高校圖書館檔案優(yōu)化管理新思路探討

張雪芳

摘 要：本文主要圍繞高校圖書館檔案優(yōu)化管理展開研究，通過分析當(dāng)前圖書館檔案分類的依據(jù)和不同類型檔案存儲引用的意義，結(jié)合當(dāng)前圖書館檔案管理工作開展過程中出現(xiàn)的問題，從圖書館管理人員觀念轉(zhuǎn)變、構(gòu)建數(shù)字化目錄、數(shù)字化全文和數(shù)字化管理團(tuán)隊等角度出發(fā)，探究在新時期圖書館檔案管理優(yōu)化和數(shù)字化建設(shè)相結(jié)合的措施，推動高校圖書館檔案優(yōu)化管理工作按規(guī)定方式開展，不斷提高其工作質(zhì)量，為高校師生提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;檔案;優(yōu)化管理;思路分析

高校圖書館為學(xué)生提供了海量的學(xué)習(xí)資源和高質(zhì)量的信息服務(wù)，對幫助大學(xué)生更好地閱讀、更好地學(xué)習(xí)具有重要意義。在新時期社會發(fā)展過程中，高校圖書館也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展步伐，不斷進(jìn)步，這樣才能提高其管理水平，更好地為學(xué)生服務(wù)，在當(dāng)前數(shù)字化發(fā)展迅速的背景下，高校圖書館檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)沿數(shù)字化方向發(fā)展，特別是在管理稀有文獻(xiàn)等資料時，應(yīng)當(dāng)引入數(shù)字化圖書館模式，既可以方便學(xué)生閱讀，也可以避免因為學(xué)生頻繁接觸資料而導(dǎo)致資料受損，實現(xiàn)雙贏的目的。

一、高校圖書館檔案分類策略和對應(yīng)價值

高校圖書館涵蓋了多樣化的學(xué)習(xí)資料和與學(xué)校相關(guān)的人事資產(chǎn)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)信息、黨群信息和資源建設(shè)檔案等數(shù)據(jù)，既可以為高校發(fā)展決策提供對應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐，也可以為教師晉升等提供必要的數(shù)據(jù)，為各項工作正常開展提供支持。為此，高校圖書館建設(shè)過程中，必須加強(qiáng)對檔案分類工作的重視，結(jié)合不同檔案的特點和使用方向進(jìn)行分類，可有效提高檔案管理質(zhì)量，特別是在新時期數(shù)字化迅速發(fā)展的情況下，為保障檔案管理質(zhì)量，可以在檔案管理工作開展過程中，引入大數(shù)據(jù)的相關(guān)內(nèi)容，提高其檔案管理水平。在高校圖書館檔案管理過程中，不同檔案都具有其必要的使用價值，例如人事檔案主要記錄與教職工入職培訓(xùn)和學(xué)歷以及晉升等相關(guān)的材料，同時還涵蓋了員工錄用合同和年度考核等參考信息。而行政檔案更多是記錄與學(xué)校相關(guān)的會議通知及其他相關(guān)行政資料。高校圖書館管理人員在進(jìn)行檔案管理的過程中，必須加強(qiáng)對檔案類別和保密級別的重視，結(jié)合高校師生對檔案的需求，即學(xué)校自身發(fā)展要求，明確不同檔案的保密等級，部分檔案進(jìn)行保密處理，而部分當(dāng)然可以對外發(fā)布，方便師生使用。

受到新時期數(shù)據(jù)爆炸式增長的影響，高校圖書館發(fā)展過程中也會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)檔案，而該類紙質(zhì)檔案需要使用較多的存儲空間，并嚴(yán)格按照儲存條件進(jìn)行存放，可能會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)不同程度的損壞，高校檔案管理人員要結(jié)合無紙化辦公理念和數(shù)字化圖書館建設(shè)方案等，及時對相關(guān)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行電子媒介處理，使其實現(xiàn)從紙質(zhì)版到數(shù)字化的跨越，不僅可以減少紙質(zhì)版資料存放需要使用的空間，也可以更好的管理各類數(shù)據(jù)，實現(xiàn)真正的數(shù)字化管理目標(biāo)。

