對醫(yī)院檔案管理工作引入服務(wù)外包的實踐與思考

趙光曦

摘 要：本文主要從醫(yī)院檔案服務(wù)外包的意義著手，針對目前醫(yī)院檔案管理中引入服務(wù)外包主要存在的一些問題進(jìn)行了詳細(xì)探究，并提出了幾點(diǎn)合理建議，希望能夠為醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展提供助力，促進(jìn)醫(yī)院長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案服務(wù)外包;實踐

引言

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，檔案數(shù)量也跟隨急劇增長起來，傳統(tǒng)的檔案管理模式很難有效滿足其具體需求。而合理應(yīng)用檔案服務(wù)外包，則能很好解決這一問題，并且，這也是醫(yī)院檔案管理工作中的一項全新發(fā)展趨勢。合理引入服務(wù)外包，能夠很好地節(jié)省醫(yī)院的人力、物力以及財力，同時，還能有效提升檔案管理質(zhì)量。不過，因為各方面因素的影響，導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院檔案服務(wù)外包中存在一系列問題，需要醫(yī)院方加強(qiáng)管理，讓檔案服務(wù)外包發(fā)揮出最好的作用，下面就醫(yī)院檔案服務(wù)外包實踐進(jìn)行具體分析。

一、醫(yī)院檔案服務(wù)外包的意義

隨著人們生活水平不斷提升，對于醫(yī)療健康的需求也越來越大，使得醫(yī)院的各項醫(yī)療服務(wù)項目和業(yè)務(wù)量不斷增長，檔案資料也不斷增多，導(dǎo)致醫(yī)院檔案部門壓力劇增，各種問題逐漸凸顯，如設(shè)施設(shè)備老化、庫房緊張、檔案管理軟件需要更新?lián)Q代等等，而合理應(yīng)用檔案服務(wù)外包則能很好解決這些問題，其應(yīng)用意義重大，具體表現(xiàn)在以下三個方面：

1.緩解醫(yī)院的檔案保管壓力

一般來說，大型公立醫(yī)院檔案數(shù)量龐大，門類多樣，因為公立醫(yī)院的資源有限，近年來很多醫(yī)院都面臨著庫房緊張、各種載體的檔案大幅增加等壓力。就三級綜合醫(yī)院檔案來說，主要包括各類文書檔案、病歷檔案、會計檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、聲像實物檔案等，在這之中，病歷檔案數(shù)量所占比重最大，然后就是會計檔案。

國家明確規(guī)定，門（急）診病歷由醫(yī)療機(jī)構(gòu)保管的，保存時間自患者最后一次就診之日起不少于15年;住院病歷保存時間自患者最后一次住院出院之日起不少于30年。由此，醫(yī)院的病歷檔案數(shù)量急劇增加。而且就最新《會計檔案管理辦法》來說，其中提出延長會計檔案保管期限，大部分醫(yī)院就算會計檔案已經(jīng)達(dá)到銷毀年限，也還在繼續(xù)保留，這更是給醫(yī)院檔案部門的檔案保管工作增加了負(fù)擔(dān)。

與此同時，很多三甲醫(yī)院的床位本來就非常緊張，連醫(yī)療用房都很難滿足，檔案用房需求自然無法滿足。一些醫(yī)院甚至?xí)捎玫叵率疫M(jìn)行檔案的保管，很難達(dá)到檔案庫房“十防”的要求，如遇上房屋漏水和內(nèi)澇的情況，檔案遭遇損失的風(fēng)險極大。所以，合理應(yīng)用檔案外包服務(wù)模式，能有效解決檔案保管的問題，緩解醫(yī)院檔案部門的壓力。

2.提升醫(yī)院檔案部門的服務(wù)質(zhì)量

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的拓展、服務(wù)的提升，醫(yī)院各項管理工作也逐漸朝著專業(yè)化、精細(xì)化的方向不斷前進(jìn)，對于檔案的利用需求也隨之提升，具體表現(xiàn)在職能科室的日常工作、科研教學(xué)、醫(yī)療糾紛處理、審計查賬、設(shè)備維修、后勤基建等方面，都離不開檔案的支持。

