加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率關(guān)鍵分析

張劍

摘要：檔案是醫(yī)院重要資料文獻(xiàn)，記錄著本院發(fā)展歷程，全面加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，提高檔案利用率，必須結(jié)合時(shí)代發(fā)展特征，創(chuàng)新檔案管理模式，努力加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，全面提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。本文將簡(jiǎn)單分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)，并綜合探討如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理工作；利用率

引言

近年來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)取得了巨大發(fā)展，醫(yī)院服務(wù)職能得到了進(jìn)一步優(yōu)化，與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理效率和開發(fā)利用價(jià)值也在不斷提升，管理模式開始轉(zhuǎn)型為信息化與科學(xué)化。從整體結(jié)構(gòu)來看，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作方法，必須全面完善檔案信息化與科學(xué)化建設(shè)管理機(jī)制，加強(qiáng)辦公室檔案信息化建設(shè)資金技術(shù)投入，培養(yǎng)檔案專業(yè)管理人才，落實(shí)檔案管理四大基本意識(shí)。

一、醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)

1.檔案管理內(nèi)容呈現(xiàn)多樣化

目前，從整體結(jié)構(gòu)來分析，醫(yī)院檔案主要分為三種，分別是業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案、醫(yī)患關(guān)系管理檔案、人事檔案等。其中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案又細(xì)分為內(nèi)科檔案、外科檔案、婦科檔案、兒科檔案、心內(nèi)科檔案、消化內(nèi)科檔案、醫(yī)療科技檔案和行政后勤檔案等。醫(yī)患關(guān)系檔案主要是記錄醫(yī)生與患者以及患者和醫(yī)院之間在診治中產(chǎn)生的分歧，這種檔案不僅體現(xiàn)了醫(yī)院服務(wù)水平和醫(yī)生的醫(yī)術(shù)、醫(yī)德，而且反映了醫(yī)院的醫(yī)風(fēng)。人事檔案主要是記錄醫(yī)生的晉升和聘任狀況，這種檔案數(shù)量至少有十幾份。由此可見，醫(yī)院辦公室檔案內(nèi)容具有多樣化特征。

2.檔案管理工作與醫(yī)療文化建設(shè)密切相關(guān)

從整體結(jié)構(gòu)來分析，醫(yī)院檔案和本院醫(yī)療文化建設(shè)的關(guān)系主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是做好檔案管理工作有助于加強(qiáng)醫(yī)療文化建設(shè)，完善醫(yī)療文化內(nèi)容。當(dāng)代醫(yī)院會(huì)同步開展檔案管理工作、思想教育工作和文化建設(shè)工作，以此宣傳優(yōu)秀文化理念，傳承優(yōu)良作風(fēng)，培養(yǎng)內(nèi)部工作人員的責(zé)任意識(shí)與職業(yè)價(jià)值觀，塑造他們的醫(yī)療文化精神，不斷加強(qiáng)本院文化建設(shè)，使醫(yī)療服務(wù)文化內(nèi)容更為充實(shí)、完善和豐富。二是促進(jìn)醫(yī)療文化創(chuàng)新，明確醫(yī)療文化建設(shè)工作的發(fā)展方向。目前，在醫(yī)療文化建設(shè)中發(fā)揮檔案管理工作的宣傳作用，積極滲透先輩的作風(fēng)與優(yōu)秀文化理念，有助于推動(dòng)醫(yī)療文化創(chuàng)新，使本院文化建設(shè)的發(fā)展方向更為精準(zhǔn)。三是提高全體工作人員的文化素養(yǎng)，為醫(yī)療文化建設(shè)培養(yǎng)高素質(zhì)主力軍。醫(yī)院在開展檔案管理工作和醫(yī)療文化建設(shè)的同時(shí)會(huì)對(duì)內(nèi)部工作人員進(jìn)行職業(yè)道德教育和文化方面的教育，從而全面提高他們的文化素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，將全體工作人員培養(yǎng)成高素質(zhì)醫(yī)療服務(wù)團(tuán)隊(duì)。此外，從發(fā)展視角來看，醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)療文化發(fā)展史，體現(xiàn)了文化精髓，對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)起到了傳承與導(dǎo)向作用?？v觀中國古代醫(yī)學(xué)典籍，早在數(shù)千年以前，扁鵲、華佗、孫思邈、張仲景等中醫(yī)始祖就已經(jīng)提出了預(yù)防與治療各種疾病的思想方法，這些思想方法為中醫(yī)發(fā)展和醫(yī)療文化建設(shè)作出巨大貢獻(xiàn)。如果沒有檔案記錄，古代優(yōu)秀醫(yī)學(xué)文化和良好的醫(yī)療思想作風(fēng)不會(huì)得以詳細(xì)記載和傳承，通過檔案記錄管理工作能夠全面記載中國醫(yī)療服務(wù)業(yè)的發(fā)展歷程，傳承醫(yī)學(xué)研究成果，形成完善的醫(yī)療文化積淀。

