信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理與控制

陳堅(jiān)

摘 要：在當(dāng)前醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程當(dāng)中，需要相關(guān)的工作人員能夠高度重視人事檔案管理工作，人事檔案管理工作屬于醫(yī)院管理過(guò)程當(dāng)中不可忽視的、重要的一大部分，同時(shí)也是醫(yī)院干部隊(duì)伍建設(shè)以及人才選拔工作的重要基石。為了提高人事檔案管理工作水平和工作質(zhì)量，需要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，要求我國(guó)檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一組織和規(guī)劃，要在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：信息化手段;醫(yī)院人事檔案;精細(xì)化管理;控制

目前，醫(yī)院要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理科學(xué)的管理處置，要通過(guò)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效人事檔案管理，切實(shí)保障醫(yī)院人事檔案工作真實(shí)性、全面性以及時(shí)效性。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)以網(wǎng)絡(luò)化以及信息化作為突破口針對(duì)于人事檔案管理模式實(shí)施大力改革，這對(duì)于醫(yī)院來(lái)講是一項(xiàng)不可忽視重點(diǎn)任務(wù)。

一、 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

針對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行分析，具有憑證性以及唯一性的特點(diǎn)，在目前醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，通常都是采取紙質(zhì)檔案的模式，這樣的情況下無(wú)法全面以及動(dòng)態(tài)化的對(duì)信息進(jìn)行充分地反映，同時(shí)，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資料的全方位共享。在醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中日益暴露出諸多的問(wèn)題。另外，目前醫(yī)院人事流動(dòng)相對(duì)大，若是缺乏相對(duì)健全以及完善人事檔案材料將勢(shì)必會(huì)對(duì)人事審核工作造成諸多阻礙和影響。針對(duì)于醫(yī)院信息管理進(jìn)行分析，其屬于新興專(zhuān)業(yè)，并且涉及到了諸多科學(xué)門(mén)類(lèi)，專(zhuān)業(yè)跨度性也比較大。在人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)直接關(guān)系到人事檔案管理的效果和質(zhì)量。在當(dāng)前醫(yī)院實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，還依然存在著臨時(shí)安排人員、兼職人員以及非專(zhuān)業(yè)人士負(fù)責(zé)，所以，目前醫(yī)院人事檔案管理工作難以達(dá)到理想的效果，還嚴(yán)重存在著應(yīng)付敷衍的不良現(xiàn)象。

二、信息化管理必然性

1.醫(yī)院對(duì)人事檔案信息資源利用效率越來(lái)越高

最近幾年，需要針對(duì)人事檔案信息資源加以充分地利用，不僅僅需要相關(guān)的工作人員能夠?qū)τ诖罅康募堎|(zhì)檔案文件進(jìn)行充分研究，更需要給目前檔案工作人員提供更加多樣化專(zhuān)題服務(wù)。在檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，若依然采取傳統(tǒng)的手段，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，在當(dāng)前的時(shí)代背景之下，更加需要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，通過(guò)電子文件的形式進(jìn)一步地優(yōu)化檔案管理工作。

2.傳統(tǒng)人事檔案管理方式已無(wú)法滿足醫(yī)院要求

針對(duì)目前我國(guó)大部分醫(yī)院人事檔案管理工作實(shí)際情況進(jìn)行分析，目前在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中還依然采取傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，這種情況之下無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院流動(dòng)性大問(wèn)題。針對(duì)目前國(guó)內(nèi)人事工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，由于人事檔案利用率低，并且利用范圍比較小，保密性強(qiáng)，傳統(tǒng)模式之下，檔案管理利用制度已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代人力資源開(kāi)發(fā)現(xiàn)實(shí)需要，所以目前就需要切實(shí)保障人事檔案利用可以逐步延伸到整個(gè)醫(yī)療體系當(dāng)中，這對(duì)于人事檔案管理工作具有重大的價(jià)值和意義。

3.傳統(tǒng)人事檔案管理方式反映歷史問(wèn)題多

針對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案管理模式進(jìn)行分析，其主要是反映歷史問(wèn)題較多，反映現(xiàn)實(shí)問(wèn)題較少，如集中體現(xiàn)在反映員工近期思想動(dòng)態(tài)、學(xué)術(shù)水平、工作實(shí)際以及相關(guān)方面材料，但是無(wú)法對(duì)員工整體的變化發(fā)展情況進(jìn)行充分的了解，嚴(yán)重的缺乏時(shí)效性。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理深化改革的過(guò)程當(dāng)中，需要進(jìn)一步的加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作，只有這樣才能夠保障人才實(shí)現(xiàn)合理優(yōu)化配置，同時(shí)也可以讓人才實(shí)現(xiàn)合理的流動(dòng)，這樣才能夠讓人才隊(duì)伍素質(zhì)得到進(jìn)一步提升，有利于相關(guān)工作人員對(duì)于人才進(jìn)行正確的利用，同時(shí)也有利于對(duì)于人才進(jìn)行全方位考察和了解。

三、信息化手段的實(shí)施提高了醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)勢(shì)

