企業(yè)合同管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)防控對(duì)策

李通全

(北京天保佳景綠化工程有限公司，北京 101300)

一、合同的分類

1.服務(wù)外包合同

服務(wù)外包合同也被稱作是業(yè)務(wù)外包合同，即企業(yè)內(nèi)部在開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的時(shí)候，將關(guān)于活動(dòng)與流程等方面的管理、執(zhí)行責(zé)任通過(guò)承包的方式直接轉(zhuǎn)至外部服務(wù)供應(yīng)商，讓服務(wù)供應(yīng)商來(lái)開(kāi)展此項(xiàng)工作，這樣企業(yè)便能最大程度上優(yōu)化工作的效率。一般來(lái)講，業(yè)務(wù)外包合同有兩大類內(nèi)容，即固定資產(chǎn)的外部化管理與員工轉(zhuǎn)移的外部化管理。關(guān)于業(yè)務(wù)外包合同，一般是把企業(yè)當(dāng)中某個(gè)部門(mén)的職能，如相應(yīng)的人力、物流等直接外包，或是將業(yè)務(wù)范圍中的部分活動(dòng)，比如戰(zhàn)略采購(gòu)以及倉(cāng)庫(kù)等直接對(duì)外承包[1]。

2.物資采購(gòu)合同

物資采購(gòu)合同，即自然人或相應(yīng)法人和相關(guān)組織間開(kāi)展的關(guān)于生產(chǎn)、物資買賣等各方面的協(xié)議，其歸屬買賣合同范圍，簽訂的幾方需按照協(xié)議明確出賣人、買收入的權(quán)責(zé)。其中，出賣人主要是對(duì)生產(chǎn)以及相關(guān)所有權(quán)進(jìn)行出賣，買收入則是對(duì)此類內(nèi)容進(jìn)行接受同時(shí)支付相應(yīng)的款項(xiàng)。針對(duì)此些內(nèi)容，還可能會(huì)具體劃分成材料采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同，這兩個(gè)合同均具備買賣合同特征，也就是將財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)移所有權(quán)當(dāng)作主要目標(biāo)，將支付款額當(dāng)作是最終的結(jié)價(jià)。供貨方一般為物資供應(yīng)單位或材料和設(shè)備生產(chǎn)廠家。其中供貨方的主要職責(zé)是把控生產(chǎn)質(zhì)量，采購(gòu)方的職責(zé)是驗(yàn)收合同當(dāng)中的各項(xiàng)內(nèi)容完成情況。

3.勞務(wù)派遣合同

勞務(wù)派遣合同，即實(shí)際用工單位首先與勞務(wù)派遣公司之間簽訂相應(yīng)的協(xié)議。協(xié)議簽訂后，勞動(dòng)派遣公司會(huì)進(jìn)行人員招聘與派遣。在這當(dāng)中，勞動(dòng)力給付的內(nèi)容主要體現(xiàn)在派遣勞工、實(shí)際用工單位這二者間，不過(guò)實(shí)際用工單位也需面向勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)來(lái)支付相應(yīng)的服務(wù)費(fèi)、面向具體的勞動(dòng)人員擔(dān)負(fù)相應(yīng)的報(bào)酬。比如對(duì)于很多的用人單位，內(nèi)部工作量較大但是并無(wú)充足的編制無(wú)法直接對(duì)外招聘人員的時(shí)候便需選擇派遣人員來(lái)完成工作。此處派遣人員本質(zhì)上是勞務(wù)派遣公司的人員，無(wú)須納入到自身單位，不過(guò)關(guān)于勞務(wù)派遣人員與正式的合同人員，二者采取的是“同工同酬”的模式。

4.維修維保合同

維保合同也就是維修保養(yǎng)合同，主要是維修保養(yǎng)一方、簽訂合同方二者簽訂的合同。對(duì)于維保企業(yè)來(lái)講，其可能會(huì)給出三類服務(wù)形式，即清包、全包與半包模式。關(guān)于清包，即維保公司僅提供服務(wù)當(dāng)中的必要工具與勞務(wù)，剩余的零部件不會(huì)以免費(fèi)方式來(lái)提供；半包即維包公司在提供相關(guān)工具、勞務(wù)的基礎(chǔ)上還需擔(dān)負(fù)一些免費(fèi)零部件；大包即維修保養(yǎng)當(dāng)中涉及的工具、勞務(wù)及絕大部分的零部件均會(huì)提供[2]。