與此同時，對于醫(yī)院檔案部門的服務(wù)水平也提出了更新和更高的要求，就具體情況來看，醫(yī)院檔案部門普遍存在人員設(shè)備短缺的情況，檔案人員在完成繁瑣的檔案收集、整理、鑒定、分類、編目、統(tǒng)計、電子化等歸檔工作時，多余的精力只能勉強(qiáng)應(yīng)付日常檔案應(yīng)用需求，服務(wù)質(zhì)量很難得到進(jìn)一步的提升。針對這種情況，醫(yī)院檔案部門應(yīng)該結(jié)合實際情況調(diào)整自身發(fā)展戰(zhàn)略，為檔案管理注入全新的理念與模式，將各種社會資源合理利用起來，以便將醫(yī)院檔案利用的作用更加充分的體現(xiàn)出來。

相比較于傳統(tǒng)的方式，檔案服務(wù)外包顯得更加便捷，醫(yī)院檔案部門之前承擔(dān)的如查找、掃描以及復(fù)印等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)會極大減少，可以將更多的時間和精力放在服務(wù)質(zhì)量提升上，從而為醫(yī)院檔案利用者提供更為快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.降低醫(yī)院檔案管理成本

就醫(yī)院管理而言，醫(yī)療管理才是其中的核心業(yè)務(wù)，能夠創(chuàng)造直接效益，檔案管理則難以做到，所以，檔案管理往往被當(dāng)做醫(yī)院的非核心業(yè)務(wù)。不過縱觀全局，該項工作又是醫(yī)院管理中十分重要的一部分，不容忽視。隨著檔案自行保管成本的增加，具體表現(xiàn)在人員配備、庫房建設(shè)等等，而且一些歷史悠久的醫(yī)院往往建設(shè)在城市的核心地段，所以，不論是自建或是租賃庫房，成本都非常高。而通過檔案服務(wù)外包，則能很好解決這一問題。

檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)的庫房往往都是設(shè)置在郊外，有著非常完備的設(shè)施和專業(yè)的技術(shù)人員，庫房空間能夠得到充分的利用，管理運(yùn)營也存在非常顯著的規(guī)模效益，保管費(fèi)用自然能夠極大壓縮。所以，醫(yī)院應(yīng)用這一模式，只需要為自己需要的服務(wù)進(jìn)行付費(fèi)，不需要空置或是預(yù)留庫房，也不需要增加專職檔案人員的數(shù)量，這在很大程度上節(jié)省了固定成本投入，而節(jié)省下來的成本便能投入到核心業(yè)務(wù)中，提升核心競爭力，實現(xiàn)更為理想的發(fā)展目標(biāo)。

二、醫(yī)院檔案服務(wù)外包中主要存在的問題

1.檔案中介服務(wù)行業(yè)規(guī)范管理的問題

就當(dāng)前情況來看，檔案中介服務(wù)行業(yè)缺乏一個明確的管理部門來管理和協(xié)調(diào)，從而使得各個檔案中介機(jī)構(gòu)處于分散經(jīng)營的狀態(tài)。同時，在我國舊的檔案管理體制根深蒂固的影響下，檔案行政管理部門的管理對象往往局限于黨政機(jī)關(guān)、國企、事業(yè)單位，而檔案中介機(jī)構(gòu)通常處于中間地帶，缺乏專業(yè)性的規(guī)范管理和監(jiān)督。就相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，在我國當(dāng)前各省市的《檔案管理條例》中，只有很少一部分省市的條例規(guī)定了檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)需要備案或者檔案行政管理部門對其進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。

