翻開，最終不利于國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救工作的順利開展。

5.類不好分

國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)過程中存在的問題，除了上述幾點(diǎn)之外，還存在著類不好分這一問題。以“攀枝花之父”常隆慶老先生的筆記本為例，其主要記載了老先生從工作到生活、從成都到西南的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，這樸實(shí)的記錄對(duì)于后代而言是十分重要的財(cái)富，更是老人這一生的情感記錄?？墒窃诜诸惖臅r(shí)候我們究竟要將其劃分為實(shí)物檔案還是文書檔案呢？畢竟從載體來看其屬于實(shí)物，可是從內(nèi)容上來看卻屬于文書，而不同分類其利用效果也會(huì)因此而受到影響，所以在國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)過程中，為了能夠更好地做到物盡其用，一定要謹(jǐn)慎進(jìn)行處理。

二、國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化處理需要注意的問題

在上述分析中，我們了解到國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救過程中存在的問題，而針對(duì)于上述問題，筆者認(rèn)為可以從以下幾點(diǎn)來展開：

1.善用網(wǎng)絡(luò)

國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救工作在實(shí)施過程中，可以善用網(wǎng)絡(luò)“土、洋”結(jié)合。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景之下，我們工作與學(xué)習(xí)方式都發(fā)生了較為顯著的變化，而面對(duì)“字認(rèn)不到”這一尷尬現(xiàn)象，可以在搶救過程中，借助于網(wǎng)絡(luò)專業(yè)軟件以及常用的《古代漢語》《說文解字》設(shè)計(jì)來進(jìn)行處理，這能有效攻克大多數(shù)很難識(shí)別的個(gè)性字體。除此之外，對(duì)于一些民間習(xí)慣用字、通假字則可以聯(lián)系上下文來對(duì)其進(jìn)行處理，也可以請(qǐng)教相關(guān)專家，以此來有效完成字義辨認(rèn)，這樣才能有序開展檔案數(shù)字化搶救與處理工作。

2.多讀多看，掌握規(guī)律

在國(guó)家重點(diǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化搶救之前，相關(guān)人員一定要對(duì)其進(jìn)行多讀、多看、多想，強(qiáng)化學(xué)習(xí)真正理解其關(guān)鍵字字義以及行文規(guī)則，這樣才能更好地把握其“套路”，順利完成檔案數(shù)字化處理等工作。

3.謹(jǐn)慎整理，按事分件

國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救過程中，一定要基于原卷整理實(shí)際情況來進(jìn)行謹(jǐn)慎整理。在整理過程中，如果只是單純的將卷進(jìn)行拆分，每張（份）文書獨(dú)立成件的話，整個(gè)件數(shù)會(huì)十分的多，很難對(duì)其進(jìn)行有效管理，同時(shí)也割裂了有些文書之間存在的邏輯關(guān)系，不利于今后使用。為此，在進(jìn)行國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)過程中，一定要結(jié)合實(shí)際情況來進(jìn)行謹(jǐn)慎整理，按照相關(guān)關(guān)系來對(duì)其進(jìn)行整理放置，這樣才能便于今后使用。

在這一過程中，可以在對(duì)文書分揀的時(shí)候直接以文種進(jìn)行分類，每張作為一件，這種分類十分便捷;也可以在分類期間將同一事件相關(guān)文書組成一件，這一種分類方式相對(duì)較為復(fù)雜，可是卻便于今后的管理和使用。

4.耐心操作，解決難題

在國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救過程中，相關(guān)人員一定要耐心、細(xì)心，畢竟這些檔案大多時(shí)間久遠(yuǎn)，有些文書甚至一打開就能發(fā)現(xiàn)破損，所以為了能夠更好地保護(hù)檔案，在進(jìn)行數(shù)字化搶救的時(shí)候，可以借鑒一些檔案修復(fù)技術(shù)與技巧來進(jìn)行處理。例如，可以先使用毛刷來對(duì)紙張表面存在的灰塵、蟲卵等污物進(jìn)行處理，之后再借助于工具從尚未粘連的地方緊貼紙張翻開與推進(jìn)，結(jié)合手感來進(jìn)行調(diào)整翻開力度與方向，從而有效避免損壞。在這一操作過程中，操作人員一定要保證耐心，不能使用蠻力，不然不僅無法實(shí)現(xiàn)有效搶救，還會(huì)造成二次損壞，因此在對(duì)國(guó)家重點(diǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化搶救的時(shí)候，一定要耐心操作，這樣才能有效突破重點(diǎn)檔案難以處理等難題。

5.物盡其用，多種處理

在對(duì)國(guó)家重點(diǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化搶救的時(shí)候，還需要做好物盡其用、多種處理。還是以常老先生筆記本為例，在對(duì)其進(jìn)行歸檔的時(shí)候，原物是實(shí)物檔案，我們?cè)趯?duì)其進(jìn)行處理的時(shí)候就可以繼續(xù)延續(xù)這一種分類，可是在數(shù)字化處理的時(shí)候，我們不僅可以將其作為實(shí)物檔案來進(jìn)行處理，也可以對(duì)其進(jìn)行文書檔案處理，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行掃描，然后將筆記本中的內(nèi)容借助于文書檔案的形式存儲(chǔ)下來，這樣在今后使用的時(shí)候自然也能充分發(fā)揮出其價(jià)值。

三、國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)具體對(duì)策

在上述分析中，我們對(duì)國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)期間存在的問題以及處理期間需要注意的問題進(jìn)行具體的分析，而為了能夠更好地對(duì)其進(jìn)行搶救和保護(hù)，筆者認(rèn)為在實(shí)際操作過程中，需要做好以下幾點(diǎn)：