當(dāng)服務(wù)方式屬于清包、半包方式的時(shí)候，所簽訂維保服務(wù)的單位需就服務(wù)過(guò)程中涉及到的各項(xiàng)設(shè)備保養(yǎng)、維修零部件進(jìn)行費(fèi)用方面的列舉，甲方審核之后即可放入合同附件；屬于全包方式的，需于合同當(dāng)中明確出需單獨(dú)支付費(fèi)用的部件類型。在這當(dāng)中尤其需關(guān)注的內(nèi)容是:涉及重大維修及改造項(xiàng)目的時(shí)候，雙方需單獨(dú)簽訂合同，這樣才能最大程度上降低實(shí)施過(guò)程當(dāng)中涉及的風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

二、合同管理的難點(diǎn)

1.規(guī)范與效率問(wèn)題

(1)合同管理制度不健全，整體的流程把控水平也較差。相對(duì)健全的內(nèi)部控制制度應(yīng)綜合關(guān)注合同策劃及后期調(diào)查等各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容，進(jìn)而開(kāi)展考核、審計(jì)等工作，確保業(yè)務(wù)全流程的正常開(kāi)展。關(guān)于合同制度管理方面的全面性，主要是指制度當(dāng)中針對(duì)不同的合同類型有細(xì)化規(guī)定，且管理制度也是關(guān)于合同規(guī)范與管理的重要保障，與法律在社會(huì)方面的全面化管理具有相似性。管理制度與企業(yè)之間的關(guān)系，和法律與國(guó)家間的關(guān)系也是很相似的，若想維持兩者間的正常關(guān)系，則需要企業(yè)當(dāng)中所有部門(mén)、職工能夠遵守相應(yīng)的規(guī)則，所以便需企業(yè)方面首先擁有科學(xué)化且合理化的管理制度，這樣才能夠確保之后各項(xiàng)工作的效率與最終的效果。當(dāng)下，企業(yè)當(dāng)中專門(mén)針對(duì)合同管理流程方面的文件很多，比如《議事規(guī)則》《合同管理規(guī)定》《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》《采購(gòu)管理規(guī)定》《招投標(biāo)管理規(guī)定》和《外包服務(wù)管理規(guī)定》，但這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，有些地方的規(guī)定還不健全。公司合同均根據(jù)議事規(guī)則相關(guān)規(guī)定經(jīng)公司經(jīng)理會(huì)、董事會(huì)等逐級(jí)審批，所以會(huì)導(dǎo)致辦公效率慢。

(2)合同管理業(yè)務(wù)流程不健全，事前與事后的管理不到位。合同管理當(dāng)中涉及的具體規(guī)定和招投標(biāo)管理流程完善度有待提升，這樣便造成相關(guān)流程可能出現(xiàn)問(wèn)題，關(guān)于前期準(zhǔn)備部分也沒(méi)有將絕大比例的業(yè)務(wù)包含在范圍內(nèi)。第一，針對(duì)日常使用頻率很高的相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的合同范本，可直接于企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行推廣使用，除此之外，以降低合同的篡改概率為目的，還可直接把合同進(jìn)行打印，以書(shū)面方式進(jìn)行呈現(xiàn)。第二，合同條款當(dāng)中的全部?jī)?nèi)容均需維持前后的一致性，這樣才可最大程度上減少各類問(wèn)題的出現(xiàn)，而關(guān)于合同當(dāng)中的具體用詞，需秉持規(guī)范性，不可使用“大約”等模糊性詞語(yǔ)，這樣才可明確出雙方的具體權(quán)責(zé)義務(wù)，降低各類潛在風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。除此之外，簽訂的合同當(dāng)中，各類內(nèi)容均需符合法律規(guī)定，不可出現(xiàn)與國(guó)家法律不符的“黑白”合同，針對(duì)此類“黑白”合同，國(guó)家不會(huì)保障合同當(dāng)中的各項(xiàng)內(nèi)容，這樣合同簽訂的意義也會(huì)降低。而關(guān)于合同簽訂過(guò)程中的特殊合同條款，必須進(jìn)行特殊化標(biāo)記，比如關(guān)于“合同糾紛需于合同簽約地進(jìn)行訴訟”這樣的字樣，便需直接且詳細(xì)地寫(xiě)在合同當(dāng)中。

(3)監(jiān)督考核制度不完善?！逗贤芾硪?guī)定》當(dāng)中并未就合同管理后期當(dāng)中可能出現(xiàn)的各項(xiàng)考核與審計(jì)內(nèi)容進(jìn)行明確化規(guī)定。而《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》與《采購(gòu)管理規(guī)定》當(dāng)中所明確的內(nèi)容則僅僅涉及公司當(dāng)中業(yè)務(wù)的整體介紹，并未包含具體化的審計(jì)、考核內(nèi)容，這樣便會(huì)導(dǎo)致合同管理內(nèi)部審計(jì)制度出現(xiàn)相應(yīng)的問(wèn)題，最終造成工作僅限于形式，引發(fā)各類非必要風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

