醫(yī)院檔案管理模式改革的有效措施

劉娣娣

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理體系中的重要組成部分，隨著人們看病需求的不斷提升，醫(yī)院在提供醫(yī)療服務(wù)時所產(chǎn)生的各種檔案資料，不僅對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平提高有著重要的作用，也對醫(yī)院的長足發(fā)展有著重要意義。基于此，本文以醫(yī)院檔案管理為研究對象，先是分析醫(yī)院檔案管理模式改革的必要性，然后就當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，提出一些改進的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;改革;必要性;建議

科學(xué)合理的檔案管理工作，有利于提升醫(yī)院運營和發(fā)展水平，主要是因為醫(yī)院檔案與社會大眾有著密切的聯(lián)系，如果出現(xiàn)檔案信息泄露或丟失問題，勢必會對整個社會造成嚴(yán)重的后果。尤其是在當(dāng)前日益競爭激烈的市場環(huán)境中，醫(yī)院要想獲得長足的發(fā)展，就必須要正確認(rèn)識檔案管理的重要性，加強檔案管理工作，通過有效的改革措施，從而提升檔案管理水平。

一、醫(yī)院檔案管理模式改革的必要性

醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中重要的信息資源，是醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的原始記錄，在醫(yī)院科學(xué)決策、業(yè)務(wù)水平提升、競爭力提升等方面有著重要的促進作用。隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，也促使了醫(yī)院管理工作的改革，此時醫(yī)院做出的每一項決策都對醫(yī)院未來發(fā)展有著重要的影響，這也體現(xiàn)出了醫(yī)院檔案的價值作用，能夠為醫(yī)院改革工作提供可靠的依據(jù)，所以也要求醫(yī)院實施改革過程中，要重視檔案管理模式的改革，并結(jié)合自身實際情況，不斷探索和創(chuàng)新，制定可行的檔案管理體系，以此為醫(yī)院作出正確的決策提供可靠的依據(jù)，進而更好地服務(wù)于社會。

目前醫(yī)院檔案管理模式改革主要是通過改善和優(yōu)化檔案管理技術(shù)的方式，從而實現(xiàn)對檔案管理工作制度的改革，通過構(gòu)建完善的檔案管理體系，促使檔案管理工作效率的提升。在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中，隨著醫(yī)療體制改革的全面鋪開，醫(yī)院為了更好地適應(yīng)改革內(nèi)容，也逐步拓寬了服務(wù)領(lǐng)域，并產(chǎn)生許多新的業(yè)務(wù)，如門診全天候服務(wù)、無假日醫(yī)院、電子病歷、優(yōu)質(zhì)護理等，在醫(yī)院服務(wù)模式和方式轉(zhuǎn)變的期間也會產(chǎn)生大量的檔案資料，如果仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，并不能夠滿足當(dāng)前檔案管理的需求，并且會嚴(yán)重阻礙檔案管理效率與質(zhì)量的提升，所以需要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改革。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，為檔案管理模式改革帶來的契機，有利于提升醫(yī)院檔案管理工作的效率。除此之外，通過創(chuàng)新檔案管理體系，積極融入先進的檔案管理思想和體系，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式中的弊端，進而有效提升醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量?？梢姡t(yī)院要想獲得長足的發(fā)展，就必須要加快檔案管理模式的改革，積極發(fā)揮先進技術(shù)的優(yōu)勢，建立起科學(xué)完善的檔案管理體系，從而促進醫(yī)院檔案管理水平的提升。

二、醫(yī)院檔案管理模式發(fā)展的現(xiàn)狀

在醫(yī)院經(jīng)營管理過程中，檔案管理工作尤其重要，其關(guān)系著醫(yī)院的健康長遠發(fā)展。且隨著人們生活質(zhì)量的提高，人們的看病需求及要求也不斷提高，在這樣的情況下醫(yī)院形成的檔案只會越來越多，并且檔案形式多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足實際發(fā)展的需求，所以需要對現(xiàn)有的檔案管理模式進行改革和創(chuàng)新。但從實際的情況來看，目前許多醫(yī)院檔案管理模式仍然存在許多不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.檔案管理意識待增強