2.檔案中介機(jī)構(gòu)運(yùn)作規(guī)模和實力的問題

首先，除了一些大城市，其他地區(qū)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)往往存在著規(guī)模小、實力弱等特點(diǎn)，因為實力不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案中介機(jī)構(gòu)很難承接像三甲醫(yī)院這樣的大中型檔案外包服務(wù)，這樣在很大程度上阻礙到檔案外包業(yè)務(wù)的發(fā)展。此外，外包行業(yè)內(nèi)部間缺乏有效的溝通交流，資源難以實現(xiàn)共享，從而阻礙到品牌的形成，所以規(guī)?；l(fā)展自然無法進(jìn)行;其次，檔案中介機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)種類和服務(wù)手段單一，很多從業(yè)人員的工作就是一些簡單的手工勞動，如檔案編目、整理、掃描、上架等。

就當(dāng)前情況來看，我國發(fā)展較多的檔案中介服務(wù)項目主要包括檔案數(shù)字化處理、檔案整理與寄存等，很少涉及系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計等技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)。相比較于國外，我國檔案中介機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)的廣度和深度還有較大差距，未來還有很大的發(fā)展空間。

3.檔案業(yè)務(wù)外包質(zhì)量的問題

目前，檔案業(yè)務(wù)外包中缺乏統(tǒng)一的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。具體表現(xiàn)在，醫(yī)院比較關(guān)注的是怎樣用最小的代價獲得最為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù);而檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)則關(guān)心如何用最小的成本獲取更大的利益，雙方在合作過程中存在著顯著的矛盾。

作為院方，應(yīng)在收益和成本之間反復(fù)考量，盡可能地將檔案業(yè)務(wù)以最低的價格外包出去，而檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)為了獲取更大的利潤，往往會采用各種措施壓縮外包業(yè)務(wù)成本，服務(wù)質(zhì)量自然會隨之降低。因為缺乏明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，致使檔案外包服務(wù)中時常出現(xiàn)一些問題，如編目不科學(xué)、查找困難等。

還有就是缺乏有效的監(jiān)管，檔案業(yè)務(wù)外包屬于一種新興行業(yè)，所以，各項監(jiān)管措施與法律法規(guī)還不完善。院方因為成本因素的影響，不可能再找第三方來監(jiān)督，如果僅靠檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的自覺，對于院方而言又存在風(fēng)險。

4.檔案專業(yè)人才問題

就我國當(dāng)前情況來看，檔案中介機(jī)構(gòu)中存在著顯著的檔案管理人員素質(zhì)不高、專業(yè)人才缺乏等問題，這些問題嚴(yán)重阻礙到檔案外包服務(wù)業(yè)的發(fā)展。在很多檔案中介機(jī)構(gòu)中，其中的從業(yè)人員往往只經(jīng)過短期培訓(xùn)，或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗作業(yè)。因為專業(yè)知識不足，在具體檔案管理工作中，難免會出現(xiàn)一些錯漏。在這種情況下，檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)質(zhì)量很難得到有力的保障，甚至還有可能出現(xiàn)所有工作推翻重新開展的情況，給客戶帶來時間上的損失，也給檔案服務(wù)外包業(yè)的發(fā)展帶來了很大的阻礙。

三、醫(yī)院檔案服務(wù)外包模式應(yīng)用實踐的建議

檔案服務(wù)外包模式能夠讓醫(yī)院更加專注于核心醫(yī)療業(yè)務(wù)，專心提升醫(yī)院的核心競爭力。應(yīng)該注意的是在具體工作開展過程中存在著一些風(fēng)險，所以，醫(yī)院相關(guān)部門在檔案服務(wù)外包模式具體實踐中，應(yīng)該結(jié)合自身需求合理選擇相關(guān)服務(wù)，只有這樣才能將其作用更加充分的發(fā)揮出來，達(dá)到理想的效果，在此提出幾點(diǎn)建議：