2.合同范本的可重復(fù)使用有限

工作中各種合同種類繁多，每份合同都各不相同，還需要結(jié)合現(xiàn)實(shí)中的具體情況，而合同范本中的條款不一定符合實(shí)際情況，一旦讓有心之人鉆了標(biāo)準(zhǔn)合同的空子，會(huì)給公司造成很大的損失，這就導(dǎo)致了合同范本的可重復(fù)使用性就大大減弱，不能滿足現(xiàn)有的項(xiàng)目合同實(shí)際的多樣性需求。格式合同在帶來(lái)種種便利的同時(shí)，也存在許多不容忽視的缺陷。格式合同的另一個(gè)弊端是排除了相對(duì)人選擇與協(xié)商的可能性，由于提供格式條款的一方在經(jīng)濟(jì)方面具有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，它可以將條款強(qiáng)加給對(duì)方當(dāng)事人從而使對(duì)方失去討價(jià)還價(jià)的機(jī)會(huì)，依據(jù)經(jīng)濟(jì)實(shí)力等條件而在事實(shí)上形成的壟斷性經(jīng)營(yíng)地位。

3.合同簽訂與履行階段的差異

合同簽訂時(shí)的條款往往會(huì)和履行階段的現(xiàn)實(shí)情況存在差異，所以這種合同糾紛也是合同管理的難點(diǎn)之一。合同糾紛處理階段可能涉及風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)策、防治及相應(yīng)的承擔(dān)工作，而其中各類風(fēng)險(xiǎn)的綜合組合便是合同管理制度。構(gòu)建相對(duì)完善化的合同糾紛管理制度，進(jìn)一步確定出合同糾紛的類別、辦法與職責(zé)，這樣才能夠在突發(fā)狀況出現(xiàn)后，以最快的速度尋找到最佳的解決辦法，同時(shí)也能夠進(jìn)一步提升履約過(guò)程中整體的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，尋求更多與本方利益相符的證據(jù)。進(jìn)行合同糾紛處理工作的事后，所有的部門(mén)、個(gè)人均不能在沒(méi)有獲得授權(quán)的基礎(chǔ)上進(jìn)行糾紛方面的回答。除此之外，還需最大程度上留存相應(yīng)的合同證據(jù)，就合同全過(guò)程當(dāng)中涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù)憑證予以歸口管理，以便于日后解決糾紛時(shí)提供不出對(duì)己方有利的內(nèi)容而措手不及。

4.合同款后續(xù)付款審批流程繁瑣

對(duì)于合同來(lái)講，其中涉及的合同款收付進(jìn)度信息也是一類能夠?qū)贤募s風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)判的重要方式。財(cái)務(wù)人員開(kāi)展相應(yīng)的業(yè)務(wù)工作時(shí)，必須首先由審核經(jīng)辦人員給出關(guān)于合同執(zhí)行過(guò)程方面的證明材料，分析其和合同約定內(nèi)容間的匹配程度，然而合同付款往往需要根據(jù)額度經(jīng)不同層級(jí)會(huì)議審議，再經(jīng)主管人員逐級(jí)審批，由此造成合同后續(xù)付款周期較長(zhǎng)；同樣，在公司對(duì)外業(yè)務(wù)回款過(guò)程，往往多項(xiàng)付款前期準(zhǔn)備。針對(duì)匹配合同約定的內(nèi)容，才可開(kāi)展后續(xù)的資金收付和結(jié)算業(yè)務(wù)，同時(shí)需明確好合同款收付會(huì)計(jì)信息。所以，會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)當(dāng)中所呈現(xiàn)的合同款收付進(jìn)度同樣是可以很好地展現(xiàn)出合同履約狀況的，也能夠從中分析出合同執(zhí)行過(guò)程中違約風(fēng)險(xiǎn)的概率，為后續(xù)組織和協(xié)調(diào)工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。按照固定的時(shí)間進(jìn)行合同款執(zhí)行進(jìn)度方面的探析，對(duì)合同簽訂方面的經(jīng)濟(jì)合理性、具體完成狀況的績(jī)效性進(jìn)行評(píng)估，以此逐漸構(gòu)建起合作單位方面的信用檔案，減少合同簽訂及后續(xù)執(zhí)行過(guò)程中各類風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

