淺談如何加強(qiáng)疾控中心檔案管理

曹 明

（遜克縣疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 遜克164499）

“檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人從事經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！奔部刂行某袚?dān)著疾病預(yù)防控制及公共衛(wèi)生技術(shù)管理、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測(cè)等職能，是關(guān)乎我國(guó)公民衛(wèi)生健康的重要服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)于扎實(shí)推動(dòng)社會(huì)疾病預(yù)防控制及廣大人民群眾衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展，起著非常重要的作用。疾控中心檔案主要是在疾病預(yù)防控制工作中形成的各種類型和載體的具有保存價(jià)值的文件通知、調(diào)查材料、效果評(píng)價(jià)、圖片影音等原始資料，反映了疾控中心在疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢測(cè)服務(wù)、公共衛(wèi)生安全事件應(yīng)急處置、科研培訓(xùn)、健康促進(jìn)以及黨政活動(dòng)等各項(xiàng)工作內(nèi)容。從類別上分，主要包含疾控類檔案、健康教育類檔案、科研培訓(xùn)類檔案、衛(wèi)生檢驗(yàn)檢疫類檔案、黨政工團(tuán)管理類檔案等。疾控中心檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量全面反映了疾控部門的工作內(nèi)容、管理水平及服務(wù)質(zhì)量。

一、疾控中心檔案的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性

疾控中心檔案涉及實(shí)驗(yàn)研究分析數(shù)據(jù)、疾病預(yù)防措施及方案、衛(wèi)生應(yīng)急處置和防病應(yīng)急準(zhǔn)備等，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要檔案管理人員掌握一定的衛(wèi)生健康知識(shí)，能夠全面把握檔案大局，立足于疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生健康、應(yīng)急管理等角度，對(duì)檔案進(jìn)行合理收集分類、規(guī)范有序歸檔整理，才能有利于疾控中心檔案的科學(xué)管理和有效利用。

（二）系統(tǒng)性

疾控中心工作十分復(fù)雜，需要各個(gè)科室部門密切配合。各個(gè)科室部門在工作中形成的相對(duì)獨(dú)立的檔案，又與整個(gè)疾控工作緊密相連，多個(gè)科室部門的檔案結(jié)合在一起構(gòu)成疾控中心檔案系統(tǒng)的整體，因此，在檔案收集過(guò)程中，缺少任何一環(huán)都是不完整的，都會(huì)造成疾控中心檔案的缺失。檔案管理人員如果對(duì)疾控中心工作各科室部門之間的配合不熟悉，也難以做到對(duì)檔案的系統(tǒng)歸類。

（三）多樣性

疾控中心檔案涉及范圍十分廣泛，內(nèi)容十分豐富繁雜多樣，不僅僅涉及傳染病防控研究、公眾健康、免疫規(guī)劃、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案等，還涉及到黨群、行政、實(shí)驗(yàn)、科研、財(cái)會(huì)、宣傳教育等方方面面內(nèi)容，包含文件、照片、錄音、視頻、手稿、實(shí)物等不同形式和載體的檔案。

二、疾控中心檔案的價(jià)值

習(xí)近平總書記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)的進(jìn)程中，檔案工作顯得越來(lái)越重要?！奔部刂行臋n案是疾控中心在疾病預(yù)防控制、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)和管理、科學(xué)研究、衛(wèi)生健康、信息宣傳等方面工作的真實(shí)記錄，能夠?yàn)榧部貦C(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)與指導(dǎo)工作提供依據(jù)，是疾控部門重大決定與計(jì)劃的基礎(chǔ)。因此疾控中心檔案是歷史的重要組成部分，對(duì)加強(qiáng)疾控中心檔案管理，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）為科研項(xiàng)目提供基礎(chǔ)資料

預(yù)防醫(yī)學(xué)是一種連續(xù)性、繼承性較強(qiáng)的專業(yè)學(xué)科，需要在大量的醫(yī)學(xué)理論、豐富的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)基礎(chǔ)上進(jìn)行分析研究，疾控中心通過(guò)分析研判疾控業(yè)務(wù)檔案，能夠更好地開(kāi)展預(yù)防醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目，是推動(dòng)預(yù)防醫(yī)學(xué)發(fā)展和進(jìn)步不可或缺的一部分。