1.政策扶持與監(jiān)督指導(dǎo)并舉

檔案服務(wù)外包行業(yè)是在我國改革開放不斷深化背景下逐漸形成的，它的出現(xiàn)彌補(bǔ)了之前由檔案行政管理部門履行的部分職能。對此，檔案行政管理部門應(yīng)該正視此行業(yè)的存在，并且對其服務(wù)與監(jiān)管有效融合，推動該行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，使其成為國家和各級地方檔案館的補(bǔ)充。具體可以從以下兩方面著手：一方面是檔案行政管理部門在完善檔案外包法律體系的同時，應(yīng)該根據(jù)該行業(yè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格設(shè)置審批流程，并且不斷加強(qiáng)監(jiān)督和檢查;另一方面，檔案行政管理部門應(yīng)該牽頭搭建完善的平臺，鼓勵現(xiàn)有機(jī)構(gòu)共同組成行業(yè)協(xié)會，并且制定合理的行業(yè)準(zhǔn)則，實現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部資源共享和有效的溝通交流。通過以上努力，醫(yī)院檔案服務(wù)外包工作質(zhì)量就能夠得到有效的提升，為醫(yī)院提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

2.加強(qiáng)外包服務(wù)的過程管控

醫(yī)院作為檔案外包服務(wù)委托方，應(yīng)該積極轉(zhuǎn)變自身觀念，認(rèn)識到檔案服務(wù)外包是大勢所趨。不過在具體外包時，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身情況判斷和評估外包服務(wù)是否有必要，之后提出相關(guān)要求和預(yù)期目標(biāo)并確定好外包方案，同時，在合同協(xié)議中將服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)范圍與內(nèi)容、費(fèi)用明細(xì)、保密以及違約責(zé)任等等明確。此外，在檔案外包服務(wù)具體實施階段，還應(yīng)該加強(qiáng)過程管理，指派專門的人員負(fù)責(zé)，與合作方保持交流溝通，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，并且有效解決。最后，應(yīng)該對檔案外包服務(wù)進(jìn)行有效的績效評估。通過這些方式，能夠更好地保障醫(yī)院檔案服務(wù)外包質(zhì)量，實現(xiàn)雙方共贏。

3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案服務(wù)外包的風(fēng)險控制

醫(yī)院信息化建設(shè)和需求對檔案管理提出新的要求，檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為當(dāng)前的檔案管理的目標(biāo)，在進(jìn)行檔案外包時，確保檔案信息資源安全是最根本的要求，可將PDCA持續(xù)改進(jìn)機(jī)制引入檔案服務(wù)外包項目中，以此來控制風(fēng)險。

P（計劃）：在進(jìn)行檔案服務(wù)外包前應(yīng)制定風(fēng)險應(yīng)對策略。檔案工作人員根據(jù)風(fēng)險評價結(jié)果確定風(fēng)險應(yīng)對和預(yù)防的優(yōu)先等級和時限，并明確實施責(zé)任人。

D（執(zhí)行）：不斷完善檔案管理制度與崗位職責(zé)，加強(qiáng)對專兼職檔案人員的培訓(xùn)，使每位參與檔案管理的人員都重視檔案的風(fēng)險管理，科學(xué)有效地落實實施方案以及風(fēng)險預(yù)防計劃和應(yīng)對策略。同時，對外包企業(yè)的人員要建檔監(jiān)管、進(jìn)行檔案安全和保密教育，嚴(yán)格按制度要求、規(guī)范操作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

C（檢查）和A（處理）：建立醫(yī)院檔案工作風(fēng)險監(jiān)督機(jī)制，確保風(fēng)險評估及應(yīng)對計劃的適宜性。定期對檔案數(shù)字化外包情況進(jìn)行督查檢查，對檔案保管外包進(jìn)行詳細(xì)驗收，并開展?jié)M意度調(diào)查，年底進(jìn)行全面風(fēng)險評估，通過各種檢查，及時發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作中存在的問題和安全隱患，并及時處理，持續(xù)提升醫(yī)院檔案工作質(zhì)量與安全。