三、合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防控對(duì)策

1.以標(biāo)準(zhǔn)化方式提升合同管理效率

完善合同管理制度，與建設(shè)大樓是一樣的道理，當(dāng)制度完善度提升的時(shí)候，合同管理系統(tǒng)大樓整體的建造方向才能進(jìn)一步明確。在進(jìn)行合同管理制度的制定過(guò)程中，需首先分析合同方面的協(xié)調(diào)、全面、落實(shí)等各項(xiàng)內(nèi)容，搭建起完善化的合同管理制度后，各項(xiàng)合同管理工作便有了很重要的依據(jù)。關(guān)于合同的立項(xiàng)、草擬、簽訂、執(zhí)行等也要及時(shí)把控，這樣才能確保事前與事后的控制工作達(dá)標(biāo)。除此之外，針對(duì)具體的合同管理工作還需構(gòu)建相應(yīng)的管理制度、審批制度、糾紛處理制度等多項(xiàng)內(nèi)容，這樣才能確保合同管理制度體系整體的完善度與全面性。

嚴(yán)格按照事先設(shè)定的流程進(jìn)行，以標(biāo)準(zhǔn)化方式提升合同管理效率。首先，合同履約之前需進(jìn)行合同交底，讓項(xiàng)目所有管理人員均能夠很好地了解并認(rèn)知合同狀況，之后就合同當(dāng)中的各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)與薄弱點(diǎn)進(jìn)行認(rèn)知，掌握其中有利于自己方發(fā)展的條款，減少不利條款的簽訂。其次，從整體上認(rèn)知合同條款內(nèi)容，依據(jù)相應(yīng)規(guī)定來(lái)構(gòu)建起合同管理臺(tái)賬，同時(shí)按照詳細(xì)的內(nèi)容設(shè)計(jì)實(shí)施計(jì)劃并進(jìn)行落實(shí)，有組織完成后續(xù)的履約、付款與催款工作。再次，合同的具體履約時(shí)，若找出了與己方不利的內(nèi)容，或存在很大風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)容，便需直接和專業(yè)人員進(jìn)行對(duì)接尋求合理的辦法進(jìn)行調(diào)整，以此來(lái)減少合同的持續(xù)履約可能造成的不利影響。另外，提升合同履約過(guò)程的把控，若另一方的經(jīng)濟(jì)狀況急劇惡化，或是出現(xiàn)了很嚴(yán)重的違約狀況的時(shí)候，便需立刻通過(guò)書(shū)面形式進(jìn)行上報(bào)，同時(shí)采取合理措施進(jìn)行解決，在這當(dāng)中特別需要關(guān)注直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的風(fēng)險(xiǎn)。最后，當(dāng)合同出現(xiàn)意外必須暫停、終止的時(shí)候，應(yīng)首先使用暫停方式，通過(guò)書(shū)面形式來(lái)簽訂對(duì)應(yīng)的暫停合同，之后對(duì)雙方的權(quán)責(zé)義務(wù)進(jìn)行進(jìn)一步的明確，此時(shí)如果己方權(quán)益出現(xiàn)很大損害的話，便需及時(shí)就對(duì)方的責(zé)任進(jìn)行追究。

只有明確的制度，才能在執(zhí)行的過(guò)程中被人們接受，防止互相扯皮，減少各執(zhí)一詞狀況的出現(xiàn)。制度自身即具備明確性，而這明確性便需首先從設(shè)計(jì)時(shí)進(jìn)行明確。制度協(xié)調(diào)性，即合同管理制度之間可以相互補(bǔ)充，無(wú)沖突狀況存在。當(dāng)制度間能夠相互補(bǔ)充的時(shí)候，合同管理工作也能更好地開(kāi)展。在這當(dāng)中也可開(kāi)展動(dòng)態(tài)化方式管理，動(dòng)態(tài)方式表面上與制度的權(quán)威可能存在一定的沖突，但是其實(shí)制度自身也是處于不斷變化當(dāng)中的。制度出現(xiàn)時(shí)目的主要是推動(dòng)工作的開(kāi)展，不過(guò)在制度被執(zhí)行時(shí)間逐步拉長(zhǎng)的時(shí)候，其中所存的各項(xiàng)問(wèn)題也會(huì)出現(xiàn)，而因?yàn)闊o(wú)法直接匹配實(shí)際，制度便可能變成工作開(kāi)展過(guò)程中的阻礙，此種狀況下，制度屬于工作開(kāi)展過(guò)程中的阻礙而非動(dòng)力。不過(guò)制度方面的動(dòng)態(tài)管理也不是可以隨意變動(dòng)制度，一旦制度隨意更改，其自身的權(quán)威性便會(huì)喪失，相應(yīng)的約束作用同樣會(huì)降低。所以必須以合理方式來(lái)動(dòng)態(tài)管理制度，這樣才能夠確保制度符合并服務(wù)實(shí)際工作的開(kāi)展。

