高校智慧檔案館建設(shè)研究中檔案利用的反思

邵婧

摘 要：檔案利用是高校檔案建設(shè)的目的。西北大學(xué)檔案館在高校智慧檔案館建設(shè)研究項(xiàng)目中，以檔案實(shí)體資源建設(shè)為基礎(chǔ)，狠抓檔案利用工作，積極拓展檔案利用途徑，努力改善檔案利用方法，注重保障檔案利用安全，不斷提高檔案利用水平。本文通過回顧檔案利用的現(xiàn)狀，分析檔案利用存在的不足，思考檔案利用應(yīng)該改進(jìn)的問題，以期為不斷優(yōu)化檔案利用工作、推動(dòng)高校智慧檔案館建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞： 高校;檔案利用;反思

檔案是人類社會(huì)發(fā)展到一定歷史階段的產(chǎn)物，是某一個(gè)體、單位或者組織經(jīng)過歸納整理、系統(tǒng)規(guī)范、集中保存的歷史資料。檔案是一項(xiàng)構(gòu)建社會(huì)記憶的工作，具有重要的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值;檔案也是一種客觀的歷史資源，具有重要的保存價(jià)值。它能證明某些客觀事實(shí)，還原歷史真相，服務(wù)社會(huì)大眾。所以有人說：檔案濃縮歷史精華，融匯歷史知識(shí)，承載歷史事實(shí)，揭示歷史真相，能夠把歷史資源轉(zhuǎn)化為促進(jìn)人類社會(huì)健康發(fā)展的推動(dòng)力量。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，智慧檔案館建設(shè)已經(jīng)提上議事日程，在高校智慧檔案館建設(shè)研究項(xiàng)目中，通過普及檔案教育，師生的檔案意識(shí)不斷蘇醒，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，學(xué)校的檔案意識(shí)日益提升，檔案館藏不斷豐富，檔案工作呈現(xiàn)出健康發(fā)展的良好局面。

一、檔案利用工作的現(xiàn)狀

孟子曰：“民為貴，社稷次之，君為輕” 。國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》指出：“要堅(jiān)持以人為本，轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和思想認(rèn)識(shí)，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系。”。在中國傳統(tǒng)文化的沐浴下，國家檔案管理部門要求我們打好檔案利用工作的基礎(chǔ)，切實(shí)抓好廣大人民群眾的檔案利用工作，做實(shí)、做精、做細(xì)檔案管理工作，把庫房里的“死檔案”變成生活中的“活信息”。高校檔案工作是社會(huì)檔案工作的重要組成部分，應(yīng)該起到提高社會(huì)檔案意識(shí)、引領(lǐng)社會(huì)檔案服務(wù)、促進(jìn)社會(huì)檔案發(fā)展的作用。秉承上述檔案工作的指導(dǎo)思想，為了推動(dòng)檔案利用的深入發(fā)展，西大檔案館啟動(dòng)《智慧校園背景下西北大學(xué)智慧檔案館建設(shè)研究》項(xiàng)目，試圖通過“以研促建、以建促改、以改促用”的方式推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。目前，檔案查閱已從檔案到館查閱發(fā)展到檔案遠(yuǎn)程查詢，檔案證明日漸方便，檔案借閱程序規(guī)范，檔案編研有序發(fā)展，檔案文化資源開發(fā)利用研究開始踏上征程，檔案育人工作引起人們的高度重視，檔案利用工作的局面已經(jīng)初步打開。

二、檔案利用工作存在的問題

從高校檔案工作者的視角觀察，檔案利用是指檔案工作者開發(fā)檔案資源，傳輸檔案信息，滿足利用者需求的行為過程。檔案利用分為：服務(wù)師生員工的普遍利用，服務(wù)現(xiàn)實(shí)工作的實(shí)際利用，服務(wù)檔案編研的學(xué)術(shù)利用，服務(wù)教學(xué)科研的育人利用。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，檔案教育日漸普及，檔案意識(shí)不斷提升，檔案利用呈現(xiàn)良性發(fā)展的態(tài)勢(shì)。但就整體而言檔案利用工作還有某些不足，存在一些亟待改進(jìn)的問題。

