干部人事檔案視域下高校學生檔案的問題及管理優(yōu)化策略

馬云娜

摘 要：干部人事檔案起源于學生階段，結合《干部人事檔案工作條例》要求，從干部人事檔案、學生檔案工作實踐出發(fā)，分析學生檔案管理工作中存在的問題，并提出有效的優(yōu)化方案，以提升學生檔案管理水平，提高學生檔案質量，減少學生檔案和干部人事檔案銜接過程中出現(xiàn)的各種問題。

關鍵詞：學生檔案 人事檔案 檔案管理 干部人事檔案工作條例

隨著2014年以來的干部人事檔案專項審核工作的開展和2018年《干部人事檔案工作條例》的頒布，干部人事檔案的重要性日益凸顯，對干部人事檔案的管理也更為規(guī)范、嚴格和科學。干部人事檔案是由相應的干部人事檔案工作機構以其入黨、入團，錄用、聘用，中學以來的學籍、獎懲和自傳等材料為基礎，建立檔案正本而成，因此，作為干部人事檔案重要形成基礎的學生檔案，必然對干部人事檔案產(chǎn)生直接影響。在建立新入職人員干部人事檔案正本和干部人事檔案專項審核工作中，都可以發(fā)現(xiàn)一些在學生檔案管理階段存在的問題。由于學生檔案尚無明確的全國統(tǒng)一管理標準和規(guī)范，參照《干部人事檔案工作條例》及其他干部人事檔案管理相關規(guī)定，對學生檔案進行規(guī)范化管理，可以提升學生檔案的管理水平，有助于實現(xiàn)從學生檔案到干部人事檔案的順利過渡，從而提高干部人事檔案案卷質量。

一、學生檔案管理存在的主要問題

1.歸檔范圍無統(tǒng)一標準，材料缺失情況多見。

在《高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部第27號令）中，規(guī)定學生類檔案主要包括“高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等”，但是由于沒有更進一步的詳細規(guī)定，在具體操作層面上，高校的檔案管理部門只能基于以上規(guī)定，劃定自己的歸檔范圍，制定歸檔要求。但是在學生畢業(yè)后，學生檔案轉遞到工作單位，工作單位的干部人事檔案管理部門在建立干部人事檔案正本過程中，經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)，依照《干部人事檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）的標準，很多學生檔案都存在材料缺失情況。這種缺失通常存在兩方面的原因：一是在學生入學時，對高中、高考檔案的轉遞和接收存在問題。比如部分省市的高考檔案已經(jīng)不再生成紙質材料，而是全部實行電子檔案，并要求錄取院校直接自行打印存檔，但是錄取院校并未將其打印出來存入檔案，造成高考檔案的缺失。又如很多高中在學生高考后直接將檔案交給學生本人，由學生本人自己帶至錄取院校，而學生在暑假期間保管不善，造成檔案丟失。二是一些按照干部人事檔案標準應該歸檔的材料，不在高校制定的學生檔案歸檔范圍內(nèi)。比如部分高校不要求研究生報考登記表等材料歸檔，或是不單獨制作學位申請與授予材料，而僅在成績單中簡單注明“授予某某學位”等，此類情況無論從干部人事檔案的整理標準來看，還是從干部人事檔案專項審核工作而言，都可能被認定為材料不齊全，學歷情況存疑。

2.材料制作不規(guī)范，質量不達標。

在材料制作方面，經(jīng)?？梢园l(fā)現(xiàn)學生檔案材料填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備、載體不合適的情況，主要分為幾大類：一是手寫或打印內(nèi)容填寫不規(guī)范、存在涂改，如學生在填寫登記表時，填寫不認真，寫錯的地方直接劃去、重描或用修正液涂改;二是使用不耐久的書寫或粘貼材料，如純藍墨水、鉛筆、雙面膠，長期保管后，字跡逐漸模糊褪色或發(fā)生照片掉落;三是材料制作不完整，如缺少簽名、時間、印章，某些項目空缺等;四是未按要求使用16開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，或未留裝訂邊，甚至有些材料在采用正反面印刷的同時，在頁邊僅留3-5毫米空白，即便使用白紙裱糊，也很難實現(xiàn)不遮擋材料記載的信息。

這種材料制作上的不規(guī)范，不僅使材料不符合干部人事檔案的收集歸檔要求，影響案卷質量，而且不利于人事檔案憑證作用的實現(xiàn)。比如在干部人事專項審核工作中，因碩士學位授予材料未蓋章而造成的學歷情況存疑;因本人不慎寫錯而隨意涂改出生日期，影響年齡和退休時間認定等，對干部人事檔案管理工作和干部本人的合法權益維護，都造成不利影響。

