信息時(shí)代高校檔案管理需注意的問題

崔潔

摘 要：本文針對高校檔案管理工作在開展過程中存在的問題進(jìn)行分析。根據(jù)當(dāng)前這些問題，提出信息時(shí)代背景下對于高校檔案管理工作的積極影響和作用，這樣有利于總結(jié)出信息時(shí)代下高校檔案管理工作在具體開展過程中應(yīng)當(dāng)注意的問題。在保證提高檔案管理水平的同時(shí)，可以滿足信息時(shí)代背景下的多樣化需求，保證高校檔案管理的質(zhì)量，為檔案管理的應(yīng)用作用和價(jià)值發(fā)揮提供保證。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;高校檔案;檔案管理;注意問題

如今，我國已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，信息的高速發(fā)展，意味著各種不同類型的信息資源在傳輸和具體應(yīng)用過程中，無論是傳輸效率、傳輸質(zhì)量都有了明顯的提升。高校檔案管理工作在這種形勢下，必須要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)進(jìn)行升級、優(yōu)化和創(chuàng)新，這樣才能夠?qū)⒏咝n案管理工作的重要性充分發(fā)揮出來。雖然信息化時(shí)代的到來，對高校檔案管理工作帶來積極影響，但是同時(shí)需要面臨的挑戰(zhàn)也不容忽視。只有清楚了解和詳細(xì)分析高校檔案管理工作在信息時(shí)代背景下如何實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、高效的發(fā)展，才能夠提高高校檔案管理工作的水平、效率和質(zhì)量。

一、傳統(tǒng)高校檔案管理現(xiàn)存問題分析

1.高校檔案信息利用率有待提升

與傳統(tǒng)管理理念下的高校檔案管理進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)很多檔案資源都被直接鎖在庫房，這些信息資源無法實(shí)現(xiàn)合理的利用，最終就會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)有的信息資源嚴(yán)重浪費(fèi)，無法將這些信息資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來。對于學(xué)校的檔案管理而言，檔案管理工作內(nèi)容不僅是學(xué)校在改革、創(chuàng)新發(fā)展過程中的“見證”，還是通過各個(gè)不同時(shí)期的真實(shí)記錄，對高校在多個(gè)方面的發(fā)展情況進(jìn)行真實(shí)的反饋。比如，在教育教學(xué)、日常管理工作、以及科研等方面。同時(shí)，檔案中還會(huì)記錄學(xué)生們的學(xué)習(xí)成績，畢業(yè)生的學(xué)籍檔案也會(huì)體現(xiàn)在其中。這些檔案信息是高校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)、教師、教職工、科研人員等在教學(xué)、實(shí)踐等諸多活動(dòng)開展時(shí)的重要依據(jù)。相關(guān)工作人員在日常教育教學(xué)工作開展過程中，有的不會(huì)主動(dòng)想要對檔案庫中的檔案進(jìn)行調(diào)取和利用。這種現(xiàn)象一直持續(xù)，最終檔案信息成為無人問津的存在，被安全“封鎖”在庫房，檔案管理人員也“淪落”成為倉庫管理人員。

2.高校檔案歸檔率低

文件檔案在形成過程中，相對應(yīng)的管理部門在對文件進(jìn)行歸檔時(shí)，并沒有引起足夠的關(guān)注和重視，甚至不愿意將文件歸檔處理。很多人員普遍都會(huì)存在一種錯(cuò)誤觀念和認(rèn)識，覺得檔案信息一旦歸檔后，想要隨意的調(diào)取、利用就會(huì)非常麻煩。很多文件檔案無法實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的歸檔處理，久而久之，很多檔案也面臨丟失、遺漏等嚴(yán)重的問題。