3.檔案管理步入信息化與規(guī)范化

在信息時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)醫(yī)院檔案管理信息化與科學(xué)化建設(shè)需求。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展特征，優(yōu)化醫(yī)院服務(wù)結(jié)構(gòu)體系，首先，必須全面改善檔案管理技術(shù)，使檔案管理工作步入信息化。其次，當(dāng)代醫(yī)院在開展檔案管理工作的同時(shí)均會(huì)制定建相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度與準(zhǔn)則，從而使本院檔案管理工作更為規(guī)范，而檔案管理制度是醫(yī)院檔案服務(wù)管理規(guī)章制度的總和。從微觀視角來看，醫(yī)院所制定的規(guī)章制均是在日常服務(wù)工作中逐步形成的，因而具有科學(xué)性、合理性和可行性，能夠?qū)ぷ魅藛T的日常工作提供參考與借鑒，并約束工作人員的行為，形成工作紀(jì)律文化。再次，完善的檔案質(zhì)量能夠?yàn)獒t(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供豐富的參考信息，使醫(yī)院文化整理工作與發(fā)展工作擁有物質(zhì)性保障。而且，醫(yī)院所以管理政策以及規(guī)章準(zhǔn)則的制定也是以疾控檔案為參考依據(jù)。由此可見，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作步入規(guī)范化能夠?yàn)橥苿?dòng)醫(yī)院的發(fā)展提供科學(xué)性和具體化的借鑒內(nèi)容。另外當(dāng)前醫(yī)院在執(zhí)行疾病預(yù)防、健康管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理和日常檢驗(yàn)工作中均會(huì)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備自動(dòng)生成詳細(xì)而完整的信息記錄，同時(shí)，做好信息編制工作，完整保存信息使之生成醫(yī)院檔案。這些檔案資料不僅對(duì)推動(dòng)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化至關(guān)重要，而且為整個(gè)醫(yī)院管理工作提供了重要參考依據(jù)。在信息時(shí)代，醫(yī)院檔案管理平臺(tái)和服務(wù)工作內(nèi)容在不斷發(fā)展，所生成的檔案信息也更加豐富，信息量隨之驟增。工作人員會(huì)通過檔案信息歸納與整理來篩選有參考價(jià)值的檔案信息，做好相關(guān)標(biāo)注工作，以便于為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供參考依據(jù)。

二、如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理提高檔案利用率

1.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理

全面做好醫(yī)院檔案管理工作，必須結(jié)合信息時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，努力加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)建立可行的檔案管理制度。此外，還需要重視激勵(lì)機(jī)制的構(gòu)建，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，使其全身心地投身于工作中。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門既要努力實(shí)現(xiàn)本院檔案管理工作和既有信息化建設(shè)資源的有機(jī)融合，同時(shí)還要研究檔案管理體制改革的發(fā)展趨勢(shì)，確保相關(guān)的制度能夠推動(dòng)檔案信息化與科學(xué)化建設(shè)的順利開展，避免出現(xiàn)檔案被隨意篡改的現(xiàn)象，為檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性提供有效的保證。