1.檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，利用方式單一，傳輸能力不足

檔案館庫建設(shè)相對(duì)滯后，庫房面積、設(shè)備、防塵、防蟲、除濕等硬件設(shè)施不能完全達(dá)標(biāo)，2017年前后才安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，沒有門禁設(shè)施，沒有采用RFID技術(shù)管理實(shí)體檔案和檔案密集架。解放前的檔案已經(jīng)交至省檔案館保存，現(xiàn)存14類10萬多卷檔案都是解放以后的檔案，其大多為文書檔案，以前因?yàn)閹旆棵娣e局限、檔案收集不夠齊全，現(xiàn)在加大了收集力度、但是庫房又快滿了，導(dǎo)致檔案館藏內(nèi)容不夠豐富，館藏結(jié)構(gòu)不夠合理，在“收集、儲(chǔ)存、管理、利用”過程中存在重量輕質(zhì)，重藏輕用的傾向。目前，檔案利用以查閱為主、編研為輔，檔案查閱以滿足用戶需求為主、科學(xué)分析用戶需求、主動(dòng)推送檔案信息服務(wù)不足，檔案編研浮于表層、以編為主、以研為輔，檔案文化資源開發(fā)利用研究不足，制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.檔案工作者素質(zhì)有待進(jìn)一步提升

目前，各校檔案工作者多為非對(duì)口專業(yè)畢業(yè)，檔案服務(wù)意識(shí)、檔案業(yè)務(wù)技能、相關(guān)專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)水平等距離智慧檔案館的要求還有一定的差距。

3.檔案利用與檔案保密的關(guān)系有待進(jìn)一步厘清

由于檔案公開細(xì)則沒有統(tǒng)一明確的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案工作重保密、輕利用，能限定利用范圍的檔案或者檔案資料盡量限定使用，不宜公開的檔案或者檔案資料盡量不予公開;檔案公開與個(gè)人隱私保護(hù)存在一定的矛盾，檔案利用對(duì)于個(gè)人隱私保護(hù)不足，個(gè)別情況下，檔案開放存在泄漏個(gè)人隱私的隱患。

4.檔案信息化建設(shè)滯后

學(xué)校建立了檔案信息網(wǎng)站，檔案信息管理系統(tǒng)于2019年年底驗(yàn)收完成，實(shí)體檔案數(shù)字化遷移工作正在進(jìn)行，大部分檔案查閱還是手工調(diào)卷，現(xiàn)在正在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。

三、檔案利用工作的反思

1.夯實(shí)檔案利用的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)

檔案工作的核心是“收齊、存儲(chǔ)、管好、用活”檔案資料，“收齊”是基礎(chǔ)，“存儲(chǔ)”是保障，“管好”是條件，“用活”是目的。為了 “收齊”檔案資料必須加強(qiáng)檔案館庫建設(shè)，為了“存儲(chǔ)”檔案資料必須改善檔案館庫環(huán)境，為了“管好”檔案資料必須完善檔案管理規(guī)章制度，為了“用活”檔案資料必須繼續(xù)加大檔案宣傳力度，強(qiáng)化檔案信息傳輸能力，遵守檔案密級(jí)規(guī)定，努力做到檔案信息傳輸精準(zhǔn)定位、傳輸速度快捷、傳輸內(nèi)容準(zhǔn)確、傳輸文字精煉，減少以致消除檔案工作者和檔案利用者之間的信息不對(duì)稱。深入社會(huì)，及時(shí)了解并不斷開發(fā)檔案利用需求，明確檔案利用重點(diǎn)，擴(kuò)展檔案利用方式，規(guī)范檔案利用機(jī)制。檔案利用需求是檔案資源開發(fā)利用的內(nèi)在動(dòng)力，檔案利用服務(wù)是檔案資源開發(fā)利用的外在壓力。因此，檔案工作部門必須重視檔案收集工作，擴(kuò)大檔案收集途徑，充實(shí)檔案收集類別，努力做到“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”，使檔案館藏反映利用需求、貼近社會(huì)生活，并能根據(jù)利用需求，不斷豐富館藏內(nèi)容、注重提升館藏質(zhì)量，科學(xué)管理館藏檔案，統(tǒng)一規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)編目著錄上架，優(yōu)化便捷檢索系統(tǒng)，積極深化檔案編研，有效推進(jìn)檔案利用。隨著檔案利用的普及，利用者對(duì)檔案利用的要求不斷提高，不僅要求提供檔案原始資料，而且要求提供檔案編研成果。檔案休閑利用理論已經(jīng)出現(xiàn)，檔案育人呼聲日漸高漲，檔案休閑利用、檔案育人等方面業(yè)已成為檔案資源開發(fā)利用研究的新領(lǐng)域。