3.檔案知識普及欠缺，關注程度低。

由于各高校管理體制不同，學生檔案可能由檔案部門、教學部門、學院（系）等部門負責管理，相較干部人事檔案，學生檔案的管理方式更為松散。就學生檔案管理人員而言，學生檔案并不一定由專業(yè)的檔案人員或組織人事部門人員負責管理，管理人員的檔案意識、檔案知識水平參差不齊，而且許多學生檔案管理人員還要兼任其他很多業(yè)務工作，放在學生檔案管理上的時間和精力極為有限。在這種情況下，學生檔案管理人員很難從檔案角度對學生檔案進行規(guī)范并對歸檔部門作出指導，那么對于學生檔案材料的形成和歸檔部門而言，就更難從干部人事檔案的視角出發(fā)，按照標準制作材料。在認識上，很多人并不重視學生檔案，在學生入學后，只是簡單地將學生檔案收集起來加以存放，而不進行清點、核對和整理，無法在源頭上對學生檔案的質量進行控制。因此，高校往往難以站在干部人事檔案的管理標準下參照管理學生檔案，原始粗放型的管理模式，難以適應新時代干部人事檔案的管理需要。

另外，針對學生的檔案知識宣傳也有所欠缺。高校學生檔案管理部門對學生檔案相關知識的介紹和宣傳相對較少，途徑和手段單一，覆蓋面和影響力有限，很多學生不清楚檔案的價值和作用，檔案意識較為淡漠，很少會主動尋求和獲取相關信息。在學生畢業(yè)時，大量學生對檔案轉遞相關知識和手續(xù)的不了解，忽視檔案去向的情況屢屢發(fā)生，在就業(yè)單位要求時調轉檔案時才想起檔案相關事宜，繼而花費大量時間去尋找檔案，影響入職手續(xù)的辦理，也影響就職單位的干部人事檔案立卷工作。還有的學生在改派后不清楚要將新的就業(yè)通知書存入檔案，或是考取了職業(yè)資格證書后不知道要將相關材料存入檔案，在影響檔案的完整性的同時，也阻礙了檔案憑證作用的發(fā)揮。

二、高校學生檔案管理的改進與優(yōu)化

1.規(guī)范歸檔材料，制定管理標準。

高校學生檔案管理部門應當在學習《干部人事檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》（組通字〔1991〕11號）和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號）的基礎上，會同學生檔案材料形成和歸檔部門，依據(jù)干部人事檔案管理相關要求，結合本校工作實際，制定學生檔案歸檔范圍和歸檔要求，內(nèi)容應包括高中、高考材料、學生入學材料、報考攻讀碩士（博士）學位研究生登記表、博士專家推薦信、畢業(yè)生登記表、學位申請和授予材料、在校期間成績單、就業(yè)通知書、政審材料、黨團材料、獎懲材料、體檢表、學籍異動（轉學、休學、復學、退學）材料等。學生檔案材料形成部門要規(guī)范各類表格和材料模板的設計制作，并對各類材料的填寫進行指導，使其內(nèi)容和形式均符合干部人事檔案整理和管理要求。在接收檔案材料后，要及時裝入學生檔案中，避免散失等情況的發(fā)生。

此外，高校要加強學生檔案的制度化、規(guī)范化管理，做好頂層設計。結合自身實際工作情況，制定有關學生檔案收集歸檔、日常管理、查閱利用的制度，建立健全工作規(guī)范，使學生檔案的管理有據(jù)可依，形成標準化工作流程。在建立各項制度后，要在學生檔案管理工作中嚴格執(zhí)行制度，不斷推動制度的落實。

2.設置審核環(huán)節(jié)，嚴控檔案質量。

《干部人事檔案工作條例》強調對干部檔案要“凡進必審”“凡轉必審”，這一要求可以作為學生檔案的工作參照。具體來說，學生檔案的審核，應設置三個環(huán)節(jié)，囊括從學生在校期間的學生檔案材料全部接收環(huán)節(jié)。

第一，應在學生入學后，對所有學生提交的高中、高考材料進行清點和審核，明確是否有檔案缺失，是否存在檔案錯裝、漏裝情況，學生的高中材料、高考報考材料、學生入學材料是否按要求裝入檔案。對于已經(jīng)實行高考電子檔案省份，要打印高考電子檔案替代存檔。清點審核過程中，可以制作每一卷學生檔案的內(nèi)容明細，在清點審核后，依據(jù)內(nèi)容明細，對本年度新接收學生檔案的具體情況進行登記和統(tǒng)計，記錄存在的問題，并及時反饋給學生，敦促缺少材料的學生盡快補齊。

第二，在學生就讀期間，會新產(chǎn)生的各類材料，如獎懲材料、黨團材料、學籍異動材料等，學生檔案管理部門應在接收材料時，對這些材料進行質量審核。要重點查看材料是否完整準確填寫，簽字、印章等手續(xù)是否齊全，字跡是否清晰、無涂改。

第三，學生畢業(yè)后，要在學生檔案轉出前，審核就讀期間檔案材料是否已經(jīng)完整齊全裝檔，有無重名學生檔案錯裝現(xiàn)象，檔案密封是否嚴密。如果學生辦理過改派、緩派手續(xù)，要確認新的就業(yè)通知書是否已經(jīng)裝入檔案。

三個審核環(huán)節(jié)的設置，意味著學生檔案管理部門需要改變“收而不管”的粗放式管理模式，建立從學生入學到畢業(yè)的全過程、精細化學生檔案管理體系，記錄并掌握每一卷學生檔案的歸檔內(nèi)容，全面監(jiān)督和控制學生檔案的質量。

