電子檔案在退役軍人檔案管理中的應用探究

甘振濤 劉燁璇

摘要：退役軍人檔案為退役軍人服務保障工作的科學開展科學的參考和依據(jù)，具有重要的憑證作用，隨著退役軍人規(guī)模的不斷增大，檔案管理面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，電子檔案的科學運用能夠有效提升退役軍人檔案管理質(zhì)量和利用效率，對提升退役軍人管理和服務水平起到積極作用。本文通過對電子檔案的優(yōu)勢特點進行詳細闡述，分析當前退役軍人檔案工作中出現(xiàn)的問題，探討科學的電子檔案運用方法，推動檔案管理模式的科學轉(zhuǎn)型，為檔案工作開展提供科學的依據(jù)。

關鍵詞：電子檔案;退役軍人;檔案管理

1引言

信息技術的廣泛運用推動了檔案管理模式的科學轉(zhuǎn)型，電子檔案已經(jīng)成為重要的檔案形式，能夠有效降低檔案管理成本，提升管理效率和開發(fā)利用水平，充分實現(xiàn)檔案價值。檔案是開展退役軍人優(yōu)撫和管理服務工作的重要依據(jù)，檔案內(nèi)容較為豐富，電子檔案的合理運用能夠有效提升的檔案管理效率，為退役軍人發(fā)展提供有效支持。

2電子檔案應用的優(yōu)勢特點

電子檔案作為當前較為先進的檔案載體形式，實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙質(zhì)等檔案載體的轉(zhuǎn)變，能夠利用信息設備對電子檔案進行管理，運用技術手段有效提升管理效率和質(zhì)量。電子檔案的運用能夠有效降低管理成本，減少紙張、管理人員等資源的投入，運用數(shù)字化的存儲模式，有效提升資料存儲的安全性，具有較強的保密性，減少空間占用的同時，有效降低泄密風險。同時電子檔案能夠通過網(wǎng)絡途徑進行高效傳輸，有效拓寬檔案資源的開發(fā)利用途徑，實現(xiàn)資源的高效共享，為使用人員提供更加便捷的服務，有效提升檔案利用效率和服務質(zhì)量。[1]

3退役軍人檔案管理中存在的問題

3.1重視和投入力度不足

高水平的檔案管理對推動退役軍人發(fā)展起到關鍵作用，為優(yōu)撫政策的高效落實提供數(shù)據(jù)支撐，是保證退役軍人管理水平的重要基礎。而當前退役軍人管理職能部門的業(yè)務壓力較大，對檔案工作的重視力度不足，缺乏充足的資金和資源投入，信息化建設較為滯后，對電子檔案缺乏合理的利用，無法發(fā)揮信息技術優(yōu)勢，相關的信息設備設施配置不夠完善，不能為電子檔案運用提供物質(zhì)基礎。電子檔案的運用需要管理人員具備較強的信息技術水平，而當前部分管理人員的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)存在不足，檔案隊伍結(jié)構(gòu)不夠科學，缺乏專業(yè)人才，無法為電子檔案利用提供人才基礎。[2]

3.2缺乏健全的管理制度

健全的檔案管理制度是保證檔案管理水平的重要基礎，而隨著電子檔案的高效運用，檔案載體形式不斷復雜，增大了檔案管理難度，而現(xiàn)有的管理制度較為固定，不能對數(shù)字化管理模式形成科學的規(guī)范，不利于規(guī)范化管理體系的構(gòu)建，不能保證檔案法律法規(guī)和規(guī)章制度的嚴格執(zhí)行。缺乏完善信息審核機制，對退役軍人檔案資料無法做到全面細致的審核，無法對資料進行及時的更新和維護，不能為管理工作開展提供準確的數(shù)據(jù)支持。安全管理制度不夠完善，復雜的網(wǎng)絡環(huán)境對電子檔案安全形成嚴重的沖擊，而在實際的管理工作中，對信息安全缺乏有效的監(jiān)管，對先進的網(wǎng)絡安全技術缺乏有效的引進利用，無法對網(wǎng)絡安全威脅形成有效的防護。[3]

