高校財(cái)務(wù)檔案管理模式創(chuàng)新探析

侯建華

（華北理工大學(xué) 財(cái)務(wù)處，河北 唐山 063000）

高校財(cái)務(wù)檔案準(zhǔn)確記錄反映著所有財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況，查詢和利用價(jià)值較高，相對(duì)于其它檔案資料具有特殊性和重要性。面臨新時(shí)代對(duì)檔案管理越來(lái)越高的要求以及越來(lái)越繁雜的檔案資料，高校財(cái)務(wù)檔案管理工作應(yīng)不斷創(chuàng)新手段，優(yōu)化管理模式，更好地提升檔案的利用價(jià)值。

1 高校財(cái)務(wù)檔案的特點(diǎn)

1.1 準(zhǔn)確性

高校財(cái)務(wù)檔案是高校的科研教學(xué)活動(dòng)開(kāi)展、日常管理運(yùn)營(yíng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等各類事項(xiàng)所涉及的經(jīng)濟(jì)方面內(nèi)容的真實(shí)反映，可以為高校的財(cái)務(wù)日常管理、預(yù)算編制執(zhí)行、審計(jì)督查、內(nèi)部控制等提供重要依據(jù)。基于上述高校財(cái)務(wù)處檔案管理工作的特點(diǎn)和價(jià)值，首先應(yīng)該確保所有檔案資料具備準(zhǔn)確性，避免因?yàn)樨?cái)務(wù)處檔案資料存在較為嚴(yán)重的失真現(xiàn)象，造成后續(xù)查閱以及應(yīng)用困難。比如對(duì)財(cái)務(wù)處檔案中存在最多的各類憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等紙質(zhì)資料，就需要高度重視，確保這些票據(jù)憑證記錄準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)遺漏甚至改動(dòng)問(wèn)題，確保所有資料都能成為準(zhǔn)確的一手直接證據(jù)，以此為高校財(cái)務(wù)檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。

1.2 價(jià)值性

“財(cái)務(wù)檔案是存儲(chǔ)財(cái)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)智慧的知識(shí)源，是制定計(jì)劃和進(jìn)行決策的數(shù)據(jù)源，是維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序的證據(jù)源，也是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的文獻(xiàn)源?！盵1]高校財(cái)務(wù)檔案管理工作還需要滿足價(jià)值性要求，確保所有檔案資料在收集整理完成后能夠被充分利用，只有檔案資料的利用率得到有效保障，才能體現(xiàn)較強(qiáng)檔案資料的價(jià)值，避免檔案管理工作的無(wú)用功。基于此，在高校財(cái)務(wù)檔案管理工作開(kāi)展中，管理人員需要分析并明確不同資料類型的后續(xù)利用的可能，繼而實(shí)現(xiàn)有目的地予以整理和收集，確保檔案管理工作事半功倍。比如對(duì)可能近期需要內(nèi)部審核或者是業(yè)務(wù)查詢利用的一些財(cái)務(wù)報(bào)表和單據(jù)，要及時(shí)整理、匯總，以便為后續(xù)需求打下基礎(chǔ)。

1.3 全面性

高校財(cái)務(wù)檔案管理工作中，管理人員還需要遵循全面性原則，對(duì)所有相關(guān)檔案資料進(jìn)行有效搜集和整理，進(jìn)而予以全面歸檔，以便為后續(xù)查閱和應(yīng)用提供可靠支持。高校財(cái)務(wù)檔案管理涉及到的檔案資料種類多數(shù)量大，比如會(huì)計(jì)憑證、賬本、工資津貼表、各類銀行對(duì)賬單、保管表、財(cái)務(wù)報(bào)告、各類收入票據(jù)等，都需要予以全面收集效果，避免在任何方面出現(xiàn)缺漏問(wèn)題。因此，高校財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)遵照《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》等制度法規(guī)，立足財(cái)務(wù)管理工作實(shí)際，兼顧財(cái)務(wù)管理的各項(xiàng)任務(wù)，及時(shí)進(jìn)行相關(guān)資料的全面收集整理。