4.檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)注重自我提升

從檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)來看，除了在發(fā)達(dá)城市的機(jī)構(gòu)發(fā)展規(guī)模較大外，其他地區(qū)的機(jī)構(gòu)都處于發(fā)展初期，規(guī)模小、實力弱，再加上部分醫(yī)院受到傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，為了更加便捷地應(yīng)用實體檔案，往往選擇距離本醫(yī)院較近的機(jī)構(gòu)，而目前的現(xiàn)狀不能滿足這樣的需求。由此可見，檔案外包服務(wù)行業(yè)有著很大的發(fā)展空間，所以，檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該抓住該次機(jī)遇，不斷提升自身的競爭力。首先，應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部規(guī)范管理，構(gòu)建完善的管理制度。其次，不僅需要注重經(jīng)濟(jì)效益，而且還得重視社會效益，在做好常規(guī)業(yè)務(wù)的同時，加強(qiáng)和醫(yī)院的溝通交流，了解他們的實際需求，不斷優(yōu)化自身服務(wù)和開發(fā)新的產(chǎn)品來滿足市場的需求。

另外，檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)專業(yè)人才不足的這一現(xiàn)狀應(yīng)受到重視，具體可以從以下幾方面著手：一是提高準(zhǔn)入門檻，要求員工持證上崗;二是加強(qiáng)現(xiàn)有員工的定期培訓(xùn)，要與時俱進(jìn)地學(xué)習(xí)新方法并實踐于工作中，來適應(yīng)目前市場的需求;三是提高福利待遇，吸引更多優(yōu)質(zhì)檔案管理專業(yè)人才的加入，步入良性循環(huán)。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案服務(wù)外包將成為醫(yī)院檔案管理的一種趨勢，不僅可以緩解醫(yī)院的檔案保管壓力、提升醫(yī)院檔案部門的服務(wù)質(zhì)量，還可以降低醫(yī)院檔案管理成本。不過，因為檔案的信息傳輸與保管對于安全性有著較高的要求，在實施檔案服務(wù)外包過程中應(yīng)該積極應(yīng)對其中存在的問題，采用合適的措施進(jìn)行管控，使檔案服務(wù)外包為醫(yī)院檔案管理提供更大的助力。

參考文獻(xiàn)：

[1]王 琪，張啟華.《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定（2013年版）》帶來的啟示和思考[J].中國病案，2015

[2]劉爾嫻.檔案服務(wù)外包的實踐與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019

[3]李雪瑩.論“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案服務(wù)外包的問題與策略[J].現(xiàn)代營銷，2018

[4]高 慧.加強(qiáng)檔案管理服務(wù)醫(yī)院建設(shè)實踐思考[J].中國保健營養(yǎng)，2019

[5]李仁霞，高曉燕，張金燕.試論如何建立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化模式[J].糖尿病天地，2019

[6]蔡盈芳.《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》解讀[J].中國檔案，2018

[7]周 明.醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案外包服務(wù)的實踐與探討——以浙江中醫(yī)藥大學(xué)附屬第二醫(yī)院檔案外包服務(wù)為例[J].中醫(yī)藥管理雜志，2020

[8]張 莉.醫(yī)院檔案保管外包服務(wù)模式探析——以蘇州大學(xué)附屬第二醫(yī)院為例[J].黑龍江檔案，2019

[9]丁建雄，賈秀娥.對企業(yè)檔案管理工作引入服務(wù)外包的思考[J].蘭臺世界，2009

[10]張玉昭.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的檔案外包服務(wù)發(fā)展研究述評[J].云南檔案，2020

[11]劉俊巖.事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)外包研究[J].中國高新區(qū)，2017

[12]呂永明.檔案整理和數(shù)字化加工服務(wù)外包的實踐與思考[J].檔案與建設(shè)，2016

（作者單位：昆明市第一人民醫(yī)院）