新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)方法探析

孫麗娜

摘 要：我國的科技在不斷的發(fā)展，社會(huì)也在不斷的進(jìn)步，新時(shí)期企事業(yè)單位的人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)變得越來越重要，已經(jīng)逐漸的受到了人們的關(guān)注。在最近幾年來，人事檔案管理的信息化已經(jīng)在實(shí)施，企事業(yè)單位也將人事檔案管理的信息化當(dāng)做了企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)，在企業(yè)的發(fā)展中，扮演著重要的角色。本文就是對(duì)新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)方法進(jìn)行分析，為相關(guān)的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設(shè)；思路分析；具體對(duì)策

信息時(shí)代已經(jīng)到來，隨著信息化的發(fā)展，市場的競爭也變得越來越激烈，各個(gè)領(lǐng)域要想在激烈的競爭中得到穩(wěn)定的發(fā)展，就要從自身的角度出發(fā)，人事檔案管理的信息化就是各個(gè)企事業(yè)單位應(yīng)該考慮的重點(diǎn)，而且人事檔案的管理水平也會(huì)影響企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行。信息時(shí)代已經(jīng)到來，將信息技術(shù)融入到人事檔案的管理中，這樣就可以減少人事檔案的工作量，也可以最大限度的保證人事檔案管理工作能夠順利的開展，因此一定要重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。

1 新時(shí)期人事檔案管理還存在的問題

1.1 人事檔案管理信息化制度不完善

在大多數(shù)的單位中，人事檔案管理信息化主要是有專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)的，盡管有些單位已經(jīng)制定了相關(guān)的制度，但是從人事檔案管理信息化的方法和手段上來看卻并不明確，并沒有針對(duì)人事檔案管理信息化制定相關(guān)的制度，或許者制定的制度并不完善，在這樣的情況下，相關(guān)的管理人員在人事檔案管理信息化的過程中就會(huì)變得隨意，在沒有制度的規(guī)范下，人事檔案管理的信息化就會(huì)變得比較混亂。而且有很多的單位也沒有向著具體化、實(shí)際化的方向進(jìn)行人事檔案管理信息化制度的制定，有些職能部門在人事檔案的收集上也存在著不規(guī)范的行為，這樣也就導(dǎo)致了原本應(yīng)該被納入到人事檔案信息管理中的資料和信息度沒有得到有效的保存，這樣在人事檔案進(jìn)行變動(dòng)的時(shí)候，就會(huì)出現(xiàn)工作移交不清楚或者是檔案資料丟失的現(xiàn)象。初次之外，檔案目錄的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在這樣的情況下，各個(gè)管理部門就會(huì)根據(jù)自己的習(xí)慣和理解來進(jìn)行人事檔案的錄入工作，但是各個(gè)部門在管理的方法上并沒有統(tǒng)一，也就導(dǎo)致了人事檔案管理信息化建設(shè)存在著很大的難度，尤其是在查找的過程中，是極為困難的。

1.2 制度的落實(shí)不到位

我國各個(gè)企事業(yè)單位在不斷的改革，在新的時(shí)期，各個(gè)單位都必須要具備完善的機(jī)構(gòu)，而且各個(gè)單位在落實(shí)的過程中，必須要不斷的對(duì)考核目標(biāo)和規(guī)章制度進(jìn)行完善，這是新時(shí)期對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理信息化的基本要求。但是在這些制度在具體執(zhí)行的過程中并沒有取得相應(yīng)的效果。各項(xiàng)信息化設(shè)置都已經(jīng)達(dá)到了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但是在執(zhí)行的過程中，卻沒有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的經(jīng)營活動(dòng)中也沒有充分的發(fā)揮著人事檔案管理的基本作用。各個(gè)部門也沒有在溝通上達(dá)到一致，在處理基本的業(yè)務(wù)的時(shí)候，還要處理一些公共服務(wù)，也為人事檔案管理的信息化帶來了極大的難度。