4退役軍人檔案管理中電子檔案的應用方法

4.1推進信息化建設

電子檔案的科學運用對提升退役軍人檔案管理水平起到關鍵作用，退役軍人檔案管理主體要對電子檔案的重要價值形成正確的認識，強化信息化水平，優(yōu)化信息設備設施配置，科學引進先進的專業(yè)設備和技術，為電子檔案運用提供基礎保障。要推進紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，保障檔案資料的完整性。要強化網(wǎng)絡環(huán)境建設，構(gòu)建安全高速的網(wǎng)絡空間，為電子檔案利用和信息化管理工作開展提供安全穩(wěn)定的平臺。要利用大數(shù)據(jù)等先進技術，對電子檔案進行挖掘，建設完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫，為檔案管理和開發(fā)利用提供有效條件。要構(gòu)建完善的信息化管理平臺，開發(fā)管理系統(tǒng)，形成對檔案流程的全面整合，拓寬利用途徑，對使用需求進行全面分析，實現(xiàn)檢索關鍵詞進行科學推送，提供個性化服務。

4.2完善管理制度

電子檔案的運用與傳統(tǒng)的檔案管理模式存在較大的差異，管理部門要充分結(jié)合退役軍人檔案工作情況和電子檔案特點，構(gòu)建長效管理體系，對相應的規(guī)章制度進行及時的調(diào)整，實現(xiàn)對數(shù)字化管理行為進行全面規(guī)范，保證檔案管理制度的貫徹執(zhí)行。要強化電子檔案安全管理，制定完善的安全管理制度，對管理人員的行為進行全面規(guī)范，運用網(wǎng)絡安全技術，構(gòu)建安全防護機制，有效抵御網(wǎng)絡安全威脅的入侵。如運用虛擬技術，提升存儲環(huán)節(jié)的安全性，并架設虛擬網(wǎng)絡，與公共網(wǎng)絡進行有效的隔離。要完善身份識別機制，對系統(tǒng)接入設備和管理活動進行的身份認證和安全檢測，根據(jù)管理人員和訪問人員的實際情況，設定相應的權限，提升系統(tǒng)運行的安全性。

4.3強化人才培養(yǎng)

電子檔案的運用具有較強的專業(yè)性，對管理人員的信息素養(yǎng)的要求不斷提升，管理部門要加強對檔案工作隊伍建設的重視和支持，積極引進優(yōu)秀的信息技術人才，為管理系統(tǒng)的運維工作提供基礎保障。要加強對管理人員的培訓教育，引導其形成主動提升意識，積極參與技能培訓活動，實現(xiàn)信息知識水平和專業(yè)素養(yǎng)的全面提升，推動復合型人才的科學培養(yǎng)。要優(yōu)化激勵機制，將物質(zhì)激勵與精神激勵進行有效結(jié)合，激發(fā)管理人員的主動提升意識，激發(fā)管理人員的工作積極性和責任心。

5結(jié)語

電子檔案的科學運用對強化退役軍人檔案管理質(zhì)量和服務水平起到關鍵作用，檔案管理主體要提升主動意識，結(jié)合退役軍人檔案管理特點，加強對電子檔案管理的重視和投入，完善管理機制，構(gòu)建規(guī)范化的管理體系，加強管理隊伍建設，為電子檔案利用提供有效條件，推動檔案管理效率和質(zhì)量的全面體系，為退役軍人發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務，推動和諧社會的科學建設。

參考文獻

[1] 王曉燕. 電子檔案管理在退役軍人檔案管理中的探討[J]. 經(jīng)濟學， 2019， 2（6）：2-2.

[2] 邰靜敏. 退役軍人管理中電子檔案管理方法和途徑[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化， 2019（30）：1-1.

[3] 邵丹， 盧斯怡， 陸云婷，等. 退伍軍人檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查研究[J]. 蘭臺世界， 2019（11）：101-102.