二、高校圖書館檔案管理新策略

1.樹立管理新觀念，完善管理體系

任何工作在開展過程中都應(yīng)當(dāng)有明確的制度指引，這樣才能保證各項工作按照規(guī)定順利開展，避免在工作過程中出現(xiàn)越線以及不規(guī)范操作等問題，可有效提高工作執(zhí)行力度。為此，高校圖書館檔案管理工作開展過程中必須加強(qiáng)對新的管理體系的重視。相關(guān)人員必須及時轉(zhuǎn)變自身觀念，結(jié)合數(shù)字化圖書館建設(shè)歷程和大數(shù)據(jù)等信息化發(fā)展手段，明確傳統(tǒng)管理工作存在的問題，并及時學(xué)習(xí)新技術(shù)，改善自身對圖書館檔案管理工作的觀念，推動管理者進(jìn)行圖書館檔案管理改革，使其向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展。高校圖書館管理者必須及時完善圖書館檔案管理體系，結(jié)合日常工作和固定時間點工作等不同工作的特點，制定對應(yīng)的管理策略和管理規(guī)范。

在該過程中，高校圖書館檔案管理者要加強(qiáng)對檔案法等相關(guān)法律的重視，以國家規(guī)范的方式開展圖書館檔案管理體系制定工作。同時，高校圖書館管理人員必須對高校圖書館發(fā)展情況和師生對圖書館的需求等進(jìn)行綜合的考慮分析，在此基礎(chǔ)上，制定符合圖書館檔案管理新時期發(fā)展思路的管理體系和管理方法，保障圖書館后續(xù)管理工作可以按照新制定的管理體系執(zhí)行，避免出現(xiàn)體系和實際情況不相符等問題。高校圖書館相關(guān)負(fù)責(zé)人也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對管理人員思想轉(zhuǎn)變等工作的重視，結(jié)合管理人員的觀念特點，及時向其說明數(shù)字化圖書館建設(shè)的優(yōu)點，使其對當(dāng)前圖書館的發(fā)展情況和師生意見等形成充分的認(rèn)識，在此基礎(chǔ)上開展后續(xù)工作，而有效提高圖書館檔案管理新體系的工作質(zhì)量。

2.轉(zhuǎn)變工作人員思想，提高其管理執(zhí)行力

高校圖書館管理人員是高校檔案管理體系的執(zhí)行者，也是與師生的直接接觸者，其對新圖書館檔案管理體系的接受程度在一定程度上決定了該管理方式的推廣效果。為此，高校圖書館管理人員等必須加強(qiáng)對工作人員態(tài)度轉(zhuǎn)變的重視，通過對其進(jìn)行宣傳培訓(xùn)，使其認(rèn)識到圖書館管理創(chuàng)新的重要性，在此基礎(chǔ)上，對圖書館各類文件進(jìn)行合理梳理，引導(dǎo)其以更為規(guī)范化的方式存儲，方便數(shù)字化讀取工作順利開展。管理人員也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對特殊文件特殊處理等工作的重視，結(jié)合不同文檔存儲的特點，安排專人對其負(fù)責(zé)的檔案進(jìn)行管理，并定期召開會議，引導(dǎo)其分析當(dāng)前檔案管理工作提出的問題，并結(jié)合圖書館檔案管理體系發(fā)展不同階段的需求，其實對檔案管理策略進(jìn)行調(diào)整，不斷提高檔案管理質(zhì)量。圖書館相關(guān)人員必須加強(qiáng)對檔案管理工作推陳出新的重視，結(jié)合圖書館的發(fā)展要求和自身工作特點等，及時提供給管理人員已好的建議，推動圖書館檔案管理工作以更為積極有效的方式開展。

3.開展圖書館檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校圖書館建設(shè)過程中必須加強(qiáng)對檔案目錄索引建設(shè)工作的重視，結(jié)合高校圖書館建設(shè)對檔案目錄的要求，及時對各類檔案的目錄進(jìn)行處理，使得工作人員可以按照規(guī)定開展目錄的數(shù)字化錄入工作，后續(xù)師生在查找檔案資料的過程中，只需要通過數(shù)字化程序?qū)δ夸涍M(jìn)行索引，即可找到相關(guān)檔案的存儲位置，大大提高了檔案信息的查詢效率，查詢過程中出現(xiàn)錯誤的幾率也隨之下降，高校圖書館整體運營水平隨之提高。在該過程中，高校圖書館管理人員必須加強(qiáng)對檔案目錄制作規(guī)范性的重視，結(jié)合檔案數(shù)字化檢索的相關(guān)要求，定期開展目錄更新和檔案目錄梳理工作，保障后續(xù)工作以合理方式開展。同時，高校也應(yīng)當(dāng)配合圖書館工作人員進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫的收集工作，幫助其及時明確各類檔案信息的存儲位置和存儲方案，在此基礎(chǔ)上開展數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型建設(shè)，更好地滿足高校師生對圖書館檔案管理目錄索引的要求。

