淺談數(shù)字媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的作用

曹卓瑜

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，人類社會(huì)邁入嶄新的世紀(jì)元，在一個(gè)充斥著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化鏈接的時(shí)代，數(shù)字媒體技術(shù)已經(jīng)悄無聲息地滲透到人們生活的方方面面。而檔案作為信息資源的特殊載體，在被置于信息技術(shù)發(fā)展的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，所凸顯出來的社會(huì)價(jià)值和人文價(jià)值，正激勵(lì)著每一位檔案人在檔案的開發(fā)和利用的方式方法上不斷推陳出新，為實(shí)現(xiàn)檔案自身的價(jià)值，檔案工作的重要意義砥礪前行。本文首先在介紹數(shù)字媒體技術(shù)概述的基礎(chǔ)上，分析了檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用數(shù)字媒體技術(shù);其次，從數(shù)字化檔案管理內(nèi)容、管理對(duì)象、管理手段、管理優(yōu)點(diǎn)四個(gè)方面入手，研究了數(shù)字化檔案管理模式;最后，研究了數(shù)字媒體技術(shù)下檔案信息化建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字媒體技術(shù);信息化建設(shè);數(shù)字化檔案管理

“……只要有寬帶，只要你有雄心，不管你在哪里，都不會(huì)邊緣化。競(jìng)爭(zhēng)的立足點(diǎn)變平等了，小蝦米和大鯨魚可以平起平坐了……”

——湯馬斯·費(fèi)里曼《世界是平的》

“世界是平的”這是弗里曼創(chuàng)造的新鮮術(shù)語(yǔ)，預(yù)示著世界步入到一個(gè)全新的時(shí)代即全球化進(jìn)程的融合階段。在這個(gè)階段中，地域、文化、知識(shí)、技術(shù)等一切因素都不斷體現(xiàn)著自身的價(jià)值，既分工合作又密不可分。而信息技術(shù)就如同穿針引線般發(fā)揮著銜接的作用，世界變得更小，任何人都可以成為決定自身能力的主人。不論是電商平臺(tái)還是物流產(chǎn)業(yè)，不論是做微商還是自主創(chuàng)業(yè)，以互聯(lián)網(wǎng)為核心技術(shù)的發(fā)展使人與人之間的距離感和空間感消失了。大數(shù)據(jù)時(shí)代，競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境變得公平，信息領(lǐng)域變得快捷，面對(duì)機(jī)會(huì)大家變得越來越均等，面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，作為一名檔案工作者，不僅要有緊迫感，更要有洞察先機(jī)的使命感。在加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)的同時(shí)，立足本職崗位，提高創(chuàng)新意識(shí)，增強(qiáng)政治站位，補(bǔ)齊短板，拓寬視野。充分利用互聯(lián)網(wǎng)等先進(jìn)的信息技術(shù)工具，不斷提升自己對(duì)信息資源的整合能力，做好檔案信息化的建設(shè)工作和服務(wù)工作，為檔案信息的資源共享添磚加瓦！

一、數(shù)字媒體技術(shù)概述

數(shù)字媒體技術(shù)主要研究與數(shù)字媒體信息密切相關(guān)的各類渠道、各類平臺(tái)、各類介質(zhì)，涵蓋了信息內(nèi)容的獲取與輸出、處理與存儲(chǔ)、傳播與安全管理等相關(guān)的理論、方法、技術(shù)和系統(tǒng)。信息經(jīng)濟(jì)面對(duì)日新月異發(fā)展的大環(huán)境，已逐漸成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)力。而檔案作為重要信息資源之一的產(chǎn)物，正面臨著數(shù)字媒體技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的巨大沖擊。如何更好的將數(shù)字媒體技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中、檔案管理中、檔案生活中從而助推信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展;如何使檔案信息化發(fā)展更快速、更便捷已成為高校檔案管理部門不容忽視的重要問題。建立數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息資源的共享、共用、共通也為檔案管理人員指明了未來發(fā)展的方向。

