新形勢下公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理探索研究

摘 要：公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理面臨內(nèi)容多樣性，工作復(fù)雜性和手段信息化的特點。本文通過對新形勢下公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的內(nèi)涵及作用、基本要求與常見技術(shù)的分析，重點探討當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在的問題及優(yōu)化策略，旨在為公共衛(wèi)生突發(fā)事件應(yīng)急決策提供信息保障，有效提升衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)療檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：公共衛(wèi)生;檔案管理;突發(fā)事件;醫(yī)療衛(wèi)生

引言

2020年春節(jié)，一場突如其來的新冠狀病毒引發(fā)的肺炎疫情在全球范圍內(nèi)爆發(fā)，進(jìn)而演變成為一場公共衛(wèi)生突發(fā)事件。在應(yīng)對這場重大公共衛(wèi)生突發(fā)事件過程中，有關(guān)醫(yī)療資源、防疫進(jìn)程、衛(wèi)生物資以及部分人員信息均需要納入醫(yī)療衛(wèi)生檔案之中，進(jìn)而為國家職能部門的公共衛(wèi)生管理提供信息來源。根據(jù)國家衛(wèi)生健康委公布的數(shù)據(jù)顯示，截至2020年6月22日，全國具有醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)核酸檢測機構(gòu)4804家，檢測技術(shù)人員2.85萬人，進(jìn)行核酸檢測累計達(dá)到9041萬人/份，而對與之相關(guān)的文字、圖表等檔案載體信息量保存管理的繁雜程度可見一般。新冠疫情席卷全國之際，各地交通運輸組織、公共衛(wèi)生部門、政府職能機構(gòu)全力抗疫，對于這場公共衛(wèi)生突發(fā)事件的相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生信息與檔案需求量隨之提升，由此加大新形勢下公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生管理的難度。

一、醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的內(nèi)涵及其作用

1.醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的內(nèi)涵

2008年衛(wèi)生部和國家檔案局印發(fā)的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》將衛(wèi)生檔案定義為各級衛(wèi)生機構(gòu)在工作中形成具有保存價值的各種形式和載體的文件材料。衛(wèi)生檔案作為國家衛(wèi)生管理的重要組成部分，在管理過程中需堅持遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，即加強檔案歸檔、利用開放、管理機制、領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督以及人員考核等管理體系的全面把控，將衛(wèi)生檔案的完整性、安全性、精確性以及重要性突顯出來，從而確保國家對公共衛(wèi)生的管理需要。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理趨向網(wǎng)絡(luò)化、單元化、人性化與大數(shù)據(jù)化發(fā)展，從而極大提升了檔案管理的質(zhì)量與效率，為公共衛(wèi)生突發(fā)事件提供有效支撐。

2.醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的作用

在公共衛(wèi)生突發(fā)事件產(chǎn)生背景之下，加強醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理具有以下三方面的作用：一是客觀真實的記錄事件，為公共衛(wèi)生突發(fā)事件的應(yīng)急處理提供信息來源。醫(yī)療衛(wèi)生檔案是對突發(fā)事件的起源、發(fā)展、過程與結(jié)局等一系列具有保存價值的文字、圖表、聲音、圖像以及其他載體、形式的歷史記錄，通過對事件發(fā)生過程中相關(guān)信息的記錄與保管，能夠形成最原始的信息資料，為突發(fā)事件的后續(xù)走向以及應(yīng)急處理提供可靠的分析來源。二是為公共衛(wèi)生突發(fā)事件的應(yīng)對提供經(jīng)驗積累與戰(zhàn)略部署借鑒。醫(yī)療衛(wèi)生檔案是對公共衛(wèi)生突發(fā)事件的全面記錄，期間記錄了大量關(guān)于公共衛(wèi)生事件的防控、應(yīng)急以及管理措施，通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理，可以為公共衛(wèi)生突發(fā)事件提供有效的信息來源與應(yīng)對經(jīng)驗，并有效提升衛(wèi)生機構(gòu)面臨相同突發(fā)事件時的應(yīng)對水平，例如2003 年抗擊“非典”疫情的檔案資料可以為新冠狀病毒肺炎感染疫情的防控提供借鑒與參考。三是有效滿足社會檔案建設(shè)與文化共享的需求，從而提升公共衛(wèi)生醫(yī)療建設(shè)水平。在現(xiàn)代社會的發(fā)展過程中，檔案管理是文化保存的重要手段，醫(yī)療衛(wèi)生檔案作為醫(yī)療研究的重要記錄載體，是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展以及公眾資源共享的主要途徑，通過醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理，可以有效完善醫(yī)療資源服務(wù)體系，充實醫(yī)療資源共享平臺數(shù)據(jù)，從而以更優(yōu)質(zhì)地服務(wù)于社會公共衛(wèi)生交流與發(fā)展，為全人類醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展與交流奠定堅實基礎(chǔ)。