在該過程中，高校圖書館必須明確自身檔案管理的基本情況，結(jié)合高校圖書館的發(fā)展需求，引入更為全面的數(shù)據(jù)信息庫進(jìn)行檔案目錄索引制作工作。通過將高校圖書館目錄數(shù)據(jù)庫與高校圖書館原有的存儲策略相結(jié)合，可以及時錄入與行政管理、業(yè)務(wù)信息和人事等相關(guān)檔案的目錄，高校師生在查詢過程中出現(xiàn)的問題也會隨之減少。此外，高校圖書館建設(shè)過程中必須加強(qiáng)對圖書館內(nèi)管理分級制度的重視，結(jié)合不同檔案的特點和圖書館管理規(guī)定進(jìn)行分級管理，幫助工作人員更好的認(rèn)清自己的工作職責(zé)，在此基礎(chǔ)上開展工作，出現(xiàn)問題的幾率隨之下降，圖書館檔案管理的規(guī)范性隨之提高。

4.構(gòu)建高校圖書館檔案全文數(shù)據(jù)庫

在高校圖書館檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作結(jié)束之后，工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合師生的需求和圖書館數(shù)字化建設(shè)情況，及時開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。該工作主要針對一些不易保存和容易受損的紙質(zhì)版文件，通過數(shù)字化錄入等方式實現(xiàn)數(shù)字化存儲，師生可以通過調(diào)取云端數(shù)據(jù)的方式觀看相關(guān)內(nèi)容，找到與自身工作學(xué)習(xí)相關(guān)的資料，同時還可以減少對資料的損壞，對保障各類資料的存儲質(zhì)量具有重要意義。在該過程中，高校圖書館工作人員必須加強(qiáng)對自身數(shù)字化技術(shù)使用熟練程度的重視，從特定分類出發(fā)，結(jié)合其檔案特點，及時開展全文數(shù)據(jù)庫錄入工作，必要時還應(yīng)當(dāng)對原始文件進(jìn)行處理和美化，保障文件的閱讀質(zhì)量，全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題也會隨之減少。

在該過程中，高校圖書館必須加強(qiáng)對館內(nèi)文件存儲情況的重視，在檔案目錄數(shù)據(jù)庫的幫助下，及時找到對應(yīng)文件的存儲位置，結(jié)合不同文件的時間和相關(guān)性等開展全文數(shù)據(jù)庫錄入工作，保障高校師生在使用檔案全文數(shù)據(jù)庫的過程中，可以及時搜索到與所尋找檔案相關(guān)的內(nèi)容，保障檔案的層次性。同時，高校圖書館也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對相關(guān)檔案使用頻率的重視，結(jié)合師生的使用需求和不同檔案的特點等進(jìn)行綜合性的梳理，打造特色化的檔案信息資源，既可以方便師生檢索，也可以更好的服務(wù)師生需求，對打造高校特色圖書館檔案數(shù)據(jù)庫具有重要意義。

5.提高高校圖書館數(shù)字化檔案管理力度

高校圖書館開展數(shù)字化檔案建設(shè)工作是時代發(fā)展的必然趨勢，不僅可以提高相關(guān)圖書檔案的使用頻率，也可以方便師生以更為快捷的方式進(jìn)行查詢，對保障高校師生的檔案使用需求具有重要意義。高校圖書館管理人員在開展數(shù)字化檔案建設(shè)的過程中必須明確數(shù)字化檔案建設(shè)的意義，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)信息的管理需求和不同方式下的檔案管理效果進(jìn)行綜合處理，選擇最為優(yōu)質(zhì)的檔案管理方式開展檔案管理工作。高校相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對高校圖書館建設(shè)工作的支持，在高校官網(wǎng)頁面提供高校圖書館檔案管理專欄等索引，將保密級別相對較低，可以公開的材料直接公布到官網(wǎng)上，既可以方便師生查詢，也可以為外界人員了解學(xué)校提供必要的數(shù)據(jù)支持，對提高高校圖書館形象和高校形象具有重要意義。該方式也可以增加高校師生和相關(guān)人員對高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫的關(guān)注，明確高校圖書館檔案索引步驟，對推動高校圖書館檔案管理工作推廣發(fā)展具有重要意義。