2.強(qiáng)化檔案利用的服務(wù)職能

檔案利用功能實(shí)質(zhì)上是一種檔案服務(wù)職能，這種服務(wù)職能在很大程度上是通過檔案工作者的履職態(tài)度和能力實(shí)現(xiàn)的。所以，檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)在一定程度上決定著檔案服務(wù)職能的優(yōu)劣。檔案工作者的職業(yè)素養(yǎng)是指其所具有的思想品德、檔案知識(shí)、文化素質(zhì)、職業(yè)技能的綜合水平。檔案工作者除了掌握一般檔案知識(shí)之外，還必須掌握某些檔案涉及的專業(yè)知識(shí)，以利于檔案利用服務(wù)工作。因?yàn)樵S多檔案利用者并不了解檔案編目情況，他們往往只是帶著所需解決的問題，抱著嘗試的心態(tài)求助查閱檔案，他們不太清楚查閱內(nèi)容和具體年限，需要檔案工作者提供幫助。這樣的查閱“只有通過檔案工作者和檔案利用者之間進(jìn)行富有成效的交流才能實(shí)現(xiàn)”所以，檔案工作部門要強(qiáng)化服務(wù)至上的理念，明確工作職責(zé)，分清工作責(zé)任，注意工作方法，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，教育檔案工作者提高政治站位，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)思想品德修養(yǎng)，養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)工作習(xí)慣，注意豐富檔案知識(shí)，不斷提高知識(shí)層次，以質(zhì)樸善良的個(gè)人素養(yǎng)，熱忱友善的服務(wù)態(tài)度，廉潔專業(yè)的工作風(fēng)貌，耐心細(xì)致地了解利用者的利用需求，準(zhǔn)確無誤地分析利用者提供的查閱線索，快速便捷地找到利用者所需的檔案資料，以優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)為利用者排憂解難。通過檔案利用增強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)，提升檔案著錄質(zhì)量，營造檔案工作氛圍，激發(fā)檔案工作者強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，創(chuàng)造檔案利用口碑，開創(chuàng)檔案利用工作的新局面。

3.擺正檔案利用與檔案保密的關(guān)系

在檔案利用過程中，必須擺正檔案利用與檔案保密的關(guān)系。根據(jù)現(xiàn)行法律規(guī)定，檔案利用與檔案保密的關(guān)系主要表現(xiàn)為正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關(guān)系，妥善處理檔案利用與個(gè)人隱私保護(hù)的關(guān)系。