2.以通用條款和專用條款提升適用性

合同管理制度的完善也是確保合同管理工作的規(guī)范和效率二者間的重要方式。對(duì)于合同監(jiān)督部門(mén)來(lái)講，其需按照監(jiān)督方面的具體要素確定出相應(yīng)的送審材料，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化手段來(lái)完成各項(xiàng)任務(wù)。關(guān)于合同管理制度的制定，可通過(guò)編制《合同管理手冊(cè)》的辦法把各項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容及節(jié)點(diǎn)變成表格，讓其發(fā)揮指南性作用。

主要交易名詞的范圍界定、生效條件、產(chǎn)品或服務(wù)涉及的專用名詞釋義、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、爭(zhēng)議解決方式、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條件等相對(duì)穩(wěn)定的合同權(quán)利義務(wù)界定，專用合同條款則可以根據(jù)中標(biāo)單位的商務(wù)標(biāo)承諾等招標(biāo)結(jié)果，形成中標(biāo)合同的“專用合同條款”?！巴ㄓ煤贤瑮l款”的使用，可以很大程度上解決合同必備條款缺失或者招標(biāo)過(guò)程中遺漏重要權(quán)利義務(wù)配置條款的問(wèn)題，也可以大量節(jié)省采購(gòu)人員和合同審查人員的時(shí)間成本，直接將已明確的“通用合同條款”照搬使用即可?！皩Ｓ煤贤瑮l款”便是直接解決合同條款固化內(nèi)容的重要方式，可以很好地讓中標(biāo)合同文本匹配招標(biāo)結(jié)果，這樣一來(lái)便能夠讓示范文本的標(biāo)準(zhǔn)、個(gè)性進(jìn)行完美的結(jié)合。

致力于完善管理制度，實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)統(tǒng)一管理。為規(guī)范公司招標(biāo)投標(biāo)管理工作，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)，及時(shí)修訂規(guī)章制度，公司統(tǒng)一管理，強(qiáng)化招標(biāo)審批、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等事務(wù)管理及獎(jiǎng)懲考核各個(gè)環(huán)節(jié)。規(guī)范組織合同項(xiàng)目招標(biāo)議標(biāo)工作。通過(guò)科學(xué)制定招標(biāo)方案，公平合理設(shè)計(jì)評(píng)標(biāo)因素和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范組織招標(biāo)投標(biāo)準(zhǔn)備會(huì)和開(kāi)標(biāo)會(huì)，有效地保證招標(biāo)議標(biāo)質(zhì)量。開(kāi)發(fā)并運(yùn)行了招投標(biāo)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)審批流程化、客戶資源網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)標(biāo)電子化。實(shí)現(xiàn)增強(qiáng)合同項(xiàng)目管理操作、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)降本增效的有效統(tǒng)一，從而破解合同示范文本可重復(fù)使用性有限的問(wèn)題。

3.規(guī)范合同履行交接清單模式

合同簽訂與履行階段的不統(tǒng)一不僅影響合同目的的全面實(shí)現(xiàn)，而且使得合同前期的磋商、審查成果都付之一炬。對(duì)于這種采購(gòu)人員與履行或驗(yàn)收人員之間的信息不對(duì)稱問(wèn)題，筆者認(rèn)為也可以通過(guò)“通用合同條款”培訓(xùn)以及“專用合同條款”清單交接的方式破解。一個(gè)普通的項(xiàng)目合同，專用合同條款主要集中于中選單位的商務(wù)投標(biāo)、承諾，將標(biāo)的物的基本情況、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收要求、服務(wù)承諾、聯(lián)系方式等直接與合同履行有關(guān)的條款以“清單”的形式交接給合同履行或驗(yàn)收人，就可以讓合同履行或驗(yàn)收人對(duì)需要關(guān)注的情況一目了然，有效解決合同履行或驗(yàn)收，人不熟悉合同內(nèi)容，精力、理解能力有限而造成的合同簽訂與履行不統(tǒng)一問(wèn)題。

四、總結(jié)

健全的合同管理機(jī)制不僅能夠幫助企業(yè)防范合同本身潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，還可以幫助企業(yè)抵御合同管理過(guò)程中潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，在法律風(fēng)險(xiǎn)防控的規(guī)范性與效率性之間找到“平衡點(diǎn)”，在合同履行出現(xiàn)狀況時(shí)也能夠及時(shí)采取有效的法律方式予以解決。