二、公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的基本要求與常見技術(shù)

1.公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的基本要求

新形勢下，公共衛(wèi)生安全作為人類生存的保障，對其相關(guān)檔案資料的管理應(yīng)該堅持以下要點：一是保證歸檔的及時性。衛(wèi)生機構(gòu)在檔案的收集過程中，根據(jù)組織部門全部檔案的形成情況及其規(guī)律和特點，確保資料管理工作的及時有序進(jìn)行，主要包括針對醫(yī)療事件業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及進(jìn)度跟進(jìn)等相關(guān)材料的及時收集與整理，避免過程性資料檔案丟失。同時立足于實際需要與管理機制，編制科學(xué)的檔案分類方案，采用文件處理立件制度。二是重視管理的全面性。衛(wèi)生機構(gòu)在檔案管理中，需要尊重客觀事實，按照公共衛(wèi)生突發(fā)事件的實際情況進(jìn)行資料的整理，并根據(jù)檔案管理條件，對分類檔案進(jìn)行合適合規(guī)的存儲與記錄，根據(jù)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的內(nèi)容定制其公開利用與保密的范圍，加強信息資源的開發(fā)，完善檔案防災(zāi)的預(yù)案，重視檔案庫房的建設(shè)，及時增進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)庫的安全防范。三是提升檔案的服務(wù)性。針對公共衛(wèi)生突發(fā)事件的醫(yī)療檔案管理，應(yīng)該嚴(yán)格落實服務(wù)理念，最大化發(fā)揮檔案管理的作用。因此，充分利用信息化帶來的技術(shù)便利，提高醫(yī)療檔案的開發(fā)利用及服務(wù)水平，嚴(yán)格遵循檔案編碼、目錄編制規(guī)范，滿足社會公眾與相關(guān)部門方便快捷地查詢檔案的需求，同時開展醫(yī)療衛(wèi)生檔案的利用服務(wù)與宣傳工作，建立健全檔案的借閱利用登記制度。

2.公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的常用技術(shù)

醫(yī)療衛(wèi)生檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主要形式，由于公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)的文件及資料數(shù)量龐大，并且種類繁多，因此在管理中隨著信息化的不斷發(fā)展，形成了以數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)和大數(shù)據(jù)信息技術(shù)為主的技術(shù)手段。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)針對的主要是醫(yī)療衛(wèi)生電子檔案，例如視頻音頻以及電子文檔等，借助數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的方式，幫醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作中抽身出來，有效減少日常檔案資料管理的工作量，對于資料管理工作整體效率的提升效果顯著。數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)可以對冗繁的檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)加工以及歸類存放，幫助使用者對資料進(jìn)行有效的挖掘以及分析，例如廣東省醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)管理信息系統(tǒng)，這一系統(tǒng)將電子健康檔案、電子病例、檔案信息相結(jié)合，實現(xiàn)了國家平臺與地市平臺的互聯(lián)互通，方便醫(yī)療衛(wèi)生檔案的信息收集與數(shù)據(jù)整理。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)則主要圍繞醫(yī)療信息檔案的分析、處理以及儲存展開，通過大數(shù)據(jù)分析，不僅便于檔案的整理，同時有利于日后檔案的查詢和使用。例如依靠大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對新冠疫情下地區(qū)患者、流動情況、增長數(shù)量、防控情況的分析，得到助力于疫情防控措施開展的綜合信息。