2.加大技術(shù)資金投入力度

在信息時(shí)代背景下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和利用價(jià)值，必須加大檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，結(jié)合信息化與科學(xué)化建設(shè)的具體要求，對(duì)配套的軟硬件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)更新，為辦公室檔案信息化管理與科學(xué)化建設(shè)工作的開展奠定好物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，需要在做好檔案保密工作的基礎(chǔ)上合理開發(fā)利用檔案資源。需要注意的是，真實(shí)性與完整性是檔案的兩個(gè)關(guān)鍵性指標(biāo)，要對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行充分的應(yīng)用，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理信息系統(tǒng)，詳細(xì)記錄各種信息資料，在保證檔案準(zhǔn)確、真實(shí)、全面的基礎(chǔ)上，促進(jìn)其實(shí)用性的不斷提升，使檔案信息的查閱更加方便快捷，而檔案信息化管理平臺(tái)的建立與完善都需要充足的技術(shù)資金支撐，因而，必須為檔案管理工作投入足夠的技術(shù)資金。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，合理開發(fā)和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，全面優(yōu)化檔案管理應(yīng)用檔案，必須注重培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍。因此一方面，醫(yī)院應(yīng)注意采取有效措施對(duì)全體檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)教育培訓(xùn)，全面引導(dǎo)所有工作人員熟練掌握信息軟件操作技術(shù)，并在實(shí)際工作中科學(xué)調(diào)配檔案資料，做好檔案保密工作，充分發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)充分借助信息技術(shù)對(duì)檔案信息化管理與科學(xué)化建設(shè)工作進(jìn)行定期考核，避免部分檔案管理人員在實(shí)際工作出現(xiàn)失誤與差錯(cuò)。另一方面，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)結(jié)合檔案信息化管理目標(biāo)，對(duì)檔案管理人員的信息操作技能與職業(yè)素養(yǎng)考核工作制定可行的獎(jiǎng)懲制度，這樣有助于激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，規(guī)范他們的工作行為，確保他們恪守職業(yè)道德準(zhǔn)則。

4.落實(shí)檔案管理四大基本意識(shí)

落實(shí)醫(yī)院檔案管理四大基本意識(shí)，提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，檔案工作人員應(yīng)秉承使命責(zé)任意，堅(jiān)持主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，牢記創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，恪守動(dòng)態(tài)管理意識(shí)。從微觀層次來看，使命責(zé)任意識(shí)要求工作人員在開展醫(yī)院檔案管理工作的過程中應(yīng)認(rèn)清自己的職責(zé)，恪守職業(yè)道德，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能，合理開發(fā)和利用檔案資源，依法做好本職工作。主動(dòng)服務(wù)意識(shí)要求檔案工作人員充分發(fā)揮個(gè)人服務(wù)價(jià)值與檔案資源的實(shí)用價(jià)值，使醫(yī)院檔案管理工作能夠服務(wù)本院的發(fā)展，協(xié)助本院制定建相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度與準(zhǔn)則，打造主動(dòng)服務(wù)文化理念，從而使醫(yī)院檔案服務(wù)工作更為規(guī)范、有效。創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，推動(dòng)本院的良好發(fā)展，必須樹立創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，與此同時(shí)，應(yīng)重視促進(jìn)檔案管理文化創(chuàng)新，明確本院文化建設(shè)工作的發(fā)展方向，發(fā)揮檔案管理工作的文化宣傳教育作用，打造獨(dú)特的醫(yī)院服務(wù)文化理念。此外，在21世紀(jì)的大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息呈現(xiàn)出“爆炸”特征，信息內(nèi)容更新速度非?？?，醫(yī)院檔案信息自然也不例外，這對(duì)醫(yī)院檔案管理工作尤其是流動(dòng)性管理提出了更高的要求。因此，一方面，檔案管理人員應(yīng)樹立動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，把握好大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息更新規(guī)律，做好檔案信息的整合、分析與管理工作，根據(jù)變動(dòng)情況，及時(shí)更新檔案信息。另一方面，對(duì)于本院職業(yè)調(diào)整現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)調(diào)整結(jié)果做好歸檔工作，將內(nèi)部員工任免審核表、考察表、退休干部審批表、職稱評(píng)審表等重要檔案資料及時(shí)歸檔。

三、結(jié)語

綜上所述，全面加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案資源的實(shí)用價(jià)值，醫(yī)院必須著重優(yōu)化檔案管理方法，高度關(guān)注檔案信息化管理工作的重要地位，建立健全相應(yīng)的管理機(jī)制，加大資金技術(shù)投入，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，合理開發(fā)和利用檔案資源，不斷提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)?！?/p>

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