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，醫(yī)院在不斷發(fā)展的同時，也形成了大量的檔案資料，包括醫(yī)療檔案、基建檔案、機械設(shè)備檔案等，且這些檔案形式多樣化，一定程度上增加了醫(yī)院檔案管理的難度，醫(yī)院要想實現(xiàn)自身長遠發(fā)展，就需要加強檔案管理的力度。然而許多醫(yī)院對于檔案管理并不重視，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層及各管理人員檔案管理意識較薄弱，使得檔案管理模式改革受到阻礙，不利于檔案管理工作的順利開展。同時，仍存在部分人員對檔案價值缺乏正確認(rèn)識的問題，在檔案管理專業(yè)知識和技術(shù)學(xué)習(xí)方面缺乏主動性、積極性，并且不具備全面的檔案管理法律法規(guī)認(rèn)識，使得醫(yī)院檔案管理工作水平較低。另外，在信息化時代，對醫(yī)院檔案管理的要求更加嚴(yán)格，然而許多檔案管理人員并不能規(guī)范進行檔案記錄，存在隨意性的問題，使得時常出現(xiàn)檔案丟失或損壞問題。

2.檔案管理體系待完善

由于許多醫(yī)院對檔案管理缺乏一個正確性的認(rèn)識，未能充分意識到檔案的價值作用，所以在檔案管理體系建設(shè)方面也缺乏足夠的力度和耐心，使得醫(yī)院檔案管理工作缺乏規(guī)范性制度支撐，從而導(dǎo)致檔案管理工作較為混亂，不僅嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的順利開展，而且也難以有效提升檔案管理的效率與質(zhì)量。另外，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)融入了各個領(lǐng)域中，檔案管理也不例外，醫(yī)院改革對于檔案信息的需求不斷提升，需要保證各類檔案信息能夠快速、準(zhǔn)確地提供。但是醫(yī)院在檔案管理模式上仍然保留傳統(tǒng)人工操作管理的方式，缺乏有效的管理技術(shù)投入，這樣的管理方式不能夠滿足醫(yī)院改革發(fā)展的需求，很容易出現(xiàn)檔案信息丟失、書寫不規(guī)范等問題，不僅不利于提升檔案管理的效率與質(zhì)量，也不利于促進檔案管理信息化的發(fā)展。

3.檔案管理人員素質(zhì)待提升

新時期對醫(yī)院檔案管理工作的要求越來越高，這要求檔案管理人員要具備足夠的專業(yè)知識和綜合技能，這樣才能夠保障醫(yī)院檔案管理工作順利開展，才能夠有效提升醫(yī)院檔案管理工作的效率與質(zhì)量。但是由于許多醫(yī)院對檔案管理的重視程度較低，所以對檔案管理隊伍的建設(shè)也不重視，許多檔案管理人員并非專業(yè)出身，所具備的專業(yè)知識及業(yè)務(wù)能力不能滿足當(dāng)前檔案管理的需求，同時檔案管理人員也不重視自身綜合素質(zhì)的提升，在專業(yè)知識和技能提升方面缺乏積極性，在日常的檔案工作中也不重視檔案管理技術(shù)的有效運用。這些問題的存在，都使得醫(yī)院檔案管理的水平較低，難以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理模式的改革與發(fā)展。

4.檔案資料待健全

醫(yī)院檔案內(nèi)容較多且范圍較廣，具有明顯的復(fù)雜性和系統(tǒng)性特征，一定程度上會增加醫(yī)院檔案管理的難度，要求檔案管理人員要及時做好檔案的收集、整理及歸檔工作，避免出現(xiàn)檔案丟失或缺失的情況。但是從實際的情況來看，許多醫(yī)院的檔案資料并不齊全，主要是因為檔案管理的重視程度較低，使得內(nèi)部人員并不重視檔案的管理，而且在檔案資源借閱后也不能及時歸還，從而影響的了檔案信息資料的完整性。另外，檔案資料不完善也會對檔案資源的開發(fā)利用產(chǎn)生影響，醫(yī)院無法有效進行檔案信息的開發(fā)利用，也就無法為醫(yī)院改革工作提供可靠的參考依據(jù)，嚴(yán)重阻礙醫(yī)院改革發(fā)展的步伐。