3.檔案機(jī)構(gòu)在設(shè)置、職能劃分方面存在問題

在與傳統(tǒng)理念下的高校檔案管理工作開展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作在具體開展過程中，最主要的問題就是其受到了檔案管理工作體制的限制影響。在對其進(jìn)行深入分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)檔案管理體制在實(shí)際應(yīng)用過程中，除了部分單位文件檔案產(chǎn)生數(shù)量相對比較少的情況，很多單位對應(yīng)的文書、檔案管理工作在具體開展過程中，其本身就是兩個(gè)相對比較獨(dú)立的部門，相互之間并不會(huì)互相干涉，也就是現(xiàn)有的單位文書檔案管理工作在具體開展過程中，可以直接將其納入到對應(yīng)的行政辦公室進(jìn)行統(tǒng)一集中的管理。特別是對于電子文件信息而言更是如此，由于在檔案管理過程中，根本沒有直接隸屬或者是業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，所以根本無法實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有運(yùn)行文件的過度干預(yù)。這樣就會(huì)直接導(dǎo)致部分電子文件的原始性、安全性等受到嚴(yán)重的威脅和影響。除此之外，在機(jī)構(gòu)的設(shè)置以及具體應(yīng)用過程中，在相關(guān)職能的劃分方面，其主要存在的問題就是對文檔信息管理內(nèi)容產(chǎn)生嚴(yán)重的制約影響。

二、信息時(shí)代對高校檔案管理的意義和價(jià)值

1.順應(yīng)高校檔案管理新時(shí)期背景下的發(fā)展形勢

新時(shí)期背景下，高校在運(yùn)營、發(fā)展過程中，其不僅僅只是現(xiàn)代文化的重要傳播者，而且也是優(yōu)秀文化繼承的媒介。高校檔案管理工作在具體開展過程中，其主要是通過高校內(nèi)部自身文化的不斷深入挖掘，文化的積累，對高校在發(fā)展過程中的整個(gè)歷程進(jìn)行分析。在整個(gè)過程中，發(fā)現(xiàn)其中不僅蘊(yùn)含著高校從辦學(xué)至今的所有教育教學(xué)內(nèi)容、知識理論體系等，這也是新時(shí)期背景下高校在改革、創(chuàng)新發(fā)展過程中的主要依據(jù)。首先，檔案管理工作在開展時(shí)，由于受到信息時(shí)代的影響，所以在分類管理方面可以更加細(xì)致。各種不同類型的檔案形式具有多樣性的特征，內(nèi)容也越來越豐富，數(shù)量也在不斷增加，對檔案管理工作的有序開展具有實(shí)質(zhì)性意義。其次，如今我國已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，電子信息技術(shù)的整個(gè)應(yīng)用和發(fā)展一直在不斷推進(jìn)。同時(shí)，各種不同類型的新型媒介、載體涌現(xiàn)在大眾面前，單個(gè)媒介具有非常大的容量。這種形勢下，檔案管理工作在具體開展過程中，逐漸朝著不穩(wěn)定的趨勢發(fā)展，必須要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀，對各種不同類型的電子產(chǎn)品、設(shè)備等進(jìn)行引進(jìn)和利用，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的整改和優(yōu)化。

2.有利于提高高校檔案管理服務(wù)水平

在與如今高校檔案管理工作開展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的各項(xiàng)數(shù)據(jù)在實(shí)際應(yīng)用過程中，大多數(shù)都是一些現(xiàn)代化信息，同時(shí)內(nèi)部包含的各項(xiàng)數(shù)據(jù)也是比較先進(jìn)的數(shù)據(jù)。不僅可以被看作是知識體系在改革、創(chuàng)新發(fā)展過程中的重要場所，而且還可以促使高校不斷深入挖掘其自身的潛力。在實(shí)現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)有效共享的基礎(chǔ)上，可以加強(qiáng)對學(xué)術(shù)的研究，為科研發(fā)展提供有效的服務(wù)作為支持，這樣有利于實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定增長。由此可以看出，新時(shí)期背景下，尤其是在當(dāng)前信息化時(shí)代下，要對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提高重視程度，將更多先進(jìn)、信息化管理理念、措施等科學(xué)合理的應(yīng)用到檔案管理中，這樣不僅可以促使高校檔案管理工作的有序開展，而且還可以保證檔案信息的先進(jìn)性、高效性。各種不同類型的信息、數(shù)據(jù)在實(shí)際應(yīng)用過程中，具有一定的便利性、可靠性，在信息數(shù)據(jù)的搜索方面也更加便利。這樣不僅可以推動(dòng)高校逐漸成為知識、數(shù)據(jù)收集和高效利用的重要場所，而且還可以推動(dòng)其內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)科學(xué)合理的建設(shè)和利用，有利于提高高校檔案管理水平。