3.關注轉遞流程，確保檔案安全。

干部人事檔案通過機要交通或專人送達的方式轉遞。2015年之前，學生檔案同干部人事檔案相同，也通過機要交通轉遞，2015年之后，學生檔案改為通過中國郵政EMS渠道轉遞。新的轉遞方式下，需要學生檔案管理部門轉變工作方式，配合EMS的郵寄要求，讓學生檔案安全到達派遣單位。與機要交通不同，EMS郵寄需要提供詳細的收件地址、收件人和收件電話等郵寄信息，在檔案寄出前，應仔細核對，確定郵寄信息準確無誤。要使用大學畢業(yè)生檔案專用的EMS郵寄包裝，粘貼封條，加蓋封口騎縫章，做好密封，防止檔案污損和散失。

學生檔案寄出后，應認真整理郵寄單號，確定每個郵寄單號能與寄出的學生檔案一一對應。與機要交通方式下每個單位有固定的收件人不同，同一單位的EMS收件人可能有多個，甚至部分單位無固定EMS收件人。由于各地投遞情況不同，也有可能存在無法妥投、人才服務機構拒絕接收等情況。學生檔案管理部門必須對檔案接收情況予以格外注意，一旦發(fā)現(xiàn)學生檔案未能順利被派遣單位接收，要及時查明原因，妥善處理，避免檔案在轉遞途中發(fā)生丟失。

4.加強學習宣傳，提升檔案意識。

時代的發(fā)展帶來檔案管理精細化的要求，新情況、新問題的出現(xiàn)促使檔案管理者要不斷學習、不斷創(chuàng)新。學生檔案管理人員要加強對干部人事檔案知識的學習，從更長遠、更前瞻的角度，看待學生檔案的相關問題和發(fā)展趨勢。可以通過參加干部人事檔案相關培訓、與干部人事檔案管理人員交流溝通等方式，尋找當前學生檔案管理的不足之處，研究學生檔案管理的優(yōu)化策略，不斷改進工作，持續(xù)創(chuàng)新。高校也要加強人才的引進和培養(yǎng)，按照國家規(guī)定，配置足夠的學生檔案管理人員，使學生檔案管理人員向專業(yè)化、專職化發(fā)展。

在自身提高管理工作水平的基礎上，學生檔案管理人員要積極宣傳學生檔案工作的重要性，通過舉辦講座、召開會議等方式，提升學生檔案材料形成、歸檔工作相關工作人員的檔案意識、檔案技能，從源頭上保證學生檔案歸檔工作的質量，變“被動歸檔”為“主動歸檔”，從而逐步建立標準規(guī)范、運轉高效的學生檔案工作流程，實現(xiàn)學生檔案管理水平的全面提升。

同時，也要加強對學生的教育，使學生關心自己的檔案，了解檔案的價值。從學生入學開始，就可采用新生教育、組織參觀、發(fā)布新聞、制作微信推送等形式，向學生介紹檔案知識，提升學生的檔案意識，引導學生的檔案利用行為。讓學生意識到學生檔案對自己的重要意義，教育學生在填寫各類材料時，要如實、清晰、準確。在畢業(yè)季時，結合“國際檔案日”活動，提醒學生在畢業(yè)后關注自己的檔案去向，及時查詢檔案接收情況，避免出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象。

5.利用信息技術，構建管理系統(tǒng)。

利用計算機技術，逐步實現(xiàn)學生檔案的信息化管理。依據(jù)學生檔案的特點和需求，設計研發(fā)學生檔案管理信息系統(tǒng)，對學生檔案的信息詳情和學生檔案的實體管理進行整合和細化。建設學生檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)兩方面的管理優(yōu)勢。一方面，可以將學生的基本信息和檔案中記載的信息整合管理，為學校培養(yǎng)和教育學生提供更為精確、更為豐富的信息資源，如在學生個人姓名、年齡、籍貫、學院等基本信息的基礎上，將裝入學生檔案的獲獎情況、入黨情況、學籍異動情況也逐年加以記錄，在學生檔案管理信息系統(tǒng)中統(tǒng)一存儲，就可以在使用時更方便地獲取學生信息，免去多部門反復查證的重復性勞動。另一方面，在檔案日常管理上，可以對學生檔案的收集、保管、整理、轉遞等環(huán)節(jié)進行科學高效管理，從學生入學到畢業(yè)，實時管理學生檔案的館藏狀態(tài)，查詢出入庫情況，快速定位每一卷學生檔案所在的位置，提高檔案利用服務的效率。

三、結語

干部人事檔案起始自一個人的學生階段，提升干部人事檔案的質量和管理水平，則必須對學生檔案予以重視。參照干部人事檔案的管理標準和要求，重視學生檔案的材料制作、收集、審核環(huán)節(jié)，制定詳細的學生檔案管理標準，科學化管理方式，加大學生檔案宣傳與教育，都有利于干部人事檔案與學生檔案的銜接，促進學生檔案和干部人事檔案工作的科學化、規(guī)范化發(fā)展。

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（作者單位：遼寧師范大學檔案館）