三、醫(yī)院檔案管理模式改革的建議

1.加快檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

由于醫(yī)院檔案具有復(fù)雜性和系統(tǒng)性的特點，需要在具體的工作中進行明確的分工，并保證多個部門協(xié)調(diào)完成檔案的形成、分類及管理，所以在醫(yī)院檔案管理模式改革過程中，首先，需要從根本上進行轉(zhuǎn)變，樹立起科學(xué)正確的檔案管理意識，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的檔案管理理念，重視檔案的管理，同時檔案管理人員作為醫(yī)院檔案管理工作的主體，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)的檔案管理觀念，正確認(rèn)識到信息化、數(shù)字化檔案管理模式的價值，并充分利用有效的檔案管理技術(shù)對檔案進行數(shù)字化、信息化管理，以此促進檔案管理模式改革順利進行，進而提升醫(yī)院檔案管理工作的效率與質(zhì)量。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和管理層也要充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理改革的重要性，并順應(yīng)時代發(fā)展的要求，加大數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)投入，提高醫(yī)院信息化建設(shè)水平，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫和獨立的檔案管理體系，促進檔案管理工作的順利開展，并提高醫(yī)院檔案管理的效率。

2.建立健全檔案管理體系

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院業(yè)務(wù)類型也越來越多樣，這更加突顯了檔案管理的重要性，需要醫(yī)院規(guī)范合理進行檔案管理，確保醫(yī)院各項工作順利進行。為了確保醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化進行，需要醫(yī)院建立完善的檔案管理制度，明確檔案完整性的重要性，落實檔案管理的責(zé)任，要求檔案管理人員必須要做好檔案資料的歸檔和保管工作，保證檔案資料的完整性，避免出現(xiàn)檔案資料丟失的問題。對此，可從這幾個方面著手：

加快檔案管理信息化和數(shù)字化。在信息大爆炸時代，醫(yī)院的檔案資料只多不減，需要醫(yī)院建立起完善的檔案管理信息化和數(shù)字化制度，以此妥善進行大量龐雜數(shù)據(jù)信息處理的問題。醫(yī)院可借助現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子信息管理平臺，并制定科學(xué)的電子檔案建立標(biāo)準(zhǔn)，將信息化手段與檔案管理有機結(jié)合，這樣不僅能夠減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)，也能夠提高檔案管理工作的效率。另外，通過建立檔案管理信息化和數(shù)字化制度，也有利于檔案管理人員管理意識和工作能力的轉(zhuǎn)變，進而更好地提升檔案管理工作的效率。

加快檔案管理制度的完善。為了進一步提升醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，醫(yī)院需要加快檔案管理模式改革的步伐，結(jié)合醫(yī)院的實際情況，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行合理的完善。完善的檔案管理制度是提升檔案管理效率與質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，也是確保檔案資料完整性關(guān)鍵。同時，醫(yī)院在完善檔案管理制度的過程中，還需要落實全面的責(zé)任機制，針對檔案丟失、數(shù)據(jù)篡改等問題，必須要對相關(guān)責(zé)任人進行責(zé)任追究，以此強化檔案管理的責(zé)任。

做好檔案資料的收集和歸檔工作。務(wù)必要在檔案管理制度中做出明確的規(guī)定，要求相關(guān)人員在借閱檔案時，必須要提交相關(guān)證明并確認(rèn)審批回復(fù)后才可使用;對于科室部門進行檔案的調(diào)用，必須要前往檔案管理部門進行借用，禁止出現(xiàn)本人出借或隨意下載復(fù)印的行為;在檔案借出及歸檔時，務(wù)必對檔案信息的完整性進行檢查，同時做好關(guān)鍵性檔案數(shù)據(jù)的保密性工作，待各類審查單位審核結(jié)束后也要再次對檔案進行密封處理，以此保證醫(yī)院檔案資料的安全性。

3.加強檔案管理隊伍的建設(shè)

檔案管理人才匱乏也是導(dǎo)致我國醫(yī)院檔案管理發(fā)展受阻主要原因之一，由于醫(yī)院管理層在檔案管理上不重視，使得大部分醫(yī)院并未配置專業(yè)的檔案管理人才，甚至存在人才匱乏的情況。所以在醫(yī)院檔案管理模式改革過程中，也要重視檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進而促進醫(yī)院檔案管理工作的進步與發(fā)展。對此，可從這兩個方面著手：