高校開展信息化建設(shè)，需充分考慮其自身實(shí)際發(fā)展方向、機(jī)構(gòu)設(shè)置及具體需求的前提下，從整體上進(jìn)行把握、協(xié)調(diào)、研究、設(shè)計(jì)。而檔案館作為一個(gè)獨(dú)立機(jī)構(gòu)，要開展檔案信息化建設(shè)，在應(yīng)用數(shù)字媒體技術(shù)的同時(shí)，更要與學(xué)校信息化工作有機(jī)結(jié)合，同步推進(jìn)。數(shù)字化校園建設(shè)的大環(huán)境為檔案館網(wǎng)站的建設(shè)與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)帶來了創(chuàng)新與挑戰(zhàn)。同時(shí)也提出了更高的要求，不論是從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還是到檔案館網(wǎng)站的建設(shè)，又或是檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)，都與學(xué)校數(shù)字化建設(shè)平臺(tái)密切相關(guān)。就貴州師范大學(xué)檔案館而言，處于大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字領(lǐng)域中，充分利用校園數(shù)字化這個(gè)大環(huán)境不斷推陳出新，厚積薄發(fā)，逐步推進(jìn)校園數(shù)字化、檔案信息化的建設(shè)。從2005年初成立檔案館開始，檔案館不斷摸索探求檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)新與研發(fā)工作。利用“學(xué)校辦公平臺(tái)”的信息來源和學(xué)校發(fā)展的實(shí)際情況開發(fā)出符合工作要求的檔案管理系統(tǒng)。初步實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)的歸檔與整理工作。伴隨著時(shí)代的發(fā)展，數(shù)據(jù)平臺(tái)的新舊更迭，檔案館所使用的檔案管理系統(tǒng)已不能滿足學(xué)校檔案工作日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)要求，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的發(fā)展步伐。此外，檔案館館藏檔案的數(shù)字化率較低，無法實(shí)現(xiàn)全文查詢、檢索，更無法滿足日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求，一定程度上使檔案信息化整體水平緩慢滯后。對(duì)此利用校園數(shù)字化管理模式開展檔案信息化建設(shè)工作顯得尤為重要。

“數(shù)字化檔案管理”從字面上理解就是檔案的數(shù)字化，即通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化、高清處理等手段將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料、錄音帶、錄像帶等各種原始檔案資料轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件、錄像文件，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中做到信息數(shù)據(jù)的安全儲(chǔ)備，在安全管理的基礎(chǔ)上通過方便快速的查詢手段檢索出查檔者所需要的檔案資料，并通過特定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布到指定的區(qū)域從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享互通共用，最終達(dá)到數(shù)字化檔案”的管理和利用的目的。

二、檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用數(shù)字媒體技術(shù)的意義

1.推動(dòng)了檔案數(shù)字化建設(shè)管理進(jìn)程

在數(shù)字媒體技術(shù)不斷發(fā)展下，我國(guó)逐漸進(jìn)行了數(shù)字化時(shí)代，人們的工作方式、生活方式和學(xué)習(xí)方式得到了根本的改變，人們通過利用互聯(lián)網(wǎng)，就可以隨時(shí)隨地地搜索和瀏覽自己感興趣的網(wǎng)絡(luò)信息。在這樣的背景下，數(shù)字媒體技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，被廣泛地應(yīng)用于檔案數(shù)字化建設(shè)管理中，為促進(jìn)檔案管理向信息化、數(shù)字化、智能化方向發(fā)展提供了重要的技術(shù)支持。此外，在數(shù)字媒體技術(shù)的應(yīng)用背景下，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以為企業(yè)帶來個(gè)性化、多元化的檔案信息服務(wù)體驗(yàn)，為最大限度地提高企業(yè)的工作效率和效果發(fā)揮出重要作用。

2.健全了檔案數(shù)字化建設(shè)的功能

所謂檔案數(shù)字化管理，主要是指充分利用信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案館的建立和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，同時(shí)，將檔案信息準(zhǔn)確無誤地輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，并存儲(chǔ)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的智能化管理和數(shù)字化管理，從而為進(jìn)一步提高檔案信息資源價(jià)值打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，在我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及下，我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)取得了良好的發(fā)展。例如：我國(guó)綜合數(shù)字檔案館在具體的構(gòu)建中，主要采用了搭建網(wǎng)站的方式，對(duì)數(shù)字檔案館相關(guān)功能進(jìn)行不斷修改、優(yōu)化和完善，確保不同專題的數(shù)字檔案館能夠形象生動(dòng)地呈現(xiàn)在企業(yè)面前，以提高企業(yè)的工作效率和效果。

3.提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

在數(shù)字媒體技術(shù)的應(yīng)用背景下，我國(guó)數(shù)字檔案不斷涌現(xiàn)，在檔案信息化建設(shè)中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此，在檔案信息化建設(shè)的過程中，通過科學(xué)合理地利用數(shù)字檔案，可以促進(jìn)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化方向不斷發(fā)展。此外，對(duì)于企業(yè)而言，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷增大和員工人數(shù)的不斷增多，檔案信息將會(huì)不斷增加，此時(shí)，傳統(tǒng)的人工管理方式已經(jīng)無法滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求，需要充分利用數(shù)字媒體技術(shù)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行不斷簡(jiǎn)化，以達(dá)到提高檔案信息管理效率和效果的目的，為進(jìn)一步提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.提高檔案信息的有效性、準(zhǔn)確性和安全性