2 高校財(cái)務(wù)檔案管理常見(jiàn)問(wèn)題

2.1 管理意識(shí)淡薄

“管理意識(shí)淡薄給信息化時(shí)代高校財(cái)務(wù)檔案管理發(fā)展造成一定的阻礙，一些事情必須需要人為處理，這時(shí)候再先進(jìn)的信息化設(shè)備都無(wú)濟(jì)于事?！盵2]高校財(cái)務(wù)檔案管理工作在現(xiàn)階段面臨的首要問(wèn)題就是管理意識(shí)淡薄，該項(xiàng)工作難以引起高度關(guān)注，進(jìn)而也就必然會(huì)影響到后續(xù)檔案資料的利用效果，甚至出現(xiàn)使用不當(dāng)?shù)绕顔?wèn)題。首先，從整個(gè)高校管理以及財(cái)務(wù)檔案管理看，因?yàn)闄n案管理自身的工作特點(diǎn)，很難直接產(chǎn)生較大的價(jià)值效益，因此檔案的收集與管理成為輔助性工作，無(wú)法引起高度關(guān)注，而且隨著當(dāng)前高校財(cái)務(wù)處工作人員編制緊缺現(xiàn)象加劇，對(duì)檔案資料的規(guī)范管理更是心有余而力不足。其次，具體從事高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的重要價(jià)值缺乏足夠認(rèn)識(shí)，造成在工作中應(yīng)付了事或者疏忽大意，工作中不能表現(xiàn)出較高的熱情和較多的精力投入，使檔案管理成效受損。

2.2 管理職責(zé)混亂

高校財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題還表現(xiàn)在職責(zé)落實(shí)上，因?yàn)闆](méi)有圍繞財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行全盤統(tǒng)籌，無(wú)法進(jìn)行準(zhǔn)確劃分，導(dǎo)致相應(yīng)工作人員的執(zhí)行效果不佳，甚至出現(xiàn)明顯沖突或者是任務(wù)空缺問(wèn)題。這種管理職責(zé)的混亂往往還表現(xiàn)在相關(guān)人員兼職現(xiàn)象較為明顯，從事財(cái)務(wù)檔案管理工作的人員大多是兼職人員，需要承擔(dān)其他方面的職責(zé)和任務(wù)，如此也就導(dǎo)致其對(duì)于檔案管理的投入不足，相關(guān)職責(zé)必然難以落實(shí)。此外，高校財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題還和整體工作劃分有關(guān)，比如該方面檔案管理任務(wù)不放在財(cái)務(wù)處，而是放在高校檔案館，必然也就會(huì)因?yàn)橄嚓P(guān)人員不具備專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)，導(dǎo)致相應(yīng)檔案管理的效果不佳。

2.3 管理手段滯后

由于財(cái)務(wù)檔案管理的特殊性，大量檔案資料需要保存原始資料，一定程度上限制了電子存儲(chǔ)方式的應(yīng)用。一些高校沒(méi)有及時(shí)引入先進(jìn)檔案管理手段，仍然采用傳統(tǒng)的模式管理財(cái)務(wù)檔案，導(dǎo)致檔案管理效果不佳，甚至容易出現(xiàn)偏差錯(cuò)亂問(wèn)題。雖然現(xiàn)階段高校財(cái)務(wù)處正在逐步推進(jìn)信息化以及電算化改革，信息化管理模式在很多方面得到了運(yùn)用，但具體到財(cái)務(wù)檔案管理工作中，這種新模式和新手段的運(yùn)行并沒(méi)有取得良好的效果。

2.4 管理人員數(shù)量不足、能力欠缺

受編制限制，高校后勤行政人員普遍缺乏，檔案管理人員的編制更是難以解決，所以實(shí)際上很多工作都是由兼職人員完成，專門從事高校財(cái)務(wù)檔案管理的人員很少。另外，檔案管理人員技能不高，不具備專業(yè)素質(zhì)和能力，不能與時(shí)俱進(jìn)提升自身檔案管理水平，“專業(yè)人員多數(shù)不具備會(huì)計(jì)與檔案管理專業(yè)知識(shí)，而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與檔案管理專業(yè)技術(shù)人員又不具備專業(yè)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)知識(shí)與技能”[3]，最終影響高校財(cái)務(wù)檔案管理效果。