（二）為指導(dǎo)民眾健康提供借鑒

疾控業(yè)務(wù)檔案中的疾病控制專題，包括該地域內(nèi)各種疾病發(fā)生、傳播過(guò)程，以及疾控中心等部門精心制定的疾病預(yù)防控制方案、措施，其中有疾病預(yù)防控制的典型案例，也有地方性疾病預(yù)防控制的內(nèi)容信息，為人們清晰地呈現(xiàn)了疾病的發(fā)生、流行、發(fā)展變化等，這些珍貴的疾控檔案能夠提升公眾的保健意識(shí)，為公眾更加全面認(rèn)識(shí)和掌握急慢性傳染疾病的預(yù)防和控制，并為民眾做好健康保護(hù)提供很好的借鑒。

（三）為處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供參考

突發(fā)公共衛(wèi)生事件，是指“突然發(fā)生，造成或者可能造成社會(huì)公眾健康嚴(yán)重?fù)p害的重大傳染病疫情、群體性不明原因疾病、重大食物和職業(yè)中毒以及其他嚴(yán)重影響公眾健康的事件?！薄胺堑洹薄⑶萘鞲卸际亲顬榈湫偷耐话l(fā)公共衛(wèi)生事件。疾控中心在積極應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作中產(chǎn)生的檔案資料，為將來(lái)本部門和其他部門應(yīng)對(duì)和處置突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供重要參考依據(jù)，同時(shí)，對(duì)完善我國(guó)重大公共衛(wèi)生應(yīng)急機(jī)制，也有著重要的價(jià)值和意義。

三、疾控中心檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足

部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，因此重視程度不夠。檔案工作需要的財(cái)力、人力、物力保障都難以實(shí)現(xiàn)，久而久之，檔案管理人員也很難對(duì)檔案工作重視起來(lái)，在檔案管理工作中做出突出業(yè)績(jī)也就無(wú)從談起。

（二）檔案管理人員流動(dòng)性大

由于一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，或者一些疾控部門人員缺乏，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，加上檔案管理工作相對(duì)繁重、枯燥，一旦有機(jī)會(huì)就會(huì)調(diào)整至其他崗位，因此，檔案管理人員的流動(dòng)性較大，專業(yè)檔案人員尤為缺乏，檔案隊(duì)伍整體水平不高，這也給檔案工作的有序銜接帶來(lái)一定的困難。

（三）檔案信息化水平不高

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和新興技術(shù)的不斷應(yīng)用，檔案管理方式正在發(fā)生巨大的變化，現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛，極大地豐富了檔案的傳播方式、載體，檔案工作的內(nèi)容、形式、方法都隨之更豐富、更多樣，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作發(fā)展需要。因此，新時(shí)代的檔案工作，檔案信息化成為檔案工作重要組成部分。但是現(xiàn)在一些疾控中心檔案仍然采用傳統(tǒng)模式進(jìn)行歸檔立卷、檢索查閱，檔案信息化水平不高，檔案科學(xué)化、規(guī)范化管理難以推進(jìn)。

四、加強(qiáng)疾控中心檔案管理的具體措施

檔案工作是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)。疾控中心檔案具有復(fù)雜性、系統(tǒng)性、多樣性的特點(diǎn)，又具有很高的歷史價(jià)值和宣傳教育作用，因此加強(qiáng)疾控中心檔案管理很有必要。

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

領(lǐng)導(dǎo)要高度重視疾控中心檔案，要深刻認(rèn)識(shí)到強(qiáng)化疾控中心檔案管理的必要性和重要性。要把疾控中心檔案工作作為一項(xiàng)重要政治任務(wù)來(lái)抓，經(jīng)常召開(kāi)專題會(huì)議精心部署，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)起責(zé)任來(lái)，強(qiáng)化日常監(jiān)督，真正把疾控中心檔案管理工作抓到實(shí)處，落到實(shí)處。