三、公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在問題

1.管理意識不夠強烈

管理工作的落實需要思想意識的指導(dǎo)，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作一方面受到檔案資料內(nèi)容與整理的影響，呈現(xiàn)出繁瑣復(fù)雜的特點，另一方面歸檔存放規(guī)范嚴(yán)格，不容有失，進(jìn)而表現(xiàn)出嚴(yán)謹(jǐn)僵硬的表象。加之公共衛(wèi)生突發(fā)事件并非經(jīng)常發(fā)生，從而導(dǎo)致部分人員在思想上的懈怠與懶散。尤其是在部分看似不重要的檔案文件上，主觀先入為主的樹立了以后不會查檔或使用的思想，從而造成亂分瞎放的行為現(xiàn)象，最后導(dǎo)致后續(xù)查檔調(diào)檔困難。而且醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作在衛(wèi)生機構(gòu)中屬于可有可無的部門，僅有部分機構(gòu)設(shè)置了專職人員或職能科室進(jìn)行管理，加之職責(zé)不清、人員混用現(xiàn)象的存在，導(dǎo)致這一宏觀環(huán)境之下，機構(gòu)管理人員的管理意識以及工作積極性受到打擊，進(jìn)而降低了對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的整體效果。

2.管理過程存在短板

一般而言，公共衛(wèi)生突發(fā)事件的影響范圍廣、發(fā)展速度快、破壞性質(zhì)強，這一特殊情況一定程度上造成醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理上的猝不及防，形成了管理手段上的短板。當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生檔案的形成處于新舊交替的時段，即電子檔案與紙質(zhì)檔案混搭局面，因此總體而言，醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理較多的使用傳統(tǒng)的管理方式，人工編碼分類、歸檔存檔、利用開放的工作量大，整理管理不易，使得管理手段與方法存在缺陷，極大的影響到醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的整體質(zhì)量。與此同時，受到其它因素的影響，例如公共衛(wèi)生突發(fā)事件的突發(fā)性與危害性影響，加大了醫(yī)療衛(wèi)生檔案內(nèi)容的多樣性與管理工作的復(fù)雜性，進(jìn)一步提升了公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的難度，使得管理過程中的方式方法在主觀上呈現(xiàn)滯后性。

3.執(zhí)行規(guī)范不夠具體

國家雖然專門出臺了醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的整體規(guī)范，但對于具體的歸檔內(nèi)容、程序、手段、模式并示未作細(xì)化，導(dǎo)致公共衛(wèi)生突發(fā)事件的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理執(zhí)行規(guī)范不夠標(biāo)準(zhǔn)。具體而言表現(xiàn)在以下兩個方面：一是在醫(yī)療衛(wèi)生檔案內(nèi)容收納不全面和歸檔整理不及時，如會計材料、圖表內(nèi)容、統(tǒng)計路徑乃至格式標(biāo)準(zhǔn)上五花八門，及時性與規(guī)范性無法適應(yīng)檔案管理的基本要求;二是基本配套設(shè)施與信息技術(shù)運用不夠規(guī)范，表現(xiàn)在檔案庫房、檔案室的建設(shè)以及數(shù)據(jù)庫的搭建開發(fā)。一些衛(wèi)生機構(gòu)沒有設(shè)置專門的檔案庫房，檔案掃描備份設(shè)備陳舊，信息輸入系統(tǒng)與管理系統(tǒng)建設(shè)滯后，達(dá)不到新形勢下對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的硬件配備規(guī)范要求，從而在整體上影響到管理工作的執(zhí)行與落實。

四、公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理優(yōu)化策略

1.強化思想，提高檔案管理的重要性認(rèn)識

新形勢下公共衛(wèi)生突發(fā)事件在信息收集以及檔案形成上更具信息化特點，針對醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在的思想問題，重點要提高對檔案管理的重要性認(rèn)識。以當(dāng)前新冠狀病毒肺炎感染疫情為例，其中的檔案內(nèi)容涉及流行病學(xué)、病毒學(xué)、臨床管理、公共衛(wèi)生等多方面的醫(yī)學(xué)學(xué)科，疫情防控更是涉及到人口、交通、年齡以及地區(qū)等方方面面。在檔案管理過程中，在思想上樹立系統(tǒng)全面的管理意識，收齊管好公共衛(wèi)生突發(fā)事件疫情防控檔案，對于加強公共衛(wèi)生防疫研究和健全國家應(yīng)急管理體系，服務(wù)社會治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)、維護(hù)全人類公共衛(wèi)生安全等都有著重要的作用。同時客觀評價醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的性質(zhì)，對檔案歸檔、分析與開放有一個科學(xué)的認(rèn)知，嚴(yán)于律己，樹立科學(xué)的發(fā)展觀與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，總結(jié)檔案管理的工作經(jīng)驗，優(yōu)化檔案管理的工作程序，從而不斷提升主觀認(rèn)知水平，加強思想建設(shè)，最終優(yōu)化公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理。