（1）正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關(guān)系。保密是指保守事物不被無關(guān)人員知悉的信息，不使泄露的行為。部分檔案或者檔案部分內(nèi)容存在涉密問題，需要限制利用范圍，業(yè)界稱其為涉密檔案。涉密檔案實(shí)際上是一種限制了利用范圍的檔案，其通常具有涉及國家安全、社會(huì)穩(wěn)定、商業(yè)秘密、不宜公開等方面的內(nèi)容。涉密檔案要專人負(fù)責(zé)、專人收集、專人查閱、單獨(dú)制卷、單獨(dú)保管、嚴(yán)格限制知密范圍，依法加強(qiáng)安保措施。涉密檔案利用要在貫徹國家《檔案法》和《保密法》的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持局部利益服從整體利益的原則，依紀(jì)按規(guī)有序進(jìn)行。檔案工作者必須嚴(yán)格掌握檔案密級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范執(zhí)行檔案保密制度、降密解密制度、利用審批制度，接受保密部門的監(jiān)督指導(dǎo)。《保密法》規(guī)定涉密檔案解密權(quán)限屬于檔案形成單位，檔案工作部門無權(quán)解密。按照檔案機(jī)密程度遞減規(guī)律，涉密檔案降密必須符合國家保密制度，并且經(jīng)過科學(xué)鑒定才能進(jìn)行。國家機(jī)密事項(xiàng)在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原來確定密級(jí)和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或其上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時(shí)解密。解密后的檔案按照規(guī)定開放利用。在現(xiàn)實(shí)條件下，檔案工作部門必須借助現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全，做好內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)物理分離工作，安裝服務(wù)器、防火墻，加密處理重要檔案數(shù)據(jù)信息，設(shè)置檔案密級(jí)管理權(quán)限，嚴(yán)控涉密檔案利用范圍，做到事前預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、事中記錄清晰、事后追蹤可查。檔案工作部門既有提供檔案利用的義務(wù)，又有保護(hù)檔案秘密的責(zé)任。我們要統(tǒng)一檔案利用操作系統(tǒng)，嚴(yán)格檔案密級(jí)管理規(guī)范，注意保護(hù)檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在確保檔案安全的前提下，合理配置檔案資料，有效利用檔案資源。踐行保密是手段，利用是目的，保密是為了更好的利用這一工作原則，正確處理檔案利用與涉密檔案保密的關(guān)系。

（2）妥善處理檔案利用與個(gè)人隱私保護(hù)的關(guān)系。個(gè)人隱私是指自然人在與公共利益和群體利益無關(guān)的情況下，當(dāng)事人不愿他人知道或他人不便知道的個(gè)人信息;當(dāng)事人不愿他人干涉或他人不便干涉的個(gè)人私事;當(dāng)事人不愿他人侵入或他人不便侵入的個(gè)人領(lǐng)域。從上述界定得知個(gè)人隱私包括私人活動(dòng)、私人秘密、私人空間等范疇。個(gè)人隱私是個(gè)動(dòng)態(tài)寬泛的概念，有些信息在當(dāng)時(shí)不構(gòu)成個(gè)人隱私，但是在未來某一時(shí)段可能就會(huì)構(gòu)成個(gè)人隱私。檔案資料中那些直接或間接指向個(gè)人特征的信息可能會(huì)構(gòu)成個(gè)人隱私。公民具有隱私權(quán)，隱私權(quán)不僅是當(dāng)事人人格權(quán)利的范疇，而且還具有一定的財(cái)產(chǎn)屬性。檔案工作者在檔案日常管理中，必須堅(jiān)決履行個(gè)人隱私保護(hù)義務(wù)，認(rèn)真檢查檔案內(nèi)容是否涉及個(gè)人敏感信息，是否具備開放條件，嚴(yán)格執(zhí)行檔案開放利用規(guī)定，注重保護(hù)個(gè)人隱私。特別是在研究建設(shè)智慧檔案館的背景下，更要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私保護(hù)工作，依法遏制網(wǎng)絡(luò)侵害個(gè)人隱私行為，及時(shí)發(fā)布個(gè)人隱私保護(hù)聲明，不斷提升網(wǎng)絡(luò)個(gè)人隱私保護(hù)技術(shù)。妥善處理檔案利用與個(gè)人隱私保護(hù)的關(guān)系，推動(dòng)檔案利用工作的健康發(fā)展。