（二）建立全面收集檔案工作機(jī)制

檔案收集是檔案工作的重要組成部分，也是開(kāi)發(fā)利用好疾控中心檔案的基礎(chǔ)和保障。要建立起有效的檔案收集工作機(jī)制，做好全面收集疾控中心檔案工作。要加強(qiáng)與各個(gè)科室部門的溝通和聯(lián)系，及時(shí)、廣泛地收集工作推進(jìn)中產(chǎn)生的檔案資料。要全方位收集上級(jí)部門下發(fā)的文件通知、總結(jié)報(bào)告、研究成果、宣傳信息公告等文件類型，盡可能做到每一份珍貴的疾控中心檔案不流失，才能夠豐富檔案資源數(shù)量和結(jié)構(gòu)，多角度、立體化地展現(xiàn)疾控中心工作全貌。要制定疾控中心檔案收集工作具體規(guī)劃方案，明確方向和目標(biāo)。嚴(yán)格檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，有針對(duì)性地收集對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案。要具有甄別鑒定和分類整理的能力，不能對(duì)所有的檔案籠統(tǒng)收集歸檔，要做到對(duì)同一類型的檔案不重復(fù)收集歸檔，鮮見(jiàn)的檔案類型要采取更多的途徑重點(diǎn)收集，使檔案結(jié)構(gòu)更科學(xué)合理。收集起來(lái)的珍貴檔案要進(jìn)行分類整理，為檔案歸檔和信息化、開(kāi)發(fā)利用工作打下良好的基礎(chǔ)。要隨時(shí)跟蹤疾控工作的發(fā)展變化，根據(jù)疾控工作階段性變化調(diào)整檔案收集工作方案，有針對(duì)性地進(jìn)行謀劃部署和統(tǒng)籌推進(jìn)，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)和分類指導(dǎo)，確保相關(guān)檔案資料及時(shí)收集、及時(shí)整理、及時(shí)歸檔，把疾控中心檔案工作做實(shí)做細(xì)。

（三）錘煉檔案專業(yè)人才隊(duì)伍

“檔案工作姓黨”，檔案管理人員要具有較高的政治素養(yǎng)。要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新方式、更新理念、拓展空間，全方位、多角度強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的錘煉，全面提升檔案干部素質(zhì)。要抓嚴(yán)抓實(shí)檔案管理人員的黨性教育，培養(yǎng)檔案管理人員增強(qiáng)“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”，做到“兩個(gè)維護(hù)”的能力，能夠以“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”為神圣職責(zé)，樹(shù)立正確鮮明的價(jià)值導(dǎo)向。要為檔案管理人員創(chuàng)造各種實(shí)地學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，到先進(jìn)的地市、部門實(shí)地考察和學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)，這是提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力最快捷的辦法。要將檔案管理人員業(yè)務(wù)大練兵作為常態(tài)化工作來(lái)抓，不斷強(qiáng)化和充實(shí)其知識(shí)儲(chǔ)備，努力提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動(dòng)檔案管理人員在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，用學(xué)習(xí)指導(dǎo)實(shí)踐，培養(yǎng)提出問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。積極參加各級(jí)檔案部門舉辦的疾控中心檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要配備專職人員管理疾控中心檔案，更有利于檔案人才培養(yǎng)和檔案業(yè)務(wù)工作銜接。要確保專職檔案管理人員的穩(wěn)定性，不經(jīng)常更換檔案管理人員。將檔案工作納入部門工作目標(biāo)考核，引入公平公正的獎(jiǎng)懲機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作熱情和積極性，激勵(lì)檔案管理人員在檔案工作崗位上創(chuàng)新思路，有所作為。