在當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，運(yùn)用信息化手段具有諸多的優(yōu)勢(shì)，能夠顯著的提高人事檔案管理質(zhì)量以及管理效率，同時(shí)保障檔案信息共享性和時(shí)效性，還能夠大幅度的縮減人事檔案管理整體成本，具有較良好經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1.提高人事檔案管理效率

對(duì)于當(dāng)前的計(jì)算機(jī)來(lái)講，其運(yùn)算速度較快，并且自動(dòng)化水平較高。醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用能夠全面準(zhǔn)確及快速對(duì)存檔人員信息進(jìn)行反應(yīng)，同時(shí)也可以有效避免紙質(zhì)檔案模式之下勞動(dòng)力過(guò)度浪費(fèi)以及抄寫(xiě)失誤的問(wèn)題，能夠大幅度的縮減管理成本，提高檔案管理工作水平和工作質(zhì)量。在當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部，需要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息的廣泛利用，通過(guò)醫(yī)院人事檔案信息可以為目前醫(yī)院提供大量的人才資料，通過(guò)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)也可以對(duì)于人事信息進(jìn)行分析，還能夠針對(duì)各類(lèi)人才信息進(jìn)行科學(xué)有效歸類(lèi)和收編，能夠讓不同醫(yī)院人事資源信息實(shí)現(xiàn)良好共享，還有助于對(duì)人才資源進(jìn)行合理科學(xué)分配及利用。

2.提高人事檔案信息時(shí)效性以及共享性

在當(dāng)前需要通過(guò)加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用促使人事檔案管理工作成本得到進(jìn)一步縮減，提高檔案管理工作效率及工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，切實(shí)保障檔案資料的完整性、齊全性和安全性。

3.降低人事檔案管理成本

對(duì)于當(dāng)前的醫(yī)院來(lái)講，在針對(duì)于人事檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程當(dāng)中，首先，要求醫(yī)院進(jìn)一步的加強(qiáng)傳統(tǒng)模式的改革力度，促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展和完善。其次，因?yàn)槿耸聶n案涉及到了醫(yī)院內(nèi)部重要的個(gè)人信息資料，所以工作人員需要具備較高的政治素質(zhì)以及良好的業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院屬于高技術(shù)人才流動(dòng)比較頻繁單位，所以在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，需要選擇具備較強(qiáng)工作責(zé)任心人員來(lái)開(kāi)展工作，并且需要進(jìn)一步提高檔案管理意識(shí)和管理水平。目前，檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，也需要針對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)和進(jìn)修工作，只有這樣才能夠?yàn)獒t(yī)院建立思想素質(zhì)高以及業(yè)務(wù)水平良好的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高醫(yī)院人事檔案管理水平和管理質(zhì)量。

四、對(duì)策

在當(dāng)前，為了有效促使醫(yī)院人事檔案實(shí)現(xiàn)精細(xì)化控制和管理，需要采取合理及科學(xué)的措施，需要建立健全檔案管理制度，還需要構(gòu)建深層次以及全方位醫(yī)院管控模式，與此同時(shí)，要進(jìn)一步完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)等等。

1.建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在當(dāng)前，醫(yī)院需要針對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)一步加強(qiáng)完善，要實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，針對(duì)于人事檔案進(jìn)行信息化管理過(guò)程當(dāng)中所采用的技術(shù)主要包括了安全保密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)。通過(guò)利用電子計(jì)算機(jī)作為基礎(chǔ)可以構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣具備了傳統(tǒng)模式之下檔案管理所不具備海量的存儲(chǔ)空間，同時(shí)也可以全方位記錄醫(yī)療專(zhuān)業(yè)人才信息，能夠?qū)τ诓煌瑣徫?、不同工作人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行公正以及客觀化的反映，還能夠?yàn)楫?dāng)前醫(yī)院工作人員考評(píng)工作奠定良好的基礎(chǔ)。另外，對(duì)于當(dāng)前計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)而言，若是一旦癱瘓將會(huì)造成重大的信息丟失，所以，目前在醫(yī)院信息檔案管理過(guò)程當(dāng)中需要構(gòu)建安全保障體系，避免網(wǎng)絡(luò)受到竊聽(tīng)、黑客攻擊、程序缺陷、病毒篡改以及技術(shù)淘汰等諸多方面因素的影響，除此之外也需要配備比較良好的搜索引擎，這樣才能夠?yàn)楦聰?shù)據(jù)、檢索數(shù)據(jù)奠定良好的技術(shù)基礎(chǔ)。目前，針對(duì)于人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立的過(guò)程當(dāng)中，還需要相關(guān)工作人員能夠進(jìn)一步開(kāi)發(fā)操作簡(jiǎn)便、維護(hù)費(fèi)用低、開(kāi)發(fā)使用時(shí)間長(zhǎng)的信息檢索平臺(tái)，這樣才能夠充分的檢索出目前人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中各種有價(jià)值的信息，才可以為目前醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層制定科學(xué)合理人事方案奠定良好基礎(chǔ)。