檔案信息管理主要有兩個(gè)用途，一是用于對(duì)企業(yè)或個(gè)人等歷史事件的記錄和保存，二是用于對(duì)未來事件的啟發(fā)和領(lǐng)悟。而數(shù)字媒體技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為提高檔案信息的完整性、真實(shí)性和安全性發(fā)揮出重要作用，有利于進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)水平。此外，數(shù)字檔案作為一種重要的高科技產(chǎn)物，可以采用檔案管理的方式，及時(shí)更新檔案信息，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性和有效性。另外，在信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，出現(xiàn)大量網(wǎng)絡(luò)病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客，為檔案信息管理帶來了一系列的安全隱患，而數(shù)字媒體技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用可以很好地解決這一問題，在數(shù)字媒體技術(shù)的應(yīng)用背景下，可以最大限度地提高數(shù)字檔案的安全性，避免因網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的侵入而導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失、泄露問題。

三、數(shù)字化檔案管理模式

1.數(shù)字化檔案管理的工作內(nèi)容

主要包括以下幾個(gè)方面：第一是通過現(xiàn)代通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)設(shè)備等多種方式，在檔案管理部門內(nèi)部架構(gòu)內(nèi)網(wǎng)從而連通各個(gè)部門計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái);第二是將各個(gè)時(shí)期、各種類別、各類載體的檔案信息作為基礎(chǔ)信息資源，其中包含有傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)換后獲得的信息數(shù)據(jù)，學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)經(jīng)過歸檔整理生成的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，來自各職能部門著錄歸檔材料信息產(chǎn)生的各類信息數(shù)據(jù)庫(kù);第三是以智能信息處理技術(shù)為主，將原有的數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)庫(kù)，應(yīng)用自然語(yǔ)言進(jìn)行所謂的概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索;第四是建立全方位、立體化的應(yīng)用體系和保密安全應(yīng)急預(yù)案，準(zhǔn)確快捷的吸納和提供各類信息資源，并為信息資源的使用提供安全保密的管理環(huán)境。

2.數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

其優(yōu)點(diǎn)主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，信息管理的數(shù)字化。數(shù)字化檔案管理采用先進(jìn)的數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。其次，資源管理的智能化。廣義上可以實(shí)現(xiàn)各校際檔案管理部門通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)各高校檔案部門檔案信息資源的共享互通。狹義上查檔者可以運(yùn)用超文本或數(shù)字媒體技術(shù)進(jìn)行智能化檢索，管理者可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。再次，查檔利用的人性化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過計(jì)算機(jī)快捷地使用檔案信息，及時(shí)、準(zhǔn)確的獲取信息資源。最后，數(shù)據(jù)平臺(tái)的利益最大化。檔案信息化建設(shè)與學(xué)校信息化工作有機(jī)結(jié)合，充分利用“共享數(shù)據(jù)平臺(tái)”，可以更容易打通信息資源共享的技術(shù)壁壘，整合高校各個(gè)部門的檔案信息資源，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)共享。

對(duì)于檔案館來說，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，達(dá)到信息共通，最主要的工作是要與各部門建立廣泛的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。教學(xué)與科研是學(xué)校工作的重中之重，因此，建立與教務(wù)處、研究生院、科研管理部門的緊密聯(lián)系顯得極為重要。信息數(shù)據(jù)的對(duì)接工作已成為檔案管理系統(tǒng)的首要任務(wù)。學(xué)校黨政管理部門種類繁多，在辦公平臺(tái)上形成的文件數(shù)據(jù)信息大部分都是通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)和分發(fā)的，因此與OA系統(tǒng)的端口銜接也成為檔案管理系統(tǒng)研發(fā)和使用的重要任務(wù)。專兼職檔案工作人員就是這一項(xiàng)工程的具體實(shí)施者，由他們負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的歸檔整理與數(shù)據(jù)輸入等各類相關(guān)的具體任務(wù)。另一方面，隨著越來越多的檔案信息數(shù)據(jù)通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源互通，信息共享。檔案的安全問題也成為檔案工作者不容忽視的重要環(huán)節(jié)。在做好安全預(yù)警和信息安全防范的同時(shí)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高安全保障能力是對(duì)檔案工作人員提出的基本要求。事無巨細(xì)，只有在檔案安全保管、開放鑒定、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)字化掃描等各個(gè)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化意識(shí)，建章立制，規(guī)范管理，才能構(gòu)筑起檔案安全的堅(jiān)強(qiáng)壁壘，才能確保檔案實(shí)體和檔案信息數(shù)據(jù)的安全保管，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)安全、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

