論事業(yè)單位人事檔案鑒別及保密工作在人事監(jiān)管中的重要性

肖欽欽

【摘要】鑒別人事檔案即根據各項原則及規(guī)定，鑒別所采集到的人事資料，在取舍人事資料時，應以材料的真假及價值作為關鍵依據。文章探究事業(yè)機關人事檔案鑒別的一些工作內容，涉及準確區(qū)別人事檔案與非人事檔案，鑒別材料內容的真實性，然后探究怎樣做好事業(yè)機關人事檔案鑒別工作，在做好鑒別的同時做好保密工作。

【關鍵詞】事業(yè)機關;人事檔案;鑒別工作

人事檔案是組織人事等部門在工作中形成的，關于個人成長經歷和個人情況的原始記錄，大多數檔案材料是各主管部門依法履行部門職能形成的記載和反映了個人的自然情況、成長經歷、工作表現、德、能、勤、績、廉等方面的情況。人事檔案業(yè)務鑒別在人事監(jiān)督管理工作中具有核心地位，鑒別效果的好壞直接影響到人事檔案的效果，對可否準確執(zhí)行人事政策也有較大影響。目前，各地方政府正在努力貫徹執(zhí)行黨中央有關深化黨及國家部門變革的各種部署，為保障機構變革中人事檔案與材料移交、接收等業(yè)務順利進行，結合實際情況，現就做好事業(yè)機關人事檔案鑒別工作提出一些建議，僅供參考。

一、人事檔案鑒別的作用

（一）人事檔案資料的鑒別是事業(yè)單位選人用人的第一步關卡。近幾年，有關冒名頂替、調整時間與學歷造假等情況被處置的人員十分常見，常見報端。主要原因不僅有早幾年我國還沒有實施高等教學證書電子注冊體系等客觀問題，還有部分用人機構在招錄員工時審查不仔細，導致不合格員工流入單位中，給團隊組建及人事檔案留下隱患，這就需要單位用人時嚴格把好人事檔案資料鑒別審查關，保證引入人員檔案素材準確有效。

（二）人事檔案資料鑒別屬于員工晉升提拔的關鍵依據。崗位職稱晉升與選拔應用，重點是知人善任，核心內容需要憑借人事檔案資料，所以，人事檔案屬于仔細考察了解與選拔任用干部及監(jiān)督管理人員的關鍵依據之一。因此，要將鑒別人事資料融入人事檔案管理之中，及時發(fā)現、填補、優(yōu)化、更新干部資料，為組織準確選拔任用員工提供核心依據。經過扎實仔細的鑒別，保證單位人事檔案內容的全面性與準確性，為準確任用員工、維護職員合法權益提供穩(wěn)定依據。

（三）人事檔案資料的鑒別是提高檔案管理質量及效率的重要環(huán)節(jié)。加強干部人事資料鑒別需要遵守“取之有據，舍之有理”的宗旨。唯有經過鑒別，方可更好完善補充事業(yè)機關人事檔案內容，及時把個人手上該歸檔而沒有歸檔的檔案資料歸入本人檔案，而且把一些無須歸檔的資料從檔案中清除出來，削減檔案分量，完善庫存質量，進而保障人事檔案的整體性與精煉性，加大利用率，保證本單位人事資料管理的順利運行。

二、事業(yè)機關人事檔案鑒別的一些工作內容

（一）準確區(qū)別人事檔案與非人事檔案。個人檔案涉及人事檔案資料與非人事檔案資料兩個部分。開展人事檔案鑒別工作的第一步，即準確區(qū)別人事檔案與非人事檔案。就入黨團資料來說，要求融入人事資料范疇的內容包括入黨團的志愿書與申請書，以及轉正申請書、入黨團時的家庭及社會關系。另外，個人政治歷史調研資料均是人事檔案范疇，而個人入黨團時的組織和支部會議的探討記錄與審批通過書就是黨政檔案范疇內。獎勵材料是人事檔案范疇，是授予先進、楷模稱號的依據，另外也有通知、批復、審查表、事跡資料，而歸屬黨政檔案范疇的資料包括申請報告、審批素材。此外也有部分物品要由個人妥善管理，涉及獎狀、獎品、榮譽證。針對紀律檢查資料來說，歸屬人事檔案范疇的包括處分、決定、復核、平反決定、自檢，此外也有部分材料是案件材料范疇，涉及人事檔案范疇、調研旁證資料、檢舉揭發(fā)信息、請示報告，此外也有來往信函。