2.建立全方位 、深層次信息化醫(yī)院管控模式

在當(dāng)前醫(yī)院內(nèi)部為了促使人事檔案信息化建設(shè)得到進(jìn)一步完善，需要鼓勵(lì)各大部門(mén)通過(guò)采用電子文件的形式根據(jù)相關(guān)要求以及規(guī)格上報(bào)檔案材料，并且對(duì)于人事信息進(jìn)行全面以及客觀地評(píng)價(jià)。目前人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，要針對(duì)人事檔案資料進(jìn)行精細(xì)化控制和管理，與此同時(shí)，也需要基于計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)基礎(chǔ)之上針對(duì)人事檔案管理實(shí)效性、全面性、客觀性、公正性進(jìn)一步加以完善，這是目前醫(yī)院檔案管理工作的大勢(shì)所趨。

3.建立健全檔案管理制度

當(dāng)前信息化的時(shí)代背景之下，需要相關(guān)管理人士針對(duì)于傳統(tǒng)管理制度實(shí)施有效的改革和優(yōu)化，要求結(jié)合信息化時(shí)代的特點(diǎn)，采取科學(xué)有效措施針對(duì)管理制度進(jìn)行重新化設(shè)計(jì)工作，這樣才能夠保障醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量和管理水平得到全面的提高，同時(shí)也可以針對(duì)醫(yī)院各大部門(mén)、各大科室的人員信息實(shí)時(shí)匯總。

首先，要求相關(guān)人士針對(duì)檔案信息管理制度進(jìn)行改良和完善，尤其是在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理部門(mén)內(nèi)部需要積極有效推廣信息化模式。針對(duì)于在職人員基本信息進(jìn)行整理過(guò)程當(dāng)中，需要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)施科學(xué)有效的歸檔，這樣才能夠讓所有的檔案管理人員快速有效獲取信息。其中，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)針對(duì)于信息進(jìn)行整理歸納，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人工管理模式，提高工作效率以及工作質(zhì)量，同時(shí)也可以促使人事檔案管理工作得到全方位貫徹和落實(shí)。

其次，在當(dāng)前，還需要采取合理科學(xué)措施針對(duì)檔案管理系統(tǒng)加強(qiáng)建設(shè)工作，促使檔案管理系統(tǒng)更加優(yōu)化和完善。在平時(shí)工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中，需要相關(guān)人士能夠加強(qiáng)各種計(jì)算機(jī)設(shè)備配備工作，特別是加強(qiáng)軟件信息系統(tǒng)建設(shè)工作。其中，針對(duì)于各類(lèi)型的通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備需要引起高度重視，這是實(shí)現(xiàn)信息化管理重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中還需要相關(guān)人士針對(duì)硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施進(jìn)行優(yōu)化和完善，要結(jié)合檔案信息化管理的各大要求，采取合理科學(xué)措施對(duì)于計(jì)算機(jī)實(shí)施配備，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中需要獲得上級(jí)財(cái)政大力支持。另外，對(duì)于當(dāng)前的檔案管理部門(mén)來(lái)講，還需要將所需要設(shè)備羅列出來(lái)，給上級(jí)部門(mén)加以申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)之后加強(qiáng)和采購(gòu)部門(mén)交流溝通工作。在實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中需要采取科學(xué)有效措施針對(duì)各種硬件設(shè)備實(shí)施配置和采購(gòu)。

最后，要對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)加以健全和完善，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，要為醫(yī)院提供相對(duì)及時(shí)準(zhǔn)確及完整化檔案數(shù)據(jù)，就需要構(gòu)建精準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。其中，應(yīng)當(dāng)通過(guò)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合用戶檢索行為和信息需求從相對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)當(dāng)中找到所需要信息和數(shù)據(jù)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)院人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，涉及到了諸多復(fù)雜的內(nèi)容，主要就是要求相關(guān)工作人員能夠針對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行記錄。由于當(dāng)前醫(yī)院工作人員相對(duì)比較多，人員構(gòu)成也比較復(fù)雜，所以其中人事檔案信息和數(shù)據(jù)相對(duì)比較多，存在著比較大的管理難度。傳統(tǒng)模式之下主要是采取人工管理模式，這樣的情況之下特別容易出現(xiàn)失誤，同時(shí)也容易導(dǎo)致檔案丟失問(wèn)題。由于當(dāng)前信息時(shí)代醫(yī)院人事檔案工作面臨著比較大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是一大重要趨勢(shì)。為了能夠促使人事檔案管理精細(xì)化程度以及管理效率得到提高，同時(shí)，為了避免管理過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)較大出錯(cuò)率，需要醫(yī)院對(duì)于傳統(tǒng)管理模式實(shí)行必要改良和優(yōu)化，尤其是需要加強(qiáng)通信技術(shù)以及各類(lèi)信息技術(shù)良好應(yīng)用，還需要讓信息化管理制度得以健全和完善，這樣才能夠促使當(dāng)前人事檔案管理信息化水平提高。

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（作者單位：廣東省佛山市第一人民醫(yī)院）