2.優(yōu)化過程，注重檔案管理的模式化構(gòu)建

優(yōu)化醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理是有效發(fā)揮公共衛(wèi)生突發(fā)事件信息記錄作用的基礎(chǔ)，在模式化構(gòu)建中，首先注重管理方式的優(yōu)化，利用信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強對紙質(zhì)檔案的信息化轉(zhuǎn)換，利用大數(shù)據(jù)分析醫(yī)療衛(wèi)生檔案的重要性與真實性，同時立足于醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的基本要求進(jìn)行體系化與模式化的管理程序構(gòu)建。其次在宏觀層面上，利用檔案資料總結(jié)歷史經(jīng)驗，深入研究如何強化公共衛(wèi)生法治保障、改革完善疾病預(yù)防控制體系與重大疫情防控救治體系、健全重大疾病醫(yī)療保險和救助制度、健全統(tǒng)一的應(yīng)急物資保障體系等重大問題，制定疫情防控策略。再次加強機構(gòu)與部門、國家與地市之間的配合，實現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通，提高檔案整理的整體性建設(shè)，從而發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)。檔案管理的互通有無可以有效實現(xiàn)對公共衛(wèi)生突發(fā)事件的宏觀監(jiān)控，從而為應(yīng)急處理提供信息參考，加強模式化構(gòu)建則大大提高了檔案信息使用的效率，遏制公共衛(wèi)生突發(fā)事件的發(fā)展。

3.深化落實，加強檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

新形勢下公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的規(guī)范化建設(shè)可以從以下兩個方面入手：一是完善頂層設(shè)計，在原有的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》基礎(chǔ)上完善規(guī)范條例，加強醫(yī)療衛(wèi)生歸檔內(nèi)容、程序、手段、模式的細(xì)化工作，對公共衛(wèi)生突發(fā)事件的醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理執(zhí)行樹立規(guī)范樣式，為檔案管理提供參考模板。二是充分利用字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)和大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，加強醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的信息化建設(shè)，依托信息技術(shù)提升檔案管理的工作效率與規(guī)范程度，推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療”，活化檔案利用服務(wù)。三是通過對疫情防控檔案的梳理、研究，利用數(shù)字化手段整合公共衛(wèi)生突發(fā)事件應(yīng)急方案，形成公共衛(wèi)生突發(fā)事件防控流程規(guī)范、操作手冊、各環(huán)節(jié)協(xié)同作戰(zhàn)機制及應(yīng)急預(yù)案，實現(xiàn)集中管理、統(tǒng)一調(diào)撥、平時服務(wù)、災(zāi)時應(yīng)急、采儲結(jié)合、節(jié)約高效的目標(biāo)，確保應(yīng)急物資保障有序有力，助力完善重大疫情防控救治體系和應(yīng)急醫(yī)療救助機制。

五、結(jié)語

綜上所述，新形勢下公共衛(wèi)生突發(fā)事件在現(xiàn)代快節(jié)奏的經(jīng)濟(jì)文化交流與人口流動下極具危害性，優(yōu)化醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理是助力公共衛(wèi)生突發(fā)事件應(yīng)急處理的重要手段。當(dāng)前公共衛(wèi)生突發(fā)事件醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理存在管理意識不夠強烈、管理過程存在短板和執(zhí)行規(guī)范不夠具體等問題，因此要強化思想、優(yōu)化過程和深化落實，不斷提高檔案管理的重要性認(rèn)識，注重檔案管理的模式化構(gòu)建，加強檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

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（作者單位：珠海市金灣區(qū)衛(wèi)生健康局）