1.提高認(rèn)識(shí)，擺正位置

國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作要想順利實(shí)施，提高認(rèn)識(shí)、擺正位置是工作有序開展的前提。檔案本就是不可再生資源，一旦損壞其造成的損失也是不可估量的，在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，檔案保護(hù)工作也受到了越來越多的關(guān)注，還被列入政府工作報(bào)告之中，這也從側(cè)面體現(xiàn)出了黨中央、國(guó)務(wù)院對(duì)于這一項(xiàng)工作的重視程度。為此，各級(jí)檔案部門一定要準(zhǔn)確意識(shí)到國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作的重要價(jià)值，認(rèn)識(shí)貫徹、執(zhí)行這一項(xiàng)工作。

一方面，可以加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、構(gòu)建國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及保護(hù)領(lǐng)導(dǎo)小組，借此來為國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作打好基礎(chǔ)。

另一方面，還可以將國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作列入到各級(jí)檔案部門年度目標(biāo)管理考核任務(wù)之中，構(gòu)建出完善的績(jī)效考評(píng)制度體系，以此來真正有序推進(jìn)國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作。

2.加大投入，強(qiáng)化監(jiān)督與管理

在國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)過程中，加大投入、強(qiáng)化監(jiān)督與管理則是有序推進(jìn)這一項(xiàng)工作的保障。所以檔案相關(guān)部門一定要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息服務(wù)，積極開展宣傳與推廣等工作，圍繞著黨政中心工作、重大紀(jì)念活動(dòng)亦或者是社會(huì)熱點(diǎn)問題，來主動(dòng)舉辦各種類型的檔案展覽，借此來有效發(fā)揮出重點(diǎn)檔案的價(jià)值，從而進(jìn)一步擴(kuò)大國(guó)家重點(diǎn)檔案社會(huì)影響力，為國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作爭(zhēng)取更多的社會(huì)關(guān)注以及財(cái)政支持。

除此之外，還需要堅(jiān)持“?？顚Ｓ谩边@一原則，具體而言，就是在重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)過程中，對(duì)使用資金進(jìn)行嚴(yán)格控制，盡可能讓有限的資金發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益，以此來有效保障國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作的順利開展。

3.創(chuàng)新方法，加大新技術(shù)使用

國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作在實(shí)施過程中，離不開一些專業(yè)技術(shù)的支撐，在展開這一項(xiàng)工作的時(shí)候，一定要及時(shí)創(chuàng)新方法，加大對(duì)新技術(shù)的使用。在這一過程中，相關(guān)人員可以將縮微影像技術(shù)和數(shù)字影像技術(shù)有效結(jié)合在一起，這是有效做好重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救工作的關(guān)鍵。具體而言，可以先對(duì)檔案進(jìn)行微縮拍攝，然后再對(duì)微縮膠片進(jìn)行數(shù)字化掃描，以此來形成電子文件，之后再構(gòu)建出相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，可有效實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化目錄管理、原文圖像瀏覽以及數(shù)據(jù)檢索。

在數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下，檔案現(xiàn)代化管理工作也受到了越來越多的關(guān)注，在檔案信息開發(fā)與利用期間，電子文件受到了越來越多的關(guān)注，真正有效實(shí)現(xiàn)了方便快捷信息檢索以及資源共享，所以在對(duì)國(guó)家重點(diǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化搶救和保護(hù)的時(shí)候，一定要加強(qiáng)對(duì)縮微影像技術(shù)和數(shù)字影像技術(shù)的應(yīng)用，來有效提升國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作質(zhì)量。

4.組織培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)綜合素質(zhì)

國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作要想順利落實(shí)，還需要做好培訓(xùn)與教育，提高數(shù)字化檔案管理人員綜合素質(zhì)。就目前國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作實(shí)際情況來看，這一方面的專業(yè)技術(shù)人員較為稀少，各級(jí)檔案管理部門可以在發(fā)展過程中，提高管理人員專業(yè)技能、信息技術(shù)應(yīng)用水平，這樣才能真正有效保障國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作的順利推進(jìn)。

在這一過程中，可以積極組織外出培訓(xùn)，也可以邀請(qǐng)專業(yè)人員來館進(jìn)行培訓(xùn)，或者是定期舉辦檔案裱糊與修復(fù)使用技術(shù)培訓(xùn)、召開國(guó)家重點(diǎn)檔案搶救和保護(hù)工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，這樣就能進(jìn)一步提高國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作人員專業(yè)技術(shù)以及信息技術(shù)水平，為國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作順利推進(jìn)做好保障。除此之外，在數(shù)字化時(shí)代背景之下，還需要積極培訓(xùn)、引進(jìn)專業(yè)信息化技術(shù)人才，大力開展國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，這也能進(jìn)一步提升國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救和保護(hù)工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救與保護(hù)工作在實(shí)施過程中，需要按照檔案工作實(shí)際情況制定出相應(yīng)的技術(shù)路線，同時(shí)組織相應(yīng)的技術(shù)專家來進(jìn)行論證，綜合分析資金、人員、技術(shù)以及檔案保管狀況等多方面因素，基于此來確定出最佳的保護(hù)方案，這樣才能最大程度提升國(guó)家重點(diǎn)檔案數(shù)字化搶救與保護(hù)工作質(zhì)量，從而充分將這些檔案管理工作價(jià)值有效發(fā)揮出來。

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（作者單位：武漢市規(guī)劃研究院）