三、信息時(shí)代下高校檔案管理應(yīng)當(dāng)注意的問題

信息化時(shí)代的到來，意味著信息技術(shù)已經(jīng)逐漸成為新時(shí)期背景下的重點(diǎn)，不僅會(huì)直接影響到整個(gè)時(shí)代的發(fā)展，而且還會(huì)影響到國民經(jīng)濟(jì)的增長，對人們的日常生活方式也會(huì)產(chǎn)生一定的轉(zhuǎn)變影響。在高校檔案管理工作開展過程中，必須要與現(xiàn)階段實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，對當(dāng)前存在的問題進(jìn)行分析，提出有針對性的優(yōu)化措施，為高校檔案管理水平提升提供保證。

1.實(shí)現(xiàn)高校檔案一體化管理

根據(jù)信息時(shí)代背景下高校檔案管理工作的開展現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)高校檔案管理工作在具體開展過程中，仍然存在很多問題，導(dǎo)致檔案管理的整體質(zhì)量并不是很高，同時(shí)管理效率普遍比較低，管理工作在具體開展過程中，缺少全面性、科學(xué)性、合理性，要想從根本上對這些問題進(jìn)行及時(shí)有效的處理，必須要在信息化時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)一體化的管理。與此同時(shí)，在一體化管理工作的具體開展過程中，要對管理人員的意識進(jìn)行創(chuàng)新，讓其可以以先進(jìn)的管理意識參與到日常管理工作的開展過程中，通過各種先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用，可以構(gòu)成全新的檔案管理模式。通過科學(xué)合理的利用這種方式，有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的有序開展，同時(shí)還可以為高校檔案管理工作的質(zhì)量提升提供保證。在檔案信息的一體化建設(shè)過程中，為了保證一體化管理理念在其中科學(xué)合理的利用和體現(xiàn)，通常是將文件周期性理論作為其中主要的依據(jù)來進(jìn)行展開。在檔案管理工作的具體開展過程中，一般都是直接利用信息產(chǎn)物，促使其可以出現(xiàn)全新的技術(shù)手段作為必不可少的重要輔助措施。這樣可以實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)有檔案信息內(nèi)容的制作、收集、保存等各環(huán)節(jié)的基本要求，推動(dòng)高校檔案管理工作可以逐漸朝著更加全面的趨勢發(fā)展，將檔案管理的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來。為了從根本上將檔案管理的信息化一體化模式應(yīng)用到實(shí)踐中，必須要對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行全方位、有針對性的檢查和分析，這樣不僅可以針對其中存在的問題進(jìn)行分析，而且還可以盡可能減少檔案管理工作在具體開展過程中的基本工作量。除此之外，還要對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行重新的分組和整合，這樣做的根本目的是為了保證檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)一體化，將一體化管理的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來。由此可以看出，在實(shí)踐中必須要結(jié)合實(shí)際要求，提高對檔案信息管理的重視程度，同時(shí)還要重點(diǎn)關(guān)注一體化管理實(shí)施過程中存在的問題，這樣才能夠保證一體化高校檔案管理工作的有序開展。

