信息時代背景下的電子檔案管理

孫莉莉

[摘 要]隨著信息技術(shù)迅速的發(fā)展，電子檔案也逐漸的成為了社會發(fā)展的產(chǎn)物，電子檔案已經(jīng)成為了人們辦公的重要組成部分，因此，筆者基于信息時代的電子檔案管理進(jìn)行了分析，使人們正確的認(rèn)識電子檔案的特點，從而推動我國檔案管理的進(jìn)程。

[關(guān)鍵詞]信息時代；電子檔案；管理

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的區(qū)別很大，電子檔案因其由計算機(jī)系統(tǒng)記錄形成并通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行儲存的特點，使其管理方法也與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理有很大的不同。因此在信息時代，檔案管理者應(yīng)清楚了解電子檔案和這種檔案管理的一些問題，才能實現(xiàn)對電子檔案的有效管理。

1.電子檔案簡介

所謂電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機(jī)系統(tǒng)處理和存儲的機(jī)讀材料和其他載體形式的記錄。電子檔案是通過計算機(jī)編碼轉(zhuǎn)換形成的文件，它的形成、儲存、讀取都由計算機(jī)系統(tǒng)來完成，要保存電子檔案只需通過管理系統(tǒng)便可實現(xiàn)，不必像紙質(zhì)檔案一樣需要很多載體對文檔進(jìn)行保存，且電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案那樣只要做出來就不可隨意修改，這是電子檔案的一大優(yōu)點，但同時也是它的缺點。因為電子檔案容易修改的特性，儲存的文檔若沒有得到好的保護(hù)，就會很容易被篡改，使文檔所有者和使用者都受到損失。

容易被復(fù)制也是電子檔案的一大特點。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔要復(fù)制需要有一定的載體，電子檔案要復(fù)制則不需要這些載體，只要簡單的建立一個文檔再復(fù)制過去就可以實現(xiàn)信息共享。但若文檔較為隱私，或者屬于商業(yè)機(jī)密時，電子文檔容易被復(fù)制的特性就會很容易造成個人隱私或商業(yè)機(jī)密被泄露。

電子檔案的另一特性就是容易被刪除。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都有專用的檔案室或者文件柜對其進(jìn)行保護(hù)，一般不會被他人接觸，雖有可能會損壞，但是被刪除卻幾乎不可能。而電子檔案因為其特殊的形成過程及保存方式，容易被人取得對文件的操作權(quán)限，從而對檔案進(jìn)行惡意的刪除。電子檔案一般不會有備份，一旦被刪除就不可修復(fù)，并且電子檔案丟失很難被察覺，也很難找到檔案丟失的原因及丟失的時間。

2.電子檔案系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)該注意的問題

2.1確保電子檔案信息的權(quán)威性

電子檔案所保存的內(nèi)容都是很重要的內(nèi)容，其中可能會包括很多的數(shù)據(jù)和隱私性的信息，那么對于電子檔案的保存就要確定它的準(zhǔn)確性和有效性。將電子檔案的信息庫科學(xué)的建立和保管，樹立電子檔案的權(quán)威性。

2.2電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的保密性

由于電子檔案是利用網(wǎng)絡(luò)的相關(guān)信息來對檔案進(jìn)行管理的，而網(wǎng)絡(luò)本身是開放性極強(qiáng)的，因為在全球范圍內(nèi)的互聯(lián)網(wǎng)都具有高度的開放性，而對于檔案的管理是一項保密性極強(qiáng)的工作。因為網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)用，就可能會發(fā)生無關(guān)人員利用不正當(dāng)?shù)氖侄螌n案信息進(jìn)行更改或者竊取，這樣就會造成檔案的保密性失效，為檔案管理工作帶來隱患。那么如何將二者進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合呢，既能夠保證電子檔案的方便快捷同時又能夠保證檔案的保密性，這是目前所要解決的問題。

3.如何做好電子檔案的管理

3.1完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進(jìn)行鑒定。

3.2做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作，同時，盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

3.3嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，通過計算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機(jī)的更高功能對電子文件和電子資料加以保護(hù)。由于計算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性以及計算機(jī)環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

3.4優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補(bǔ)充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4.結(jié)語

在信息時代下，電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，對電子檔案的管理要求越來越高，如何更好的對電子檔案進(jìn)行管理是一項復(fù)雜卻不可回避的問題，因此，仍需對改進(jìn)電子檔案的管理進(jìn)行更深入的研究，以實現(xiàn)對電子檔案更好的管理和利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]石桂華.淺析信息時代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（6）：150-151.