高校管理人員也應(yīng)當(dāng)注意，高校圖書館信息建設(shè)工作并不是一蹴而就的，特別是在數(shù)據(jù)化、信息化建設(shè)過程中，可能會受到網(wǎng)絡(luò)層面的攻擊和破壞，導(dǎo)致高校圖書館檔案管理工作陷入停滯。在該過程中，高校圖書館工作人員必須加強(qiáng)與技術(shù)人員等的聯(lián)系，建立高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫安全保障系統(tǒng)。在該系統(tǒng)的保障下，在發(fā)現(xiàn)有人惡意損壞圖書館檔案數(shù)據(jù)信息等情況時，系統(tǒng)可以及時報警通知高校圖書館管理人員，工作人員可以在最短時間內(nèi)恢復(fù)相關(guān)內(nèi)容，同時找到惡意損壞圖書館檔案資源的人并對其進(jìn)行處理，可有效保障高校圖書館數(shù)字化檔案資源不受損，高校圖書館檔案信息的可靠性也隨之提高，可以為師生提供更好的服務(wù)。

6.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

高校圖書館檔案管理工作并不是一蹴而就的，在該過程中要進(jìn)行逐步的科學(xué)規(guī)劃。同時也需要檔案管理人員進(jìn)行配合，這樣才能保障數(shù)字化檔案建設(shè)工作順利開展。為此，高校圖書館必須加強(qiáng)對管理人員綜合素質(zhì)提升工作的重視，結(jié)合高校圖書館數(shù)字化檔案建設(shè)工作不同階段的需求，組織檔案管理人員參加數(shù)字化培訓(xùn)，豐富高校圖書館工作人員在數(shù)字化方面的各項知識，同時輔之以必要的實操演練等，提高工作人員的操作能力，這樣才能推動高校圖書館數(shù)字化檔案建設(shè)工作朝預(yù)定方向發(fā)展。在高校圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中，圖書館負(fù)責(zé)人和學(xué)校相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)及時安排專家講座和專業(yè)人員分享交流會等，定期帶給圖書館工作人員以數(shù)字化發(fā)展的新知識，使其認(rèn)識到數(shù)字化發(fā)展的新潮流，將數(shù)字化發(fā)展和圖書館檔案管理建設(shè)工作結(jié)合起來，不斷豐富其知識儲備，并提高其對數(shù)字化技術(shù)的接受能力。

為避免出現(xiàn)應(yīng)付等現(xiàn)象，高校圖書館負(fù)責(zé)人在組織專家講座和相關(guān)培訓(xùn)的同時，還應(yīng)當(dāng)安排專門的人員對工作人員的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核，必要時安排考試晉級，將考試結(jié)果和員工的考評等結(jié)合起來，可以形成正向激勵，督促員工以更為積極的姿態(tài)參與到學(xué)習(xí)過程中，及時與專家溝通相關(guān)問題，可推動問題快速解決。隨著高校圖書館工作人員學(xué)習(xí)時間增長，其對數(shù)字化技術(shù)和高校圖書館檔案管理，數(shù)字化建設(shè)等的了解將會更加深入，對圖書館檔案優(yōu)化管理方案的接受程度也會隨之提高，到后期，工作人員會主動學(xué)習(xí)與數(shù)字化相關(guān)的技術(shù)，同時還會尋找相關(guān)資料，用以自身發(fā)展提高。隨著時間發(fā)展，高校圖書館檔案數(shù)字化管理建設(shè)和工作人員數(shù)字化學(xué)習(xí)將會基本實現(xiàn)步調(diào)一致檔案管理工作開展過程中遇到的問題將會越來越少。在該過程中，圖書館管理人員可以組織相關(guān)人員組成領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督團(tuán)隊，定期對員工的數(shù)字化技術(shù)掌握情況進(jìn)行檢查，使得工作人員進(jìn)一步明確領(lǐng)導(dǎo)對圖書館數(shù)字化建設(shè)工作的重視，也可以起到督促圖書館工作人員學(xué)習(xí)的效果，對提高圖書館檔案管理水平具有重要意義。

結(jié)語

高校圖書館檔案建設(shè)工作在發(fā)展過程中面臨諸多問題，不同問題的處理方式也存在差異，為保障高校圖書館檔案管理工作在新時期發(fā)揮更大的作用，高校圖書館負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員必須加強(qiáng)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型和工作人員工作素質(zhì)提高等的重視，結(jié)合圖書館發(fā)展實際情況和數(shù)字化技術(shù)在圖書館檔案管理工作中的具體應(yīng)用，推動高校圖書館檔案數(shù)字化目錄、數(shù)字化全文構(gòu)建工作順利開展，同時對工作人員進(jìn)行以必要的指導(dǎo)，打造新時期高素質(zhì)的數(shù)字化圖書館工作團(tuán)隊，不斷提高高校圖書館檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)師生。

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（作者單位：廣東工商職業(yè)技術(shù)大學(xué)）