（四）加快檔案信息化進(jìn)程

檔案信息化能夠增加檔案的儲(chǔ)存數(shù)量，節(jié)約檔案工作運(yùn)行成本，也是檔案共享利用的速度和效率的決定因素。做好檔案信息化工作，對(duì)于提升衛(wèi)生防病事業(yè)具有重要的社會(huì)影響力。首先，要著力轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，緊跟時(shí)代步伐，創(chuàng)新思路，積極探索，充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的發(fā)展機(jī)遇，著力解決突出問(wèn)題，以新的思維對(duì)待新的發(fā)展形勢(shì)，推動(dòng)檔案工作不斷創(chuàng)新，積極從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型。其次，要積極爭(zhēng)取黨委政府的資金支持，加大對(duì)疾控中心檔案信息化資金的投入力度，用于購(gòu)置檔案管理軟件和適應(yīng)檔案信息化要求所必需的硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等。再次，要合理利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案信息資源整合和檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息多途徑查詢和資源共享。

（五）建立健全檔案管理制度

疾控中心檔案管理事關(guān)地域的疾病控制與預(yù)防，關(guān)乎人民的生命安全，因此，領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視檔案工作，建立健全檔案管理制度。要建立嚴(yán)格的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，嚴(yán)格層級(jí)管理，細(xì)化和明確責(zé)任分工，建立完善的管理體系，形成一級(jí)抓一級(jí)，一級(jí)帶一級(jí)，層層監(jiān)督，層層管理的管理模式，推動(dòng)檔案工作扎實(shí)開(kāi)展。要結(jié)合疾控中心檔案工作特點(diǎn)，深入梳理檔案管理工作流程，明確檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、立卷、保管、利用、安全等各個(gè)環(huán)節(jié)操作辦法，確保檔案收集齊全、分類規(guī)范準(zhǔn)確、內(nèi)容豐富完整。規(guī)范疾控中心檔案借閱制度，嚴(yán)格借閱程序，做到借閱有負(fù)責(zé)人審批，交接檔案有手續(xù)，歸還有登記，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（六）強(qiáng)化檔案安全管理

疾控中心檔案具有十分重要的歷史價(jià)值和借鑒意義，因此，其安全管理是檔案工作的前提，沒(méi)有檔案安全，檔案工作就無(wú)從談起；沒(méi)有檔案安全，開(kāi)發(fā)利用檔案就是一句空話。一是要強(qiáng)化檔案安全管理意識(shí)。積極做好檔案安全管理宣傳工作，要意識(shí)到保護(hù)國(guó)家檔案不僅僅是檔案工作人員的神圣職責(zé)，更是每個(gè)公民共同的責(zé)任和義務(wù)。二是要強(qiáng)化主體責(zé)任。要按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)實(shí)施、誰(shuí)擔(dān)責(zé)”的原則，對(duì)檔案安全責(zé)任進(jìn)行具體細(xì)化分解，確保責(zé)任落實(shí)到崗、到人。三是要注重疾控中心檔案的實(shí)體安全。要增加檔案室設(shè)施的資金投入，購(gòu)置先進(jìn)的安防系統(tǒng)、智能消防系統(tǒng)和消毒設(shè)備等檔案安全設(shè)施，建設(shè)面積、設(shè)施達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，按“十防”要求進(jìn)行檔案管理。要對(duì)檔案庫(kù)房實(shí)行全方位監(jiān)控，定期、特別是節(jié)假日前，對(duì)檔案室進(jìn)行全面安全排查和消毒，確保消除安全隱患，有效保障檔案實(shí)體安全。四是要加強(qiáng)疾控中心檔案信息安全。疾控中心檔案涉及到群眾健康資料、疾控機(jī)構(gòu)發(fā)展史及在科研、實(shí)驗(yàn)等工作中形成的各種數(shù)據(jù)信息、研究成果等多項(xiàng)內(nèi)容，很多內(nèi)容是涉密的，檔案工作人員必須認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及保密制度，涉密文件按規(guī)定由專人、專柜管理，杜絕使用網(wǎng)絡(luò)傳輸。存放涉密文件的電腦等要使用正版軟件定期升級(jí)更新和查殺電腦病毒，并確保專人專用。專人負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)，定期檢查和備份疾控中心檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。五是要嚴(yán)格按照檔案安全管理制度進(jìn)行管理。要根據(jù)疾控中心檔案的特點(diǎn)，建立健全檔案安全管理制度，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，做好檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范工作。