電子文件管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范與信息保護(hù)措施研究

王文娟

摘要：在當(dāng)前的發(fā)展階段下，我國科技水平有了很大的提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用在程度上方便了人們的日常生活，并促進(jìn)了社會(huì)生產(chǎn)力的提升。在檔案管理領(lǐng)域，電子文件開始出現(xiàn)，電子文件具有高的管理效率，以及更強(qiáng)的易改性，在其應(yīng)用于檔案管理的過程中能夠有效提升檔案管理的效率，但是電子文件在管理的過程中也會(huì)出現(xiàn)文件丟失以及文件信息泄露的等問題，在應(yīng)用電子文件時(shí)需要根據(jù)電子文件的特性不斷完善管理的手段。本文從電子文件的風(fēng)險(xiǎn)特性出發(fā)，探討如何有效的對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，保護(hù)電子文件的信息。

關(guān)鍵詞：電子文件;風(fēng)險(xiǎn);信息保護(hù)

1電子文件的風(fēng)險(xiǎn)特性

傳統(tǒng)檔案文件主要以紙質(zhì)為載體，而電子文件主要以電子數(shù)據(jù)為載體，或者文件本身就是電子數(shù)據(jù)。因此對于電子文件的查閱以及管理必須要依托于電子設(shè)備，在計(jì)算機(jī)等電子終端上對文件進(jìn)行修改、刪除以及保存。因此與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件在閱讀以管理方面更加具有局限性，在缺乏必要的電子設(shè)備的情況下，便無法使用電子文件。

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的傳遞以及共享在很大程度上依靠手動(dòng)復(fù)制，而電子文件可以依托網(wǎng)絡(luò)或者存儲設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞，在很大程度上提升了文件內(nèi)容傳輸以及共享的效率水平，這種信息傳方式更加便捷，能夠節(jié)省大量的時(shí)間，對于提升工作效率具有重要的意義。但是這種文件傳輸方式本身是有一定的風(fēng)險(xiǎn)的，在信息傳播的過程中有被第三方非法獲取，或者是感染病毒的風(fēng)險(xiǎn)，而紙質(zhì)文件的傳輸是一種點(diǎn)對點(diǎn)的傳輸，具有更高的安全性。此外電子文件具有無聲性的特點(diǎn)，因此不能確保對方一定會(huì)接收到文件。

與紙質(zhì)文件相比，電子文件更加容易被修改，電子數(shù)據(jù)形式的文件盡管依托于電子終端能夠?qū)崿F(xiàn)更為便捷的管理，但是也能通過電子終端較為輕松的對文件進(jìn)行修改，同時(shí)修改后的文件沒有修改痕跡?？梢哉f安全層面上的缺陷是電子文件最大的缺陷，在應(yīng)用電子文件的過程中需要將信息安全防護(hù)放在首要的位置上。

2電子文件管理風(fēng)險(xiǎn)防范要點(diǎn)

2.1加強(qiáng)電子文件管理系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)

電子文件系統(tǒng)是對電子文件進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，因此系統(tǒng)的設(shè)計(jì)水平，對于電子文件的管理水平以及電子文件的風(fēng)險(xiǎn)防范具有重要影響，需要重視對電子文件系統(tǒng)的安全設(shè)計(jì)。針對電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)往往將設(shè)計(jì)的重點(diǎn)放在提升系統(tǒng)的便捷性以及先進(jìn)性，但是忽視了文件檔案需要永久保存的要求，以及對于文件檔案全流程管理以及前端掌控的必要性，事實(shí)上檔案管理是處于系統(tǒng)末端的一環(huán)，這種缺乏全面性的文件管理系統(tǒng)會(huì)給電子文件存在帶來一定的困難，并導(dǎo)致內(nèi)在的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。提升電子文件管理系統(tǒng)的安全社會(huì)水平需要在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的過程中融入全程管理前端掌握的思想，考慮到電子文件在全生命周期內(nèi)容的管理活動(dòng)特點(diǎn)以及各項(xiàng)管理要素，確保能夠較為全面的滿足管理電子文件的情況，并對電子文件進(jìn)行有效掌控，提升檔案文件的安全性。

2.2加強(qiáng)電子文件生成以及錄入階段的風(fēng)險(xiǎn)防范

電子文件在生成階段以及錄入階段也具有一定的風(fēng)險(xiǎn)，其風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為真實(shí)性與可靠性難以控制。原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可靠性是保證文件真實(shí)的重要基礎(chǔ)。如果電子文件在真實(shí)性上存在問題，將會(huì)在很大程度上影響文件的可靠性，導(dǎo)致文件失去使用價(jià)值，甚至?xí)斐杀容^大的損失。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件更加容易被修改，且修改后的文件不會(huì)留下痕跡，這就導(dǎo)致電子文件極易被他人隨意篡改。為了有效防范電子文件在生成階段以及錄入階段的風(fēng)險(xiǎn)，需要采取有針對性的管理措施，降低風(fēng)險(xiǎn)因素。工作人員在錄入文件信息的過程中需要保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保文件具有較強(qiáng)的真實(shí)性以及可靠性，用元數(shù)據(jù)來處理電子信息容易改變的問題，進(jìn)一步提升電子文件的安全性。

3保護(hù)電子文件信息的相關(guān)措施

3.1原始性保護(hù)措施

在使用電子文件的過程中，往往需要對電子文件的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化，這個(gè)過程一般不會(huì)對電子文件的內(nèi)容造成影響，但是卻可能對電子文件的簽名以及電商等非內(nèi)容。性的信息造成破壞，導(dǎo)致簽名、印章、關(guān)鍵信息丟失。而對于電子文件來說，一旦丟失簽名和印章，將無法保證文件的有效性，因此，在完成電子文件的錄入后，需要在在有印章和簽字的地方重新進(jìn)行電子簽名，加蓋電子印章，確保文件關(guān)鍵信息不丟失，保證文件的整體性以及有效性。

3.2準(zhǔn)確性保護(hù)措施

保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性是對電子文件的基本要求。由于電子文件易于更改，因此在電子文件生成后，需要對文件更改權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，防止無關(guān)人士對已經(jīng)保存的電子文件進(jìn)行隨意修改，只有這樣才能確保最終存檔信息的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。此外，需要重視對電子文件進(jìn)行備份，防止電子文件在使用的過程中出現(xiàn)丟失的問題。

3.3完整性保護(hù)措施

由計(jì)算機(jī)主動(dòng)形成的文件具有不可依靠性以及不可改變性，因此在使用電子文件的過程中，直接應(yīng)用計(jì)算機(jī)輸入文件內(nèi)容，難以滿足文件存檔的要求。為了確保所存檔的文件信息具有較強(qiáng)的可信性，需要采取人工輸入的方法，依據(jù)文檔管理的要求對文件內(nèi)容進(jìn)行歸納整理。此外，在完成文檔信息輸入后，還需要與原始文件進(jìn)行比對，確保文件內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。在文件系統(tǒng)中的電子文件需要具有一定的連續(xù)性和整體性，相關(guān)人員在使用電子文件的過程中需要從電子文件的保存特性出發(fā)，完善電子文件存儲、保存的環(huán)節(jié)，確保文件的數(shù)據(jù)內(nèi)容具有較高的整體性與安全性。

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