3 高校財(cái)務(wù)檔案管理模式創(chuàng)新路徑

3.1 更新思想觀念

思想決定思路，思路決定出路。高校有關(guān)人員尤其是學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新思想觀念，提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提升高校檔案工作在高校工作中的地位，進(jìn)而為其提供必要的支持，維系后續(xù)具體工作的落實(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)層面要做好“頂層設(shè)計(jì)”，重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，倡導(dǎo)精細(xì)化管理理念，為其發(fā)展提供必要的人、財(cái)、物以及政策支持，從而更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理在內(nèi)部控制、內(nèi)部決策等方面的作用。基于此，學(xué)校主要負(fù)責(zé)人以及財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人應(yīng)充分意識(shí)到檔案管理的重要性，明確檔案管理對(duì)于財(cái)務(wù)處工作以及高校建設(shè)發(fā)展的重要價(jià)值，明晰財(cái)務(wù)檔案管理如果出現(xiàn)問(wèn)題可能帶來(lái)的嚴(yán)重危害，進(jìn)而也就可以加大投入力度，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保其能夠全身心投入檔案管理工作。

3.2 明確管理職責(zé)

崗位職責(zé)清晰，工作分工明確，這是優(yōu)化檔案管理模式的關(guān)鍵要素。在明確高校財(cái)務(wù)檔案管理工作責(zé)任時(shí)，首先要將該職責(zé)劃分到財(cái)務(wù)處，避免歸屬學(xué)校檔案館，因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案管理有較高的專業(yè)要求，需要相應(yīng)管理人員具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，而且將該項(xiàng)工作放在財(cái)務(wù)處，更便于財(cái)務(wù)檔案的整理、利用。在此基礎(chǔ)上，財(cái)務(wù)處內(nèi)部進(jìn)行具體職責(zé)的劃分，圍繞財(cái)務(wù)檔案管理涉及到的所有工作細(xì)節(jié)進(jìn)行綜合分析，了解各類檔案資料的收集和管理要求，科學(xué)合理地安排適合的管理人員，保障管理人員和具體工作任務(wù)相匹配。此外，還應(yīng)建立考核監(jiān)督機(jī)制，發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督作用，確保檔案管理人員能夠切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)職責(zé)，督促其順利有序地完成各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。

3.3 創(chuàng)新管理手段

利用信息化技術(shù)，創(chuàng)新管理手段，是優(yōu)化檔案管理模式的基礎(chǔ)。隨著大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理要突破“保管為主”的局限，注重?cái)?shù)據(jù)挖掘和利用信息，讓大量“沉睡”的財(cái)務(wù)信息重新煥發(fā)生命力[1]。高校財(cái)務(wù)檔案管理工作技術(shù)手段的創(chuàng)新極為必要，管理人員依托更為先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不僅可以降低自身工作量，確保檔案管理工作順利高效，而且能夠便于后續(xù)檔案資料的查閱利用。因此，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工管理財(cái)務(wù)檔案的方式，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，構(gòu)建高校檔案管理信息化的良好環(huán)境。“在檔案管理中加大對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，促進(jìn)其檔案管理工作向信息化方向發(fā)展，為新時(shí)期高校檔案管理現(xiàn)代化提供便利?！盵4]基于此，高校應(yīng)配備相應(yīng)的檔案管理設(shè)備設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、遠(yuǎn)紅外報(bào)警器、密集架以及財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)等，完成檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化與存儲(chǔ)，積極推進(jìn)信息化管理模式，構(gòu)建完善可行的信息化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理流程的優(yōu)化創(chuàng)新，以更加高效、實(shí)用的檔案服務(wù)方式提高高校檔案利用率。

3.4 注重人才培養(yǎng)

“檔案工作人員要以更寬的事業(yè)格局、更強(qiáng)的責(zé)任擔(dān)當(dāng)、更高的服務(wù)質(zhì)量做好檔案的服務(wù)工作”[5]，這樣才能切實(shí)發(fā)揮高校財(cái)務(wù)檔案的作用。首先，針對(duì)當(dāng)前高校財(cái)務(wù)檔案管理人員短缺的現(xiàn)狀，要招聘符合崗位職責(zé)的工作人員，確保人員充足，而且至少要有一名以上的財(cái)會(huì)學(xué)歷背景的專業(yè)人員。其次，對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行必要的培養(yǎng)、培訓(xùn)，圍繞新型檔案管理模式和新技術(shù)予以及時(shí)指導(dǎo)，促使檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，掌握新時(shí)代檔案管理的信息化手段。再次，提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的政治素質(zhì)，培養(yǎng)愛(ài)崗敬業(yè)、樂(lè)于奉獻(xiàn)的高尚品德。