（1）積極開展培訓(xùn)工作。醫(yī)院需要結(jié)合自身的實際情況，定期開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)項目主要包括崗前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)。在培訓(xùn)的過程中，重點進行崗位職責(zé)的理論知識培訓(xùn)，提升檔案管理人員的理論知識水平，從而更好地開展檔案管理工作。醫(yī)院也要積極進行管理人員的不定期培訓(xùn)，給予人員更多實踐的機會，可為管理水平高、工作能力強的人員提供外出深造的機會，以此激發(fā)管理人員的工作熱情，并不斷壯大檔案管理隊伍。另外，在培訓(xùn)過程中，要重視管理人員學(xué)習(xí)先進的管理技術(shù)和技能，有效運用先進的管理技術(shù)提升檔案管理工作的效率。

（2）采取多樣化的培訓(xùn)方式?？赏ㄟ^講座的方式對人員進行培訓(xùn)，可聘用專業(yè)理論知識的醫(yī)護人員對醫(yī)務(wù)人員進行檔案管理內(nèi)容的培訓(xùn)，以此提升醫(yī)務(wù)人員的檔案管理意識，提升檔案管理工作的效率。同時可要求專業(yè)的檔案管理人員進行針對性的培訓(xùn)，加強各部門的協(xié)調(diào)交流，從而促進醫(yī)院檔案管理模式的改革與發(fā)展。

4.提高檔案效能

由于長期受到以往管理觀念的影響，大部分醫(yī)院并不能夠正確的認(rèn)識到檔案的價值，存在一定的認(rèn)知偏差，以致無法科學(xué)有效地進行檔案管理，且難以真正地發(fā)揮出檔案的價值作用。然而醫(yī)院作為一個服務(wù)性的機構(gòu)，檔案信息數(shù)據(jù)對提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平具有重要的作用，對檔案進行管理的最終目的也是能夠科學(xué)合理的運用檔案內(nèi)的信息數(shù)據(jù)。因此，在醫(yī)院檔案管理改革工作中，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身的工作觀念，將被動管理的方式轉(zhuǎn)變成主動管理的方式，充分發(fā)揮出檔案的價值，提高檔案的效能。具體可以通過這兩個方面進行。

促使檔案走向社會。醫(yī)院檔案管理部門可借助醫(yī)院文化建設(shè)的契機，加強檔案相關(guān)內(nèi)容的宣傳，同時科學(xué)合理運用儲存的檔案信息數(shù)據(jù)，保護圖片及必要的文字信息，以此對醫(yī)院自建立以來的發(fā)展史進行宣傳，提高醫(yī)院的知名度，也能夠讓檔案走向社會。通過促進檔案走向社會的方式，可以為醫(yī)院檔案管理工作注入新的活力，而且檔案本身具有教育的功能，能夠更好地促進醫(yī)院的發(fā)展。

為醫(yī)院管理工作提供信息數(shù)據(jù)支持。在醫(yī)院管理工作中，內(nèi)部各部門工作人員的管理是重要的內(nèi)容，為了提高醫(yī)院人力資源管理的效率和效果，各部門可通過查閱和應(yīng)用人事檔案的效果內(nèi)容，以便管理人員更好地開展人事管理工作，而且也能夠充分發(fā)揮出檔案管理的作用，實現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。另外，醫(yī)院作為面向社會的醫(yī)療服務(wù)機構(gòu)，在提供醫(yī)療服務(wù)時也會產(chǎn)生許多臨床信息數(shù)據(jù)，這些信息數(shù)據(jù)對醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)水平提升有著重要的促進作用，如果能夠科學(xué)合理的利用這些信息數(shù)據(jù)，不僅能夠提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，也能夠有效促進我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理是醫(yī)院管理體系中重要組成部分，對醫(yī)院的運營發(fā)展有著重要的影響。新時期對醫(yī)院檔案管理的要求不斷提升，醫(yī)院要想實現(xiàn)長足發(fā)展，就需要加快檔案管理模式的改革，針對當(dāng)前檔案管理工作中的問題，采取有效的措施解決，以此全方位的提升檔案管理的水平，從而促進醫(yī)院的發(fā)展。

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（作者單位：河南省南陽市中心醫(yī)院南陽市腫瘤醫(yī)院）