（二）鑒別資料內容的真實性。準確鑒定是否是本人的人事資料，在整理保存人事資料時，是將員工姓名作為關鍵特點。在整理與歸檔過程，要防止由于同名同姓而出現張冠李戴的現象，也不得因為一人多名而將材料分散保管。針對同人多名，選用學名、筆名、化名以及同音不同字等現象，重點核實后續(xù)資料姓名欄上曾用名是不是有和早期原名一樣的名字，查清檔案中是否存在更換姓名的報告與審批資料，鑒別每份資料的年齡、籍貫、經歷等狀況是否一樣。鑒別材料是不是已經徹底完成整理，鑒別是否具備完善的手續(xù)。唯有那些已經整理好的資料才可以正式融入人事檔案中。部分資料還應當進一步辦理，還有的資料由于問題懸而未決，這類信息就不得歸入檔案。完整的手續(xù)涉及審核、批準、簽署、蓋章、落款，把這些手續(xù)辦理齊全才可以正式把資料融入人事檔案中，只要是手續(xù)不齊全均必須補辦。要科學鑒別材料的精煉性，有的材料內容一樣，有的材料就無法精準說明問題，針對這些無價值和價值較低的材料應進一步剔除。判別材料是否齊全，唯有內容完善的材料才可以真正起到作用，確保人事資料完整的重點即加強材料鑒別。

（三）鑒別人事檔案內容是否存在重復信息。在組織人事檔案鑒別時，不管是正本或者副本，僅需留下一份就行。鑒別時經常發(fā)現有的人員寫過多張入黨申請書，在歸檔過程，僅需選擇內容完善、字跡清晰的歸入本人檔案。

三、做好事業(yè)機關人事檔案鑒別任務的途徑

（一）事業(yè)機關人事檔案鑒別基本原則。人事資料的立卷單位屬于個人，可以全面體現一個人的現實及歷史狀況，通過運用人員的業(yè)務活動組成，保管與應用也較為便利。為了便于保管，員工應當將這些人事資料分門別類，進而產生保管單位，加強條理化、標準化管理。一般情況下，人事檔案包括以下幾種：履歷、自傳、鑒定、考評、政治歷史問題、參與黨團機構、獎勵與先進事跡、處罰、取消處罰、甄別、復核、體現職務職稱薪資、其他資料。在甄別人事資料時，應將人事資料的內容與類型作為依據。組織鑒別工作堅持的原則為“取之有據，舍之有理”，前者是指鑒別工作應將中央相關規(guī)定視為依據，對于要歸檔但是沒有歸檔的資料，要迅速補充入檔，而部分則是不要歸檔，融入人事檔案，針對這些檔案應完全刪除。后者是指決定刪除一些材料應有充分的理由，特別是在要求銷毀部分內容時，更應當謹慎對待，整個操作過程不得武斷草率。