1.3 檔案管理人員的基本素質(zhì)較低

人事檔案的管理人員在檔案信息化的過程中扮演著重要的角色，但是在人事管理的形勢(shì)下，也缺乏相應(yīng)的信息化管理人才，這樣也就給人事檔案管理信息化建設(shè)帶來了安全性問題，從檔案管理人員的角度來看，也無法得到信息化人員的基本要求，無法掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，在這樣的工作狀態(tài)下，信息的管理就會(huì)亮比較混亂，有些從業(yè)人員就會(huì)出現(xiàn)故意行為和操作失誤的現(xiàn)象，而且檔案管理的真實(shí)性也會(huì)出現(xiàn)比較嚴(yán)重的問題，風(fēng)險(xiǎn)性也極大。

2 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的方法

2.1 提高管理隊(duì)伍信息化的意識(shí)與制度建設(shè)

人事檔案信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行，必須要從根本上提升人事檔案管理人員的基本素質(zhì)，作為企事業(yè)單位一定要強(qiáng)化員工的信息化管理意識(shí)，加大信息化的宣傳力度，還要提升員工對(duì)于檔案信息化的意識(shí)，還要積極的對(duì)資料進(jìn)行整理和收集。從制度上來看，要想最大限度的保證人事檔案管理的信息化，相關(guān)的法律法規(guī)必須要完善，這也是最大限度的保證人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，法律有著約束性的作用，可以保證員工和企業(yè)的根本權(quán)益不受損害。但是在制定制度的過程中，必須要從公司的實(shí)際情況出發(fā)，提升了人事檔案管理的信息化意識(shí)，要建立相應(yīng)的管理機(jī)制，作為企業(yè)必須要不斷提升人事檔案管理的信息化建設(shè)，做好信息化人才的儲(chǔ)備工作。

2.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

近幾年來，很多企事業(yè)單位開始走上信息化人事檔案的建設(shè)進(jìn)程中，為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，首先就是要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，要強(qiáng)化檔案庫房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。針對(duì)新建的檔案庫房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，加大其信息化的設(shè)備建設(shè)，針對(duì)已有的建房應(yīng)著重其改造。對(duì)紙質(zhì)檔案的庫房管理應(yīng)保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環(huán)境。對(duì)于信息化的檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備運(yùn)營要求的環(huán)境建設(shè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。包括一些基本的防靜電設(shè)施、防磁等基本設(shè)施，更要完善防信息泄露以及保密技術(shù)等。而對(duì)已建成的庫房和已有的紙質(zhì)檔案，一定要分區(qū)進(jìn)行保存，做好功能型結(jié)構(gòu)的改造，并逐步完善相應(yīng)設(shè)施。其次，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來說，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是非常關(guān)鍵的條件，很多企事業(yè)單位在這一方面做得還不夠好，網(wǎng)絡(luò)布線凌亂、設(shè)備共享度低、安全隱患多等現(xiàn)象非常普遍。所以，我們必須采取一定的科學(xué)措施進(jìn)行改善。

2.3 對(duì)單一檔案管理方式進(jìn)行改革

檔案管理工作發(fā)展至今，由單一的檔案管理方式發(fā)展為多類型的綜合檔案。隨著企事業(yè)單位的改革不斷深入，傳統(tǒng)的企事業(yè)單位人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足每天極速增加的人事檔案數(shù)量。事實(shí)上，人事檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢(shì)，也必然是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的方向。所以，在實(shí)際的人事檔案信息化建設(shè)工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來，切實(shí)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，通過建立人事檔案管理機(jī)制和責(zé)任機(jī)制、以及信息化建設(shè)機(jī)制，從多個(gè)方面共同規(guī)范企業(yè)的人事檔案管理，促進(jìn)信息化檔案管理的建設(shè)。除此之外，還應(yīng)加大對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程的發(fā)展，以充分發(fā)揮人事檔案的實(shí)際作用。

3 結(jié)論

總的來說，對(duì)于企事業(yè)單位的人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)充分結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況，通過制定相關(guān)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)制度規(guī)范信息化人事檔案建設(shè)，加強(qiáng)信息化人事檔案建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同時(shí)，提高相關(guān)人員的意識(shí)和檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，以推進(jìn)企事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

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