2.滿足多樣化的基本要求

信息化時(shí)代發(fā)展背景下，由于社會(huì)的多樣化，對人才提出的基本要求越來越高，高校在日常運(yùn)營和發(fā)展過程中，其主要目的是為了培養(yǎng)出一批優(yōu)秀的人才，滿足新時(shí)期背景下提出的個(gè)性化要求。眾所周知，高校是培養(yǎng)人才的重要場所，所以在針對高校檔案進(jìn)行管理時(shí)，必須要將學(xué)生們的基本信息、就業(yè)、未來發(fā)展等這些因素進(jìn)行有效結(jié)合，這樣可以為學(xué)生們提供有效的依據(jù)作為參考。在信息時(shí)代發(fā)展背景下，現(xiàn)代化市場對于人才提出的要求越來越高，需求也逐漸多樣化，所以高校在檔案管理工作的具體開展過程中，不僅要對現(xiàn)有的傳播方式、傳播內(nèi)容等進(jìn)行優(yōu)化和完善，而且還要結(jié)合實(shí)際要求，積極采取有針對性的措施，滿足市場動(dòng)態(tài)化的變化趨勢要求。在具體管理工作的開展過程中，將多樣化的基本要求作為主體，保證各項(xiàng)工作的順利開展，實(shí)現(xiàn)檔案目錄合理的界定、規(guī)劃和有效落實(shí)。比如，在具體開展過程中，在檔案分類管理過程中，可以按照原始、設(shè)備以及文件這些不同種類來進(jìn)行有效的劃分，同時(shí)還可以將所有分類全部都設(shè)計(jì)成為對應(yīng)的基本目錄。通過這種方式在其中合理的應(yīng)用，不僅可以將原始的檔案信息記錄全部都保存在列表中，還可以根據(jù)實(shí)際要求對這些信息內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)和分析。設(shè)備檔案通常情況下，要想實(shí)現(xiàn)有效的保存，就必須要經(jīng)過鑒定分析以及將其購入到對應(yīng)的資源中，這樣有利于實(shí)現(xiàn)對高校檔案資源合理的管理。文件檔案管理過程中，通常情況下，要在其中增加一些規(guī)章制度、法律條例等，同時(shí)還要在其中體現(xiàn)出部分上級文件等基本內(nèi)容，這樣有利于完善和優(yōu)化現(xiàn)有的管理內(nèi)容。在檔案管理工作的具體開展過程中，必須要與高校當(dāng)前的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，為檔案信息的多樣化需求提供保證，同時(shí)還要檔案管理水平的有效提升，這樣才能夠提高其自身的服務(wù)能力。

3.先進(jìn)管理檔案設(shè)備的合理引進(jìn)和利用

信息時(shí)代背景下，高校檔案管理工作要想保證其綜合質(zhì)量、水平的有效提升，就必須要盡可能滿足各部門在日常管理、教育教學(xué)過程中提出的基本要求。還要對高校的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況進(jìn)行真實(shí)分析，這樣可以將這些綜合要素進(jìn)行有效結(jié)合，實(shí)現(xiàn)各種先進(jìn)設(shè)備、技術(shù)、文件處理器等合理的引進(jìn)和利用。通常情況下，在高校檔案管理工作基本條件滿足后，就必須要對內(nèi)部各種不同類型的設(shè)備、設(shè)施等進(jìn)行完善和優(yōu)化，如計(jì)算機(jī)、各種硬件、軟件設(shè)施等。只有對這些基本設(shè)施進(jìn)行全面的升級、改造和優(yōu)化，才能夠保證高校內(nèi)部檔案信息在整個(gè)傳播過程中具有安全性、穩(wěn)定性、可靠性。除此之外，還要在實(shí)踐中對全新的保存模式進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建和利用，如可以引進(jìn)和利用先進(jìn)的刻錄儀器等。另外，還要與管理現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合，對先進(jìn)的設(shè)備、光盤、網(wǎng)盤等進(jìn)行合理的引進(jìn)和利用。在實(shí)踐中還要定期對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過程中的情況進(jìn)行分析，保證其內(nèi)部硬件、軟件及時(shí)的更新和優(yōu)化。定期對設(shè)備進(jìn)行檢查，提高維修和保養(yǎng)力度，避免設(shè)備在運(yùn)行過程中出現(xiàn)故障。針對信息在整個(gè)保存管理過程中是否會(huì)出現(xiàn)漏洞等問題進(jìn)行分析，這樣可以為信息在傳輸、共享等環(huán)節(jié)的安全性、可靠性提供保證。

四、結(jié)束語

高校檔案管理工作具有非常重要的意義，但是由于檔案管理工作在開展時(shí)，整個(gè)過程相對比較復(fù)雜、繁瑣，所以勢必會(huì)直接影響到高校的穩(wěn)定運(yùn)行，同時(shí)還會(huì)威脅到學(xué)生們的未來發(fā)展。因此，在高校檔案管理工作中，必須要將其中涉及到的教職工個(gè)人信息、教育教學(xué)內(nèi)容等檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的分類、管理和保存。同時(shí)，還要在日常管理過程中，提高這些檔案信息資源的整體利用率，將這些檔案信息資源的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來。這樣不僅有利于提高檔案管理水平，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理與信息化技術(shù)的有效融合。積極引進(jìn)和利用先進(jìn)的設(shè)備、技術(shù)以及基礎(chǔ)設(shè)施，對現(xiàn)有的管理理念進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，為高校檔案管理服務(wù)水平提升提供保證。

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（作者單位：鄭州旅游職業(yè)學(xué)院）