（二）遵循并貫徹落實各項政策規(guī)定。針對事業(yè)單位來說，鑒別人事檔案內容的準確性意義顯著，鑒別與歸檔是加強事業(yè)機關人事檔案管理活動的基礎與前提，將直接影響檔案管理的效果。在鑒別事業(yè)機關人事檔案內容時，應根據相關規(guī)定及原則審查采集到的檔案內容，精準判定材料的真假，而且高效判定材料的保管價值。在鑒別與歸檔人事資料時，應遵守各項政策依據，這類政策依據包括《人事檔案業(yè)務條例》《人事檔案資料采集鑒別和歸檔的規(guī)定》以及《干部人事檔案資料的鑒別歸檔體系》，這些政策依據給人事檔案內容鑒別、規(guī)定業(yè)務帶來思路與理論依據。針對專門從事人事資料管理的員工而言，要仔細學習各項規(guī)定，并且保證深刻體會，既要遵循各項規(guī)定，還要貫徹落實。在鑒別材料時，應遵守歷史唯物主義與辯證唯物主義思想。仔細分析各種歷史背景下出現的資料，要保證具體、仔細與認真。分析工作的開展要兼顧到材料的形成日期、重要內容與可靠性，此外也要考慮到信息的用途，嚴肅謹慎對待資料的取舍。

（三）處理好不歸檔的資料。對于不歸檔的資料要處理好，在清除不歸檔資料時，應采取科學的辦法。首先，資料的轉出。主要對于非本人資料與不應歸為人事檔案的資料，這些資料不得任意丟棄，也不得任意銷毀。準確的做法是將之轉入相應單位得到妥善保存與處理。在轉出資料時，應當填寫轉遞資料通知單。其次，資料退回。重點是對于手續(xù)不夠齊全的資料，也有一些是其中的內容還尚待核實，由此均要提出詳細的意見，在該基礎上將這些資料退回給相關單位，在各項手續(xù)均補辦完整以后才可以收回資料。再者，存留資料。在通過各種鑒別以后，材料是人事檔案范疇內，并且又具有保留參考意義的，應對這些材料進行規(guī)范處理，然后再交給各部門合理保存，作為業(yè)務信息。最后，銷毀信息。重點是對于一些無保存價值的內容，在銷毀這些信息時，要根據相關規(guī)定處理，在銷毀信息以前要仔細審核，也有加以登記的必要，在通過主管單位審批以后，才可以將這些信息正式銷毀。在仔細鑒別相關資料以后，才可以保障人事檔案資料達到內容真實的標準，高度符合頭尾清晰、手續(xù)完整的要求。

（四）制定并落實人事檔案保管體系及培訓體系。事業(yè)機關要制定完善的人事檔案保管體系和培訓體系，注重宣傳人事資料管理法律的規(guī)定及對參加檔案鑒別和檔案管理人員的保密教育。事業(yè)機關要制定完善的《干部人事資料管理方法》，對管理者的業(yè)務職責進行確定，完善檔案管理業(yè)務流程，涉及借閱、轉移與接收。順利組織干部人事資料管理法規(guī)教育活動，讓每位人事干部必須遵守國家有關保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定，讓黨員干部的法治思想及意識得以提高。人事檔案信息禁止涂改，要保障每一位職工均主動講誠信、懂規(guī)矩。此外，各級員工均需要遵紀守法，以嚴肅的態(tài)度處理每個人的人事資料，要保障記錄的相關內容是高度精準的。努力組建人事檔案團隊，嚴格執(zhí)行人事檔案業(yè)務相關責任制。事業(yè)機關要選用作風正派，充滿強烈責任感的中共黨員負責檔案管理業(yè)務。在管理人事資料時，加強黨性教育以及紀律約束。保障檔案從業(yè)者在對待各項業(yè)務時，可以遵守原則，在做好各項業(yè)務時，保證公道正派。在面臨一些突發(fā)情況時，可以積極肩負責任。順利組織各種業(yè)務培訓工作，讓人事檔案管理從業(yè)者的業(yè)務能力及工作技能得到明顯提升。

四、結束語

總之，從事人事資料管理的人員需要認識到人事檔案鑒別及保密工作的關鍵性。加強事業(yè)機關人事檔案鑒別要遵循適當鑒別基本原則，而且還要遵循并嚴格落實各項政策規(guī)定及保密工作，妥善處理好不歸檔資料，制定并落實人事檔案管理體系。經過鑒別人事檔案信息，促使人事檔案內容具有頭尾清晰的特點，也具備完整的手續(xù)，保障人事資料信息的完整性。

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