3.數(shù)字檔案管理手段

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，企業(yè)主要以人工管理模式為主，這種管理模式無疑增加了檔案管理人員的工作壓力和工作量，很容易因?yàn)槿藶橐蛩貙?dǎo)致檔案信息在管理中出現(xiàn)丟失、泄露問題，不利于檔案信息的有效保護(hù)。但是，在數(shù)字媒體技術(shù)的應(yīng)用背景下，通過采用數(shù)字檔案管理模式，可以提高檔案信息化管理水平，同時(shí)，還簡(jiǎn)化了檔案信息的管理流程，提高了檔案管理人員的工作效率和效果。此外，數(shù)字檔案具有很高的存儲(chǔ)能力，能夠?qū)Ａ繖n案信息進(jìn)行準(zhǔn)確無誤地存儲(chǔ)，提高了檔案信息的安全性、真實(shí)性和完整性。另外，數(shù)字檔案還能充分利用互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，提高檔案信息的共享度和利用率，為提高檔案管理工作的規(guī)范性、科學(xué)性和有效性產(chǎn)生了積極的影響。

四、數(shù)字媒體技術(shù)下檔案信息化建設(shè)策略

1.優(yōu)化和創(chuàng)新數(shù)字檔案管理方式

為了進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)水平，在數(shù)字媒體技術(shù)的應(yīng)用背景下，企業(yè)要重視對(duì)數(shù)字檔案管理方式改革和創(chuàng)新。在這個(gè)過程中，首先，要重視對(duì)電子化檔案管理模式和數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用，通過簡(jiǎn)化檔案管理流程，確保檔案信息檢索和查詢的高效性。此外，在數(shù)字媒體技術(shù)的應(yīng)用背景下，企業(yè)還要充分利用數(shù)字化檔案管理模式，提高檔案信息的共享度和利用率，以促進(jìn)檔案管理向智能化、數(shù)字化、科學(xué)化方向不斷發(fā)展。

2.完善數(shù)字檔案管理制度

為了充分發(fā)揮和利用數(shù)字媒體技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，企業(yè)還要重視對(duì)數(shù)字檔案管理制度的制定和完善，確保檔案管理工作有據(jù)可依，有章可循，從而最大限度地提高檔案管理的效率和效果。在這個(gè)過程中，首先，企業(yè)要根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，對(duì)數(shù)字檔案管理制度進(jìn)行不斷修改、優(yōu)化和完善，確保檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，此外，還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理規(guī)范的制定和完善，確保檔案信息從收集、分類、整理和歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)操作的統(tǒng)一性和規(guī)范性，避免因檔案信息管理不規(guī)范而導(dǎo)致重要信息的丟失、泄露，進(jìn)而為企業(yè)或個(gè)人帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

3.數(shù)字檔案管理要實(shí)現(xiàn)相關(guān)知識(shí)的交叉、多元化應(yīng)用

在數(shù)字媒體技術(shù)的應(yīng)用背景下，為了最大限度地提高數(shù)字檔案管理效率和效果，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)知識(shí)的交叉應(yīng)用和多元化應(yīng)用，使得檔案管理知識(shí)與經(jīng)濟(jì)知識(shí)、政治知識(shí)和文化知識(shí)進(jìn)行充分結(jié)合，這樣一來，不僅有利于豐富檔案管理知識(shí)，還有利于改革和創(chuàng)新數(shù)字檔案管理模式，從而提高數(shù)字檔案管理的專業(yè)性和科學(xué)性。

4.提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員作為數(shù)字檔案管理工作的主要執(zhí)行者，在檔案信息化建設(shè)中占據(jù)著舉足輕重的地位，他們的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)直接影響了數(shù)字檔案管理工作的開展效果。因此，對(duì)于企業(yè)而言，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)顯得尤為重要。在這個(gè)過程中，首先，企業(yè)要聘請(qǐng)國(guó)內(nèi)知名專家對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)和掌握更多的新知識(shí)和新技術(shù)，確保他們能夠跟上數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展步伐，同時(shí)，還要引導(dǎo)他們對(duì)新型數(shù)字檔案管理技術(shù)進(jìn)行探究和鉆研，提高他們快速學(xué)習(xí)新知識(shí)的能力。其次，還要重視對(duì)人才引進(jìn)制度的制定和完善，通過引進(jìn)高水平、高素質(zhì)和高能力的檔案管理專業(yè)人才，確保數(shù)字檔案管理工作正常、穩(wěn)定、安全地開展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，數(shù)字媒體技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用猶如一把雙刃劍，只有科學(xué)、合理、規(guī)范的應(yīng)用，才能發(fā)揮其最大的功效，才能更好更快更安全的推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展。

（作者單位：貴州師范大學(xué)）