4.加快檔案信息化建設(shè)的步伐

檔案信息化建設(shè)豐富了檔案管理功能，拓展了檔案利用空間，優(yōu)化了檔案利用方式，方便了檔案利用者利用。我們必須在現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下，大力推進(jìn)檔案資源信息化建設(shè)，努力做到檔案相關(guān)部門硬件設(shè)施同步配制，應(yīng)用軟件適時(shí)介入，加快檔案館藏資源數(shù)字化、檔案增量資源電子化、檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化的步伐，積極搭建檔案形成者、檔案工作者、檔案利用者在線工作交流平臺(tái)。以此為基點(diǎn)進(jìn)而拓展高校檔案部門之間的互利合作，以信息技術(shù)為支撐、以檔案工作者為主導(dǎo)、以檔案利用者為中心、以網(wǎng)絡(luò)傳輸為通道、主動(dòng)推送檔案利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料科學(xué)管理、檔案查閱權(quán)限分級(jí)、檔案利用信息共享、檔案編研逐步深化，嚴(yán)防涉密檔案?jìng)鬏斨练巧婷芫W(wǎng)絡(luò)，堅(jiān)持上網(wǎng)（公開網(wǎng)絡(luò)）信息不涉密、涉密信息不上網(wǎng)的原則，不斷提高檔案利用服務(wù)水平。努力實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與智慧校園其他應(yīng)用系統(tǒng)功能互聯(lián)、數(shù)據(jù)互通、格式匹配，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。

檔案具有使用價(jià)值和保存價(jià)值。它的使用價(jià)值是指檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。它的保存價(jià)值是指檔案維護(hù)歷史原貌、證明歷史事實(shí)、保障社會(huì)穩(wěn)定的價(jià)值，為未來（后人）研究保存的價(jià)值，保存人類文化遺產(chǎn)的價(jià)值。檔案保存價(jià)值的實(shí)質(zhì)還是以備將來利用，所以有人說檔案的價(jià)值只有通過利用才能實(shí)現(xiàn)。利用檔案資源為公眾服務(wù)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。隨著高校智慧檔案館建設(shè)研究的深入開展，師生的檔案利用意識(shí)、檔案利用內(nèi)容、檔案利用方式都會(huì)得到有效的提升。高校檔案館也必將成為學(xué)校的文化服務(wù)中心、信息共享中心和資源利用中心，為高校教學(xué)科研建設(shè)和發(fā)展提供基礎(chǔ)支撐平臺(tái)。

參考文獻(xiàn)：

[1]錢遜.孟子讀本[M].中華書局出版社，2010

[2]中華人民共和國國家檔案局.關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見[Z].2007

[3]馬仁杰，吳瓊.關(guān)于檔案利用工作中信息倫理問題的思考[J].檔案學(xué)通訊.2011

[4]T.R.謝倫伯格著.黃坤坊等譯.現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)[M].檔案出版社，1983

[5] 漢語詞語.隱私[EB/OL].https：//baike.baidu.com/item/%E9%9A%90%E7%A7%81/12883？fr=aladdin

[6]孫 強(qiáng).檔案利用中的個(gè)人隱私保護(hù)問題探析[J].檔案學(xué)通訊，2015

[7]常大偉，潘 娜.檔案數(shù)據(jù)治理能力的結(jié)構(gòu)體系與建設(shè)路徑[J].浙江檔案，2020

[8]付 博，武興華.開放大學(xué)數(shù)字圖書館數(shù)據(jù)治理探析[J].廣西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2019

[9]何玉顏.檔案部門參與政府大數(shù)據(jù)治理的路徑研究[J].浙江檔案，2018

[10]錢 毅，劉 濤.面向智能檔案管理的企業(yè)數(shù)據(jù)治理路徑研究[J].山西檔案，2018

[11]范 令.大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)鍵問題研究[D].中國海洋大學(xué)，2015

（作者單位：西北大學(xué)檔案館）